Nói đến giải quyết và thực hiện thủ tục hành chính chúng ta cần lưu ý đến một số công việc như hoàn thiện hệ thống thủ tục hành chính thống nhất mẫu hóa, đơn giản hóa, quy trình hóa và chuẩn hóa các thủ tục hành chính. Chuẩn hóa, mẫu hóa, quy trình hóa thủ tục hành chính trên lĩnh vực quản lý nhà nước nhằm đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ, góp phần phòng, chống tham nhũng và lãng phí, chuẩn hóa thủ tục hành chính phải được thực hiện trên các phương diện cơ sở pháp lý, quy trình và thời gian tiếp nhận, giải quyết, chuẩn hóa mẫu đơn, tờ khai hành chính trong hồ sơ thủ tục hành chính
Đơn giản hóa thủ tục hành chính được thực hiện trong các lĩnh vực nhạy cảm như: quản lý đất đai, xây dựng, kinh doanh (giảm đầu mối, bớt các khâu trung gian). Có đường dây nóng đến Chủ tịch các phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Thanh hóa, giao văn phòng Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và phòng nội vụ định kỳ tiếp nhận phản ánh, lấy ý kiến, đề xuất cơ chế và tổ chức đối thoại trực tiếp với công dân để phát hiện những bất hợp lý trong quy trình thực hiện những thủ tục hành chính hiện hành nâng cao các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính của cơ quan hành chính nhà nước. Mở chuyên mục cải cách thủ tục hành chính trên các phương tiện thông tin đại chúng như: truyền hình vào một giờ nóng nhất định và tuyên truyền sâu rộng. Đây là giải pháp nhằm đẩy mạnh việc sắp xếp, đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước và xã hội hóa, tư nhân hóa một số loại hình hành chính
phục vụ thành dịch vụ công cộng, tác giả nhận thấy có một số lĩnh vực hành chính phục vụ hiện nay tốt nhất nên gắn sang mô hình tư nhân hóa như (photo coppy) vừa giảm bớt được gánh nặng cho UBND các cấp, vừa tạo được thế cạnh tranh bình đẳng trong đời sống kinh tế, xã hội gồm có: Công chứng, chứng thực, cấp giấy phép xây dựng (sau khi đã có quy hoạch hoàn chỉnh được duyệt), chứng nhận hồ sơ giám định sức khỏe đối với thương, bệnh binh để làm tốt được vấn đề này chúng ta cần nghiên cứu và xây dựng mô hình một cửa liên thông từ UBND xã, phường đến UBND thành phố theo hướng hiện đại phù hợp với tình hình thực tiễn tại địa phương bởi vì.
Việc xây dựng mô hình một cửa liên thông là hết sức cần thiết trong bối cảnh hiện nay, mô hình một cửa liên thông giữa UBND thành phố và UBND các phường, xã đáp ứng yêu cầu của người dân. Trước hết, mô hình liên thông bước đầu là liên thông trong việc công khai thủ tục hành chính của UBND thành phố tại UBND các xã, phường để tiết kiệm thời gian đi lại của người dân. Thêm vào đó, có thể xây dựng mô hình liên thông ở cấp xã, người dân khi có nhu cầu giải quyết một trong số những lĩnh vực dịch vụ hành chính ở cấp thành phố thì có thể tới bộ phận một cửa ở cấp xã, phường để hoàn thiện hồ sơ, sau khi kiểm tra đầy đủ hồ sơ của công dân, đảm bảo được tính pháp lý thì cán bộ, công chức thụ lý hồ sơ ở cấp xã, phường sẽ chuyển lên bộ phận một cửa liên thông ở cấp huyện, thành phố việc làm này góp phần tiết kiệm được thời gian đi lại của người dân, nhất là đối với một số xã ở xa Trung tâm Thành phố để nhận kết quả.
