III Dự án sản xuất kinh doanh
3.3.2.Đáp ứng, quản lý tốt nguồn ngân sách và chi phí của dự án
2 Dự án khởi công mớ
3.3.2.Đáp ứng, quản lý tốt nguồn ngân sách và chi phí của dự án
Nguồn vốn đầu tư cấp cho dự án thực hiện là nguồn NSNN được ghi vào kế hoạch cấp cho XDCB hàng năm. Nhìn chung, kế hoạch cấp chậm, không đáp ứng được tiến độ yêu cầu của dự án (thường là khi phê duyệt dự án
76
thời gian thực hiện từ 2 đến 5 năm). Do đó thời gian thi công kéo dài, công trình hoàn thành chậm tiến độ, phát sinh rất nhiều yếu tố, dẫn đến phải điều chỉnh lại dự án do nguyên, nhiên vật liệu trượt giá; chính sách, chế độ thay đổi. Việc chậm nguồn vốn, đầu tư dàn trải, không tập trung, không có trọng tâm, không ưu tiên những công trình cấp bách, trong khi đó công trình khác nguồn vốn đầu tư ồ ạt dẫn đến tình trạng một số dự án trọng điểm chậm hoàn thành không phát huy sớm được hiệu quả. Tránh tình trạng “cơ chế” trong vấn đề chạy nguồn, xin ghi kế hoạch hàng năm đối với Ban QLDA cần thực hiện giải pháp:
- Cân đối đầu tư phát triển từ NSNN cần xem xét đầu tư trọng điểm, ưu tiên vốn cho các công trình một cách tập trung, không dàn trải, dứt điểm 1 đến 2 năm để hoàn thành công trình, sớm phát huy hiệu quả của dự án.
- Xin giao và thông báo kế hoạch vốn XDCB sớm để tạo điều kiện cho Ban chủ động triển khai tiến độ thi công, quản lý vốn chặt chẽ theo kế hoạch.
- Phân cấp quản lý đầu tư cụ thể nhằm tạo điều kiện chủ động trong các khâu trình tự thủ tục, khai thác các nguồn vốn khác để bố trí cho dự án nhằm phát huy nhanh hiệu quả các dự án.
Ngân sách hay dự toán chi phí dự án là kế hoạch phân phối nguồn lực tài chính cho các hoạt động của dự án. Nó là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định sự thành bại của dự án. Dự toán chi phí dự án ngoài việc phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của dự án; đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi quyết định thực hiện; xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí của dự án còn là cơ sở để quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc của dự án.
Nên dự toán chi phí dự án cần được tính toán từ khi đề xuất dự án còn khi đã quyết định lựa chọn triển khai dự án, chủ đầu tư, Ban QLDA cần chuẩn
77
bị ngân sách, kế hoạch và cách thức phân bổ chi phí trong suốt thời gian triển khai dự án.
Khi dự án đã khởi động, điều quan trọng là phải theo dõi chi phí thực tế và hiệu quả công việc để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo đúng dự toán ngân sách. Chú trọng các phương pháp để quản lý sao cho chi phí thực tế bỏ ra phù hợp với giá trị công việc hoàn thành và đảm bảo dự án đó theo đúng dự toán ngân sách đã lập hoặc đề ra các biện pháp điều chỉnh khi chi phí dự án có xu hướng vượt quá dự toán.
Để làm được điều đó, các công việc cần được tiến hành bao gồm: - Xác định chi phí thực tế, bao gồm cả chi phí cam kết hay chi phí phải trả. So sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán.
- Xác định giá trị công việc đã hoàn thành, phân tích hiệu quả chi phí. - Dự báo chi phí và kiểm soát chi phí.
1. Xác định chi phí thực tế:Để theo dõi chi phí thực tế của một dự án, cần xây dựng một hệ thống thu nhập số liệu thường xuyên và kịp thời về các khoản chi tiêu thực tế. Chi phí thực tế của từng gói công việc sẽ được tính tổng và so sánh với chi phí dự toán cộng dồn.
2. So sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán: Khi số liệu về chi phí thực tế được thu nhập, bao gồm các khoản chi phí cam kết bất kỳ, cần phải tính tổng theo từng gói công việc để có thể so sánh chi phí dự toán cộng dồn. Thông qua so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán cộng dồn có thể xác định các gói công việc cụ thể đang là nguyên nhân gây vượt mức chi phí dự toán.
3. Xác định công việc đã hoàn thành bao gồm thu nhập số liệu về tỷ lệ phần trăm hoàn thành của từng gói công việc và sau đó tính ra giá trị bằng phép nhân tỷ lệ so với giá trị dự toán của gói công việc. Khi đã tính được giá trị công việc hoàn thành, ta có thể so sánh giá trị thu được cộng dồn. Với chi phí
78
dự toán cộng dồn và chi phí thực tế để xác định mức độ ảnh hưởng của từng gói công việc đối với hiệu quả chi phí dự án.
4. Phân tích hiệu quả chi phí: Với các chỉ tiêu đã thu được ở trên: tổng chi phí dự toán, chi phí dự toán cộng dồn, chi phí thực tế cộng dồn, và giá trị công việc hoàn thành cộng dồn, ta có thể phân tích hiệu quả chi phí dự án thông qua việc trả lời các câu hỏi: Chi phí thực tế có vượt quá chi phí dự toán? Và Giá trị công việc hoàn thành có phù hợp với chi phí thực tế đã bỏ ra?
5. Dự báo chi phí: Chi phí dự báo khi hoàn thành dự án được xác định trên cơ sở giả định là công việc còn lại của dự án hoặc gói công việc sẽ được thực hiện cùng mức độ hiệu quả như công việc sẽ hoàn thành cho đến thời điểm hiện tại.
Chi phí dự báo khi hoàn thành = Chi phí thực tế cộng dồn + (Tổng chi phí dự toán – giá trị thu được cộng dồn).
Theo cách này, chi phí dự báo khi hoàn thành dự án được xác định mà không tính đến tỷ suất hiệu quả của dự án hoặc gói công việc trong quá khứ, công việc còn lại trong dự án phải hoàn thành sẽ thực hiện trong phạm vi ngân sách. Từ việc dự báo tổng chi phí khi hoàn thành dự án, có thể xác định mức lạm phát chi phí hoặc thiếu chi phí, khi đã dự báo chi phí khi hoàn thành dự án hoặc gói công việc, một chênh lệch nhỏ trong chu kỳ báo cáo có thể dẫn đến những con số lạm chi lớn, và là dấu hiệu cần có sự điều chỉnh.
6. Kiểm soát chi phí hiệu quả là phân tích hiệu quả chi phí thường xuyên và đúng thời điểm. Điều quan trọng là xác định sớm phương sai chi phí và những yếu tố làm giảm hiệu quả để điều chỉnh kịp thời trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng. Khi dự án đã vượt khỏi tẩm kiểm soát khó có thể hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách. Kiểm soát chi phí bao gồm:
- Phân tích hiệu quả chi phí để xác định các công việc cần điều chỉnh. - Quyết định những điều chỉnh cụ thể sẽ thực hiện.
79
- Điều chỉnh kế hoạch dự án - bao gồm các tính toán thời gian và chi phí - để có thể kết hợp với hành động điều chỉnh.
Chìa khóa để áp dụng biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả là khắc phục triệt để phương sai chi phí âm và những yếu tố làm giảm hiệu quả chi phí ngay khi phát hiện. Các vấn đề chi phí được giải quyết sớm sẽ gây ảnh hưởng ít hơn đến phạm vi và kế hoạch của dự án. Khi chi phí đã vượt khỏi tẩm kiểm soát, để có thể đưa dự án vào hoạt động đúng với kế hoạch ngân sách dự toán ta phải giảm phạm vi hoặc kéo dài thời gian triển khai dự án. Ngay cả trong trường hợp dự án chỉ có dung sai dương, điều quan trọng là không để cho dung sai đó giảm sụt đi. Nếu hiệu quả chi phí của một dự án là dương, cần nỗ lực duy trì.