Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự vật, một khái niệm. Cho đến nay, các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền như Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh... đã tiến hành nhiều đợt kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức song vẫn chưa xây dựng được một bộ tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Hiện nay, khi đánh giá về chất lượng công tác lưu trữ, thường sẽ đánh giá trên những khía cạnh: Công tác tổ chức, biên chế và đào tạo; Tuyên truyền, phổ biến và xây dựng văn bản; Tình hình
kỳ về văn thư, lưu trữ; Tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Trên cơ sở tham khảo ý kiến cán bộ làm công tác kiểm tra của Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh, một số kế hoạch kiểm tra công tác lưu trữ của các cơ quan, tác giả đề xuất đánh giá chất lượng công tác lưu trữ theo Bảng tiêu chí đánh giá như sau:
BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
STT Tiêu chí đánh giá Đánh giá
1 Công tác tổ chức và cán bộ lƣu trữ
* Tổ chức
- Có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
- Không có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan * Biên chế
- Bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách
- Không bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách * Trình độ chuyên môn
- Được đào tạo về lưu trữ
- Không được đào tạo về lưu trữ
* Thực hiện chế độ bảo hộ lao động, phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bồi dưỡng hiện vật cho cán bộ lưu trữ theo quy định hiện hành. - Đã thực hiện - Chưa thực hiện Tốt Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt
- Đã tổ chức - Không tổ chức
* Cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ
- Thường xuyên - Thỉnh thoảng - Không tham gia
* Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
- Đã ban hành - Chưa ban hành
* Ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu, các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
- Đã ban hành - Chưa ban hành Tốt Không đạt Tốt Trung bình Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt
3 Thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ
* Thu thập, bổ sung tài liệu
- 85%-100% các phòng ban chuyên môn, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
- 70%-85% các phòng ban chuyên môn, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
Tốt Khá
quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
- <50%-70% các phòng ban chuyên môn, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý hoàn chỉnh toàn bộ tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý từ 70% đến 90% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý từ 50% đến dưới 70% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý từ 50% đến dưới 70% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý dưới 50% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ
* Tiêu hủy tài liệu
- Tiêu hủy tài liệu đúng thủ tục, quy trình
- Không tiến hành tiêu hủy tài liệu hoặc tiêu hủy tài liệu không đúng thủ tục, quy trình
* Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
- Có có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu - Không có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu
- Có phương tiện và các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu...)
- Không có phương tiện và các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu...)
Không đạt Xuất sắc Tốt Khá Trung bình Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt
4 Kho lƣu trữ và bảo quản tài liệu lƣu trữ
* Kho và thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu
- Đã xây kho lưu trữ độc lập bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật và có đầy đủ các thiết bị bảo quản - Đã xây kho lưu trữ độc lập nhưng chưa bố trí được đầy đủ các thiết bị bảo quản
- Chưa xây kho lưu trữ độc lập nhưng bố trí được kho đủ diện tích và các thiết bị bảo quản - Không có kho bảo quản tài liệu
* Chế độ thống kê, kiểm tra, vệ sinh kho tàng và tài liệu - Thường xuyên, định kỳ
- Không thường xuyên, không định kỳ
Tốt Khá Trung bình Không đạt Tốt Không đạt
5 Thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo đột xuất hoặc theo yêu cầu và chế độ báo cáo thống kê định kỳ
- Thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn
- Có thực hiện nhưng chưa đầy đủ hoặc chưa đúng hạn - Không thực hiện
Tốt
Trung bình Không đạt
6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ
- Đã tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Chưa tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tốt
1.4.3. Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền đi ̣a phương cấp huyê ̣n thuộc tỉnh Sơn La
Trong quá trình hoa ̣t đô ̣ng của các cơ quan chính quyền đi ̣a phương cấp huyê ̣n thuô ̣c tỉnh Sơn La , công tác lưu trữ đã được ta ̣o điều kiê ̣n nảy sinh , hình thành và phát triển gắn li ền với các cơ quan này . Tuy nhiên, công tác lưu trữ ở các cơ quan chính quyền đi ̣a phương cấp huyê ̣n thuô ̣c tỉnh Sơn La nói riêng và ở các cơ quan, tổ chứ c nói chung còn rất nhiều ha ̣n chế , đòi hỏi có những giải pháp cần thiế t để nâng cao chất lượng , đáp ứng yêu cầu khai thác , tra cứu thông tin của đô ̣c giả trong và ngoài cơ quan , tổ chức đó. Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ta ̣i các cơ quan chính quyền đi ̣a phương cấp huyê ̣n th uô ̣c tỉnh Sơn La sẽ đem lại những thuận lợi sau:
Phát huy tối đa giá trị của khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt đô ̣ng của HĐND , UBND cấp huyê ̣n . Như tác giả đã trình bày ở mục 1.3.3, tài liệu hình thành trong quá trình hoa ̣t đô ̣ng của các cơ quan này có ý nghĩa to lớn về mă ̣t chính trị, quản lý và khoa học . Những giá tri ̣ này chỉ có thể phát huy được khi các tài liệu lưu trữ này được tổ chức khoa học , các nghiệp vụ lưu t rữ được thực hiê ̣n chính xác, đáp ứng tối đa nhu cầu khai thác thông tin tư liê ̣u của đô ̣c giả.
