1.3.3.1. Ý nghĩa quản lý
Như đã trình bày ở mục 1.3.2, để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn của mình, HĐND, UBND các huyện đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổng kết…phản ánh tương đối đầy đủ phương pháp và kết quả thực hiện công tác quản lý trên tất cả các lĩnh vực của đời sống trên địa bàn của địa phương như: kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, biên giới, an ninh
quốc phòng, trật tự an toàn xã hội…Những tài liệu này thường xuyên được cán bộ công chức của HĐND, UBND huyện sử dụng để tham mưu cho lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý và là bằng chứng tin cậy đánh giá hiệu quả công tác quản lý của lãnh đạo địa phương.
1.3.3.2. Ý nghĩa chính trị
Được sự quan tâm của các cơ quan Đảng, Nhà nước ở trung ương, Sơn La đã và đang tiếp tục được các cơ quan, tổ chức chính trị này hỗ trợ thực hiện những chính sách đặc biệt về kinh tế, dân tộc, tôn giáo để có điều kiện phát triển nhanh, mạnh, xóa đói, giảm nghèo, xây dựng đời sống ấm no, hạnh phúc cho nhân dân 12 dân tộc anh em trong địa bàn tỉnh. Theo đó, chính quyền cấp tỉnh nói chung, chính quyền nhà nước cấp huyện nói riêng đã mạnh dạn triển khai nhiều biện pháp thực hiện các chương trình lớn như: 1331, 1352, 9253, xây dựng công trình thủy điện Sơn La…và đã thu được nhiều thắng lợi quan trọng, từng bước tạo nên “bức tranh kinh tế - xã hội đầy khởi sắc cho Sơn La trong thời kỳ đổi mới”. [9, tr.5] Nội dung tài liệu lưu trữ hiện được bảo quản trong các lưu trữ đã phản ánh chân thực những chủ trương, chính sách đặc biệt của Đảng và Nhà nước dành cho Sơn La về kinh tế, dân tộc, tôn giáo và kết quả thực hiện những chính sách này của chính quyền địa phương cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La.
Ví dụ: Tập Quyết định, Thông báo của UBND tỉnh về thực hiện chương trình 925 – 135 tại cuộc họp Ban chỉ đạo năm 2000. [60, tr.144]
Ví dụ: Tập Báo cáo, Công văn, Kế hoạch của UBND tỉnh, Ban Định canh Định cư và Kinh tế mới, Ban chỉ đạo 06 huyện v/v công tác triệt phá cây thuốc phiện năm 2002. [60, tr.133]
1
Chương trình 133 tên chính thức là Chương trình mục tiêu quốc gia xóa đói giảm nghèo trong giai đoạn 1998 – 2000. Đây là một chương trình tổng hợp có tính chất liên ngành, nằm trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, với mục tiêu là: giảm tỷ lệ hộ đói nghèo trong tổng số hộ của cả nước xuống còn 10% vào năm 2000.
2
Chương trình 135 có tên chính thức là Chương trình Phát triển kinh tế - xã hội các xã đặc biệt khó khăn vùng đồng bào dân tộc và miền núi giai đoạn 2006 - 2010 (Chương trình 135 giai đoạn II).
Ví dụ: Tập Công văn, Báo cáo của UBND tỉnh, Sở Kế hoạch, UBND huyện v/v Di chuyển nơi cư trú 20 hộ dân tộc Mông từ Lào trở về và điều chỉnh dân cư ổn định định canh định cư năm 2002. [60, tr.114]
Ví dụ: Tập Nghị quyết, Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Công văn của Huyện ủy, UBND, Ban quản lý Di dân tái định cư Thủy điện huyện Quỳnh Nhai v/v dự án di dân tái định cư thủy điện Sơn La năm 2004. [59, tr.126]
Đây là những nguồn tư liệu quan trọng, chứng minh sự quan tâm mạnh mẽ của Đảng, Nhà nước đối với các vùng kinh tế đặc biệt khó khăn, các dân tộc thiểu số Tây Bắc.
1.3.3.3. Ý nghĩa khoa học
Thông qua việc sử dụng có hiệu quả thông tin trong tài liệu lưu trữ, các nhà khoa học đã có được những tư liệu quý giá phục vụ việc biên soạn các xuất bản phẩm, ấn phẩm, tài liệu của từng địa phương (mỗi huyện) nói riêng và tỉnh Sơn La nói chung. Thông thường, tài liệu lưu trữ được sử dụng để góp phần biên soạn các xuất bản phẩm về Sơn La, Lịch sử Đảng bộ tỉnh Sơn La và lịch sử Đảng bộ các huyện thuộc tỉnh Sơn La, tài liệu giảng dạy địa phương.
