3.3.1. Giải pháp thành lập cơ quan chuyên trách cho loại hình du lịch MICE tại Khánh Hòa – MICE Bureau Khánh Hòa – MICE Bureau
3.3.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
- Thực trạng cho thấy ở Khánh Hòa hiện nay, các cơ sở khai thác kinh doanh loại hình du lịch MICE là nhiều hơn hẳn và nổi trội hơn so với các loại hình khác, chính vì thế việc quản lý và định hướng cho loại hình này là không thể thiếu.
- Học tập kinh nghiệm của Singapore, thể hiện định hướng phát triển loại hình du lịch MICE là một trong những chiến lược kinh tế trọng tâm của chính quyền tỉnh Khánh Hòa trong tương lai, khắc phục hạn chế thiếu định hướng phát triển cụ thể và thể hiện sự quan tâm đúng mực của chính quyền cho du lịch MICE giống như TP.HCM hay những địa phương khác.
- Việc thành lập một cơ quan chuyên trách sẽ khuyến khích và liên kết phát triển MICE giữa các đơn vị khai thác và kinh doanh hình thức du lịch này, đóng vai trò tích cực trong việc phát triển du lịch MICE.
3.3.1.2. Nội dung của giải pháp
Có thể nói, việc Khánh Hòa chưa có một trung tâm chuyên nghiệp chuyên trách cho việc phát triển loại hình du lịch MICE như các nước trên thế giới để điều phối chung cho hoạt động kinh doanh ở lĩnh vực này, đã phần nào khiến cho việc phát triển MICE chưa hiệu quả và chưa tương xứng với tiềm năng của địa phương này.
Mặc dù hiện nay ở nước ta đã có một số tổ chức chuyên trách MICE như Câu lạc bộ Vietnam Meeting and Incentive tập hợp các công ty du lịch lớn, một số khách sạn 5 sao và Hàng không Việt Nam cũng như Trung tâm CITE (Center of Incentive Tour & Events) của Bến Thành tourist, đã góp phần quảng bá hình ảnh du lịch MICE cho Việt Nam, nhưng vẫn còn nhiều mặt hạn chế do khách hàng thiếu thông tin về Việt Nam, khách hàng Việt Nam có thói quen tự tổ chức, Việt Nam chưa có thị trường, chưa có tên tuổi và chiến lược marketing để phát triển thị phần MICE. Chính vì thế, việc thành lập MICE Bureau là hết sức cần thiết để phát triển hiệu quả loại hình du lịch này tại tỉnh Khánh Hòa.
Sở VH,TT&DL Khánh Hòa phối hợp với các cơ quan ban ngành phụ trách mảng du lịch của tỉnh thành lập một Trung tâm xúc tiến, phát triển MICE – MICE Bureau – nhằm làm nòng cốt để điều khiển mọi hoạt động kinh doanh loại hình du lịch MICE của tỉnh:
- Trung tâm này hoạt động như một tổ chức tự chủ về tài chính, có thu chi riêng trong quá trình hoạt động.
- Nguồn vốn được hình thành từ ngân sách của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và từ các dịch vụ phục vụ cho khách hàng và các đơn vị kinh doanh MICE.
- Trung tâm này là một tổ chức chịu sự quản lý của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, được thành lập để tư vấn, đề ra các chính sách, định hướng chung, giải quyết các vấn đề xảy ra về hoạt động MICE, liên kết các đơn vị kinh doanh lĩnh vực này cũng như phụ trách các đề án hỗ trợ phát triển du lịch Khánh Hòa một cách toàn diện.
- Trung tâm phụ trách chính hoạt động quảng bá, xúc tiến du lịch MICE của Khánh Hòa trong nước và trên thế giới, xây dựng hình ảnh Khánh Hòa là một điểm đến MICE lý tưởng, cũng như đảm bảo cho các sự kiện quốc tế và khu vực tại đây diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và tạo dấu ấn.
Qua quá trình nghiên cứu, kết hợp với một số kiến thức, tác giả xin phép được đưa ra một mô hình cơ cấu Trung tâm xúc tiến phát triển MICE Khánh Hòa như sau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu Trung tâm xúc tiến, phát triển MICE Khánh Hòa – MICE Bureau Giám đốc trung tâm Ủy ban đối ngoại Phòng Marketing Phòng dịch vụ sự kiện Phòng tổ chức liên kết Ủy ban đối nội Phòng tài chính - kế toán Phòng nghiên cứu
- lập kế hoạch Phòng thông tin
Nguồn: tác giả nghiên cứu.