Mă ̣t khác, HĐND và UBND đều là các cơ quan nhà nước có vi ̣ trí pháp lý cao trong hê ̣ thống tổ chức bô ̣ máy nhà nước ở đi ̣ a phương, được đầu tư tương đối nhiều về mă ̣t cơ sở vâ ̣t chất , kinh phí hoa ̣t đô ̣ng , chất lượng nguồn nhân lực . Bởi vâ ̣y, so với các loa ̣i cơ quan , tổ chức khác, công tác lưu trữ có điều kiện phát triển , thực hiê ̣n đầy đủ các nghiê ̣p vu ̣ lưu trữ cơ bản.
Tiểu kết chƣơng 1:
Tất cả các văn bản pháp luật có hiệu lực thi hành từ Hiến pháp đầu tiên (1946) đến các luật và văn bản dưới luật về tổ chức bộ máy Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 tới Hiến pháp 1992 (sửa đổi, bổ sung) đều ghi nhận mỗi cấp chính quyền địa phương có HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, UBND là cơ quan chấp hành của HĐND và hành chính nhà nước ở địa
riêng, sẽ bảo quản được một khối lượng lớn tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh tương đối đầy đủ, rõ nét, chân thực về tình hình, kết quả quản lý nhà nước ở địa phương; những chủ trương, chính sách đặc biệt dành cho Sơn La về kinh tế, dân tộc, tôn giáo và kết quả thực hiện những chính sách này của chính quyền địa phương cấp huyện; cung cấp những tư liệu quý cho việc biên soạn các xuất bản phẩm, ấn phẩm, tài liệu của địa phương nói riêng và tỉnh Sơn La nói chung. Việc lưu trữ và khai thác những tài liệu này không chỉ có tác dụng đối với chính cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, mà còn tạo ra nguồn sử liệu quan trọng, chân thực để các nhà quản lý, các nhà khoa học nghiên cứu, đánh giá tương đối chính xác tình hình phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá trong công tác lãnh đạo, quản lý.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA
2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ
2.1.1. Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ
Ý thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ tốt các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của mình, HĐND, UBND cấp huyện của tỉnh Sơn La đã bố trí cán bộ đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến công tác quản lý văn bản đi – đến của cơ quan. Đến khi Thông tư số 40/1998/TT-TCCP, sau đó là Thông tư số 21/2005/TT-BNV ra đời và có hiệu lực, bộ phận làm công tác lưu trữ chính thức được định hình trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan này. Theo hai Thông tư nêu trên, bộ phận lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện được thành lập, đảm nhiệm đồng thời cả chức năng của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến khi Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ra đời, tuy chức năng quản lý nhà nước được chuyển sang cho phòng Nội vụ quản lý nhưng lúc này, lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện vẫn tiếp tục kiêm nhiệm làm trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Đến nay, khi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực, lưu trữ của HĐND và UBND các cấp chỉ còn đảm nhiệm chức năng của một lưu trữ hiện hành. Như vậy, nếu theo quy định hiện hành của nhà nước, quy định của bản thân cơ quan, lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện nằm trong Văn phòng HĐND – UBND của huyện đó và là một lưu trữ hiện hành.
