5 Thủ tục thanh toán vốn Chương trình triệu héc ta
5.3.2. Kiến nghị về hoàn thiện, nâng cao việc triển khai, áp dụng các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ vào quy trình KSNB
cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ vào quy trình KSNB
Việc hoàn thiện, nâng cao quy trình KSNB chi đầu tư qua KBNN cần phải kịp thời cập nhật các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ vào quy trình nhằm xác lập một cách đầy đủ và hữu hiệu quy trình KSNB chi đầu tư qua KBNN tỉnh Phước trong tình hình và xu hướng chuyển biến phức tạp và nhiều rủi ro xảy ra. Cụ thể cần hoàn thiện, nâng các nội dung sau:
- Xác lập rõ môi trường cho từng quy trình KSNB; - Xác định rõ mục tiêu của quy trình KSNB;
- Nhận dạng các sự kiện liên quan của quy trình KSNB; - Định hình các rủi ro của quy trình KSNB;
- Thiết lập giải pháp đối phó rủi ro của quy trình KSNB; - Hoàn thiệt các hoạt động kiểm soát của quy trình KSNB;
- Phát triển hệ thống thông tin và truyền thông của quy trình KSNB; - Thiết lập các phương pháp giám sát quy trình KSNB;
Trên cơ sở những nội dung trên, trước mắt cần :
Thứ nhất, cải tiến ngay một số nội dung của kỹ thuật quy trình KSNB chi đầu tư qua KBNN Bình Phước như sau:
ªĐối quy trình cấp tỉnh:
Bước 1: Chủđầu tư (BQLDA) gửi hồ sơ cho cán bộđược phân công kiểm soát chi của dự án.
- Kiểm tra sơ bộ hồ sơ tài liệu làm căn cứ kiểm soát
- Lập thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ tài liệu gửi Chủ đầu tư
(BQLDA), đồng thời hẹn ngày giải quyết đề nghị tạm ứng, thanh toán hoặc nhận thông báo từ chối chi.
Bước 2: Cán bộ KSC tiến hành kiểm tra hồ sơ trình lãnh đạo phòng Kiểm soát chi NSNN ký duyệt.
- Hồ sơ bao gồm: hồ sơ cơ sở ban đầu, hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán.
- Việc kiểm tra phải đảm bảo đúng nguyên tắc của kiểm soát chi đầu tư
- Nếu đủ điều kiện chi thì lập Tờ trình và ghi duyệt chi vào Giấy đề
nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư … và trình Trưởng phòng KSC ký kiểm soát.
Bước 3: Phòng Kiểm soát chi NSNN trình lãnh đạo KBNN phụ trách KSC ký duyệt tờ trình lãnh đạo, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
Bước 4: Phòng Kiểm soát chi NSNN chuyển Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị
thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) cho Phòng Kế toán.
Bước 5: Phòng Kế toán kiểm tra, ký Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) và trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán ký duyệt.
Bước 6: Phòng Kế toán thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ
hưởng.
Bước 7: Phòng Kế toán lưu 1 liên giấy rút vốn đầu tư, 1 liên giấy đề nghị
thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), chuyển các liên còn lại cho Phòng Kiểm soát chi.
Bước 8: Phòng Kiểm soát chi lưu hồ sơ theo quy định và chuyển trả liên còn lại cho Chủđầu tư (BQLDA).
Tương tự như quy trình cấp tỉnh, trong đó thay chức danh Trưởng phòng KSC bằng Tổ trưởng tổ Tổng hợp – Hành chính.
