Cán bộ làm công tác lƣu trữ nên chủ động tham mƣu cho lãnh đạo ban hành văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Giúp cơ quan hoàn thiện các quy định về quy trình và tiêu chuẩn chất lƣợng nghiệp vụ công tác văn thƣ -lƣu trữ.
Những nội dung quan trọng cần có trong văn bản quy định về công tác văn thƣ – lƣu trữ của Viện là:
+ Văn bản đi, đến cơ quan phải qua văn thƣ làm thủ tục đăng ký và văn thƣ đƣợc giao quyền hạn, trách nhiệm theo dõi, quản lý chu trình giải quyết văn bản tại các phòng, đơn vị, cá nhân.
+ Mỗi cán bộ chuyên môn đều phải lập hồ sơ công việc do mình giải quyết. Các hồ sơ đƣợc lập theo danh mục hồ sơ cơ quan, đảm bảo phản ánh chính xác quá trình giải quyết công việc của cán bộ chuyên môn. Có chế tài cụ thể để xử lý cán bộ khong lập hồ sơ công việc mình giải quyết.
+ Việc bảo quản, giữ gìn và giao nộp hồ sơ tài liệu và lƣu trữ cơ quan là bắt buộc và thực hiện định kỳ đối với tất cả các phòng ban, cá nhân. Có chế tài xử lý cán bộ không bảo quản tốt hồ sơ tài liệu, hoặc không chịu giao nộp hồ sơ đã xử lý xong vào lƣu trữ cơ quan.
+ Quy định về đối tƣợng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ + Trách nhiệm của lƣu trữ cơ quan trong việc hƣớng dẫn cán bộ các phòng trữ.
+ Các quy định về khen thƣởng thành tích trong công tác lƣu trữ.
Cần phải đƣa các quy định về khen thƣởng thành tích trong công tác lƣu trữ vào thành một nội quy bắt buộc đối với cán bộ các phòng nhƣ một phần quy chế, thậm chí có thể đƣa thành một tiêu chí chấm điểm thi đua cá nhân.
Chỉ khi nào việc quản lý hồ sơ, tài liệu hiện hành của từng cán bộ đƣợc đƣa vào nội quy, quy chế cơ quan thì mới tạo đƣợc thói quen cho từng cá nhân
trong việc bảo quản, giữ gìn tốt tài liệu.