1.3.2.1. Phông lưu trữ HĐND huyện
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên. [25, Điều 1] HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước, thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và của công dân ở địa phương. Theo đó, quá trình hình thành và hoạt động của HĐND nói chung và HĐND cấp huyện nói riêng
gắn liền với việc sản sinh và lưu giữ những tài liệu phản ánh hai nội dung cơ bản như sau:
♦ Thứ nhất là, tài liệu phản ánh quá trình chuẩn bị, trình tự tổ chức và kết quả làm việc của HĐND huyện tại các kỳ họp.
Thông thường, tài liệu về các kỳ họp của HĐND huyện phản ánh một cách chân thực quá trình bàn luận, trao đổi và chất vấn vấn đề ban hành những chính sách, giải pháp quan trọng cho địa phương thông qua các biên bản làm việc, các báo cáo trình bày trước HĐND, các báo cáo giải trình, biên bản thảo luận, biên bản họp phiên toàn thể và phiên nội bộ, các văn bản kiến nghị của cử tri, các nghị quyết sau khi HĐND thảo luận, quyết định, các văn bản thể hiện vai trò giám sát thông qua giám sát trực tiếp, tiếp xúc cử tri, nghe giải trình của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan…Đây là khối tài liệu quan trọng bậc nhất trong phông lưu trữ HĐND cấp huyện.
Ví dụ: Nghị quyết số 18/2011/NQ-HĐND ban hành ngày 19/12/2011 của HĐND Huyện Sốp Cộp Về phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng năm 2012.
Ví dụ: Nghị quyết số 02/NQ-HĐND ban hành ngày 22/6/2011 của HĐND Huyện Bắc Yên Về việc xác nhận kết quả bầu chức vụ Chủ tịch HĐND huyện khoá XVI, nhiệm kỳ 2011 – 2016
Ví dụ: Nghị quyết số 98/NQ-HĐND ban hành ngày 22/12/2007 của HĐND Huyện Mộc Châu khoá XVIII Về chương trình giám sát năm 2008 của HĐND huyện Mộc Châu khoá XVIII
♦ Thứ hai là, tài liệu phản ánh hoạt động của Thường trực HĐND huyện Nội dung của tài liệu này tập trung vào việc phản ánh các hoạt động hàng ngày của Thường trực HĐND khi HĐND họp; tổ chức cho các đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri, việc tiếp thu và tổng hợp ý kiến cử tri của Thường trực HĐND huyện; vai trò và hoạt động của Thường trực HĐND huyện trong việc đôn đốc, theo dõi các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện pháp luật và các Nghị quyết của HĐND; hoạt động của Thường trực HĐND trong việc chuẩn bị các báo cáo và tổ chức các phiên
họp thường kỳ của HĐND; việc báo cáo của Thường trực HĐND khi HĐND họp; điều hành hoạt động của các ban của HĐND; điều hành và phối hợp hoạt động của HĐND, các ban của HĐND với các cơ quan khác trong chính quyền…
Ví dụ: Quyết định số 43/QĐ-TT HĐND ban hành ngày 12/9/2008 của Thường trực HĐND huyện Bắc Yên Về việc đính chính, bổ sung năm ban hành văn bản trong phần số, ký hiệu Nghị quyết số 100/NQ-HĐND ngày 28 tháng 6 năm 2008 về các giải pháp chủ yếu thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội; đảm bảo quốc phòng, an ninh 6 tháng cuối năm 2008
1.3.2.2. Phông lưu trữ UBND huyện
Qua khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy tài liệu lưu trữ thuộc các phông lưu trữ UBND huyện đã phản ánh rõ nét, tương đối đầy đủ hoạt động quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao của địa phương. Tựu chung lại, tài liệu lưu trữ hành chính hình thành trong hoạt động của UBND huyện được chia thành 6 khối như sau:
♦ Khối tổng hợp
Tập hợp các tài liệu lưu trữ phản ánh các chủ trương chính sách chung của Đảng, Nhà nước về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của huyện như: chương trình, kế hoạch công tác kinh tế, xã hội của UBND các xã; tài liệu phiên họp UBND huyện, giao ban với UBND các xã, phòng ban và kết quả làm việc với UBND tỉnh, các sở, ban ngành, các bài phát biểu; phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch nhà nước của tỉnh, huyện; báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh, huyện, xã; báo cáo sơ kết, tổng kết của các phòng, ban, các xã thuộc huyện; các dự án phát triển kinh tế xã hội; quy hoạch phát triển kinh tế xã hội; tổng điều tra dân số; thống kê về thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, xã hội…
Ví dụ: Tập Báo cáo, Quyết định của UBND về viê ̣c rà soát bổ sung quy hoạch tổng thể kinh tế xã hội- An ninh Quốc phòng giai đoạn 2006-2020 [60, tr.150]
Ví dụ: Tập Báo cáo của UBND huyện và các Ban, ngành về báo cáo thực hiện kế hoạch nhà nước. Năm 1981-1991[62, tr.165]
♦ Khối nội chính
Tập hợp các tài liệu lưu trữ phản ánh công tác bầu cử đại biểu quôc hội, đại biểu tỉnh, huyện, xã; xây dựng và củng cố chính quyền huyện, xã; tình hình thực hiện cải cách thủ tục hành chính; thi tuyển nâng ngạch công chức, viên chức; chính sách cán bộ, tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, nâng lương, nâng ngạch, đề bạt, nghỉ hưu, kỷ luật công chức, viên chức; xây dựng lực lượng quân sự, bộ đội địa phương, sĩ quan dự bị, dân quân tự vệ; đào tạo huấn luyện quân sự, diễn tập phòng thủ; bảo vệ an ninh biên giới, giữ gìn chủ quyền lãnh thổ; công tác biên phòng; công tác bảo vệ chính trị nội bộ; phòng chống tội phạm ma túy, tệ nạn xã hội; công tác xét xử các vụ án; kiểm tra việc bắt giam thi hành án đúng luật; thanh tra các vụ việc; tuyên truyền giáo dục pháp luật; các hoạt động tôn giáo trái pháp luật.
Ví dụ: Tập Nghị quyết, Quyết định của Huyện ủy, UBND huyện về xây dựng củng cố vùng cao. Năm 1985-1991 [62, tr.132]
Ví dụ: Tập Kế hoạch, Quyết định của UBND huyện Quỳnh Nhai về việc tổng kết công tác quân sự quốc phòng năm 2008.[59, tr.171]
♦ Khối tài chính thương mại
Tập hợp các tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động quản lý thu, chi ngân sách huyện, xã; quản lý mua bán tài sản, chuyển giao tài sản, kiểm kê thanh lý tài sản; kiểm tra, thanh tra tài chính, kiểm toán đơn vị hành chính sự nghiệp; quản ly thuế, lệ phí và phí; xử lý sai phạm về thuế; thanh toán công nợ, giãn nợ, giả nợ, khoanh nợ; công tác tín dụng, vay vốn tín dụng, tiết kiệm; quản lý các quỹ tín dụng; quản lý cho vay ưu đãi hộ nghèo; quản lý thuế, ngân sách của huyện, kiểm soát chi, thanh toán chi trả; quản lý công tác doanh nghiệp thương mại trên địa bàn huyện, xã, các mặt hàng chính sách vùng cao; cung ứng vật tư kỹ thuật nông nghiệp; cung ứng xăng dầu…
Ví dụ: Tập Quyết định của UBND huyện về công tác kiểm toán – thanh tra – thoái thu, thoái chi thu tiền sai phạm tạm giữ tại thanh tra của các đơn vị trong huyện. Năm 2007.[60, tr.164]
Ví dụ: Tập Quyết định, Công văn của UBND huyện, Chi cục Thuế huyện Thuận Châu về thành lập ban chỉ đạo kiểm tra thuế. Năm 1990-1991.[62, tr.139]
