3.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ
Vấn đề xây dựng phƣơng án và tổ chức phân loại tài liệu lƣu trữ, chúng tôi giả dụ là tất cả tài liệu đã đƣợc thu đầy đủ vào lƣu trữ của cơ quan. Nhƣ vậy vấn đề cần phải giải quyết ở nội dung này đó là: Tại sao phải tiến hành
phân loại tài liệu lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản và công việc đó phải đƣợc tiến hành nhƣ thế nào?
Để trả lời câu hỏi thứ nhất, đó là tại sao phải phân loại tài liệu, chúng tôi nhận thấy rằng phân loại tài liệu là vấn đề cơ bản đối với tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. Nó đảm bảo cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan không bị phân tán, xé lẻ, giữ đƣợc mối liên hệ lịch sử, phản ánh hoạt động của cơ quan đầy đủ nhất. Chỉ trên cơ sở tài liệu đƣợc phân loại khoa học mới có điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học.
Thông qua quá trình phân loại tài liệu tại Viện, ngƣời ta có thể biết đƣợc tƣơng đối chính xác, cụ thể thành phần, nội dung và khối lƣợng tài liệu thuộc bộ phận lƣu trữ thuộc Viện. Cụ thể khi tiến hành phân loại tài liệu phải tiến hành xây dựng khung phân loại chi tiết khối tài liệu đó, cho nên thông qua khung phân loại đó chúng ta phần nào sẽ nắm đƣợc thành phần, nội dung của khối tài liệu chuyên môn đặc thù hiện đang đƣợc bảo quản tại cơ quan.
Đồng thời khi tiến hành phân loại tài liệu cũng sẽ giúp cho cán bộ lƣu trữ bổ sung, điều chỉnh một cách phù hợp những tài liệu hiện đang đƣợc bảo quản tại Viện. Vì khi tiến hành phân loại tài liệu phải kết hợp với xác định giá trị tài liệu, chúng ta sẽ nhận thấy rất nhiều tài liệu trùng thừa, giống nhau về cả nội dung và hình thức, khi đó qua việc phân loại tài liệu sẽ giúp loại bỏ bớt những tài liệu trùng thừa đó và phát hiện đƣợc những tài liệu còn thiếu để thu thập bổ sung.
Mặt khác, việc phân loại tài liệu tại Viện nếu đƣợc làm tốt sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu đƣợc nhanh chóng, khai thác tài liệu đƣợc thuận lợi, nghiên cứu tài liệu đƣợc dễ dàng, chính xác, tiết kiệm diện tích kho tàng và kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu, góp phần thực hiện tốt hơn
Chỉ thị số 05/2007/CT - TTg ngày 2/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ.
Đó chính là lý do phải tiến hành phân loại tài liệu lƣu trữ sau khi đã đƣợc thu về tại Viện. Về câu hỏi thứ hai là cần phân loại nhƣ thế nào? Sau đây chúng tôi sẽ trình bày nội dung công tác phân loại tài liệu lƣu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản.
Do tài liệu lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chât và Khoáng sản bao gồm 2 khối tài liệu rõ rệt đó là: khối tài liệu Hành chính và khối tài liệu chuyên môn đặc thù. Do tính chất, đặc điểm của hai khối tài liệu này hoàn toàn khác nhau nên cách thức phân loại và lựa chọn phƣơng án phân loại cho 2 khối này cũng hoàn toàn khác nhau.
Phân loại khối tài liệu Hành chính
Đối với khối tài liệu này, do cơ cáu tổ chức của Viện thƣờng xuyên thay đổi, chức năng, nhiệm vụ của một số phòng trong cơ quan không có sự chồng chéo lẫn nhau. Do đó, theo tôi nên lựa chọn phƣơng án phân loại thời gian- ngành hoạt động.
Phân loại theo phƣơng án này thì trƣớc hết khối tài liệu hành chính sẽ đƣợc phân chia theo thời gian, sau đó mới phân chia theo mặt hoạt động. Ví dụ:
I - Năm 2011
1- Tài liệu tổng hợp;
2- Kế hoạch công tác ngắn hạn – dài hạn; 3- Tài chính kế toán;
4- Tuyển dụng, nhân sự; 5- Công tác đào tạo; 6- Thi đua khen thƣởng.; 7- Hợp tác Quốc tế;
8- Xây dựng cơ bản; 9- Lao động, tiền lƣơng; 10- Tài liệu Đảng, Đoàn thể;
11- Tài liệu hành chính, văn thƣ -lƣu trữ. II - Năm 2012
1- Tài liệu tổng hợp;
2- Kế hoạch công tác ngắn hạn – dài hạn; 3- Tài chính kế toán;
4- Tuyển dụng, nhân sự; 5- Công tác đào tạo; 6- Thi đua khen thƣởng.; 7- Hợp tác Quốc tế; 8- Xây dựng cơ bản; 9- Lao động, tiền lƣơng; 10- Tài liệu Đảng, Đoàn thể;
11- Tài liệu hành chính, văn thƣ -lƣu trữ.
