2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ của Viện
Theo lý luận chung của Lƣu trữ học thì thu thập, bổ sung tài liệu là khái niệm dùng để chỉ quá trình tìm kiếm, tiếp nhận những tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan để đƣa vào lƣu trữ nhằm từng bƣớc hoàn thiện
thành phần tài liệu thuộc về cơ quan, đơn vị hình thành những tài liệu đó. Chính bởi vì công tác thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ lƣu trữ khác tuy mức độ ảnh hƣởng không giống nhau nhƣng điều cơ bản nhất là nếu nhƣ không có tài liệu thì lấy gì để phân loại, để xác định giá trị, bảo quản hay khai thác sử dụng, công bố,… Đồng thời, nếu nhƣ không thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu theo những quy định rõ ràng và chặt chẽ thì chất lƣợng các khâu nghiệp vụ tiếp theo sẽ không đƣợc đảm bảo thậm chí là không thể thực hiện đƣợc. Do vậy, giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu không chỉ có ý nghĩa đối với sự phát triển của bộ phận lƣu trữ trong cơ quan mà còn mở rộng giá trị sử dụng của tài liệu trong hoạt động quản lý những nguồn lực chủ yếu để phát triển xã hội, cũng nhƣ nghiên cứu lịch sử trong tƣơng lai.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu chuyên môn đặc thù của Viện hoàn toàn không thực hiện giống nhƣ thu thập tài liệu hành chính. Với tài liệu hành chính thì hàng năm (thƣờng là cuối năm) khi công việc kết thúc sẽ phải giao nộp vào lƣu trữ cơ quan. Do là tài liệu này hình thành liên tục theo năm hoạt động của cơ quan. Nhƣng sự hình thành tài liệu nghiên cứu khoa học Địa chất thì không nhƣ vậy, có đề tài nghiên cứu kết thúc sớm, có đề tài nghiên cứu 1năm, 2 năm, 3 năm,… thậm chí lâu hơn thế. Theo Quy định của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, sau khi một đề án, đề tài nghiên cứu kết thúc phải giao nộp báo cáo và các tài liệu liên quan vào lƣu trữ cơ quan. Tuy nhiên là một lƣu trữ hiện hành nên việc thu thập, bổ sung tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc chung về cơ sở pháp lý, quy chế giao nhận cho việc thu thập, cũng cần phải xác định thành phần, khối lƣợng tài liệu cần thu.
Trên thực tế, tài liệu lƣu trữ của Viện thƣờng không đƣợc giao nộp đúng thời hạn quy định, tình trạng tồn đọng tài lƣu trữ của Viện là khá phổ biến.
Phần lớn cán bộ chuyên môn coi lƣu trữ với tƣ cách là kho lƣu trữ hơn là một bộ phận nghiệp vụ chuyên môn của cơ quan, lƣu trữ đơn thuần là chỗ để bảo quản tài liệu, hoàn toàn bị động, khi cần thì cán bộ tìm đến, còn lại các cán bộ không ý thức đƣợc trách nhiệm của mình trong việc phối hợp, bổ sung tài liệu cho lƣu trữ. Một bộ phận cán bộ chuyên môn còn cảm thấy việc giao nộp và để lƣu trữ bảo quản tài liệu liên quan đến nhiệm vụ của mình là họ sẽ gặp khó khăn trong giải quyết công việc, khi cần tìm lại tài liệu thì mất thời gian và phải phụ thuộc vào cán bộ lƣu trữ, nên họ cho rằng tốt nhất lã giữ tài liệu trong tay mình để thuận tiện sử dụng. Điều này dẫn đến những khó khăn khác cho cán bộ lƣu trữ khi thực hiện nghiệp vụ của mình, đặc biệt là những nhiệm vụ đòi hỏi sự phối hợp của cán bộ các phòng ban.
