3.2.4.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Sơn La
Tăng cường công tác tuyên truyền , phổ biến pháp luâ ̣t về văn thư , lưu trữ, đă ̣c biê ̣t là viê ̣c triển khai giới thiê ̣u nô ̣i dung các văn bản quy đi ̣nh mới như : Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ …Thay vì viê ̣c tuyên truyền bằng hình thức giới thiê ̣u văn bản đơn thuần như hiê ̣n nay, Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh có thể tổ chức các buổi hội thảo, nói chuyện theo chuyên đề để lãnh đạo , cán bộ lưu trữ các huyện nắm hiểu rõ hơn về những điểm khác biê ̣t giữa văn bản quy đi ̣nh mới và cũ .
tại các cơ quan chính quyền địa phương cấp hu yê ̣n, cán bộ phòng Nội vụ huyện nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong quản lý hành chính Nhà nước; giúp cho đội ngũ cán bộ này làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong công tác văn thư, lưu trữ, đưa công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương dần đi vào nền nếp phục vụ tốt cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của địa phương.
Xây dựng kế hoa ̣ch hỗ trợ các cơ quan , tổ chức nói chung và các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện n ói riêng khẩn trương hoàn thành việc chỉnh lý tài liê ̣u còn tồn đọng , bó gói, tích đống, chưa được ki ̣p thời xử lý . Trước mắt, Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh cần hỗ trợ UBND huyê ̣n Sốp Cô ̣p xử lý các tài liê ̣u đã được thu về nhưng chưa được cán bô ̣ lưu trữ lâ ̣p thành các hồ sơ lưu trữ.
Đối với HĐND, UBND huyê ̣n Vân Hồ , do mới được thành lâ ̣p nên cần được Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh khẩn trương tâ ̣p huấn, hướng dẫn cán bô ̣, công chức trong tru ̣ sở phương pháp lâ ̣p hồ sơ hiê ̣n hành , tạo nguồn nộp lưu dồi dào , có chất lươ ̣ng vào lưu trữ của cơ quan này.
Tăng cường hoa ̣t đô ̣ng thanh tra , kiểm tra công tác văn thư , lưu trữ ta ̣i HĐND, UBND các huyê ̣n . Hoạt động này cần được diễ n ra thường xuyên , liên tu ̣c, có kế hoạch và các biểu mẫu đánh giá cu ̣ thể để lưu trữ các cơ quan có những chuyển biến tích cực hơn sau kiểm tra . Do chưa xây dựng được các tiêu chí đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ rõ ràng, sau kiểm tra cũng không có quá trình tái đánh giá nên hoạt động kiểm tra của Chi cục còn mang nặng tính hình thức , chưa thu đươ ̣c hiê ̣u quả cần thiết.
3.2.4.2. Đối với Phòng Nội vụ các huyện
Phòng Nội vụ các huyện c ần khẩn trương khảo sát tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống tại các đơn vị trong UBND huyê ̣n để tính toán kinh phí thực hiện chỉnh lý (đơn giá nhân công chỉnh lý và định mức văn phòng phẩm căn cứ theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy và Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy). Trên cơ sở tổng kinh phí cần để thực
trước kỳ họp thường xuyên ) ghi ngân sách hàng năm để chỉnh lý tài liệu tồn đọng và thực hiện các hoạt động lưu trữ khác.
Phòng Nội vụ cần tăng cường hoa ̣t đô ̣ng hướng dẫn các đơn vị , bô ̣ phâ ̣n trong UBND huyê ̣n khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ còn thiế u sót như : ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan; Bố trí kho lưu trữ cơ quan; trang cấp trang thiết bị bảo quản và thực hiện các biện pháp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; lập Kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ và thực hiện giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo đúng quy đi ̣nh. Đặc biệt, cần chú ý chủ động xây dựng danh mục hồ sơ n ộp lưu vào lưu trữ li ̣ch sử tỉnh khi lưu trữ ta ̣i các cơ quan chính quyền địa phương c ấp huyện chuyển mình từ lưu trữ li ̣ch sử sang lưu trữ hiê ̣n hành đơn thuần.
Hàng năm cần tổ chức sơ kết , tổng kết rút kinh nghiê ̣m và đề ra những biê ̣n pháp, giải pháp thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; biểu dương những tâ ̣p thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ.
