v SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Ch
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:
Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán,… - Bảng doanh thu theo tiến độ hợp đồng - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT - Bảng kê nộp tiền
- Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng - Phiếu kế toán tổng hợp
Trình tự luân chuyển:
- Khi khách hàng có nhu cầu mua căn hộ nằm trong các dự án của công ty, nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp hướng dẫn KH tham quan, tìm hiểu chi tiết và cách thức mua bán căn hộ. Hoặc về các sản phẩm, dịch vụ khác sẽ trực tiếp thương lượng yêu cầu kỹ thuật, giá cả… Khi có KH quyết định mua sản phẩm của công ty, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế (nếu khách hàng là doanh nghiệp, công ty), hoặc là cá nhân thì sẽ lập hợp đồng mua bán. Hợp đồng kinh tế lập thành 4 bản, sau khi 2 bên đã ký vào hợp đồng, 2 bản sẽ gửi cho KH, 1 bản lưu theo tên dự án hoặc KH tại phòng kinh doanh, 1 bản lưu theo hợp đồng dự án hoặc đính kèm chung với các chứng từ phát sinh của hợp đồng tại phòng kế toán. Hợp đồng mua bán lập thành 3 bản, sau khi 2 bên đã ký vào hợp đồng, 1 bản sẽ gửi cho KH, 1 bản lưu theo tên dự án tại phòng kinh doanh, 1 bản lưu theo hợp đồng dự án hoặc đính kèm chung với các chứng từ phát sinh của hợp đồng tại phòng kế toán. - Sau đó phòng kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1 ( màu tím) và liên 3 (màu xanh) lưu tại quyển dùng để lưu trữ và ghi vào các sổ sách kế toán liên quan, liên 2 (màu đỏ) giao cho KH
76 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
- Dựa vào các điều kiện ghi trong hợp đồng về giao, nhận hàng hóa, giá trị và thời hạn thanh toán thì các nghiệp vụ sẽ theo đó mà phát sinh. Hàng hóa như ống gang khi xuất kho thì phòng kinh doanh sẽ lập 2 phiếu xuất vật tư theo mẫu công ty, khi đã có sự ký duyệt của phó tổng giám đốc, 1 bản giao cho KH, 1 bản lưu tại phòng kế toán để đính kèm với các chứng từ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, 1 bản photo lưu tại phòng kinh doanh. Khi giao căn hộ cho KH, phòng kế toán lập 2 bản biên bản bàn giao căn hộ, 1 bản gửi cho KH, 1 bản lưu tại phòng kế toán để đính kèm với các chứng từ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, 1 bản photo lưu tại phòng kinh doanh.
- Khi nhận tiền thanh toán bằng tiền mặt của KH, thủ quỹ sẽ lập 2 liên phiếu thu theo mẫu số 01 – TT của Bộ tài chính, sau khi Giám đốc, Kế toán trưởng đã ký duyệt sẽ gửi KH 1 liên, 1 liên lưu theo loại chứng từ kế toán thu-chi tại phòng kế toán, sau đó thủ quỹ ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng do KH thanh toán qua tài khoản, kế toán lưu theo loại chứng từ kế toán ngân hàng tại phòng kế toán.