Trên cơ sở khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy hầu hết lưu trữ các huyện của Sơn La vẫn chỉ đảm nhiệm chức năng của 1 lưu trữ hiện hành kể từ khi Thông tư số 40/1998/TT-TCCP có hiệu lực cho đến khi Luật lưu trữ ra đời. Hiện tại, bộ phận lưu trữ cấp huyện của Sơn La được tổ chức theo 1 trong 2 hình thức sau:
Thứ nhất, bộ phận lưu trữ nằm trong Văn phòng HĐND – UBND của các huyện. Hầu hết bộ phận lưu trữ tài liệu của HĐND – UBND được tổ chức theo hình thức này ở các huyện: Bắc Yên, Sốp Cộp, Thuận Châu, Mộc Châu…Tuy nhiên, bộ phận lưu trữ thường được ghép chung với văn thư thành Tổ (Tổ Văn thư, lưu trữ, kế
Yên…). Hầu hết các Tổ/ bộ phận Văn thư – Lưu trữ này hoạt động theo Quy chế làm việc chung của Văn phòng, theo sự phân công chỉ đạo công việc trực tiếp của Chánh văn phòng.
Thứ hai, bộ phận lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện không nằm trong Văn phòng của huyện đó mà lại thuộc cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ, tiêu biểu như ở HĐND và UBND thành phố Sơn La. Khi tác giả đi khảo sát thực tế, phỏng vấn trực tiếp Chánh văn phòng thì được biết Văn phòng HĐND – UBND thành phố chỉ bố trí cán bộ làm công tác văn thư, còn lại, nhiệm vụ lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan do cán bộ lưu trữ của phòng Nội vụ đảm nhiệm. Xuất phát từ thực tế là cơ sở làm việc của phòng Nội vụ nằm trong trụ sở của HĐND – UBND thành phố Sơn La, cán bộ văn thư – lưu trữ của phòng vừa đảm nhiệm công tác văn thư của phòng, vừa đảm nhiệm công tác lưu trữ của HĐND – UBND thành phố.
Như vậy có thể thấy , mă ̣c dù đều là các cơ quan tương đương nhau về vị trí pháp lý song hình thức tổ chức bộ phận lưu trữ của các cơ quan nhà nước này lại không thống nhất, không đồng bộ và rõ ràng.
2.1.2. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
♦ Biên chế cán bộ lưu trữ của huyện
Nắm bắt được vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hầu hết tại HĐND, UBND các huyện đã bố trí được ít nhất 01 cán bộ có biên chế cán bộ lưu trữ chuyên trách, ngạch lưu trữ viên. Chỉ riêng có HĐND – UBND thành phố là sử dụng cán bộ lưu trữ của phòng Nội vụ mà không thành lập hay bố trí cán bộ lưu trữ trong cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND. Cụ thể tình hình cán bộ lưu trữ tại HĐND – UBND cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La được thể hiện rõ ràng qua bảng số liệu thống kê sau:
Bảng 2.1: Tình hình cán bộ lưu trữ tại HĐND – UBND cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La STT Huyện Số lượng Giới tính Trình độ Chuyên ngành được
đào tạo Độ tuổi Ghi chú
1 Bắc Yên 02 Nữ Cao đẳng QTVP – Lưu trữ Dưới 25 tuổi Chuyên trách
2 Mai Sơn 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Trên 35 tuổi Chuyên trách
3 Mộc Châu 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
4 Mường La 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
5 Phù Yên 01 Nữ Đại học Thư viện – Thông tin Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
6 Quỳnh Nhai 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
7 Sông Mã 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
8 Sốp Cộp 01 Nam Trung cấp Văn phòng – Thống kê Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
9 Thành phố 0/1 Nữ Cao đẳng QTVP – Lưu trữ Dưới 25 tuổi Sử dụng CBLT phòng Nội vụ
10 Thuận Châu 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Chuyên trách 11 Yên Châu 01 Nữ Trung cấp Văn phòng – Thống kê Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
12 Vân Hồ 0/1 Nữ Cao đẳng QTVP – Lưu trữ Dưới 25 tuổi Kiêm cả văn thư
Qua bảng thống kê sau có thể thấy:
Thứ nhất, 83,33% HĐND – UBND cấp huyện (10/12 Văn phòng HĐND - UBND huyện) đã quan tâm bố trí được cán bộ làm công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù được tuyển dụng với chức danh cán bộ lưu trữ chuyên trách, song trên thực tế, phần lớn cán bộ lưu trữ phải kiêm nhiệm công việc của cán bộ văn thư. Mặc dù trong biên chế cán bộ của các HĐND – UBND đã có cán bộ văn thư chuyên trách song do khối lượng công việc nhiều, lại chỉ được bố trí 01 cán bộ nên thường lãnh