Ví dụ, nếu lƣu trữ muốn lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu về lƣu trữ cơ quan định kỳ, cán bộ các phòng ban chỉ đƣa vào danh mục tài liệu cần giao nộp những tài liệu mà họ hoàn toàn không cần đến, thậm chí tài liệu không còn giá trị sử dụng; những tài liệu quan trọng phản ánh việc thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ thì họ tự giữ và không giao nộp cho lƣu trữ. Bản thân cán bộ lƣu trữ không có bất cứ điều kiện gì về quyền hạn, khả năng cũng nhƣ lý lẽ để thu đƣợc những tài liệu đó về kho lƣu trữ cơ quan.
2.4.2. Phân loại tài liệu lƣu trữ
Trong nội dung, nhiệm vụ của việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ thì phân loại tài liệu có ý nghĩa quan trọng. Về phƣơng diện lý thuyết, phân loại tài liệu lƣu trữ là dựa vào những đặc trƣng của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả (theo lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ - Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp).
Công tác phân loại đối với khối tài liệu hành chính:
Hiện nay, theo khảo sát của chúng tôi, tài liệu hành chính chƣa đƣợc thu về tập trung tại kho lƣu trữ để tổ chức, bảo quản tài liệu. Tài liệu về hồ sơ – tuyển dụng cán bộ thì đƣợc lƣu tại bộ phận tổ chức, tài liệu về công tác đào tạo thì đƣợc lƣu giữ tại bộ phận đào tạo, tài liệu về thi đua khen thƣởng thì đƣợc lƣu tại bộ phận làm công tác thi đua khen thƣởng, tài liệu kế hoạch thì đƣợc lƣu tại phòng kê hoạch, tài liệu tài chính kế toán thì lƣu tại phòng tài chính kế toán,... Bởi vậy, công tác tổ chức khoa học khối tài liệu hành chính này chƣa đƣợc tiến hành.
Công tác phân loại đối với khối tài liệu chuyên môn đặc thù:
Hầu hết các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đều có văn bản quy định hƣớng dẫn chi tiết của Nhà nƣớc, từ đó hình thành nên những bộ tài liệu có đầy đủ thành phần các văn bản liên quan đến một vấn đề, một công trình nghiên cứu cụ thể. Đồng thời những tài liệu chuyên môn đặc thù này đã đƣợc thu thập về kho. Tuy nhiên, những tài liệu liên quan đến một vấn đề, một công việc cụ thể thì chƣa đƣợc lập hồ sơ, chƣa đƣợc sắp xếp khoa học mà vẫn đang trong tình trạng lộn xộn, dễ bị mất mát, hƣ hỏng. Do đó, tài liệu khi thu về cần phải tiến hành phân loại tài liệu.
Thƣờng khi phân loại tài liệu chuyên môn đặc thù cán bộ lƣu trữ phải căn cứ vào các đặc trƣng nhƣ: bộ tài liệu, trình tự thu thập tài liệu vào lƣu trữ, kích thƣớc tài liệu hoặc vật làm ra tài liệu đó. Việc áp dụng các đặc trƣng hành chính ít đƣợc áp dụng đối với loại hình tài liệu này.
Hiện nay việc phân loại tài liệu lƣu trữ của cơ quan mới chỉ tiến hành đƣợc ở bƣớc sơ bộ.
Cấp độ 1: Tài liệu lƣu trữ đƣợc phân theo đối tƣợng điều tra, khảo sát, ở đây chia ra làm 2 loại: Địa chất; Khoáng sản.
Cấp độ 2: Theo thời gian nộp lƣu vào kho tài liệu nào thu về kho trƣớc xếp trƣớc, tài liệu nào thu về sau xếp sau.