♦ Khối Công nghiệp – xây dựng
Tập hợp các tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động quản lý nhà nước đối với tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện, xã; hoạt động của cơ sở chế biến nông, lâm, thủy sản; xây dựng, phát triển, quản lý, sử dụng mạng lưới bưu điện; quy hoạch tổng thể mạng lưới giao thông vận tải; đầu tư, xây dựng, sửa chữa, nâng cáp đường giao thông, cầu cống; phương hướng phát triển thùy điện và một số nguồn năng lượng; triển khai, thăm dò vùng sa khoáng sản; khai thác, chế biến khoáng sản; công tác quản lý xây dựng cơ bản; quy chế đấu thầu và nhận công trình xây dựng cơ bản; quản lý các dự án đầu tư xây dựng; chính sách thống kê và kiểm kê đất đai; giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất…
Ví dụ: Hồ sơ xây dựng các công trình, trụ sở làm việc, chợ, bến xe tại Huyện Yên Châu năm 2005.[67, tr.107]
Ví dụ: Tập Quyết định – Công văn của UBND huyện về sửa chữa nâng cấp, làm mới các tuyến đường của huyện 2007[60, tr.154]
♦ Khối nông, lâm nghiệp
Tập hợp các tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động quản lý kiểm dịch động vật, thực vật; chủ trương, chính sách nông thôn mới; nước sạch, sinh hoạt và vệ sinh nông thôn; xây dựng và quy hoạch thủy lợi; quản lý và bảo vệ hệ thống kênh mương và các công trình phòng chống lụt bão; nuôi trồng khai thác, chế biến và bảo vệ nguồn lợi thủy sản; định canh, định cư, tái định cư và xây dựng vùng kinh tế mới; di dân tái định cư công trình thủy điện Sơn La; công tác giao đất, giao rừng cắm mốc nương rẫy; các dự án trồng cây gây rừng, trồng rừng phòng hộ; công tác chế biến lâm sản xuất khẩu trên địa bàn huyện, xã; các dự án 747, 661, 327; xử lý vi
Ví dụ: Tập Chỉ thị, Thông tri, Báo cáo của Huyện ủy, UBND huyện về chỉ đạo sản xuất nông lâm nghiệp năm 1981-1989[62, tr.168]
Ví dụ: Tập Báo cáo, Quyết định, Thông báo, Kế hoạch của UBND huyện v/v trồng và phát triển cây cao su trên địa bàn huyện Mai Sơn, năm 2010 [60, tr.194]
♦ Khối văn hóa – xã hội
Tập hợp các tài liệu lưu trữ phản ánh các hoạt động văn hóa quần chúng, xây dựng đời sống văn hóa cơ sở, nếp sống văn hóa; kiểm tra, ngăn chặn việc kinh doanh, lưu hành sách báo, văn hóa phẩm phản động, đồi trụy; các hoạt động văn hóa kỷ niệm các ngày lễ lớn; công tác giáo dục thường xuyên, bổ túc văn hóa và xóa nạn mù chữ; hỗ trợ tài năng trẻ; phong tặng danh hiệu nhà giáo ưu tú, nhà giáo nhân dân, anh hùng lao động; chính sách ưu đãi, chăm sóc và giúp đỡ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người có công với nước; hoạt động xóa đói giảm nghèo, hướng dẫn công tác từ thiện, nhân đạo, cứu tế, bảo trợ xã hội, trợ cấp khó khăn; tổ chức mạng lưới y tế địa phương; khám chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân; điều tra dân số kế hoạch hóa gia đình; hoạt động thể dục thể hao và phong trào thể thao của quần chúng
Ví dụ: Tập Quyết định của UBND huyện xây dựng nhà văn hoá; lớp học các điểm tái định cư huyện Mai Sơn năm 2007[60, tr.144])
Ví dụ: Tập Chỉ thị, Báo cáo của UBND huyện Thuận Châu, Trung tâm Y tế dự phòng, Trung tâm Y tế huyện Thuận Châu về việc phòng chống dịch bệnh truyền nhiễm năm 2003[60, tr.127]