Kịp thời hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác văn thư , lưu trữ ta ̣i các cơ quan , đơn vi ̣. Đảm bảo viê ̣c th ực hiện các chế đô ̣ của nhà nước đối với cán bô ̣ làm công tác lưu trữ diễn ra tương đối đồng đều ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện .
3.2.4.3. Đối với cán bộ công chức, viên chứ c của cơ quan
Nâng cao ý thức , trách nhiê ̣m của bản thân mỗi cán bô ̣ công chức trong viê ̣c tiến hành lâ ̣p hồ sơ hiê ̣n hành các công viê ̣c thuô ̣c chức năng , nhiê ̣m vu ̣ của mình . Đây là khối tài liê ̣u có giá tri ̣ cao , phản ánh rõ nét vai trò quản lý nhà nước của cá c cơ quan chính quyền đi ̣a phương cấp huyê ̣n song cho đến nay hầu như chưa được giao nô ̣p vào lưu trữ.
Chủ động lập danh mục hồ sơ công việc hàng năm thuộc chức trách , nhiê ̣m vụ của mình . Mỗi cán bô ̣, công chức phải nghiên cứu , tìm hiểu kĩ danh mục hồ sơ công viê ̣c mà cán bô ̣ văn thư , lưu trữ của cơ quan đã chủ đô ̣ng xây dựng để đóng góp, bổ sung các nô ̣i dung công viê ̣c còn thiếu , tạo ra nguồn nộp lưu tài liệu phong
Phối hơ ̣p với cán bô ̣ lưu trữ trong công tác lâ ̣p hồ sơ và nô ̣p lưu hồ sơ và lưu trữ cơ quan đúng theo thủ tu ̣c , trình tự mà các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và nội quy, quy chế của cơ quan đã quy đi ̣nh .
Đối với các trường hợp cán bộ công chức nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển công tác, thực hiê ̣n các chức trách, nhiê ̣m vu ̣ mới cần tiến hành bàn giao có hê ̣ thống, đầy đủ các loa ̣i văn bản , tài liệu, hồ sơ công viê ̣c đã hết giá tri ̣ hiê ̣n hành cho bô ̣ phâ ̣n lưu trữ của cơ quan.
Tiểu kết chƣơng 3:
Có rất nhiều nguyên nhân dân đến công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền Nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La còn rất nhiều hạn chế do: Nhận thức không đầy đủ, thiếu chính xác của các cấp lãnh đạo và cán bộ lưu trữ cơ quan; Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ thường xuyên thay đổi, không đầy đủ; Hạn chế về biên chế, trình độ, năng lực công tác của cán bộ lưu trữ; Các nghiệp vụ lưu trữ thực hiện rời rạc, không thống nhất, không đầy đủ và thiếu chính xác; Thiếu các công trình nghiên cứu thiết thực với công tác lưu trữ cấp huyện. Trên cơ sở phân tích và lý giải những nguyên nhân của hạn chế này, tác giả mạnh dạn đề xuất bốn nhóm giải pháp cụ thể, bao gồm nhóm giải pháp về thể chế và tổ chức, nhóm giải pháp nhân lực – vật lực – tài lực, nhóm giải pháp khoa học – kỹ thuật và mô ̣t số giải pháp khác liên quan đến chức năng , nhiê ̣m vu ̣ của Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh Sơn La , Phòng Nội vụ các huyện và ý thức của cán bộ , công chứ c , nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La.
KẾT LUẬN
Một trong những công cụ cơ bản để các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện nói chung và các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La nói riêng thể hiện đầy đủ vị trí, chức năng, nhiệm vụ của mình chính là qua quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Những văn bản do các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La (HĐND, UBND) ban hành đã được bảo quản tương đối an toàn trong các phòng, kho lưu trữ. Tuy chưa thực sự đầy đủ, phong phú, đa dạng về thành phần và nội dung tài liệu như yêu cầu trước đây của lưu trữ lịch sử, song với tư cách của một lưu trữ hiện hành, các tài liệu này cũng đã phản ánh được kết quả công tác quản lý nhà nước ở địa phương, các chính sách dân tộc, tôn giáo, kinh tế dành cho khu vực miền núi khó khăn và cũng đã trở thành những tư liệu quan trọng phục vụ việc biên soạn các xuất bản phẩm, ấn phẩm, tài liệu của địa phương.