Hiện nay, việc phối hợp để giải quyết hồ sơ hành chính giữa các phòng ban chuyên môn với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở “một cửa” còn chưa có sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng, trách nhiệm cho từng khâu trong giải quyết hồ sơ hành chính của công dân còn chưa rõ ràng, điều này
ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân. Ví dụ: trong lĩnh vực đất đai thì số lượng hồ sơ quá hạn giải quyết còn tồn đọng rất nhiều, người dân chỉ biêt chờ đợi. Tuy nhiên, lại không có chế tài xử phạt hay chịu trách nhiệm trong việc giải quyết chậm trễ hồ so hành chính của công dân. Vì vậy, UBND thành phố cần xây dựng một quy chế phối hợp làm việc cụ thể, trong đó phân định rõ trách nhiệm và cơ chế chịu trách nhiệm của từng bộ phận trong việc giải quyết hồ sơ hành chính cho người dân. Bên cạnh đó, để giảm bớt trình tự thủ tục hành chính, Chủ tịch UBND thành phố thay vì phải thường xuyên ký quyết định trong một số lĩnh vực như đất đai thì có thể ủy quyền cho Trưởng phòng chuyên môn. Song song với đó là việc áp dụng cơ chế giám sát chặt chẽ. Đảm bảo tăng cường thẩm quyền gắn liền với trách nhiệm cho cán bộ công chức ở bộ phận “Một cửa” và các phòng ban chuyên môn. UBND thành phố Thanh Hóa cần tách bạch chức năng quản lý Nhà nước và chức năng cung ứng dịch vụ công, đồng thời, không để tình trạng cán bộ công chức của Bộ phận “Một cửa” kiêm nhiệm công việc ở phòng, ban, chuyên môn để đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc tốt hơn.
Mô hình một cửa liên thông từ UBND xã, phường lên UBND Thành phố:
Liên hệ nhận kết quả
Ngoài việc thực hiện sự liên kết chặt chẻ về việc cải cách thủ tục hành chính từ phường, xã đến thành phố chúng ta cần quan tâm đến việc đầu tư cơ
Bộ phận “môt cửa” phường, xã
Bộ phận “một cửa” Thành phố Cá nhân, tổ chức
sở vật chất gắn liền với ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường công tác kiểm tra, giám sát.
Cơ sở vật chất có một ảnh hưởng không nhỏ đến việc thành công khi thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại địa phương. Cơ sở vật chất hiện đại, cùng với đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ, am hiểu chuyên môn chắc chắn sẽ là điều kiện tốt để công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại địa phương đạt kết quả như mong muốn. UBND Thành phố cần tăng cường đầu tư kinh phí để sửa chữa, cải tạo và nâng cấp phòng làm việc cũng như trang bị thêm máy tính, máy in… trên cơ sở có nghiên cứu, tính toán cụ thể sát thực để sắp xếp các trang thiết bị phù hợp hơn. Đồng thời, cần đầu tư hơn nữa cho bộ phận một cửa hiện nay kinh phí hoạt động, vì đây là đầu mối quan trọng, là bộ mặt giao dịch của UBND với tổ chức, cá nhân. Bố trí lại phòng làm việc giữa các lĩnh vực giải quyết tại bộ phận “một cửa” để tạo không gian thông thoáng hơn và thuận tiện cho người dân khi đến giao dịch, bố trí bàn ghế đủ rộng để có thể đáp ứng nhu cầu để tài liệu, hồ sơ, hệ thống tủ lưu trữ hồ sơ đủ rộng để bảo quản và tra cứu khi cần thiết, để phục vụ cho việc giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức. Việc bảo dưỡng, nâng cấp trang thiết bị, máy móc phục vụ cho việc giải quyết thủ tục hành chính cũng cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ để đảm bảo máy móc vận hành tốt, thông suốt trong quá trình thực hiện công việc của cán bộ, công chức. Bên cạnh đó, UBND cần có quy định rõ về trang phục của cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận một cửa, phải có thẻ ghi tên, chức vụ khi thực hiện giao tiếp với tổ chức, công dân tại nơi làm việc.
