Điều 2 của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có nêu: Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân [26].
Như đã trình bày ở phần trước, kho lưu trữ tại HĐND – UBND các huyện chủ yếu chỉ bảo quản tài liệu là các tập công văn lưu và văn bản đến của cơ quan nên cán bộ lưu trữ cũng chỉ tiến hành chỉnh lý các khối tài liệu này. Trước khi có cán bộ lưu trữ chuyên trách, công việc chỉnh lý tài liệu do cán bộ văn thư thực hiện
trợ và giám sát của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (cụ thể là cán bộ lưu trữ của phòng Nghiệp vụ - Trung tâm Lưu trữ tỉnh trước đây), hầu hết các kho lưu trữ huyện đều đã chỉnh lý được tài liệu đến giai đoạn năm 2000. Kể từ năm 2000 đến nay, cán bộ văn thư – lưu trữ hoặc cán bộ lưu trữ của các huyện chủ động tự chỉnh lý tài liệu theo hướng dẫn trước đó của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. Một số HĐND – UBND huyện do bố trí được kinh phí nên có thực hiện hợp đồng chỉnh lý với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc các công ty chỉnh lý tư nhân. Riêng đối với HĐND – UBND huyện Sốp Cộp, do thành lập sau các huyện, thành phố khác nên tài liệu chưa được chỉnh lý, hiện vẫn đang bảo quản tạm tài liệu trong các hộp đựng tài liệu bằng nhựa, đã đề xuất với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cử cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp. Mặt khác, do thời hạn thu nộp, bổ sung tài liệu của các huyện, thành phố không đồng nhất dẫn đến số lần chỉnh lý tài liệu cũng có sự chênh lệch đáng kể giữa các cơ quan chỉnh lý tài liệu theo năm và cơ quan chỉnh lý tài liệu theo quý.
Tính đến ngày 15/4/2013, tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tại HĐND – UBND các huyện của tỉnh Sơn La cụ thể như sau:
Bảng 2.2: Tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tại kho lƣu trữ HĐND – UBND các huyện của tỉnh Sơn La
TT Huyện/
Thành phố
Tiến hành chỉnh lý
Thời gian của tài liệu Ghi chú Theo năm Theo tháng 1 Bắc Yên x 1996 – 2012 2 Mai Sơn x 1955 – 2012 3 Mộc Châu x 1975 – 2012 4 Mường La x 1976 – 2012 5 Phù Yên x 1992 – 2012 6 Quỳnh Nhai x 1994 – 2012 7 Sông Mã x 1981 – 2012 8 Sốp Cộp Chưa chỉnh lý 9 Thành phố x 1978 – Tháng 3/2013 10 Thuận Châu x 1963 – 2012 11 Yên Châu x 1976 – 2012
12 Vân Hồ Chưa thành lập tại
thời điểm khảo sát
Nguồn: Số liệu thống kê tại Văn phòng HĐND – UBND các huyện
Qua bảng thống kê trên có thể thấy, hầu hết các huyện đều đã tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND huyện (10/12 huyện, thành phố). Tuy nhiên, tại kho lưu trữ của HĐND, UBND thành phố Sơn La, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý theo tháng, không phù hợp với Hướng dẫn của các cơ quan quản lý nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu hành chính. Đối với kho lưu trữ của HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, tuy là một huyện đã thành lập được hơn 5 năm, nhưng cán bộ lưu trữ không tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu, tất cả các tài liệu đều ở dạng bó gói, bảo quản trong các hộp nhựa đựng tài liệu.
Ở lưu trữ các huyện đã tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ đều phân loại tài liệu theo phương án Mặt hoạt động – Thời gian theo sự tư vấn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. Nếu áp dụng phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức hoặc Cơ cấu tổ chức – Thời gian thì không phù hợp do cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND các huyện có nhiều biến động. Nếu áp dụng phương án Thời gian – Mặt hoạt động thì tỷ lệ tài liệu lưu trữ giữa các năm của giai đoạn trước chênh lệch lớn, do tài liệu đều ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không đầy đủ. Bởi vậy, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (Trước đây là Trung tâm lưu trữ tỉnh) đã lựa chọn phương án Mặt hoạt động – Thời gian và xây dựng khung phân loại tài liệu cho tài liệu của `UBND. Từ đó cho đến nay, các kho lưu trữ huyện cũng không hề có những cải tiến, vẫn dập khuôn theo phương án phân loại tài liệu cũ và cũng không xây dựng được phương án phân loại chi tiết. Các tài liệu này được chỉnh lý theo “Khung phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện, thị xã” do cán bộ phòng Nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Sơn La (tên gọi cũ) hướng dẫn thực hiện. [Phụ lục 5]
Hiện nay, phần lớn các kho lưu trữ tiếp tục phân loại tài liệu UBND huyện thành 6 khối hoạt động: Khối Tổng hợp, khối Nội chính, khối Tài chính – Thương mại, khối Nông – Lâm nghiệp, Khối Văn xã, Khối Công nghiệp – Xây dựng như: kho lưu trữ huyện Mai Sơn, Thuận Châu…Một số kho lưu trữ khác, chỉ tiến hành phân loại tài liệu là các tập công văn lưu theo tên loại văn bản như kho lưu trữ thành phố Sơn La, kho lưu trữ huyện Phù Yên…Như vậy, kết quả chỉnh lý tài liệu UBND huyện tạo ra một trong 2 loại hồ sơ: hồ sơ là các tập công văn lưu hoặc hồ sơ là các tập văn bản (đi – đến) phản ánh một vấn đề hoạt động của cơ quan.