Ví dụ: Địa chất:
- Tài liệu về đề án hoá thạch động vật trong các trầm tích chứa than Trias thƣợng miền Tây Bắc Bộ và ý nghĩa của chúng - 1999;
- Những phức hệ bào tử phấn hoa trong trầm tích Neogen vùng trũng Hà Nội - 2001;
- Khoáng vật phụ trong các thành hệ macma miền bắc Việt Nam - 2003; - Đặc điểm thạch luận một số khối granittoit Việt Bắc và mối quan hệ của nó với khoáng hoá thiếc - 2004;
- Kiến tạo Tây Nguyên tỷ lệ: 1/500.000 - 2004;
- Dự báo tác động và diễn biến môi trƣờng địa chất vùng hồ và ngoại vi thuỷ điện Sơn La – 2005;
- Sinh địa tầng các trầm tích Đệ Tam miền Bắc Việt Nam - 2008; - Nghiên cứu kiến tạo và sinh khoáng Bắc Bộ - 2009;...
Khoáng sản:
- Đánh giá triển vọng vàng sa khoáng Nghệ Tĩnh và thành lập bản đồ chuẩn đoán tỷ lệ 1/200.000 - 2000;
- Ứng dụng phƣơng pháp địa hoá tìm kiếm đồng ở phân vùng các mỏ đồng Sinh Quyền Lao Cai - 2002;
- Kết quả khảo sát địa chất và đánh giá độ chứa vàng sa khoáng vùng đuôi Lũng Mắt – Chi Lăng Lạng Sơn - 2003;
- Nghiên cứu triển vọng quặng Cu - Ni và các khoáng sản quý hiếm đi kèm Tây bắc Việt Nam và chi tiết hoá một số vùng quan trọng - 2003;
- Áp dụng phƣơng pháp địa hoá tìm kiếm quặng chì kẽm vùng Chợ Đồn, Bắc Thái - 2007;...
Tài liệu lƣu trữ của Viện đƣợc sắp xếp lộn xộn giữa các chuyên đề khác nhau: thạch luận, địa hóa, khoáng vật,.. Việc phân loại này là chƣa chi tiết và chƣa khoa học, gây rất nhiều khó khăn, tốn thời gian, công sức khi tra tìm tài liệu. Hơn nữa chỉ phân loại nhƣ thế không thể nắm bắt đƣợc tài liệu nào còn thiếu, bị mất để tiến hành thu thập, bổ sung, công tác bảo quản vì thế cũng gặp khó khăn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua quá trình khảo sát thực tiễn tôi còn nhận thấy bên cạnh một số tài liệu đã đƣợc xếp lên giá để tài liệu song còn nhiều các tập tài liệu, bản đồ vẫn để lẫn lộn, chất đống, băng đĩa vứt lộn xộn trong túi ni lông.
Do đó, cần phải tiến hành phân loại, sắp xếp khoa học tài liệu để đƣa vào bảo quản trong kho. Phục vụ tốt cho công tác bảo quản cũng nhƣ tra tìm tài liệu lƣu trữ.
2.4.3. Xác định giá trị tài liệu:
Tài liệu lƣu trữ là một sản phẩm của lịch sử đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan, cá nhân. Bất kỳ tài liệu nào sản sinh ra để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất định, giá trị ở đây đƣợc hiểu theo một cách chung chung nhất là chúng đã là công cụ, phƣơng tiện đƣợc các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và yêu cầu khác nhau.
Dƣới góc độ nghiên cứu của các nhà lƣu trữ học thì một mặt chúng ta công nhận tính khách quan chung của tài liệu, mặt khác cần nghiên cứu kỹ hơn, khoa học hơn cho từng tài liệu để đƣa vào bảo quản lâu dài.
Trong quá trình hoạt động Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức cũng nhƣ loại hình, có giá trị khác nhau. Trong đó, có những tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc thì không cần sử dụng đến nữa; có những tài liệu cần
lƣu giữ lại để tiếp tục sử dụng. Thời gian lƣu giữ dài hay ngắn là tùy thuộc vào ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa,... của chúng.
Ngoài ra, trong các tài liệu đó cũng có không ít chứa thông tin trùng lặp, có thể loại bỏ bớt. Bởi vậy, trƣớc khi đƣa vào bảo quản trong kho lƣu trữ cơ quan hoặc đƣa vào lƣu trữ lịch sử những tài liệu này cần phải có sự lựa chọn trên cơ sở xác định giá trị những tài liệu đó.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam (theo Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ - Nhà xuất bản đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 1990).
