Ý thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ tốt các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của mình, HĐND, UBND cấp huyện của tỉnh Sơn La đã bố trí cán bộ đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến công tác quản lý văn bản đi – đến của cơ quan. Đến khi Thông tư số 40/1998/TT-TCCP, sau đó là Thông tư số 21/2005/TT-BNV ra đời và có hiệu lực, bộ phận làm công tác lưu trữ chính thức được định hình trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan này. Theo hai Thông tư nêu trên, bộ phận lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện được thành lập, đảm nhiệm đồng thời cả chức năng của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến khi Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ra đời, tuy chức năng quản lý nhà nước được chuyển sang cho phòng Nội vụ quản lý nhưng lúc này, lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện vẫn tiếp tục kiêm nhiệm làm trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Đến nay, khi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực, lưu trữ của HĐND và UBND các cấp chỉ còn đảm nhiệm chức năng của một lưu trữ hiện hành. Như vậy, nếu theo quy định hiện hành của nhà nước, quy định của bản thân cơ quan, lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện nằm trong Văn phòng HĐND – UBND của huyện đó và là một lưu trữ hiện hành.
Trên cơ sở khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy hầu hết lưu trữ các huyện của Sơn La vẫn chỉ đảm nhiệm chức năng của 1 lưu trữ hiện hành kể từ khi Thông tư số 40/1998/TT-TCCP có hiệu lực cho đến khi Luật lưu trữ ra đời. Hiện tại, bộ phận lưu trữ cấp huyện của Sơn La được tổ chức theo 1 trong 2 hình thức sau:
Thứ nhất, bộ phận lưu trữ nằm trong Văn phòng HĐND – UBND của các huyện. Hầu hết bộ phận lưu trữ tài liệu của HĐND – UBND được tổ chức theo hình thức này ở các huyện: Bắc Yên, Sốp Cộp, Thuận Châu, Mộc Châu…Tuy nhiên, bộ phận lưu trữ thường được ghép chung với văn thư thành Tổ (Tổ Văn thư, lưu trữ, kế
Yên…). Hầu hết các Tổ/ bộ phận Văn thư – Lưu trữ này hoạt động theo Quy chế làm việc chung của Văn phòng, theo sự phân công chỉ đạo công việc trực tiếp của Chánh văn phòng.
Thứ hai, bộ phận lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện không nằm trong Văn phòng của huyện đó mà lại thuộc cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ, tiêu biểu như ở HĐND và UBND thành phố Sơn La. Khi tác giả đi khảo sát thực tế, phỏng vấn trực tiếp Chánh văn phòng thì được biết Văn phòng HĐND – UBND thành phố chỉ bố trí cán bộ làm công tác văn thư, còn lại, nhiệm vụ lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan do cán bộ lưu trữ của phòng Nội vụ đảm nhiệm. Xuất phát từ thực tế là cơ sở làm việc của phòng Nội vụ nằm trong trụ sở của HĐND – UBND thành phố Sơn La, cán bộ văn thư – lưu trữ của phòng vừa đảm nhiệm công tác văn thư của phòng, vừa đảm nhiệm công tác lưu trữ của HĐND – UBND thành phố.
Như vậy có thể thấy , mă ̣c dù đều là các cơ quan tương đương nhau về vị trí pháp lý song hình thức tổ chức bộ phận lưu trữ của các cơ quan nhà nước này lại không thống nhất, không đồng bộ và rõ ràng.
