Tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện có nội dung phong phú, thành phần đa dạng, có giá trị cao phục vụ thực tiễn và nghiên cứu nói chung, nghiên cứu lịch sử nói riêng. Những tài liệu này cần đƣợc quan tâm tổ chức tốt để phục vụ hoạt động của Viện cũng nhƣ đáp ứng các nhu cầu khai thác sử dụng khác nhau của các cá nhân, tổ chức.
Kết quả khảo sát thực tế cho thấy công tác lƣu trữ của cơ quan nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu có những ƣu điểm và hạn chế nhƣ sau:
Ƣu điểm:
- Công tác lƣu trữ đã bƣớc đầu đƣợc quan tâm, nhận thức của các lãnh đạo về công tác này đã có sự chuyển biến tích cực hơn.
- Bƣớc đầu ban hành đƣợc các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức khoa học tài liệu đã đƣợc quan tâm, đầu tƣ về cơ bản.
- Công tác tổ chức khoa học tài liệu bƣớc đầu đã đạt đƣợc những kết quả nhất định.
Cơ quan đã xây đƣợc phiếu giao nhận tài liệu, sổ cho mƣợn tài liệu, sổ đăng ký các khối tài liệu.
Hạn chế:
- Tài liệu lƣu trữ không đƣợc thu về đầy đủ để thỏa mãn ngƣời khai thác. - Cán bộ làm công tác lƣu trữ thiếu về số lƣợng, yếu về chuyên môn. - Chế độ khen thƣởng, phụ cấp độc hại cho cán bộ lƣu trữ chƣa đƣợc chi trả. - Chƣa triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác tổ chức khoa học tài liệu.
- Cơ quan chƣa xây dựng phƣơng án phân loại tài liệu, do đó chƣa phân định đƣợc đơn vị bảo quản, chƣa xây dựng đƣợc công cụ tra cứu khoa học nhƣ: mục lục văn bản, tài liệu; sổ thống kê các bộ tài liệu, sổ thống kê đơn vị bảo quản tài liệu.
Nhiều vấn đề tồn tại trong công tác lƣu trữ nói chung và tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nói riêng đã và đang đặt ra song chƣa đƣợc xử lý. Những tồn tại này một phần xuất phát từ nhận thức chƣa đầy đủ và sự chỉ đạo, điều hành chƣa thực sự kịp thời, quyết liệt của các cấp lãnh đạo; từ sự thiếu cán bộ cũng nhƣ hạn chế về trình độ chuyên môn của cán bộ lƣu trữ.
Những tồn tại nêu trên, dù có nguyên nhân chủ quan hay khách quan đều cần đƣợc nghiên cứu để tìm ra hƣớng giải quyết khoa học, hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác tài liệu lƣu trữ, phục vụ tốt nhất cho khai thác, sử dụng tài liệu tại Viện. Những đề xuất về hoạt động chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo tạo điều kiện, tiền đề để thực hiện các giải pháp về từng nghiệp vụ cụ thể của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ.
CHƢƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ
KHOÁNG SẢN
Công tác tổ chức khoa học tài liệu nói chung và tài liệu chuyên môn đặc thù nói riêng là một trong các nhiệm vụ cần đƣợc triển khai các nghiệp vụ lƣu trữ tại Viện. Qua phần thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản hiện nay, chúng tôi nhận thấy công tác lƣu trữ tại cơ quan chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Tài liệu lƣu trữ còn ở trong tình trạng phân tán, rải rác ở các phòng, các bộ phận. Cơ quan chƣa áp dụng một số biện pháp cần thiết để tổ chức khoa học khối tài liệu này, mặc dù khối tài liệu này chiếm số lƣợng rất lớn, là thành phần chủ yếu trong số những tài liệu hình thành ra trong hoạt động của cơ quan. Việc áp dụng các biện pháp nghiệp vụ chuyên môn của công tác lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện bài bản, quy củ, công tác thu thập bổ sung tài liệu chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ, đúng hạn, từ đó dẫn đến các phần việc khác nhƣ: phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu,… cũng chƣa đƣợc triển khai.
Với mong muốn đƣa công tác lƣu trữ đi vào nề nếp nhằm giữ lại những tài sản quý giá cho đất nƣớc, cho ngành địa chất khoáng sản nói chung, giữ lại những tài liệu có giá trị phục vụ trực tiếp cho hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, sau đây chúng tôi đề xuất các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Viện bao gồm: biện pháp về mặt nhận thức; biện pháp về mặt nghiệp vụ (xây dựng phƣơng án và tổ chức phân loại tài liệu lƣu trữ, tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu).