Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quyết định. [8, tr.130].
Trước khi Luật lưu trữ chính thức có hiệu lực thì lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện vẫn là 1 lưu trữ lịch sử, có chức năng, nhiệm vụ bảo
nhiên, khảo sát thực tế tại các lưu trữ của HĐND – UBND các huyện, tác giả nhận thấy, tất cả các kho lưu trữ này chỉ lưu được tài liệu tối đa của 2 phông là: phông HĐND huyện, phông UBND huyện. Trong đó, khối lượng của 2 phông này cũng không hề tương xứng với nhau, phông UBND chiếm đa số, phông HĐND không đầy đủ. Trong phông lưu trữ UBND, phần lớn tài liệu cũng chỉ là tập công văn lưu đi và các văn bản đến, hoàn toàn không có hồ sơ công việc của các phòng, ban chuyên môn giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định. Đối với phông HĐND, do hoạt động theo nhiệm kỳ nên cán bộ lưu trữ chỉ thu tài liệu sau khi nhiệm kỳ kết thúc. Nhưng do thời gian của nhiệm kỳ tương đối dài, lại không thường xuyên giao nộp tài liệu nên hầu hết cán bộ lưu trữ chỉ thu được các tài liệu rời lẻ của Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, hồ sơ quan trọng về các kỳ họp không thấy xuất hiện trong các kho lưu trữ.
Cũng theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 và hiện nay là theo điều 11 của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc [26]. Tuy nhiên, khi khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các cơ quan HĐND – UBND các huyện không đồng nhất với nhau. Chiếm đa số diện tích trong kho lưu trữ là các tập công văn lưu nên để tránh mất mát, thất lạc, cán bộ lưu trữ của các cơ quan đã tùy ý thu tài liệu trên cơ sở thỏa thuận cá nhân với cán bộ văn thư.
Dạng thứ nhất, cán bộ lưu trữ tiến hành thu tài liệu là các tập công văn lưu từ bộ phận văn thư theo quý (3 tháng/ 1 lần). Hình thức này diễn ra ở các cơ quan mà bộ phận lưu trữ chỉ tiến hành lập hồ sơ cho các tập văn bản đi của cơ quan theo tên loại như: tập Quyết định, tập Công văn…Khi tiến hành khảo sát tại HĐND – UBND thành phố Sơn La, tác giả được biết, cứ 3 tháng 1 lần cán bộ lưu trữ sẽ thu tài liệu từ cán bộ văn thư. Sau đó, cán bộ lưu trữ sắp xếp lại theo số, ký hiệu của văn bản theo từng tên loại văn bản. Khi phát hiện thiếu văn bản nào, cán bộ lưu trữ sẽ báo lại cho cán bộ văn thư và yêu cầu cán bộ văn thư tìm bổ sung. Kết quả là đến
Dạng thứ hai, cán bộ lưu trữ tiến hành thu tài liệu là các tập văn bản đi và văn bản đến của cơ quan theo vấn đề hàng năm (kết thúc năm dương lịch sẽ tiến hành thu). Hình thức này diễn ra ở các cơ quan mà bộ phận lưu trữ tiến hành lập hồ sơ cho cả văn bản đi và đến theo vấn đề. Bởi vậy, khi tiến hành khảo sát tại HĐND – UBND huyện Mai Sơn, tác giả được biết, cán bộ lưu trữ đã lập được hồ sơ đến tháng hết tháng 12/2012.
Qua quá trình phỏng vấn trực tiếp cán bộ lưu trữ của các huyện, tác giả được biết, việc tiến hành giao nộp tài liệu chủ yếu là sự thỏa thuận bất thành văn với cán bộ văn thư, không có biên bản giao nộp, không tuân thủ cả thời hạn và trình tự thủ tục giao nộp được pháp luật quy định. Ngoài việc giao nộp tài liệu rời lẻ, lộn xộn là các tập công văn lưu, cán bộ lưu trữ có thu thêm các quyển Sổ đăng ký văn bản đi – đến để phục vụ nhu cầu tra cứu văn bản rời lẻ của các độc giả.
Như vậy, thực chất kho lưu trữ của HĐND – UBND huyện mới chỉ thực hiện được một phần chức năng của lưu trữ hiện hành, chưa thể hiện được vai trò của lưu trữ lịch sử trước khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành. Tất cả tài liệu là hồ sơ công việc của các phòng, ban trực thuộc UBND, chuyên viên Văn phòng HĐND – UBND các huyện đều không được nộp lưu theo đúng trình tự, thủ tục giao nộp quy định. Đây là hạn chế rất lớn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ các huyện, bởi lẽ, chỉ có hồ sơ công việc mới có thể phản ánh trọn vẹn trình tự giải quyết một công việc cụ thể, thỏa mãn được nhu cầu tra cứu công việc của các độc giả.