Thứ hai, xác lập đầy đủ các cơ sở thực thi, giám sát quy trình như : Sử
dụng Nhật ký theo dõi dự án, mối liên hệ chặt chẽ với các Chủđầu tư, Quy định rõ
đối tượng kiểm soát, thanh toán. Cụ thể,
Về Nhật ký theo dõi dự án : Công tác kiểm soát thanh toán vốn là một quy trình phức tạp, gồm nhiều khâu nên cần được tiến hành cẩn thận. Qua mỗi khâu kiểm soát, cán bộ thanh toán nên ghi những nhận xét đánh giá trực tiếp và những thiếu sót Chủđầu tư cần phải bổ sung. Do đó KBNN nên sử dụng Nhật ký dự án để
theo dõi hồ sơ dự án, tiến độ dự án, ghi chép các nhận xét, đánh giá, các điểm còn vướng mắc nghi ngờ về dự án và có chữ ký của cán bộ theo dõi. Như vậy vừa dễ
dàng cho cán bộ thanh toán trong công tác theo dõi tình hình dự án để phục vụ cho việc kiểm soát thanh toán, vừa thuận lợi trong việc báo cáo tình hình về dự án cho cấp trên, đồng thời CĐT cũng nắm bắt được các nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho hợp pháp hợp lệ đối với hồ sơ dự án. Nhật ký theo dõi dự án cũng nên được xây dựng dưới dạng chương trình tin học, trong đó dữ liệu của các dự án được nhập đầy
đủ, mỗi dự án có một mã số riêng để tiện cho việc tra cứu. Ngoài ra, một dự án
được sự quản lý của nhiều cấp và liên quan đến nhiều bộ phận trong KBNN, nên nếu được quản lý bằng Nhật ký theo dõi dự án dưới dạng chương trình tin học có nối mạng thì cùng một lúc hay ở những địa điểm khác nhau, các bộ phận liên quan
đều có thể trực tiếp ghi những ý kiến đóng góp hoặc những điểm cần chú ý đối với dự án để thuận tiện cho việc quản lý, kiểm soát thanh toán vốn cho dự án.
Về thiết lập mối liên hệ chặt chẽ với các Chủ đầu tư : Để giải quyết các sai sót phát sinh một cách nhanh chóng trong quy trình soát thanh toán vốn, để thanh toán vốn đầu tư đầy đủ kịp thời, đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án, nâng cao chất lượng dự án và hạn chế các sai phạm, KBNN cần có mối liên hệ chặt chẽ với Chủ đầu tư. Cụ thể, Cán bộ thanh toán cần có kế hoạch kiểm tra tình hình thực hiện công trình dựa bằng cách yêu cầu Chủ đầu tư lập báo cáo hoặc có thể kiểm tra trực tiếp
tư để hướng dẫn Chủ đầu tư trong việc hoàn thiện hồ sơ xin thanh toán vốn, đồng thời cùng Chủ đầu tư giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình kiểm soát thanh toán vốn đểđẩy nhanh tiến độ giải ngân vốn; cCông khai, minh bạch hóa quy trình, thủ tục đầu tư thông qua các ki ốt thông tin, phát tờ rơi tại các KBNN nơi Chủđầu tư đến giao dịch thanh toán; tổ chức cổng thông tin trực tuyến, các đường dây nóng để Chủđầu tư có thể truy cập tìm kiếm những thông tin cần thiết cho việc xin thanh toán vốn đầu tư và gửi những thắc mắc của mình lên cơ quan có thẩm quyền giải đáp
Quy định rõ đối tượng kiểm soát, thanh toán : Hiện nay việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB thuộc NSNN tại hệ thống KBNN được áp dụng theo ba quy định Quyết định số 282/QĐ-KBNN ban hành ngày 20/4/2012 (Quyết định ban hành quy trình kiểm soát thanh toán vón đầu tư trong nước qua hệ thống KBNN), Quyết định số 25/QĐ-KBNN ban hành ngày 14/1/2008 (Quyết định ban hành quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư ngoài nước), Quyết định số 47/QĐ- KBNN ngày 12/6/2009 (Quyết định ban hành quy trình kiểm soát thanh toán vốn
đầu tư thuộc xã, thị trấn qua hệ thống KBNN). Tuy nhiên, nhiều dự án sử dụng cả
vốn trong nước lẫn vốn nước ngoài nên rất khó trong việc quyết định áp dụng quyết
định nào để thực hiện, các quyết định đôi khi lại chồng chéo, mâu thuẫn lẫn nhau. Do đó,để đảm bảo tính đồng bộ, đề nghị nên sửa đổi bằng việc ban hành một quy trình thống nhất, trong đó ghi rõ đối tượng kiểm soát thanh toán là cả vốn trong nước và vốn nước ngoài đồng thời chia theo từng loại vốn như hiện nay gồm: vốn quy hoạch, vốn chuẩn bị đầu tư, vốn thực hiện đầu tư, vốn đền bù giải phóng mặt bằng và tái định cư như trong quy trình kiểm soát thanh toán vốn. Như vậy, sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho Chủđầu tư trong việc chuẩn bị các hồ sơ xin thanh toán vốn ban đầu và hồ sơ bổ sung hàng năm. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho cán bộ thanh toán KBNN dễ tra cứu, đối chiếu, quy trình thực hiện được nhanh gọn và rõ ràng hơn. Từđó, sẽ giảm thiểu những sai phạm trong việc chuẩn bị hồ sơ và trong việc kiểm soát thanh toán, đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án và tốc độ giải ngân vốn.