Nắm bắt được công nghệ thông tin sẽ tạo tiền đề để cơ quan đi tắt, đón đầu giải quyết công việc nhanh chóng, thuận. Do đó, việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ hành chính là rất cần thiết, nhất là trong thời đại hiện nay. Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin được tiến hành trên hai phương diện là đầu tư máy móc, trang thiết bị và thiết kế, sử dụng phần mềm quản lý, giải quyết hồ sơ. Việc sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước là một hướng đi đúng, là một giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cải cách thủ tục hành chính. Tại UBND thành phố việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nói chung và trong cải cách hành chính nói riêng được Thành ủy, HĐND và lãnh đạo UBND thành phố ủng hộ, tạo mọi điều kiện thuận lợi. Bên cạnh việc đầu tư máy móc, trang thiết bị và thiết kế sử dụng phần mềm quản lý, giải quyết hồ sơ như trang bị cho mỗi cán bộ công chức một máy vi tính riêng và kết nối mạng nội bộ và một máy chủ cho phép truy cập các mạng tin học diện rộng của các cơ quan khác, mạng Internet để thu thập thông tin phục vụ công tác thì cần xây dựng trang Web của thành phố để công khai các thủ tục hành chính tại địa phương cũng như các thông tin về cải cách hành chính, tiến tới thực hiện giải quyết các thủ tục thông qua “Một cửa” điện tử. Người dân chỉ cần truy cập vào trang Web của địa phương để tra cứu và thực hiện thủ tục hành chính tại đó, khi có kết quả người dân chỉ cần tới bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo giấy hẹn và các giấy tờ pháp lý kèm theo để nhận kết quả hồ sơ hành chính và nộp lệ phí theo quy định. Song song với đó là việc thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao kiến thức về công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ công chức, thay đổi thói quen làm việc thủ công truyền thống. Đồng thời khuyến khích cán bộ công chức sử dụng Internet để mở rộng kiến thức về các mặt của đời sống xã hội, đặc biệt là kinh tế và hội nhập quốc tế.
Thẩm quyền kiểm tra giám sát do nhiều chủ thể chịu trách nhiệm, đó là tổ chức công dân tham gia giám sát công việc của cơ quan Nhà nước, giám sát công việc của cán bộ công chức hoặc cấp trên kiểm tra giám sát cấp dưới, cấp dưới cũng có thể giám sát cấp trên và giám sát cùng cấp với nội dung và hình thức giám sát đa dạng và phong phú.
Cụ thể là, cán bộ công chức ở bộ phận “Một cửa” cũng như các phòng ban chuyên môn và lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. Hàng tuần, hàng tháng cần có báo cáo về kết quả, số lượng hồ sơ đã tiếp nhận, đã giải quyết và còn tồn đọng ở khâu nào, lý do tồn đọng để cấp trên nắm được tình hình làm việc của các phòng ban chuyên môn cũng như của bộ phận “Một cửa” để lãnh đạo nắm bắt được tình hình, có thể kịp thời điều chỉnh những bất cập thiếu sót, đôn đốc cán bộ công chức trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân đảm bảo kịp thời, đúng tiến độ. Tiếp đó, cần tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra công vụ về giải quyết thủ tục hành chính thường xuyên hoặc đột xuất để đảm bảo xử lý sai phạm của cán bộ, công chức một cách kịp thời, tránh được những tiêu cực trong việc thực chức thi công vụ của cán bộ công chức và có hình thức khuyến khích kịp thời những cá nhân, bộ phận thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Nhân dân có thể tham gia giám sát hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước cũng như của cán bộ công chức thông qua các quy chế làm việc quy trình, thủ tục, trách nhiệm được niêm yết công khai tại cơ quan. Khi cán bộ công chức có biểu hiện hoặc hành động nhũng nhiễu gây phiền hà và những biểu hiện tiêu cực khác có thể trực tiếp phản ánh với trưởng bộ phận hoặc đóng góp ý kiến thông qua hình thức khiếu nại, tố cáo, nhận xét qua phiếu thăm dò ý kiến…