Đồng thời cũng phải xác định rõ đối với những tài liệu không đƣợc đƣa vào bảo quản trong các kho lƣu trữ Nhà nƣớc, thì cần bảo quản ở mức độ nào, thời gian bao lâu? Điều đó đã làm cho việc xác định giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để đƣa vào bảo quản trong kho lƣu trữ trở thành một nhiệm vụ tất yếu khách quan của công tác lƣu trữ.
Vì công tác xác định giá tri tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, nên một yêu cầu cần đặt ra cho công tác này là phải chính xác và thận trọng. Bởi vậy khi tiến hành công tác lựa chọn tài liệu cần hết sức thận trọng để không làm tổn thất tài liệu. Đồng thời để có thể tiến hành công tác xác định giá trị một cách khách quan, chính xác và khoa học thì những ngƣời trực tiếp làm công tác này phải nắm vững những nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn về xác định giá trị tài liệu.
Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng đã có những quy định về xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ
về địa chất - khoáng sản nhƣng cơ quan chƣa thực hiện. Có những tài liệu trùng lặp, thậm chí không đảm bảo về mặt pháp lý nhƣ những tập bản đồ thiếu chữ ký và con dấu, hay những giấy tờ không có giá trị bị lẫn lộn trong các báo cáo, thuyết minh.,...
Sở dĩ có tình trạng này là do cán bộ lƣu trữ không có chuyên môn nghiệp vụ để xác định giá trị tài liệu lƣu trữ.
Đây là một vấn đề cần sớm đƣợc tiến hành để tài liệu lƣu trữ cơ quan thực sự là những tài liệu có giá trị cao, phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và các hoạt động khác của đời sống.
2.4.4. Biên mục, thống kê và công cụ tra cứu tài liệu
Biên mục tài liệu lưu trứ:
Biên mục hồ sơ là giới thiệu lên bìa hồ sơ và tờ mục lục thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ cũng những thông tin cần thiết khác để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi (Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ - Nhà xuất bản Đại học Giáo dục Chuyên nghiệp). Đây là điều kiện cần thiết trƣớc khi xây dựng công cụ tra cứu về nội dung tài liệu. Chính vì vậy biên mục đƣợc xem là một bộ phận của hoạt động thông tin khoa học trong kho lƣu trữ.
Công tác biên mục tài liệu lƣu trữ tại Viện chƣa đƣợc tiến hành do tài liệu của Viện chƣa đƣợc phân loại khoa học.
Thống kê tài liệu lưu trữ:
Thống kê tài liệu lƣu trữ là sử dụng những phƣơng pháp, phƣơng tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lƣợng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng, kho lƣu trữ.
Công tác thống kê, có 3 loại: Thống kê tài liệu lƣu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học, thống kê phƣơng tiện bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Công tác này vẫn thƣờng xuyên đƣợc cán bộ lƣu trữ của Viện tiến hành thƣờng xuyên hàng năm. Chủ yếu công tác thống kê ở đây là thống kê tài liệu lƣu trữ. Công cụ dùng để thống kê ở đây gồm có: phiếu giao nhận tài liệu (Viện không có sổ nhập tài liệu) - Phụ lục 02; sổ cho mƣợn tài liệu .
Cấu tạo sổ cho mƣợn tài liệu:
Số TT
Ngày mƣợn
Tên ngƣời
mƣợn Tên tài liệu
Ký mƣợn Ký trả 1 2
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ là những phƣơng tiện tìm tin của phòng, kho lƣu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lƣu trữ cho các cơ quan và cá nhân (theo lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ - Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp).
Tổ chức công cụ tra cứu khoa học là một trong những công tác quan trọng của các phòng, kho lƣu trữ nhằm xây dựng đƣợc các loại công cụ tra cứu khác nhau, theo những nguyên tắc và phƣơng pháp khoa học, đảm bảo giới thiệu đầy đủ và toàn diện về thành phần, nội dung cũng nhƣ ký hiệu tra