Cơ cấu của Trung tâm sẽ bao gồm hai Ủy ban: đối nội và đối ngoại, với cơ cấu và nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
- Phòng Marketing: phụ trách các công tác quảng bá, xúc tiến cho loại hình du lịch MICE, xây dựng hình ảnh Khánh Hòa là một điểm đến thu hút và hấp dẫn đối với du khách MICE trên thế giới qua nhiều kênh xúc tiến. Trong đó, cần thiết nhất là lập riêng một website cho MICE Bureau nhằm quảng bá, cập nhật thông tin và là cầu nối giữa các doanh nghiệp kinh doanh MICE. Thêm vào đó, bộ phận này có vai trò tìm hiểu nhu cầu của du khách và quảng bá trong và ngoài nước.
- Phòng dịch vụ sự kiện: cung cấp thông tin về cơ sở vật chất, địa điểm, dịch vụ, các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, các cơ sở lưu trú, dịch vụ sau sự kiện, giúp đỡ các công tác hành chính,... nhằm hỗ trợ và phối hợp với các đơn vị trong việc tổ chức hội nghị - hội thảo, triển lãm, khen thưởng, các sự kiện quốc tế được thành công như kế hoạch.
- Phòng tổ chức liên kết: liên kết hoạt động MICE trong và ngoài nước, thiết lập mối quan hệ hợp tác giữa các tổ chức kinh doanh du lịch MICE trong tỉnh, các địa phương lân cận khai thác MICE trong vùng miền và các nước đối tác trong khu vực nhằm đa dạng hóa các sản phẩm du lịch và tận dụng nguồn du khách tiềm năng.
- Phòng tài chính – kế toán: phụ trách quản lý ngân sách, quản lý các hoạt động thu chi của Trung tâm.
- Phòng nghiên cứu – lập kế hoạch: thu thập thông tin về thị trường MICE, nhu cầu và thị hiếu du khách MICE, các trung tâm tổ chức MICE và các dịch vụ hỗ
trợ,...; điều tra xu hướng phát triển MICE để đề ra những kế hoạch cụ thể cho việc phát triển loại hình này một cách hiệu quả và tận dụng hết tiềm năng.
- Phòng thông tin: điều tra, thu thập, cập nhật kịp thời các thông tin cần thiết về hoạt động MICE, cũng như các hoạt động du lịch hỗ trợ khác tại tỉnh Khánh Hòa, tại Việt Nam, khu vực và trên thế giới. Phối hợp với phòng Marketing quản lý website của MICE Bureau.
Để Trung tâm ra đời và làm việc hiệu quả, cần có sự phối hợp của chính quyền tỉnh Khánh Hòa, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các đơn vị, các doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động MICE tại địa phương. Trung tâm phải tạo mối liên kết tốt với các trung tâm tổ chức và khai thác MICE trong và ngoài tỉnh. Các kế hoạch và đề án của Trung tâm phải cụ thể, khoa học, đi theo định hướng chung của toàn ngành du lịch và được sự phê duyệt, hỗ trợ thực hiện của chính quyền địa phương.
3.3.1.3. Lợi ích dự kiến của giải pháp
- Có định hướng rõ ràng về việc phát triển loại hình du lịch MICE tại tỉnh Khánh Hòa, góp phần xúc tiến và khuyến khích các tổ chức khai thác kinh doanh MICE phát triển hiệu quả.
- Nâng cao khả năng hoạt động và cạnh tranh về tổ chức MICE của tỉnh Khánh Hòa khi có sự định hướng, liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị liên quan.
- Cung cấp thông tin hiệu quả cho du khách MICE tiềm năng trên thị trường quốc tế, tạo cầu nối giữa các doanh nghiệp, các địa phương và các quốc gia tham gia vào thị trường du lịch MICE.
- Góp phần xây dựng một hình ảnh Khánh Hòa – điểm đến lý tưởng của du lịch MICE quốc tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});