Để cơ chế giám sát, kiểm tra đạt hiệu quả cao thì lãnh đạo cơ quan cần thường xuyên tiến hành thu thập ý kiến, phản hồi từ phía người dân cũng như của cán bộ công chức trong xây dựng và thực hiện các thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa”. Đây là những ý kiến rất quan trọng để lãnh đạo có thể rút kinh nghiệm quý báu cho hiệu quả hoạt động của mô hình “Một cửa”, tiếp tục phát huy những ưu điểm của của cơ chế này mang lại, hạn chế nhược điểm khi giải quyết công việc của dân. Ngoài ra, khi tiếp thu ý kiến của tổ chức, công dân, ủy ban nhân dân thành phố sẽ chọn lọc được những mặt tích cực và chấn chỉnh kịp thời, thuyên chuyển những cán bộ công chức có hành vi tiêu cực, vi phạm đạo đức công vụ, đồng thời, việc làm này sẽ tăng cường tính dân chủ, làm chủ của nhân dân và thu hút sự quản lý, giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cấp chính quyền. Đảm bảo chủ trương Nhà nước của dân, do dân Và vì nhân dân vì vậy chúng ta tiếp tục làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức về pháp luật nói chung và cải cách hành chính tại ủy ban nhân dân thành phố Thanh Hóa nói riêng để cán bộ, công chức, viên chức ý thức được quyền lợi và trách nhiệm của mình, tránh được những thiếu sót không đáng có khi tham gia phối hợp thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, tiến tới một cửa liên thông đang được thực hiện tại địa phương theo Quyết định số 93/QĐ/TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Hoạt động tuyên truyền, phổ biến kiến thức về cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành riêng nói chung cần phải được tiến hành thường xuyên dưới nhiều hình thức. Đối với cán bộ công chức, viên chức phải tuyên truyền cho họ hiểu về chức năng, nhiệm vụ, để họ hiểu và hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đối với người dân thì thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như đài phát thanh truyền hình của thành phố, xã, phường, hoặc
có thể thông qua các buổi họp tổ dân phố, thôn xóm, để tuyên truyền phổ biến kiến thức pháp luật, chú trọng nâng cao ý thức của người dân khi đến liên hệ làm việc với bộ phận một cửa, kịp thời phản ánh những biểu hiện quan liêu, hách dịch, những nhiễu của cán bộ, công chức, viên chức; Nâng cao ý thức của cán bộ công chức, viên chức trong việc đấu tranh chống tiêu cực trong việc giải quyết hồ sơ hành chính và công việc của người dân của cán bộ, công chức. Thường xuyên tổ chức các buổi lấy ý kiến, điều tra xã hội học cụ thể về mức độ hài lòng và ý kiến đóng góp cho việc hoàn thiện tổ chức. Tận dụng tốt các cơ hội hỗ trợ về quản lý, tài chính của các tổ chức phi Chính phủ hoạt động tại địa phương trong lĩnh vực cải cách hành chính và cải cách thủ tục hành chính.
3.2.3. Gi¶i ph¸p vÒ thanh tra, kiÓm tra, gi¸m s¸t qu¸ tr×nh thùchiÖn cải cách thñ tôc hµnh chÝnh hiÖn cải cách thñ tôc hµnh chÝnh
Thành ủy chỉ đạo ủy ban nhân dân thành phố phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị xã hội thực hiện thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch và kiểm tra đột xuất quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông tại ủy ban nhân dân thành phố, tăng cường vai trò giám sát của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính thông qua phiếu điều tra đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính tại uỷ ban nhân dân thành phố cũng như ủy ban nhân dân cấp xã, phường trên địa bàn thành phố Thanh Hóa.
Nâng cao trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương và đạo đức công vụ của cán bộ công chức, viên chức tại bộ phận một cửa. Tiếp tục rà soát những cán bộ