Là một tỉnh miền núi nằm ở phía Tây Bắc của Tổ quốc, mặc dù còn gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội, đương đầu với nhiều thách thức lớn, song lãnh đạo các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La đã có sự quan tâm, chỉ đạo, tạo những tiền đề quan trọng để cải thiện chất lượng công tác lưu trữ của chính cơ quan. Tuy nhiên, thực tế khảo sát khách quan cho thấy, mặc dù có sự chuyển mình từ lưu trữ lịch sử thành lưu trữ hiện hành, song từ trước đến nay, dường như lưu trữ cấp huyện mới chỉ thực hiện được nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành. Tuy công tác lưu trữ đã được lãnh đạo các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La quan tâm đầu tư kinh phí trang bị tối thiểu cho các phòng, kho lưu trữ; tuyển dụng và bố trí đội ngũ cán bộ được đào tạo chuyên môn về lưu trữ; ban hành được một số văn bản chỉ đạo chung…tuy nhiên, kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn rất nhiều hạn chế. Cán bộ lưu trữ chưa đầu tư thời gian, công sức xây dựng những công cụ hỗ trợ như: phương án phân loại tài liệu lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ…dẫn đến các nghiệp vụ lưu trữ thực hiện không thống nhất, không đồng đều giữa tài liệu của giai đoạn này với
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến chất lượng công tác lưu trữ của các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La còn rất hạn chế như tác giả đã phân tích. Tuy nhiên, có thể nói, nguyên nhân cơ bản nhất chính là do nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan. Các cấp lãnh đạo mới chỉ quan tâm đến việc ban hành văn bản chỉ đạo; thiếu sự đôn đốc, kiểm tra thực hiện nghiệp vụ; yêu cầu cán bộ lưu trữ làm kiêm nhiệm công tác văn thư; chưa thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp, khen thưởng cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Bản thân cán bộ lưu trữ thiếu sự nhiệt tình, năng động, tư duy và làm việc theo lối mòn, chưa đầu tư thời gian để đề xuất những sáng kiến kinh nghiệm nhằm cải thiện thực trạng khách quan. Trên cơ sở phân tích, lý giải các nguyên nhân dẫn đến hạn chế, tác giả đã đề xuất một số giải pháp có thể áp dụng ngay vào thực tiễn khách quan của các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La như: thống nhất về hình thức tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ; tuyển dụng và bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ; đảm bảo nguồn kinh phí hoạt động cho công tác lưu trữ; giao nhiê ̣m vu ̣ cu ̣ thể cho các cơ quan quản lý nhà nước về côn g tác văn thư, lưu trữ ở địa phương…Đặc biệt, tác giả cũng đã xây dựng hai mẫu Bảng thời hạn bảo quản và thành phần tài liệu hồ sơ tiêu biểu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La. Những giải pháp này được xây dựng dựa trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La thông qua quá trình khảo sát trực tiếp và gián tiếp của tác giả, cần được lãnh đạo và cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan này tham khảo, vận dụng, kiểm chứng trong thực tiễn khách quan.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ban Chấp hành Đảng bộ huyện Bắc Yên (2001), Lịch sử Đảng bộ huyện Bắc Yên, NXB Chính trị Quốc gia
2. Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Sơn La (2002), Lịch sử Đảng bộ tỉnh Sơn La 1939 – 1954, tập 1, NXB Chính trị Quốc gia
3. Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Sơn La (2004), Lịch sử Đảng bộ tỉnh Sơn La 1954 – 1975, tập 2, NXB Chính trị Quốc gia
4. Báo cáo số 14/BC-VTLT ngày 03 tháng 12 năm 2012 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La về Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2012, chương trình công tác năm 2013
5. Báo cáo số 10/BC-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2013 của UBND huyện Phù Yên về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của huyện Phù Yên
6. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
7. Chỉ thị số 18/2007/CT-UBND ngày 27/4/2007 của UBND tỉnh Sơn La về việc tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ
8. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
9. Công ty cổ phần Thông tin Kinh tế Đối ngoại (2008), Sơn La- Thế và lực trong thế kỷ XXI, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
10. Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
11. Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện.
12. Công văn số 102/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng 3 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu nộp vào lưu trữ huyện
13. Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
14. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
15. Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ
16. Công văn số 758/VTLTNN-TCCB, ngày 13 tháng 11 năm 2006 của Cục