2.1.2. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
♦ Biên chế cán bộ lưu trữ của huyện
Nắm bắt được vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hầu hết tại HĐND, UBND các huyện đã bố trí được ít nhất 01 cán bộ có biên chế cán bộ lưu trữ chuyên trách, ngạch lưu trữ viên. Chỉ riêng có HĐND – UBND thành phố là sử dụng cán bộ lưu trữ của phòng Nội vụ mà không thành lập hay bố trí cán bộ lưu trữ trong cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND. Cụ thể tình hình cán bộ lưu trữ tại HĐND – UBND cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La được thể hiện rõ ràng qua bảng số liệu thống kê sau:
Bảng 2.1: Tình hình cán bộ lưu trữ tại HĐND – UBND cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La STT Huyện Số lượng Giới tính Trình độ Chuyên ngành được
đào tạo Độ tuổi Ghi chú
1 Bắc Yên 02 Nữ Cao đẳng QTVP – Lưu trữ Dưới 25 tuổi Chuyên trách
2 Mai Sơn 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Trên 35 tuổi Chuyên trách
3 Mộc Châu 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
4 Mường La 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
5 Phù Yên 01 Nữ Đại học Thư viện – Thông tin Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
6 Quỳnh Nhai 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
7 Sông Mã 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
8 Sốp Cộp 01 Nam Trung cấp Văn phòng – Thống kê Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
9 Thành phố 0/1 Nữ Cao đẳng QTVP – Lưu trữ Dưới 25 tuổi Sử dụng CBLT phòng Nội vụ
10 Thuận Châu 01 Nữ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Từ 25-35 tuổi Chuyên trách 11 Yên Châu 01 Nữ Trung cấp Văn phòng – Thống kê Từ 25-35 tuổi Kiêm cả văn thư
12 Vân Hồ 0/1 Nữ Cao đẳng QTVP – Lưu trữ Dưới 25 tuổi Kiêm cả văn thư
Qua bảng thống kê sau có thể thấy:
Thứ nhất, 83,33% HĐND – UBND cấp huyện (10/12 Văn phòng HĐND - UBND huyện) đã quan tâm bố trí được cán bộ làm công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù được tuyển dụng với chức danh cán bộ lưu trữ chuyên trách, song trên thực tế, phần lớn cán bộ lưu trữ phải kiêm nhiệm công việc của cán bộ văn thư. Mặc dù trong biên chế cán bộ của các HĐND – UBND đã có cán bộ văn thư chuyên trách song do khối lượng công việc nhiều, lại chỉ được bố trí 01 cán bộ nên thường lãnh đạo các văn phòng HĐND – UBND yêu cầu cán bộ lưu trữ phải kiêm nhiệm làm cả công tác văn thư, hỗ trợ thường xuyên cho cán bộ văn thư chuyên trách.
Thứ hai, độ tuổi trung bình của cán bộ lưu trữ tương đối trẻ, 91,67% cán bộ lưu trữ có độ tuổi dưới 35 tuổi. Đây là đội ngũ cán bộ mới được tuyển dụng thay cho các cán bộ lưu trữ đã về hưu. Tuy nhiên, do sau khi cán bộ lưu trữ cũ đã về hưu mới tiến hành tuyển dụng cán bộ lưu trữ mới, dẫn đến việc, ở nhiều huyện. thành phố, cán bộ lưu trữ mới không nắm rõ hết được tình hình, gặp lúng túng trong việc trả lời nghiệp vụ lưu trữ và những kết quả đã đạt được của lưu trữ cơ quan.
Ví dụ: khi tác giả có phỏng vấn trực tiếp cán bộ lưu trữ của huyện Bắc Yên, Mộc Châu, Thành phố, cán bộ lưu trữ không nắm được: cơ quan đã ban hành được những văn bản nào có liên quan đến công tác lưu trữ; những đợt chỉnh lý tài liệu của cơ quan…Hầu hết, cán bộ lưu trữ chỉ trả lời được những thông tin có thể tìm thấy trong Mục lục hồ sơ của cơ quan.
Thứ ba, 100% cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ trung cấp trở lên. Phần lớn trong đó là cán bộ được đào tạo về lưu trữ, nhưng cũng có thể thấy tình trạng tuyển dụng trái ngành còn tiếp diễn. Mặt khác, sau khi phỏng vấn một số cán bộ lưu trữ, tác giả được biết, tất cả các cán bộ này đều không có sự thay đổi về trình độ sau khi được tuyển dụng, điều đó có nghĩa, việc thường xuyên học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn chưa được cả cán bộ lưu trữ và lãnh đạo cơ quan quan tâm.
♦ Học tập, bồi dưỡng, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn
Bằng việc phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp cán bộ lưu trữ qua điện thoại, tác giả nhận thấy, hầu như cán bộ lưu trữ không tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng
khách quan là lãnh đạo cơ quan không tạo nhiều điều kiện cho đi học vì sợ ảnh hưởng đến công việc, còn do chính tâm lý “ngại học” của cán bộ lưu trữ. Một số cán bộ lưu trữ có ý định theo học các khóa đào tạo tại chức hay liên thông cũng hướng sang một chuyên ngành khác để thuận tiện cho việc điều chuyển sang làm chuyên viên văn hóa, chuyên viên kinh tế…sau này.
Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cũng chưa được lãnh đạo các huyện quan tâm đến. Do điều kiện đường xá xa xôi, khoảng cách giữa các huyện với thành phố tương đối lớn, Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Sơn La cũng không thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn. Khi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành những văn bản quy định mới thì lãnh đạo Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Sơn La, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND các huyện yêu cầu các cán bộ lưu trữ tự tìm hiểu, nghiên cứu. Nếu gặp vướng mắc sẽ chủ động tự liên hệ trao đổi điện thoại với cán bộ của Chi cục. Tuy nhiên, đối với các cán bộ lưu trữ mới về nhận công tác, lãnh đạo Văn phòng cũng có chủ động mời cán bộ lưu trữ của phòng Nội vụ (ở các huyện), Chi cục (ở thành phố) trao đổi, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể theo cách “cầm tay chỉ việc”. Tuy nhiên, do cán bộ lưu trữ này chỉ có thể bố trí hướng dẫn được từ 1-2 buổi cho nên cũng không mang lại nhiều hiệu quả tích cực trong thực tế.
