2.3.4.1. Tổ chức mua
Tại nhà hàng Sen và Quỏn Ăn Ngon, hoạt động mua hàng diễn ra theo cỏc bƣớc:
- Xõy dựng kế hoạch mua hàng: kế hoạch mua hàng đƣợc dự kiến theo quý, thỏng, tuần và lập ra, thực hiện theo ngày. Quản lý nhà hàng căn cứ vào nhu cầu tiờu thụ hàng ngày qua thực đơn, cụng thức chế biến và cụng thức pha chế; cỏc hợp đồng nhà hàng đó ký với khỏch hàng, số lƣợng hàng cũn tồn đọng tại thời điểm hiện tại. Tại đõy, cỏc loại thực phẩm cú thể dự trữ nhƣ nƣớc uống đúng chai, bia, rƣợu, gia vị… đƣợc xõy dựng kế hoạch mua theo thỏng, cỏc thực phẩm tƣơi sống nhƣ hải sản, thịt bũ, rau tƣơi,… đƣợc mua theo từng ngày.
64
- Lựa chọn và ký hợp đồng với cỏc nhà cung ứng: Theo khảo sỏt của tỏc giả tại 02 hệ thống nhà hàng Sen và Quỏn ăn Ngon, nhà cung cấp chủ yếu cỏc mặt hàng của cỏc nhà hàng này là siờu thị METRO, siờu thị Big C, một số cỏc cụng ty chế biến thực phẩm và rau củ trờn địa bàn Hà Nội và cỏc tỉnh lõn cận nhƣ: Cụng ty đầu tƣ và phỏt triển Sụng Hồng, Cụng ty TNHH thực phẩm Sạch,…. Bờn cạnh đú nhà hàng cũng cú một vài nhà cung cấp cỏc dịch vụ bổ sung dự trữ khỏc để trỏnh rủi ro cú thể xảy ra. Điều này cú ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng, cỏc nhà cung cấp cú uy tớn, thƣơng hiệu sẽ mang lại cho nhà hàng sự yờn tõm về chất lƣợng hàng húa, an toàn vệ sinh thực phẩm và điều quan trọng đú là giỏ cả hợp lý và nguồn hàng thƣờng xuyờn ổn định.
Tuy nhiờn, hiện nay cỏc nhà cung ứng đa phần cung cấp hàng húa cho cỏc nhà hàng theo ngày dẫn đến nhà hàng bị động khi xõy dựng, thay đổi thực đơn của nhà hàng.
2.3.3.2.Tổ chức nhập hàng húa, nguyờn liệu
Hệ thống nhà hàng Sen và quỏn Ăn Ngon tổ chức nhập hàng dựa trờn chủng loại hàng húa . Đối với cỏc thực phẩm nhập khẩu từ nƣớc ngoài, hoặc cỏc loại đồ uống đúng chai nhƣ rƣợu, nƣớc uống,…cỏc nhà cung ứng cung cấp theo tuần hoặc thỏng, vỡ vậy cỏc thực phẩm này nhập định kỳ theo thỏng và tuần. Cỏc loại thực phẩm cú nguồn cung cấp trong nƣớc và tƣơi sống sẽ đƣợc nhập theo ngày. Vớ dụ nhƣ: Rau, tụm, cua, hoa quả...thỡ cỏc trƣởng bộ phận bếp, bàn, bar sẽ cung cấp cho kế toỏn thụng tin về số lƣợng sản phẩm cần mua và họ sẽ lờn kế hoạch mua hàng húa nguyờn vật theo từng ngày và từng nhà cung ứng khỏc nhau.Việc tổ chức nhập hàng húa nguyờn liệu ở 02 nhà hàng này đƣợc diễn ra một cỏch liờn tục, đỳng kế hoạch phự hợp với yờu cầu kinh doanh của nhà hàng, tuy nhiờn cỏc đa số cỏc mặt hàng đƣợc nhập thƣờng thay đổi theo ngày.
65
Bộ phận Kho và bộ phận Nhận hàng đó phối hợp tƣơng đối chặt chẽ, đảm bảo đỳng quy chế của nhà hàng khi nhận hàng:
+ Bờn giao và bờn nhận hiện diện trong suốt quỏ trỡnh nhập hàng. + Thực hiện cõn, đong, đo, đếm theo đặc điểm của từng mặt hàng.
+ Kiểm tra chất lƣợng, thời hạn sử dụng của hàng húa: rau phải xanh, khụng dập nỏt, tụm phải sống theo đỳng yờu cầu của nhà hàng....
+ Lập đầy đủ cỏc biờn bản bàn giao, ký nhận húa đơn, vào thẻ kho (hoặc sổ theo dừi).
2.3.3.3.Tổ chức bảo quản
Bảo quản, cất trữ hàng húa và nguyờn liệu là cụng việc cần thiết sau khi nhập hàng. Bảo quản tốt sẽ giảm thiểu khả năng loại, thải hàng húa do hao hụt hoặc biến chất. Vỡ vậy, Ngƣời quản lý của nhà hàng Sen và Quỏn Ăn Ngon đó cú những yờu cầu, quy định và thực hiện nghiờm tỳc những quy trỡnh về bảo quản hàng húa.
- Quy định về thời hạn dự trữ hàng húa: Hàng húa trong nhà hàng phần lớn là nhúm cụng nghiệp thực phẩm, thực phẩm tƣơi sống dễ biến chất
do đú điều kiện bảo quản về thời gian hết sức nghiờm ngặt. Sau khi nhập hàng về bộ phận nhận hàng sẽ phõn loại cỏc mặt hàng. Đối với những mặt hàng tƣơi sống thƣờng đƣợc sử dụng ngay trong ngày, nếu nhƣ chƣa sử dụng hết phải đƣợc bảo quản cẩn thận bằng tủ lạnh, tủ đỏ. Những mặt hàng khụ hoặc đồ chai, lon sẽ đƣợc phõn loại và bảo quản trong kho với thời gian quy định của nhà sản xuất và cú những nguyờn tắc bảo quản riờng.
- Yờu cầu về kỹ thuật bảo quản đối với cỏc loại hàng húa: Hệ thống Nhà hàng Sen và Quỏn ăn Ngon đảm bảo tƣơng đối đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật để bảo quản hàng húa. Hệ thống thụng hơi, tủ đụng, tủ lạnh, tủ đỏ đƣợc trang bị đầy đủ và bảo trỡ thƣờng xuyờn. Cỏc mặt hàng đƣợc nhõn viờn kho kiểm kờ định kỳ, đảm bảo nguyờn tắc nhập trƣớc xuất trƣớc nờn cỏc loại hàng húa cú trỡnh tự nhất đinh và chất lƣợng đồng đều khi xuất kho.
66
Cỏc loại rƣợu trong kho cũng đƣợc phõn loại theo những nhúm riờng để tiện cho quỏ trỡnh bảo quản và sử dụng. Vớ dụ nhƣ: nhúm rƣợu vang đỏ, nhúm vang trắng, nhúm rƣợu mạnh... Hệ thống nhà hàng Sen cũn cú hầm rƣợu đặt ở nhà hàng Sen Tõy Hồ để bảo quản cỏc loại rƣợu sử dụng trong nhà hàng, hầm rƣợu này rộng khoảng 200m2, chiếm 1/10 diện tớch tầng hầm của nhà hàng.