Sau đó là phân chia các nhóm tài liệu này thành từng hồ sơ. Ở đây tất cả những văn bản có nội dung liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự viêc, một công việc, một đối tƣợng sẽ đƣợc lập thành một hồ sơ. Ví dụ:
Năm 2011
- Nhóm tài liệu thi đua khen thƣởng có thể lập thành các hồ sơ nhƣ:
+ Hồ sơ xây dựng ban hành quy chế, hƣớng dẫn về thi đua khen thƣởng;
+ Hồ sơ tổng kết công tác thi đua khen thƣởng năm; + Hồ sơ kỷ luật cán bộ;...
- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nhân sự lập thành các hồ sơ nhƣ sau: + Hồ sơ về xây dựng, thực hiện chỉ tiêu biên chế;
+ Hồ sơ quy hoạch cán bộ;
+ Hồ sơ nâng lƣơng cho cán bộ viên chức. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phân loại khối tài liệu chuyên môn đặc thù
Tài liệu khoa học của Viện có những đặc thù riêng nên khi tiến hành phân loại, chúng ta phải thận trọng, lựa chọn phƣơng pháp phân loại hợp lý, phù hợp với đặc điểm của tài liệu và đặc điểm khai thác. Muốn đạt đƣợc điều đó, khi phân loại tài liệu phải đảm bảo đƣợc mối liên hệ chặt chẽ của tài liệu, dựa vào những đặc trƣng nhất định của từng tài liệu để sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý.
Việc xây dựng phƣơng án phân loại cho khối tài liệu chuyên môn đặc thù này phải thật chính xác, khoa học. Bởi vì chúng ta đã biết tài liệu của Viện có khối lƣợng tƣơng đối, thành phần, nội dung phong phú, đa dạng... với những đặc điểm riêng nhƣ trên, chúng ta phải chọn phƣơng án phân loại nào cho hợp lý là điều cần xác định khi bắt tay vào phân loại khối tài liệu hiện có tại cơ quan.
Trên thực tế có nhiều phƣơng pháp phân loại tài liệu nhƣ: phân loại theo bộ tài liệu; phân loại theo trình tự thu thập tài liệu vào kho lƣu trữ; phƣơng pháp phân loại theo kích thƣớc hoặc vật liệu làm ra tài liệu. Mỗi cách nhƣ vậy đều có đặc điểm riêng, đều có những ƣu nhƣợc điểm, phù hợp hay không phù hợp với đặc thù của từng cơ quan.
Tài liệu lƣu trữ của Viện không thể phân loại theo chia theo cơ cấu tổ chức vì cơ quan có cơ cấu tổ chức không ổn định thƣờng xuyên thay đổi. Đồng thời cũng không thể phân chia theo mặt thời gian đƣợc bởi vì khối tài liệu này là tài liệu nghiên cứu mang tính chuyên môn đặc thù. Khác với tài liệu hành chính, tài liệu hành chính hình thành theo năm trong khi đó loại tài liệu này lại không hình thành theo năm, nó phụ thuộc vào công trình nghiên cứu, điều tra thực địa. Có những công trình nghiên cứu kéo dài một năm, hai
năm, thậm chí kéo dài vài ba năm mới kết thúc. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ dựa trên khảo sát thực tế tài liệu lƣu trữ của Viện theo tôi nên phân loại tài liệu lƣu trữ của Viện theo bộ tài liệu. Mỗi một đề tài nghiên cứu khoa học tƣơng ứng với một bộ tài liệu.
Cấp độ 1: Trƣớc tiên nên phân chia tài liệu lƣu trữ ra thành 2 nhóm lớn đó là:
- Địa chất; - Khoáng sản.
