Như đã trình bày ở phần thực trạng, trong những năm gần đây, lãnh đạo của HĐND, UBND các huyện đã có những quan tâm đến việc cải thiện chất lượng công tác lưu trữ bằng cách tuyển dụng những cán bộ được đào tạo theo chuyên ngành lưu trữ. Đặc biệt, trong vòng 5 năm qua, đội ngũ cán bộ được tuyển dụng theo chức danh lưu trữ chuyên trách cũng tăng lên đáng kể về số lượng. Với trình độ đào tạo từ Trung cấp trở lên với chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ hoặc Quản trị văn phòng – Lưu trữ, các cán bộ này đã nắm được những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ, quy định của nhà nước có liên quan đến vị trí công tác được giao. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những bất cập trong công tác tuyển dụng, sử dụng, bồi dưỡng năng lực công tác đối với cán bộ lưu trữ ở HĐND, UBND các huyện cụ thể như sau:
chuyên trách nhưng lại yêu cầu cán bộ lưu trữ hỗ trợ cho cán bộ văn thư và hầu như chỉ thực hiện các công việc của cán bộ văn thư.
Vẫn còn những cán bộ không được đào tạo chuyên ngành lưu trữ lại đảm nhiệm công việc của cán bộ lưu trữ chuyên trách. Thậm chí, những chuyên ngành họ được đào tạo chỉ có thể thực hiện được những công việc rất nhỏ của cán bộ lưu trữ như chuyên ngành Thông tin – Thư viện, Công nghệ thông tin vẫn được bố trí làm cán bộ lưu trữ.
Hầu hết tất cả các cán bộ lưu trữ đều chưa có ý thức tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn công việc, làm việc theo thói quen, chịu ảnh hưởng nặng nề của tác phong, lề lối làm việc theo kiểu cũ, không chủ động thích nghi với những thay đổi mới. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ lưu trữ trẻ có thời gian, điều kiện kinh tế lại không “hứng thú” tiếp tục theo đuổi nâng cao trình độ chuyên môn mà lại hướng sang các chuyên môn khác như: quản lý hành chính, quản trị nhân lực để có cơ hội chuyển sang khối chuyên viên thẩm định trong văn phòng.
Nhiều cán bộ lưu trữ cũng chưa nhận thức chính xác, đầy đủ về công việc của mình. Tuy các cán bộ này được giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan nhưng chưa đầu tư công sức, thời gian, trí tuệ để nghiên cứu thực hiện những công việc khác của cán bộ lưu trữ như: tổ chức, biên chế, thống kê, nghiên cứu khoa học…chỉ tập trung vào việc chỉnh lý tài liệu và phục vụ được một phần nhu cầu tra cứu của độc giả.
Thiếu sự năng động, sáng tạo trong công việc cũng là một hạn chế nữa của cán bộ lưu trữ. Ít vận dụng hợp lý được những kiến thức đã học vào thực tiễn công tác, thụ động, nặng nề cơ chế “xin – cho”, làm việc mang tính chất đối phó hơn là đóng góp. Điều này một phần xuất phát từ hạn chế chủ quan của cán bộ, phần khác do sự tác động của môi trường làm việc chưa năng động, lại thiếu sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo nên thái độ, tinh thần làm việc và năng lực sáng tạo của người cán bộ đều bị hạn chế.
có ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quản lý. Để nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan nói chung và của bản thân nói riêng, cán bộ lưu trữ cần hình thành những kỹ năng nhất định về quản lý, tổ chức thực hiện công việc khoa học, có hệ thống. Bản thân cán bộ lưu trữ nếu không nắm chắc tất cả các quy định về công tác lưu trữ, không có cách thức làm việc hợp lý, chưa biết dựa vào hệ thống pháp luật để tư vấn cho lãnh đạo thì không thể làm tốt công tác lưu trữ và đảm bảo việc thực hiện những chế độ, quyền lợi của chính mình.
Một trong những nguyên nhân cơ bản khiến chất lượng hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp huyện hiện nay ở Sơn La rất hạn chế là do cán bộ lưu trữ ở HĐND, UBND các huyện không có khả năng tham mưu, đề xuất với lãnh đạo những giải pháp, sáng kiến có thể triển khai vào thực tế. Tác giả nhận thấy, hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của các huyện còn nhiều yếu kém, hầu như chỉ mang tính chất nhắc lại quy định của các cơ quan quản lý cấp trên, không đề xuất ban hành được văn bản gắn liền với thực tiễn công tác lưu trữ của cơ quan mình.
3.1.4. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Không xác định chính xác nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập để bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Cán bộ lưu trữ chỉ quan tâm đến việc thu các tập công văn lưu từ bộ phận văn thư để tiến hành lập hồ sơ. Không có sự hướng dẫn hay tổ chức thu nộp các hồ sơ công việc hiện đang cất giữ tại phòng làm việc của các chuyên viên. Do vậy, kho lưu trữ chủ yếu chỉ bảo quản các hồ sơ là tập lưu công văn đi – đến, không đáp ứng nhu cầu tra cứu hồ sơ theo công việc.
