công tác lƣu trữ
Đây là giải pháp hàng đầu cần phải thực hiện trong cơ quan. Khi nhận thức của lãnh đạo về công tác lƣu trữ đƣợc toàn diện, đúng mức sẽ là cơ sở cho việc thực hiện có hiệu quả công tác này. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo bằng các biện pháp sau: Tuyên truyền, giải thích cho lãnh đạo về các vấn đề của công tác lƣu trữ. Cán bộ phòng Hành chính của Viện có thể mời lãnh đạo tham dự những buổi họp của mình về công tác lƣu trữ. Đặc biệt qua những buổi gặp gỡ, trao đổi có liên quan đến chuyên môn lƣu trữ. Cần phải thấy việc sử dụng các phƣơng tiện thông tin cơ quan nhƣ bản tin, thông báo…cũng rất hiệu quả đối với việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng nhƣ toàn bộ viên chức trong cơ quan. Thông qua hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng tài liệu lƣu trữ để lãnh đạo nhận thức rõ những lợi ích của công tác này cũng nhƣ những bất cập đang gặp phải.
Đây là giải pháp hàng đầu cần phải thực hiện trong cơ quan. Khi nhận thức của lãnh đạo về công tác lƣu trữ đƣợc toàn diện, đúng mức sẽ là cơ sở cho việc thực hiện có hiệu quả công tác này. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo bằng các biện pháp sau: Tuyên truyền, giải thích cho lãnh đạo về các vấn đề của công tác lƣu trữ. Cán bộ phòng Hành chính của Viện có thể mời lãnh đạo tham dự những buổi họp của mình về công tác lƣu trữ. Đặc biệt qua những buổi gặp gỡ, trao đổi có liên quan đến chuyên môn lƣu trữ. Cần phải thấy việc sử dụng các phƣơng tiện thông tin cơ quan nhƣ bản tin, thông báo…cũng rất hiệu quả đối với việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng nhƣ toàn bộ viên chức trong cơ quan. Thông qua hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng tài liệu lƣu trữ để lãnh đạo nhận thức rõ những lợi ích của công tác này cũng nhƣ những bất cập đang gặp phải.
Một thực tế chung hiện nay là hầu hết cán bộ làm công tác lƣu trữ tại Viện chỉ hƣớng đến việc giữ tài liệu có trong kho lƣu trữ chứ không phải là quản lý, không chủ động để nâng cao chất lƣợng tài liệu mình đang giữ và cũng không có ý thức nâng cao hiệu qủa việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Cán bộ lƣu trữ tại Viện cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc chủ động hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu cho cán bộ các phòng ban. Một khi có cán bộ lƣu trữ thƣờng xuyên phổ biến, giúp đỡ, theo dõi hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ, cán bộ các phòng sẽ có nhận thức tốt hơn về giá trị lịch sử của tài liệu, có ý thức trách nhiệm trong việc giữ gìn và bảo quản đầy đủ hồ sơ công việc do mình giải quyết (coi đó là một phần tài sản của cơ quan),