♦ Chế độ cho cán bộ lưu trữ
Việc tiến hành chi trả phụ cấp cho cán bộ lưu trữ căn cứ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ; Thông tư liên tịch số 13/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 30/5/2012 của Bộ Lao động thương binh xã hội và Bộ Y tế về hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại; Công văn số 758/VTLTNN-TCCB, ngày 13 tháng 11 năm 2006 của Cục
hại cho cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ tại các HĐND – UBND cấp huyện chưa thống nhất, đồng bộ, từ đó ảnh hưởng ít nhiều đến quyền lợi và tâm lý làm việc của cán bộ lưu trữ. Qua phỏng vấn sơ bộ, việc chi trả mức trợ cấp Mức 2, hệ số 0,2 tính theo mức lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ (hệ số 0,2 x mức lương tối thiểu hiện hành) mới được thực hiện ở huyện Bắc Yên, Mai Sơn, ngay cả cán bộ lưu trữ của HĐND – UBND thành phố cũng chưa được hưởng sự hỗ trợ này.
Cũng qua phỏng vấn, tác giả được biết, hầu như chưa có trường hợp cán bộ lưu trữ nào được khen thưởng từ danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp tỉnh trở lên. Việc thực hiện chính sách thiếu công bằng, thống nhất đối với cán bộ lưu trữ đã tạo ra tâm lý e ngại, thiếu nhiệt tình và xu hướng muốn chuyển vị trí trong công việc của một số cán bộ lưu trữ.
2.2. Hệ thống các quy định, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ
2.2.1. Quy chế làm việc của cơ quan và văn phòng
Do đã xác định công tác lưu trữ của cơ quan sẽ được ban hành trong một quy chế riêng nên hầu hết trong quy chế làm việc của cơ quan và Văn phòng HĐND – UBND các huyện chủ yếu chỉ đề cập đến 02 vấn đề có liên quan đến công tác lưu trữ:
Thứ nhất, giao việc tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ cho Văn phòng HĐND – UBND.
Thứ hai, khẳng định vị trí của bộ phận lưu trữ trong Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND – UBND đó.
Ví dụ: Thành lập “Tổ Văn thư, lưu trữ, kế toán, tài vụ, thủ quỹ” trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thuận Châu [40, Điều 4]
2.2.2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Tại thời điểm tác giả tiến hành khảo sát, một số HĐND – UBND huyện đã xây dựng được quy chế công tác văn thư, lưu trữ mới gắn với Thông tư số 04/2013/TT-Bộ Nội vụ, còn lại phần lớn vẫn đang thực hiện quy chế theo hướng
♦ Theo nội dung Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
Ví dụ: Quyết định số 3362/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2006 của UBND huyện Bắc Yên về việc ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan Văn phòng HĐND – UBND huyện. [Phụ lục số 2]
Ví dụ: Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2012 của UBND huyện Phù Yên về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Phù Yên
♦ Theo nội dung Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Theo quy định của Thông tư số 02/2010/TT-BNV, trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của cấp huyện sẽ do phòng Nội vụ quản lý. Theo đó, sau khi có Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức mới ra đời, Trưởng phòng Nội vụ một số huyện đã khẩn trương lập dự thảo Tờ trình, đề nghị Chủ tịch UBND huyện ban hành Quy chế mới về công tác văn thư, lưu trữ.
Ví dụ: Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 5/8/2013 của UBND huyện Sốp Cộp về việc Ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ huyện. [Phụ lục số 3]
Như vậy, có thể thấy, việc tổ chức ban hành các quy định, hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ của các huyện diễn ra khá nhanh chóng, cập nhật được các quy định mới, song giá trị thực tiễn lại không cao. Giữa quy định và thực tiễn có rất nhiều mâu thuẫn, bất cập, thực tiễn trái với quy định mặc dù quy định đã có hiệu lực thi hành.
Ví dụ: tại mục 1, điều 25 trong Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ huyện Phù Yên có quy định: “Tất cả cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành”. Trên thực tế, tác giả có phỏng vấn
thành lập cho đến thời điểm tháng 5/2013, cán bộ lưu trữ chưa thu được bất kỳ một hồ sơ công việc nào.
2.2.3. Một số văn bản khác
♦ Trong các Chỉ thị về tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ do Chủ tịch UBND huyện ban hành
Ngày 27 tháng 4 năm 2007, Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La có ban hành Chỉ thị số 18/2007/CT-UBND Về việc tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ. Trên cơ sở nghiên cứu, triển khai thực hiện chỉ thị này, lãnh đạo UBND một số huyện cũng đã ban hành các chỉ thị tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực