Hình thức của kỹ năng giao tiếp bao gồm:
- Lắng nghe: là việc tập trung vào việc phản ánh một loại âm thanh nào đó, các âm thanh bỏ ra ngoài tai.
biết gợi mở để người đối thoại trút bầu tâm sự, biết tỏ ra quan tâm là thông cảm với họ, biết phản hồi một cách thích hợp.
- Đặt câu hỏi: Trong giao tiếp, câu hỏi được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, thu thập thông tin, kích thích quá trình tư duy ở người đối thoại theo hướng này hay hướng khác, đề xuất ý kiến, kết thúc, đề xuất ý kiến, kết thúc cuộc gặp gỡ hay chỉ đơn giản là thế hiện sự quan tâm nhằm tạo không khí tiếp xúc.
Nói cách khác là có nhiều loại câu hỏi, mỗi loại câu hỏi đều có những ưu thế nhất định và chúng ta cần biết đặt câu hỏi sao cho phù hợp với tình huống cụ thể để đạt mục đích giao tiếp.
- Thuyết phục: Là một nghệ thuật, nó không những đòi hỏi sự lập luận chặt chẽ, chứng cớ rõ ràng mà cả sự khéo léo, nhạy cảm, tinh tế, sự hùng biện của chúng ta.
Trong thuyết phục, cần lưu ý đến quy trình gồm bốn bước sau: + Tạo không khí bình đẳng
+ Chú ý lắng nghe + Bày tỏ sự thông cảm
+ Giải tỏa sự phân tâm, lo ngại của đối tượng giao tiếp
- Đọc và tóm tắt văn bản: Là công việc quan trọng đối với không ít người. Để đọc có hiệu quả chúng ta cần: “sử dụng phương pháp khảo sát, phân tích và đọc với tốc độ thích hợp”, tức là khi tiếp cận một văn bản thì nên đọc phần đầu, phần cuối, lướt qua phần bố cục để xác định xem có cần thiết phải đọc văn bản đó hay không, đọc phần nào và với tốc độ nào.
+ Chọn hình thức đọc tích cực
+ Rèn luyện phương pháp đọc nhanh.
- Tóm tắt văn bản: Là trình bày lại nội dung của một văn bản gốc, loại bỏ những nội dung không cần thiết. Việc tóm tắt văn bản có thể thực hiện theo kỹ thuật sau đây:
+Xác định số đoạn văn có trong văn bản và chủ đề của mỗi đoạn. +Diễn đạt lại chủ đề của mỗi đoạn.
+ Liên kết các phần diễn đạt lại để có văn bản tóm tắt.
- Viết: Là một trong những kỹ năng cơ bản nhất trong giao tiếp. Đặc biệt với mỗi nhân viên văn phòng, thư ký thì việc soạn thảo các văn bản như báo cáo, biên bản, tờ trình, hay các loại thư tín là công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ.