Công nghệ thông tin là thuật ngữ chỉ chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và quá trình xử lý thông tin. Công nghệ thông tin cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi tính và các phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa của con người. Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ là việc “áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia. [11]
Hiện nay có thể áp dụng được rất nhiều thành tựu của khoa học máy tính nói riêng và khoa học công nghệ nói chung vào công tác lưu trữ như: số hóa tài liệu; phần mềm quản ký hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, thực tế tại các kho lưu trữ của các huyện cho tác giả thấy, các cơ quan chưa quan tâm đến vấn đề này, mới chỉ sử dụng máy vi tính đơn thuần để điền thông tin mục lục hồ sơ và đánh mục lục văn bản có trong hồ sơ trên phần mềm Microsoft Office Word. Còn lại, chưa hề quan tâm đến việc triển khai nghiên cứu sử dụng các phần mềm hay công nghệ mới để giảm bớt gánh nặng cho cán bộ làm công tác lưu trữ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
2.4.1. Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thực hiện Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thực hiện
Đánh giá đúng vai trò của việc tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND các huyện, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã thành lập các đoàn kiểm tra xuống các cơ quan nhà nước ở địa phương như: UBND huyện Mai Sơn, Sông Mã…Kết quả kiểm tra cho thấy, công tác lưu trữ ở các huyện đã thực hiện được các nội dung cơ bản, song cũng có rất nhiều bất cập lớn xuất phát từ năng lực chuyên môn của cán bộ lưu trữ, sự thiếu quan tâm sát sao của lãnh đạo cơ quan và ý thức của cán bộ, công chức trong cơ quan.
Hàng năm, nội dung kiểm tra được đưa vào trong kế hoạch hoạt động chung của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. Thông thường, một năm sẽ tiến hành kiểm tra từ mô ̣t đến hai UBND huyện và mô ̣t số cơ quan khác như Kho bạc, Sở, Ban. Tuy nhiên, việc kiểm tra diễn ra rất đơn giản, không có nội dung kiểm tra cụ thể, không có phiếu đánh giá, kiểm tra chủ yếu mang tính chất trao đổi chuyên môn để lưu trữ các cơ quan này làm tốt hơn. Chính vì vậy, có thể thấy, hoạt động kiểm tra không mang tính chất răn đe, không xử lý vi phạm và do vậy, sau kiểm tra, lưu trữ của các cơ quan cũng không có nhiều thay đổi tích cực. Mặc dù chỉ có mười mô ̣t đơn vị hành chính cấp huyện, nhưng qua phỏng vấn cán bộ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, tác giả được biết số huyện thực tế kiểm tra được còn rất khiêm tốn, sau kiểm tra không có biên bản hay báo cáo kết quả cụ thể, chi tiết. Kết quả kiểm tra chỉ được lồng ghép trong Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. [Phụ lục 7]
Ví dụ: “Đối với cấp huyện, qua kiểm tra 04 huyện cho thấy các huyện nước đầu đã quan tâm đến nghiệp vụ lưu trữ như: bố trí cán bộ lưu trữ, trang thiết bị để bảo quản tài liệu, sắp xếp, chỉnh lý, đã bố trí phòng, kho để bảo quản và phục vụ việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.” [4]
Cho đến nay, qua khảo sát thực tế, tác giả cũng được biết Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cũng chưa xử lý được bất cứ trường hợp vi phạm nào trong công tác lưu trữ.
2.4.2. Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Phòng Nội vụ thực hiện Phòng Nội vụ thực hiện
Thông tư số 04/2008/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã xác định nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ về quản lý công tác văn thư – lưu trữ như sau:
“Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định về công tác văn thư – lưu trữ;
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện” [47]
Mặc dù chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp huyện đã được chuyển sang cho Phòng Nội vụ, nhưng dường như Phòng Nội vụ của các huyện chưa có động thái gì đáng kể để chứng minh vai trò mới của mình. Cũng do hạn chế về biên chế, cán bộ lưu trữ của các phòng Nội vụ thường phải kiểm thêm văn thư của Phòng cho nên không bố trí được thời gian quan tâm đến công tác lưu trữ của HĐND – UBND huyện. Qua khảo sát thực tế, tác giả được biết chỉ một số Phòng Nội vụ có ban hành hướng dẫn công tác lưu trữ nói chung cho các cơ quan, chứ chưa có bất cứ hoạt động kiểm tra nào đối với lưu trữ của các cơ quan trong phạm vi quản lý. Và do vậy, từ trước đến nay, Phòng Nội vụ cũng chưa xử lý được bất kỳ trường hợp vi phạm nào trong công tác lưu trữ.
Thông qua hoạt động kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cũng đã góp phần đánh giá đúng thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, từ đó giúp các cơ quan, tổ chức khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm đã đạt được để làm tốt hơn nữa công tác này. Tuy nhiên, có thể khẳng định, hoạt động kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền diễn ra manh mún, nhỏ lẻ, thiếu minh bạch và bằng chứng rõ ràng.
Tiểu kết chƣơng 2:
có trình độ chuyên môn làm công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, lãnh đạo và cán bộ lưu trữ của các cơ quan này cũng đã xây dựng và ban hành được hệ thống các quy định, hướng dẫn tổ chức thực hiện nghiêm túc công tác lưu trữ đối với hệ thống văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan mình. Mặt khác, kết quả thực hiện công tác lưu trữ ở các HĐND, UBND các huyện thuộc tỉnh Sơn La cũng thu được những thành tựu nhất định như: công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên; phần lớn các tài liệu thu được đã được cán bộ lưu trữ tiến hành chỉnh lý, hạn chế tình trạng bó gói tài liệu; các hồ sơ, tài liệu sau khi được biên mục, sắp xếp lên giá được bảo quản trong các kho lưu trữ riêng; bước đầu đã thỏa mãn được nhu cầu khai thác tài liệu của độc giả. Tuy nhiên, công tác lưu trữ của các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La cũng còn rất nhiều bất cập, chất lượng còn rất nhiều hạn chế, đòi hỏi cần phải có những giải pháp cụ thể, gắn với tình hình thực tiễn khách quan để góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của chính các cơ quan này.
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN
THUỘC TỈNH SƠN LA
3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác lƣu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La
3.1.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ lưu trữ cơ quan
Như đã trình bày ở Chương 2 của Luận văn, hiện nay công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện trong phạm vi cả nước nói chung và trên địa bàn tỉnh Sơn La nói riêng, có rất nhiều bất cập, hạn chế, phát triển không tương xứng với tầm quan trọng của nó. Nguyên nhân đầu tiên dẫn tình trạng đó là do bản thân lãnh đạo cơ quan và cán bộ làm công tác lưu trữ chưa ý thức được đầy đủ vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Theo ý kiến của tác giả, nhận thức không đầy đủ, thiếu chính xác của lãnh đạo và cán bộ lưu trữ trong cơ quan thể hiện trên những khía cạnh sau:
Thứ nhất, vị trí lưu trữ hiện hành hay lưu trữ lịch sử. Trước khi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 chính thức có hiệu lực, lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND các huyện luôn là một lưu trữ lịch sử, đảm nhiệm công tác bảo quản khối tài liệu có giá trị lâu dài và vĩnh viễn của tất cả các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục nộp lưu tài liệu. Tuy nhiên, khi tiến hành khảo sát thực tế, tác giả thấy: không có lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện nào thực hiện được chức năng của lưu trữ lịch sử. Như vậy, chính lưu trữ của Văn phòng đã đánh mất một khối lượng rất lớn hồ sơ, tài liệu có giá trị cao lẽ ra phải được bảo quản từ khi Thông tư số 40/1998/TT- TCCP, Thông tư số 21/2005/TT-BNV ra đời và đến trước khi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực thi hành. Mặc dù đến nay, lưu trữ văn phòng chính thức xác lập vị trí là một lưu trữ hiện hành, nhưng điều đó cho thấy, bản thân lãnh đạo cơ quan và cán bộ lưu trữ không ý thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ này.
Thứ hai, nhận thức sai lầm về chức năng quản lý nhà nước với chức năng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Bản thân lưu trữ giữa các huyện của tỉnh Sơn La
luận văn. Trong khi đó, Thông tư 02/2010/TT-BNV có quy định “Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện”. Như vậy, Bộ Nội vụ giao trách nhiệm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện cho cán bộ lưu trữ của Phòng Nội vụ, chứ không giao nhiệm vụ lưu trữ tài liệu của HĐND – UBND cấp huyện cho phòng và cán bộ này.