♦ Xuất bản phẩm về Sơn La
Điều 4 Luật Xuất bản số 19/2012/QH13 quy định: Xuất bản phẩm là tác phẩm, tài liệu về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục và đào tạo, khoa học, công nghệ, văn học, nghệ thuật được xuất bản thông qua nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được cấp giấy phép xuất bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, bằng hình ảnh, âm thanh và được thể hiện dưới các hình thức sau đây: Sách in; Sách chữ nổi; Tranh, ảnh, bản đồ, áp-phích, tờ rơi, tờ gấp; Các loại lịch; Bản ghi âm, ghi hình có nội dung thay sách hoặc minh họa cho sách. [27]. Cho đến nay, mặc dù các xuất bản phẩm về Sơn La có số lượng không nhiều, nhưng trong các xuất bản phẩm này đã sử dụng một số nguồn tư liệu là báo cáo tổng kết, chương trình công tác, ảnh từ lưu trữ các huyện trong tỉnh.
Ví dụ: Biểu đồ cơ cấu kinh tế của Thị xã (nay là Thành phố) Sơn La [9, tr.211]; Quỳnh Nhai [9, tr.219); Thuận Châu [9, tr.242]; Bắc Yên [9, tr.259]; Mai Sơn [9, tr.269]…
Ví dụ: Số liệu thống kê về diện tích, dân số, đơn vị hành chính, tốc độ tăng trưởng GDP, Thu nhập bình quân của: Thị xã (nay là Thành phố) Sơn La [9, tr.209]; Thuận Châu [9, tr.239]; Sốp Cộp [9, tr.307]…
Ví dụ: Số liệu tôn giáo vùng dân tộc thiểu số tỉnh Sơn La (tính đến ngày 30 tháng 6 năm 2008) [57, tr.360-367]
Ví dụ: Ảnh tư liệu Trại bò Thanh Tùng [9, 241]; cánh đồng Mường Tấc (9, tr.250]; cầu Tạ Khoa [9, tr.260]; Chè Tà Xùa [9, tr.261]; Tổng Bí thư Nông Đức Mạnh thăm nhân dân xã Chiềng Tương [9, tr.287]; các đồng chí lãnh đạo tỉnh Sơn La thăm và trồng cây lưu niệm tại Trường phổ thông cấp II-III Phiêng Khoài [9, tr.291]; đồng chè của công ty chè Mộc Châu [9, tr.298]; Tổng bí thư Nông Đức Mạnh thăm công ty cổ phần giống Bò sữa Mộc Châu [9, tr.300]; Bộ đội Biên phòng và dân quân địa phương kiểm tra bảo vệ mốc giới quốc gia [9, tr.308]…
♦ Lịch sử Đảng bộ tỉnh Sơn La và lịch sử Đảng bộ các huyện thuộc tỉnh Sơn La
Nghiên cứu, biên soạn lịch sử lịch sử Đảng bộ các cấp có ý nghĩa quan trọng trong công tác xây dựng Đảng và công tác tuyên giáo, góp phần vào việc nâng cao trình độ nhận thức, giáo dục truyền thống cách mạng, củng cố niềm tin của cán bộ, đảng viên và nhân dân, tạo sức mạnh tổng hợp thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ, mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng – an ninh và xây dựng Đảng. Nhìn chung, nghiên cứu, biên soạn lịch sử Đảng bộ là một công việc đầy vất vả, khó khăn, đòi hỏi người làm công tác biên soạn phải có vốn tri thức lịch sử, phông văn hóa dày dặn, cũng như, phải có phong cách cẩn trọng và nhẫn nại trong công việc. Bởi vậy, việc sử dụng những tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao độ chính xác của thông tin được sử dụng trong việc biên soạn lịch sử Đảng bộ này. Bên cạnh việc sử dụng các tư liệu lưu trữ tại Đảng bộ cấp huyện, các
ban hành nhưng được bảo quản ở các kho lưu trữ của các cơ quan khác để hệ thống tư liệu phong phú và đầy đủ hơn.
Ví dụ: Sử dụng số liệu và thông tin trong Báo cáo của UBND huyện Bắc Yên năm 1982, 1983 để biên soạn ấn phẩm Lịch sử Đảng bộ huyện Bắc Yên. [1, tr.205]
♦ Tài liệu giảng dạy địa phương
Dự án Việt Bỉ “Nâng cao chất lượng đào tạo bồi dưỡng giáo viên tiểu học, trung học cơ sở các tỉnh miền núi phía Bắc Việt Nam”, trong đó có địa bàn tỉnh Sơn La đã tạo điều kiện về kinh tế, kỹ thuật giúp giáo viên các trường biên soạn nội dung giáo dục các vấn đề của địa phương như: Lịch sử địa phương, Địa lý địa phương, Văn học, văn hoá địa phương… để giáo dục tình yêu quê hương, ý thức trách nhiệm xây dựng, bảo vệ và phát triển truyền thống văn hoá địa phương cho các em học sinh. Kết thúc dự án, một số lượng lớn tài liệu giảng dạy địa phương đã được biên soạn thành công, trong đó có được những thông tin quý báu về địa phương từ chính những tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: Số liệu thống kê dân số theo huyện [70, tr.42]
Ví dụ: Ảnh tư liệu Bản Hát Lót (huyện Mai Sơn) – nơi thành lập Chi bộ Đảng đầu tiên của tỉnh Sơn La [30, tr.136]
1.4. Quan điểm , tiêu chí đánh giá chất lƣợng và sự cần thiết phải nâng cao chất lƣơ ̣ng công tác lƣu trƣ̃ ta ̣i các cơ quan chính quyền địa phƣơng cấp huyê ̣n thuô ̣c tỉnh Sơn La
1.4.1. Quan điểm về chất lượng
Chất lượng là một khái niệm đã tồn ta ̣i khá lâu, nhưng chất lượng là một khái niệm gây nhiều tranh cãi. Tuy nhiên, không phải chất lượng là một khái niệm quá trừu tượng đến mức người ta không thể đi đến một cách diễn giải tương đối thống nhất, mặc dù sẽ còn những thay đổi. Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO (Internationa Organization for Standardization), trong dự thảo DIS 9000:2000, đã đưa ra định nghĩa về chất lượng như sau: “Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay qúa trình để đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng và các bên có liên quan" [53]. Từ định nghĩa trên ta rút ra một số đặc điểm sau đây của khái niệm chất lượng:
Một là, chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Nếu một sản phẩm vì lý do nào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượng kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại. Đây là một kết luận then chốt và là cơ sở để các nhà chất lượng định ra chính sách, chiến lược kinh doanh của mình.
Hai là, do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng.
Ba là, khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta phi xét và chỉ xét đến mọi đặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể. Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví dụ như các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội.
Bốn là, nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu chuẩn nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được chúng trong quá trình sử dụng.
Năm là, chất lượng không phi chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta vẫn hiểu hàng ngày. Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình.
1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ
Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự vật, một khái niệm. Cho đến nay, các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền như Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh... đã tiến hành nhiều đợt kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức song vẫn chưa xây dựng được một bộ tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Hiện nay, khi đánh giá về chất lượng công tác lưu trữ, thường sẽ đánh giá trên những khía cạnh: Công tác tổ chức, biên chế và đào tạo; Tuyên truyền, phổ biến và xây dựng văn bản; Tình hình
kỳ về văn thư, lưu trữ; Tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Trên cơ sở tham khảo ý kiến cán bộ làm công tác kiểm tra của Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh, một số kế hoạch kiểm tra công tác lưu trữ của các cơ quan, tác giả đề xuất đánh giá chất lượng công tác lưu trữ theo Bảng tiêu chí đánh giá như sau:
BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
STT Tiêu chí đánh giá Đánh giá
1 Công tác tổ chức và cán bộ lƣu trữ
* Tổ chức
- Có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
- Không có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan * Biên chế
- Bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách
- Không bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách * Trình độ chuyên môn
- Được đào tạo về lưu trữ
- Không được đào tạo về lưu trữ
* Thực hiện chế độ bảo hộ lao động, phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bồi dưỡng hiện vật cho cán bộ lưu trữ theo quy định hiện hành. - Đã thực hiện - Chưa thực hiện Tốt Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt
- Đã tổ chức - Không tổ chức
* Cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ
- Thường xuyên - Thỉnh thoảng - Không tham gia
* Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
- Đã ban hành - Chưa ban hành
* Ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu, các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
- Đã ban hành - Chưa ban hành Tốt Không đạt Tốt Trung bình Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt
3 Thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ
* Thu thập, bổ sung tài liệu
- 85%-100% các phòng ban chuyên môn, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
- 70%-85% các phòng ban chuyên môn, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
Tốt Khá
quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
- <50%-70% các phòng ban chuyên môn, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý hoàn chỉnh toàn bộ tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý từ 70% đến 90% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý từ 50% đến dưới 70% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý từ 50% đến dưới 70% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ - Chỉnh lý dưới 50% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ
* Tiêu hủy tài liệu
- Tiêu hủy tài liệu đúng thủ tục, quy trình
- Không tiến hành tiêu hủy tài liệu hoặc tiêu hủy tài liệu không đúng thủ tục, quy trình
* Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
- Có có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu - Không có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu
- Có phương tiện và các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu...)
- Không có phương tiện và các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu...)
Không đạt Xuất sắc Tốt Khá Trung bình Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt Tốt Không đạt
4 Kho lƣu trữ và bảo quản tài liệu lƣu trữ
* Kho và thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu
- Đã xây kho lưu trữ độc lập bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật và có đầy đủ các thiết bị bảo quản - Đã xây kho lưu trữ độc lập nhưng chưa bố trí được đầy đủ các thiết bị bảo quản
- Chưa xây kho lưu trữ độc lập nhưng bố trí được kho đủ diện tích và các thiết bị bảo quản - Không có kho bảo quản tài liệu