Do không xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu và cán bộ lưu trữ cũng không quan tâm cập nhật để triển khai các quy định mới đã được ban hành có liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu, dẫn đến tất cả các tài liệu trong kho được định chung thời hạn bảo quản “Lâu dài”. Mặt khác, việc xác định giá trị tài liệu hoàn toàn dựa trên cảm tính và kinh nghiệm làm việc của cán bộ lưu trữ nên có thể khẳng định không có tính thống nhất giữa các đợt chỉnh lý tài liệu, giữa các thế hệ cán bộ lưu trữ và tài liệu không được định thời hạn bảo quản tương ứng với giá trị
Hiện nay, phần lớn các kho lưu trữ của các huyện thuô ̣c tỉnh Sơn La chỉ tập trung xử lý được khối tài liệu thuộc phông lưu trữ UBND huyê ̣n. Tài liệu thuộc phông lưu trữ HĐND huyê ̣n chiếm số lượng ít, không đầy đủ và rất khó có thể khai thác được trong các kho lưu trữ do chỉ nằm rải rác lẫn trong các tập hồ sơ khác.
Ở một số kho lưu trữ huyện, do số lượng hồ sơ tương đối lớn nên đã đăng ký được từ hai đến ba quyể n mục lục hồ sơ. Tuy nhiên, các mục lục hồ sơ này lại không được đăng ký tổng hợp trong công cụ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ, dẫn đến tình trạng những cán bộ lưu trữ có thời hạn công tác dưới hai năm không nắm được cơ quan mình đã có bao nhiêu quyển mục lục và tài liệu được bảo quản từ năm nào đến năm nào.
Nhìn chung các kho lưu trữ cũng đã quan tâm đến việc đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ, qua khảo sát sơ bộ tác giả không phát hiện hồ sơ nào có tài liệu bị rách nát hay mối mọt phá hủy. Tuy nhiên, công tác vệ sinh trong kho lưu trữ chưa thực sự được cán bộ chuyên trách quan tâm, nhiều kho lưu trữ khá nhiều bụi bặm, tài liệu không được sắp xếp theo thứ tự hộp đựng đã đăng ký, nhiều tài liệu đem ra cho mượn nhưng chưa được sắp lại vào hồ sơ.
Hình thức khai thác sử dụng tài liệu phổ biến nhất là cho độc giả mượn tài liệu để phô tô. Diện tích kho quá chật hẹp, cán bộ lưu trữ phải kiêm nhiệm nên thường giải quyết nhanh cho độc giả mang tài liệu tự đi phô tô rồi đem trả lại. Tất cả các kho lưu trữ đều không thiết kế được hình thức tổ chức khai thác đơn giản nhất là phòng đọc, còn các hình thức khác như thông báo giới thiệu tài liệu, triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thông tấn, báo chí…hoàn toàn không được cán bộ lưu trữ quan tâm đến.
3.1.5. Hệ thống các công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện
Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của các cơ quan thì phải bắt đầu từ việc nâng cao chất lượng từng hoạt động cụ thể của công tác lưu trữ. Tương tự như vậy, chất lượng nghiệp vụ lưu trữ chỉ được tăng lên khi từng nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, xác định giá trị…phải được nghiên cứu một cách nghiêm túc, bài bản,
HĐND – UBND các huyện nói riêng và cán bộ lưu trữ trong cơ quan, tổ chức nói chung thiếu tâm huyết, nhiệt tình, sáng tạo, có thể khẳng định, nhiều khâu nghiệp vụ lưu trữ ở cấp huyện không được thực hiện dựa trên hệ thống lý luận hoặc không được nghiên cứu áp dụng bài bản trong thực tiễn. Qua tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề, tác giả khẳng định, tính đến nay, chưa có bất cứ mô ̣t công trình nghiên cứu cụ thể về từng khía cạnh nghiệp vụ lưu trữ đối với đối tượng là các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện của Sơn La. Tất cả những nghiên cứu mà tác giả trình bày trong phần lịch sử nghiên cứu vấn đề mới hướng tới việc nghiên cứu, thiết kế mô hình tổ chức cho lưu trữ cấp huyện, ở đó chưa thấy quan tâm tới việc triển khai vận dụng những lý luận, quy định cụ thể cho lưu trữ cấp huyện.
Trong những năm qua, thực hiện Nghị quyết Trung ương II (khóa VIII) về khoa học và công nghệ, các cấp ủy Đảng và chính quyền tỉnh Sơn La đã chú trọng nghiên cứu, tổng kết thực tiễn, xây dựng các luận cứ khoa học cho việc hoạch định các chủ trương chính sách và chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá của địa phương. Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học đã được áp dụng vào thực tiễn, nhưng qua tìm hiểu, tác giả được biết chưa có bất kì đề tài khoa học nào liên quan đến công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La được triển khai nghiên cứu và thực hiện. Bản thân cán bộ lưu trữ của các huyện cũng không chú trọng nghiên cứu, đề xuất những sáng kiến, kinh nghiệm phục vụ cho công việc hàng ngày của mình, nhưng kể cả những cơ quan có trách nhiệm quản lý nhà nước trong lĩnh vực này như Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La, Phòng Nội vụ huyện cũng không đưa ra được bất cứ một hướng nghiên cứu cụ thể nào nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ cấp huyện.