Thứ ba, nhận thức thiếu chính xác về thành phần và loại hình tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong kho lưu trữ. Qua khảo sát thực tế, tác giả khẳng định, bộ phận lưu trữ tại HĐND – UBND chủ yếu chỉ quan tâm đến khối tài liệu hành chính, là tập hợp văn bản đi – đến rời lẻ của cơ quan. Những tài liệu khác như ảnh, video, bản vẽ kỹ thuật và tài liệu điện tử phản ánh các hoạt động cụ thể của cơ quan không được tổ chức bảo quản trong kho lưu trữ. Do ý thức lập hồ sơ các công việc của chuyên viên không cao, cán bộ lưu trữ lại không đưa ra được những hướng dẫn lâ ̣p hồ sơ cụ thể, kho lưu trữ chật hẹp, trang thiết bị hạn chế, số lượng cán bộ lưu trữ ít nên chính cán bộ lưu trữ của cơ quan có “tâm lý ngại”, chỉ muốn xử lý khối tài liệu là văn bản đi – đến theo từng tập tên loại để tiết kiệm thời gian và công sức làm việc. Khi tác giả tiến hành phỏng vấn một cán bộ lưu trữ của huyện thì được chính cán bộ đó trả lời: “các hồ sơ công việc nên giao cho chuyên viên giữ vì chỉ họ mới hiểu được trình tự giải quyết công việc, cán bộ lưu trữ chỉ nên giữ tài liệu là văn bản đi của cơ quan thôi”. Chính những nhận thức như này đã khiến việc lưu giữ tài liệu của các cơ quan mang tính chất hình thức, kém phong phú, nghèo nàn, dẫn đến không thỏa mãn được nhu cầu của độc giả, do vậy ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ tốt tài liệu càng ngày càng bị thu hẹp lại.
Thứ tư, nhận thức thiếu chính xác về đối tượng trực tiếp thực hiện vai trò quản lý nhà nước nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của huyện. Hiện nay, tất cả các Phòng Nội vụ huyện đều sử dụng cán bộ lưu trữ của cơ quan mình kiêm nhiệm thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện. Đây là bất cập tồn tại ở tất cả các huyện thuộc tỉnh Sơn La, một cán bộ vừa làm văn thư, vừa làm lưu trữ của Phòng Nội vụ lại đảm nhiệm thêm
trách” như trong quy định tại Thông tư 02/2010/TT-BNV. Một mặt là công tác kiêm nhiệm, mặt khác hầu như cán bộ lưu trữ của các Phòng Nội vụ chỉ có trình độ Trung cấp hoặc Cao đẳng lưu trữ (một số nơi cán bộ còn không được đào tạo về lưu trữ) thì bản thân cán bộ đó không đủ khả năng làm tốt vai trò tham mưu của mình. Chính vì vậy, các Phòng Nội vụ của các huyện đều chưa thể hiện được rõ nét vai trò quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện đó.
3.1.2. Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cấp huyện cấp huyện
Trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ ở cấp huyện, tác giả nhận thấy, hệ thống này thiếu tính ổn định và thực sự không đầy đủ. Tác giả xin mạnh dạn chỉ ra những nhược điểm trong hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ này trên các khía cạnh sau:
Một là, vị trí, chức năng, vai trò của bộ phận lưu trữ tại HĐND – UBND thường xuyên thay đổi. Thông tư 40/1998/TT-TCCP là văn bản đầu tiên chính thức xác lập vị trí của bộ phận lưu trữ, yêu cầu việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBND huyện để giúp Chánh Văn phòng và UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện. Đến Thông tư 21/2005/TT-BNV, bộ phận lưu trữ tại HĐND – UBND các huyện đảm nhận vai trò của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện. Thông tư 02/2010/TT- BNV quy định chuyển chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện cho Phòng Nội vụ, lưu trữ tại HĐND – UBND các huyện tiếp tục thực hiện song song hai nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến khi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 chính thức có hiệu lực, lưu trữ HĐND – UBND các huyện chỉ còn là một lưu trữ hiện hành. Như vậy, chỉ trong vòng bẩy năm, lưu trữ của HĐND – UBND các huyện đã có sự thay đổi mạnh mẽ về vị trí, vai trò của
Hai là, không có hướng dẫn cụ thể thống nhất về hình thức tổ chức bộ phận lưu trữ của HĐND – UBND huyện. Hiện nay việc tổ chức bộ phận lưu trữ các