Cấp độ 2: Sau khi phân loại tài liệu lƣu trữ ra làm 2 nhóm lớn, rồi từ nhóm lớn lại tiếp tục phân chia các tài liệu theo các nhóm nhỏ hơn nhƣ:
- Địa chất:
+ Kiến tạo - Địa mạo; + Cổ sinh - Địa tầng;
+ Thạch luận – Trầm tích luận; + Địa hoá;
+ Kinh tế địa chất; + Địa vật lý;
+ Thủy văn – môi trƣờng;
+ Khoáng vật - Địa chất đồng vị. - Khoáng sản:
+ Kim loại;
+ Không kim loại.
Cấp độ 3: Tiếp đó, chúng ta có thể phân chia chúng thành những nhóm nhỏ hơn nữa theo từng vấn đề nhƣ:
Địa chất:
- Kiến tạo - Địa mạo: + Kiến tạo
+ Địa mạo - Cổ sinh - Địa tầng: + Cổ sinh + Địa tầng - Thạch luận – Trầm tích luận: + Thạch luận + Trầm tích luận - Địa hoá:
+ Nguyên tố hoá học trong đất; + Nguyên tố hoá học trong nƣớc; + Nguyên tố hoá học trong không khí. - Kinh tế địa chất:
+ Dự toán về thuỷ văn; + Dự toán về công trình; + Dự toán khảo sát địa chất; + Đơn giá phân tích mẫu. - Địa vật lý: + Trọng trƣờng - Điện từ trƣờng; + Địa chấn; + Rađa; + Giếng khoan; + Hàng không; + Biển. - Khoáng vật - Địa chất đồng vị: + Khoáng vật + Địa chất đồng vị Khoáng sản:
- Kim loại: + Vàng; + Bạc; + Đồng; + Sắt; + Magnesit; + Mangan; + Molipđen; + Chì; + Kẽm; + Thiếc; + Titan; + Quặng. - Không kim loại:
+ Apatit photphorit; + Sét Kaolin; + Vecmiculit; + Đá quý; + Năng lƣợng; + Địa nhiệt; + Than.
Mô hình phân loại: TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN ĐẶC THÙ ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN ĐVL KT - ĐM Thạch luận Kim loại ĐC TV Địa hóa Không Kim loại CS -ĐT Viễn thám Cổ sinh Địa tầng Chia theo vấn đề Bộ tài liệu Đơn vị bảo quản Lập sổ đăng ký các bộ tài liệu Lập mục lục các đơn vị bảo quản
KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
(VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN) ĐỊA CHẤT (Đ)
KIẾN TẠO - ĐỊA MẠO (Đ1) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các tài liệu liên quan
1 Thành lập và chuẩn bị suất bản bản đồ kiến tạo Việt Nam tỷ lệ 1/1.000.000
Đ1 – KT01
2 Kiến tạo Tây Nguyên tỷ lệ 1/500.000 Đ1 – KT02
3 Sơ đồ kiến tạo miền Nam Việt Nam tỷ lệ 1/1.000.000 Đ1 – KT03
4 Địa mạo Ninh Bình 1 / 200.000 Đ1 – ĐM 01
5 Những nét cơ bản về địa mạo 1/ 200.000 tờ Hà Nội (F - 48 XXVIII) và các vùng lân cận
Đ1 – ĐM 02 6 Những nét cơ bản về địa mạo - tân kiến tạo vùng Thanh
Sơn, Thanh Thuỷ, Vĩnh Phú Đ1 – ĐM 03
CỔ SINH - ĐỊA TẦNG (Đ2)
Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
7 Hóa thạch động vật trong các trầm tích chứa than Trias
thƣợng miền Tây bắc Bắc bộ và ý nghĩa địa tầng của chúng Đ2 – CS01 8 Những phức hệ bào tử phấn hoa trong trầm tích Neogen
vùng trũng Hà Nội Đ2 – CS02
10 Địa tầng các trầm tích phanerozoi ở Đông Bắc Bộ Đ2 – ĐT01 11 Địa tầng các trầm tích Permi thƣợng - Trias hạ (P3 - T1),
điều kiện thành tạo và khoáng sản có liên quan ở khu vực Bắc Bộ
Đ2 – ĐT02
12 Hoàn thiện phân chia địa tầng Paleozoi Bắc Trung Bộ Đ2 – ĐT03
THẠCH LUẬN (Đ3) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
13 Đặc điểm thạch luận một số khối granitoit Việt Bắc và mối quan hệ của nó với khoáng hóa thiếc
Đ3 – TL01 14 Nghiên cứu thạch luận và sinh khoáng các thành tạo
magma miền bắc Việt Nam