So sánh đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn công tác lưu trữ có thể thấy nhiều vấn đề lý luận đã được nêu ra nhưng không đáp ứng được yêu cầu do thực tiễn đề ra. Việc phân định giữa thời hạn bảo quản “lâu dài” và “vĩnh viễn”, “tạm thời” và “lâu dài” chưa được xác định rõ nét; bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện cũng chưa được quan tâm xây dựng; sự hình thành các loại hình tài liệu mới gắn liền với sự phát triển mạnh mẽ của khoa
hình cơ quan; xác định thành phần tài liệu cơ bản trong những hồ sơ tiêu biểu của các cơ quan, tổ chức…chưa được cán bộ lưu trữ, các nhà khoa học quan tâm, nghiên cứu, giải quyết triệt để. Những vấn đề này đặt ra cho lưu trữ học không chỉ thực hiện những nghiên cứu nhằm bổ sung, hoàn thiện hệ thống lý luận mà còn phải tiến hành những nghiên cứu có tính ứng dụng cao để triển khai vào hoạt động cụ thể của công tác ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện nói riêng, tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung.
3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La các cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La
3.2.1. Nhóm giải pháp thể chế và tổ chức
3.2.1.1. Giải pháp thể chế
Thể chế hóa những quy định về công tác lưu trữ có thể được hiểu là việc xây dựng, ban hành hệ thống những văn bản quy phạm và hướng dẫn nghiệp vụ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, thống nhất, đầy đủ và đồng bộ. Hệ thống các quy định hiện hành về công tác lưu trữ nói chung, công tác lưu trữ huyện nói riêng tuy đã được bổ sung, sửa đổi nhiều hơn trong những năm gần đây, đặc biệt là sau Thông tư số 40/1998/TT-TCCP, song có thể khẳng định hệ thống này vẫn chưa thực sự đầy đủ và đồng bộ. Bên cạnh đó, sự thay đổi liên tục chức năng của lưu trữ tại HĐND, UBND cấp huyện dẫn đến tình trạng thiếu ổn định, là một trong những nguyên nhân dẫn đến thực trạng “đáng buồn” hiện nay của lưu trữ cấp huyện. Đặc biệt, sự ra đời của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 đã tạo một quy chuẩn mới, bãi bỏ hàng loạt những quy định có liên quan đến lưu trữ của HĐND, UBND trước đó, đề ra yêu cầu tiếp tục nghiên cứu xây dựng một hành lang pháp lý mới. Qua nghiên cứu thực trạng, tác giả nhận thấy hầu hết các văn bản đã được ban hành mới chỉ chú ý đề cập đến hình thức tổ chức của bộ phận lưu trữ huyện, chưa quan tâm nhiều đến việc xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể. Theo ý kiến chủ quan của tác giả, trước mắt, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Sơn La, HĐND, UBND các huyện có thể nghiên cứu, xem xét, xây dựng, ban hành sớm
Một là, nghiên cứu ban hành Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND huyện. Quy định này phải là một tập hợp các điều khoản liên quan đến cách thức tổ chức thực hiện các nội dung của nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cụ thể như: quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ HĐND, UBND huyện; thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu; chỉnh lý, xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu hết giá trị; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt quy định này cần chỉ rõ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các Phòng, Ban chuyên môn của UBND như: Phòng Nội vụ, Phòng Lao động – Thương binh – Xã hội, Ban chỉ đạo 03, Ban Định canh Định cư…có cần được bảo quản chung trong phông UBND huyện hay mỗi một đơn vị này sẽ thành lập một phông lưu trữ riêng. Gắn với kết quả khảo sát thực trạng tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, tác giả đề xuất kho lưu trữ hiện hành của HĐND, UBND các cấp sẽ bảo quản tài liệu lưu trữ của 02 phông lớn là phông HĐND và phông UBND. Phông UBND bao gồm tất cả các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND. Sở dĩ, tác giả đề xuất như vậy là do xuất phát từ những nguyên nhân thực tế như sau:
Nguyên nhân đầu tiên là do sự thiếu thống nhất trong quan điểm tổ chức lưu trữ tài liệu của các Phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Nhiều phòng, ban cho rằng, cơ quan đã có con dấu riêng, tài khoản riêng, biên chế cán bộ riêng thì nên tự bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình. Tuy nhiên, Công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 tháng 3 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã khẳng định: “Khối tài liệu của UBND không phân chia theo đơn vị tổ chức của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, mà theo các mặt hoạt động thành những nhóm tài liệu lớn”. Như vậy, dù lưu trữ của HĐND, UBND cấp huyện không còn là lưu trữ lịch sử, nhưng nếu xét theo cơ cấu tổ chức của UBND thì tài