cấp huyện
Trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ ở cấp huyện, tác giả nhận thấy, hệ thống này thiếu tính ổn định và thực sự không đầy đủ. Tác giả xin mạnh dạn chỉ ra những nhược điểm trong hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ này trên các khía cạnh sau:
Một là, vị trí, chức năng, vai trò của bộ phận lưu trữ tại HĐND – UBND thường xuyên thay đổi. Thông tư 40/1998/TT-TCCP là văn bản đầu tiên chính thức xác lập vị trí của bộ phận lưu trữ, yêu cầu việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBND huyện để giúp Chánh Văn phòng và UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện. Đến Thông tư 21/2005/TT-BNV, bộ phận lưu trữ tại HĐND – UBND các huyện đảm nhận vai trò của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện. Thông tư 02/2010/TT- BNV quy định chuyển chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện cho Phòng Nội vụ, lưu trữ tại HĐND – UBND các huyện tiếp tục thực hiện song song hai nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến khi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 chính thức có hiệu lực, lưu trữ HĐND – UBND các huyện chỉ còn là một lưu trữ hiện hành. Như vậy, chỉ trong vòng bẩy năm, lưu trữ của HĐND – UBND các huyện đã có sự thay đổi mạnh mẽ về vị trí, vai trò của
Hai là, không có hướng dẫn cụ thể thống nhất về hình thức tổ chức bộ phận lưu trữ của HĐND – UBND huyện. Hiện nay việc tổ chức bộ phận lưu trữ các huyện đang làm theo thói quen cũ và quan điểm của lãnh đạo cơ quan.
Ba là, không xác định rõ được biên chế cụ thể đảm nhiệm vai trò tham mưu hoạt động quản lý nhà nước và thực hiện nghiệp vụ cho lưu trữ huyện. Hiện nay, các Văn phòng HĐND – UBND huyện vẫn tiếp tục thực hiện theo tinh thần của Thông tư 21/2005/TT-BNV để bố trí cán bộ lưu trữ của cơ quan là chuyên trách hay kiêm nhiệm, còn lại các phòng Nội vụ chưa quan tâm nhiều đến chức năng quản lý nhà nước được giao nên tận dụng cán bộ lưu trữ tiếp tục kiêm nhiệm.
Bốn là, hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nói chung thì tương đối đầy đủ, song gắn cụ thể với lưu trữ huyện thì rất hạn chế. Qua khảo sát tác giả thấy, liên quan trực tiếp đến lưu trữ cấp huyện mới chỉ có các văn bản hướng dẫn về vị trí của lưu trữ huyện, danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện (đã hết hiệu lực)…còn thiếu những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể cho lưu trữ huyện. Cho đến nay, các nghiệp vụ lưu trữ của lưu trữ huyện chủ yếu dựa vào những hướng dẫn chung cho tất cả các cơ quan, tất cả các cấp, cho nên thực sự chưa ảnh lớn đến việc cải thiện chất lượng công tác lưu trữ tài liệu cấp huyện.