Đ3 – TL02 15 Xác lập tiền đề địa chất và đặc điểm sinh khoáng các thành
tạo xâm nhập Tú Lệ
Đ3 – TL03 16 Trầm tích luận và tƣớng đá cổ địa lý các trầm tích tuổi
Jura – Cresta và khoáng sản liên quan ở miền bắc Việt Nam (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đ3 – TT04
ĐỊA HOÁ (Đ4) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
17 Địa hóa các đá macma vùng Tam Đảo Đ4 – ĐH01
18 Ứng dụng phƣơng pháp địa hóa tìm kiếm mỏ ở miền Bắc Việt Nam
Đ4 – ĐH02 19 Ứng dụng phƣơng pháp địa hóa tìm kiếm vùng Pia Oăc
Cao Bằng
20 Quy phạm về các phƣơng pháp địa hóa trong công tác đo vẽ bản đồ địa chất và tìm kiếm khoáng sản rắn
Đ4 – ĐH04 21 Nghiên cứu mô hình các dị thƣờng địa hóa chỉ quặng phục
vụ công tác đo vẽ bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản ở Việt Nam
Đ4 – ĐH05
22 Đặc điểm địa hóa Ido và một số nguyên tố vi lƣợng trong các thành tạo địa chất liên quan đến bệnh biếu cổ và đần độn của con ngƣời thuộc một số tỉnh phía bắc
Đ4 – ĐH06
KINH TẾ ĐỊA CHẤT (Đ5) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
23 Hiệu chỉnh bổ sung định mức và các giá công trình điều tra địa chất và tìm kiếm khoáng sản
Đ5 – CT01 24 Nghiên cứu đánh giá thực trạng và đề xuất biện pháp nâng
cao chất lƣợng các đề án điều tra địa chất khoáng sản
Đ5 – ĐC01 25 Nghiên cứu xác lập chi phí thăm dò tối thiểu các đề án
thăm dò khoáng sản
Đ5 – ĐC02
ĐỊA VẬT LÝ (Đ6) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
26 Xây dựng quy phạm kỹ thuật thăm dò phóng xạ và hoàn thiện quy phạm thăm dò điện và từ trƣờng mặt đất
Đ6 – ĐVL01 27 Kiến trúc sâu miền bắc Việt Nam theo các trƣờng địa vật lý Đ6- ĐVL02
định sự tồn tại của tầng chứa nƣớc trong các đứt gẫy, hang karst đới dập vỡ đứt nẻ
29 Nghiên cứu xác lập tổ hợp các phƣơng pháp địa vật lý và xây dựng quy trình công nghệ để tìm kiếm quặng chì kẽm ở Việt Nam (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đ6 – ĐVL04
KHOÁNG VẬT - ĐỊA CHẤT ĐỒNG VỊ (Đ7) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
30 Khoáng vật học caxiterit và một số khoáng vật cộng sinh khu vực Trúc Khê, Khuôn Phẩy, Ngòi Lẹm
Đ 7 – K1 31 Khoáng vật phụ trong các thành hệ macma miền bắc Việt
Nam
Đ 7 – K2
ĐỊA CHẤT THỦY VĂN – ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH (Đ8) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
32 Đánh giá trữ lƣợng khai thác nƣớc dƣới đất vùng đồng bằng Bắc Bộ và khả năng cung cấp nƣớc của chúng
Đ8 –TV01 33 Luận chứng cơ sở thiết kế mạng quan trắc nƣớc quốc gia
nƣớc dƣới đất vùng đồng bằng Bắc Bộ và Nam Bộ Đ8 – TV02 34 Đánh giá độ nhiễm bẩn và đề xuất các biện pháp bảo vệ
nguồn nƣớc dƣới đất ở một số khu vực trọng điểm vùng đồng bằng Bắc Bộ
Đ8 – TV 03
35 Hoàn thiện phƣơng pháp điều tra địa chất thủy văn – địa chất công trình khi tìm kiếm thăm dò khoáng sản cứng
VIỄN THÁM – TOÁN ĐỊA CHẤT (Đ9) Số
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh Bản vẽ Phụ lục Tóm tắt Các Tài liệu liên quan
36 Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Webgis, phân tích ảnh Radar phân giải cao và mô hình không gian GIS để xây dựng hệ thống cảnh báo tai biến địa chất và thảm họa môi trƣờng tự nhiên Việt Nam, thử nghiệm tại Bắc Kạn