Ngoài ra,dự án do cấp nào phê duyệt thì do Kho bạc Nhà nước cấp đó quản lý, kiểm soát, còn nguồn vốn của cấp nào tham gia thì Kho bạc Nhà nước cấp đó thanh toán.
Thứ ba, nâng cao năng lực tổ chức tự kiểm tra: Hoạt động tự kiểm tra có một vai trò quan trọng trong tổng thể hoạt động thanh tra kiểm tra ở KBNN Bình Phước. Hoạt động tự kiểm tra này bổ sung và hỗ trợ cho hoạt động kiểm tra của thanh tra KBNN vì vậy cần được xem xét và triển khai trong một kế hoạch kiểm tra thống nhất của hệ thống. Hoạt động tự kiểm tra cũng cần thực hiện theo quy trình, phương pháp, kỹ năng thống nhất và được quản lý, hỗ trợ về nghiệp vụ của Thanh tra KBNN.
Thứ tư, chuẩn hoá quy trình thanh tra kiểm tra: Các quy trình kiểm tra mà KBNN Bình Phước đang thực hiện thực chất không phải là quy trình mà là hướng dẫn về nghiệp vụ xác định phạm vi kiểm tra do đó KBNN Bình Phước cần xây dựng một quy trình kiểm tra chuẩn hóa trong đó tổng thể các bước để tiến hành một cuộc thanh tra, kiểm tra được thực hiện theo một trình tự với các thủ tục được quy định bởi một văn bản của cấp có thẩm quyền. Trong hoạt động tự kiểm tra và kiểm toán nội bộ cần làm rõ quan hệ chủ thể kiểm tra, kiểm toán và đối tượng được kiểm tra, kiểm toán, mà hiện nay không thật rõ. Về các kỹ năng sử dụng trong thanh tra kiểm tra cũng cần được quy định, ví dụ như phỏng vấn nếu có sử dụng thì được phỏng vấn ai, cách thức và hiệu lực...và phải ghi nhận các bằng chứng, sai sót. Việc cung cấp tài liệu cho đoàn thanh tra kiểm tra cũng nên có quy định cụ thể. Để tránh tình trạng “cá mè một lứa”, “Bụt nhà không thiêng” trong hoạt động tự kiểm tra, kiểm toán nội bộ cần xác lập tính khách quan độc lập của hoạt động này.
Thứ năm, xây dựng khung xử lý sai sót trong quy trình thanh tra kiểm tra : đại loại như một kiểu Luật nội bộ trong đó nếu phạm lỗi như thế thì sẽ bị xử lý như thế nào, một khung xử lý sai sót cho phép xử lý các sai sót sau khi kết luận
được thống nhất hơn trong toàn hệ thống KBNN. Xây dựng khung xử lý sai sót trong nghiệp vụ thanh tra kiểm tra để công tác thanh kiểm tra ngày nghiêm túc và cho kết quả một cách đáng tin cậy.