Đối với phông lưu trữ HĐND huyện, cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại theo nhiệm kỳ hoạt động, chủ yếu cũng chỉ có các văn bản chỉ đạo chung về HĐND và các tập công văn lưu của từng nhiệm kỳ. Những tài liệu khác như: hồ sơ các kỳ họp HĐND huyện, xã, phường; báo cáo hoạt động của HĐND xã, phường, tài liệu phản ánh hoạt động kiểm tra giám sát của Thường trực HĐND huyện, các Ban HĐND huyện; hồ sơ giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo; khen thường, kỷ luật, chế độ
sơ cơ bản là: tập công văn lưu của HĐND và hồ sơ các kỳ họp. Tác giả không tìm thấy các hồ sơ về tổ chức bầu cử; hồ sơ liên quan đến sự hình thành, chuyển giao giữa các HĐND các khóa; hồ sơ về hoạt động của Thường trực HĐND, hoạt động của các ban thuộc HĐND huyện.
♦ Một trong những nội dung cơ bản của công tác chỉnh lý tài liệu là việc tiến hành xác định giá trị tài liệu cho các hồ sơ, đơn vị bảo quản lưu trữ đã được lập. Qua khảo sát và phỏng vấn cán bộ làm công tác lưu trữ, tác giả được biết việc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ là “lâu dài” hay “vĩnh viễn” của lưu trữ các huyện hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí chủ quan và kinh nghiệm làm việc của cán bộ chỉnh lý. Bởi vậy, khi nghiên cứu mục lục hồ sơ ở tất cả các lưu trữ của các huyện, tác giả nhận thấy, tất cả các hồ sơ lưu trữ đều chỉ được định thời hạn bảo quản “lâu dài”. Hàng nghìn hồ sơ đang được lưu trữ kho của HĐND – UBND các huyện đều chỉ có thời hạn bảo quản “lâu dài”, không tìm thấy bất kỳ hồ sơ nào có giá trị vĩnh viễn. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu chủ quan, duy ý chí, không dựa trên các công cụ xác định giá trị khoa học (bảng thời hạn bảo quản mẫu) dẫn đến những sai lầm cơ bản như sau của kho lưu trữ HĐND – UBND các huyện thuộc tỉnh Sơn La:
Một là, không phân biệt được giá trị khác nhau giữa hồ sơ có thời hạn bảo quản “vĩnh viễn” và “lâu dài”. Tất cả các hồ sơ chỉ được định thời hạn bảo quản chung nhất là “lâu dài”.
Hai là, tài liệu của các phông lưu trữ khác nhau lại được bảo quản trong cùng một phông, như tài liệu của phông HĐND được bảo quản trong Phông UBND, tài liệu các Phông của cơ quan Đảng Cộng sản, các tổ chức chính trị - xã hội cũng được bảo quản trong phông lưu trữ UBND. Điều đó dẫn đến tình trạng, khối lượng Phông lưu trữ UBND khá lớn nhưng tỷ lệ trùng thừa với lưu trữ của các cơ quan rất cao.
Ví dụ: Tập Quyết định của Huyện ủy huyện Thuận Châu về thành lập Ban Nông thôn mới. Năm 1984 [62, tr.137]
Ba là, tài liệu do chính cơ quan ban hành (HĐND, UBND huyện) cũng chỉ được định thời hạn bảo quản tương đồng với tài liệu do các cơ quan khác gửi đến để biết, để tham khảo, để tổng hợp. như báo cáo của các xã, phường trong địa bàn của
Ví dụ: Tập Báo cáo UBND xã Hát Lót. Năm 2010 [60, tr.187]
Như vậy, chất lượng hồ sơ lưu trữ được hình thành sau quá trình chỉnh lý không cao do các hồ sơ này đơn thuần chỉ là tập hợp những văn bản rời lẻ có chung tên loại hoặc một vấn đề nhưng không phản ánh trọn vẹn được vấn đề đó. Bởi vậy, cán bộ chỉnh lý định ra thời hạn bảo quản “lâu dài” chung cho tất cả các hồ sơ đã lập để tránh mất mát, thất lạc tài liệu, dẫn đến kết quả chỉnh lý tạo ra một khối lượng hồ sơ lớn nhưng khả năng đáp ứng nhu cầu tra cứu của độc giả rất thấp.
♦ Lý luận lưu trữ học cung cấp 4 loại công cụ tra cứu và 9 loại công cụ thống kê tài liệu nhưng tất cả các kho lưu trữ của HĐND – UBND các huyện chỉ xây dựng được duy nhất 1 công cụ tra cứu kiêm công cụ thống kê tài liệu là Mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ là “bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định như một phông, một bộ phận của phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ”.
[9, tr.155]. Mục lục hồ sơ lưu trữ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý.
Hiện nay, các kho lưu trữ của HĐND – UBND các huyện xây dựng công cụ tra cứu Mục lục hồ sơ cả trên máy vi tính và bản viết tay truyền thống. Về cơ bản, cấu trúc của bản in trên máy vi tính và bản viết tay đều giống nhau, gồm các cột thông tin: cặp số, đơn vị bảo quản số, nội dung hồ sơ, ghi chú. Tuy nhiên, thường thì bản in trên máy vi tính bị thiếu thông tin cột “số lượng tờ” và “thời hạn bảo quản” nhưng lại có thể bổ sung thêm cột thông tin “Thời gian bắt đầu và kết thúc”. Có thể thấy, hiện nay “Mục lục hồ sơ” do lưu trữ của HĐND – UBND các huyện được lập chưa đúng với quy định tiêu chuẩn ngành " Mục lục hồ sơ " được ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 3 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước.