Để có thể tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản chúng tôi đƣa ra hai nhóm giải pháp cơ bản đó là nhóm giải pháp về mặt nhận thức (nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan; nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ của cá nhân cán bộ làm công tác lƣu trữ, ban hành thêm văn bản hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ, bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lƣu trữ cơ quan, đầu tƣ thêm kinh phí, trang thiết bị phục vụ tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ) và nhóm giải pháp về mặt chuyên môn (phân loại tài liệu, phân định đơn vị bảo quản, sắp xếp các đơn vị bảo quản trong bộ tài liệu, biên mục các đơn vị bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin).
Trong tất cả các giải pháp nêu trên thì giải pháp nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ đƣợc xác định là giải pháp cơ bản, quan trọng nhất. Trên cơ sở lãnh đạo cơ quan nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và giá trị tài liệu lƣu trữ từ đó lãnh đạo mới có những chỉ đạo, điều hành và đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lƣu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. Từ đó mới có thể tiến hành thực hiện đƣợc những giải pháp còn lại.
Đây là vấn đề then chốt nhất, bởi vì thay đổi hẳn phƣơng án phân loại, cách tổ chức sắp xếp tài liệu, mua sắm thêm trang thiết bị của cơ quan không hề đơn giản, nó đòi hỏi phải có sự tập trung cao độ cả về nguồn lực – nhân lực – tài lực.
KẾT LUẬN
Tài liệu chuyên môn đặc thù của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là loại tài liệu quan trọng của Nhà nƣớc, nó có ý nghĩa thực tiễn, ý nghĩa lịch sử và ý nghĩa khoa học rất lớn. Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì thông tin tài liệu địa chất và khoáng sản ngày càng trở nên quan trọng. Nhìn vào số lƣợng ngƣời đến khai thác tài liệu mỗi năm khoảng 2500 lƣợt thì mới thấy đƣợc thông tin cần thiết tới mức nào.
Trong khi đó qua khảo sát thực tế về khối tài liệu này tại Viện, chúng tôi đã nêu lên đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ tài liệu hiện nay. Tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm, chú ý, hiện còn để lộn xộn, một số tài liệu còn bị phân tán chƣa đƣợc thu thập về một mối, chƣa xây dựng phƣơng án và tổ chức phân loại, chƣa tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản… Từ thực tế đó chúng tôi nêu lên sự cần thiết phải tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của Viện.
Trên cơ sở những phân tích và đánh giá về công tác lƣu trữ tài liệu chuyên môn đặc thù của Viện, chúng tôi đƣa ra các đề xuất và biện pháp nhằm tổ chức khoa học hơn cho khối tài liệu này, góp phần nâng cao hiệu quả và kéo dài tuổi thọ tài liệu lƣu trữ. Các biện pháp này tập trung vào một số vấn đề cơ bản nhƣ: nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lƣu trữ cho cán bộ viên chức cơ quan; đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lƣu trữ tài liệu; thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của công tác lƣu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu.
Sau khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi thấy rằng để tổ chức khoa học đƣợc khối tài liệu chuyên môn đặc thù hiện có tại cơ quan rất cần sự góp sức của toàn thể cán bộ viên chức trong cơ quan, từ cán bộ lãnh đạo, quản lý đến cán bộ chuyên môn và cán bộ lƣu trữ. Ngoài ra, vấn đề đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lƣu trữ cũng rất cần đƣợc quan tâm, chú ý. Việc
thực hiện đồng bộ các biện pháp và đƣợc sự đồng thuận, nhất trí cao của cán bộ, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên sẽ góp phần giúp Viện giữ gìn, bảo quản an toàn đƣợc khối tài liệu này cũng nhƣ khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu, phục vụ đắc lực cho công cuộc xây dựng bảo vệ Tổ quốc.
Nhìn chung, những kết quả nghiên cứu đƣợc trình bày trong đề tài này của chúng tôi mới chỉ dừng lại ở việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị sự nghiệp cụ thể, đó là Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Vì từ trƣớc tới nay, rất ít các công trình nghiên cứu sâu về tài liệu chuyên môn đặc thù của lĩnh vực nghiên cứu khoa học tại các Viện nghiên cứu, cũng nhƣ việc tiến hành các biện pháp nghiệp vụ chuyên môn của công tác lƣu trữ đối với loại tài liệu này. Nhƣng chúng tôi cũng mong muốn với những kết quả nghiên cứu của mình sẽ góp phần hoàn thiện hơn công tác lƣu trữ tại một đơn vị sự nghiệp khoa học thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng. Ngoài ra, chúng tôi cũng hy vọng, vấn đề này sẽ tiếp tục đƣợc nghiên cứu không chỉ ở Viện là đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng mà hơn nữa là trong tất cả các cơ quan, đơn vị có sử dụng đến loại hình tài liệu chuyên môn đặc thù.
Chúng tôi đã lựa chọn vấn đề này với mong muốn sẽ góp một tiếng nói trong việc tổ chức khoa học khối tài liệu chuyên môn đặc thù ngày càng nhiều hơn trong hoạt động nghiên cứu khoa học, cũng nhƣ đƣa ra đƣợc các biện pháp tổ chức khoa học thiết thực nhất. Đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, vì vậy chúng tôi rất mong đƣợc sự đóng góp của những ngƣời quan tâm tới vấn đề này để đề tài đƣợc hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Công nghiệp (2001), Quy chế tạm thời về lập bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản, Hà Nội;
2. Bộ Công nghiệp, Quyết định số: 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 về việc thu nhận và quản lý tài liệu địa chất;
3. Bộ Nội vụ, Thông tƣ số: 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 01 năm 2012 về việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan;
4. Bộ Nội vụ, Thông tƣ số: 04/2013/TT - BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 về việc hƣớng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức;
5. Bộ Tài chính, Thông tƣ số: 30/2004/TT - BTC, ngày 07 tháng 04 năm 2004 về việc hƣớng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khác và sử dụng tài liệu lƣu trữ;
6. Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Thông tƣ số: 25/2011/TT - BTNMT, ngày 07 tháng 7 năm 2011 về việc Ban hành Quy chế quản lý đề tài, dự án khoa học và công nghệ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng;
7. Chính phủ, Nghị định số: 111/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004;
8. Chính phủ, Nghị định số: 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 về việc Quy định chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ;
9. Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, Tạp chí địa chất số: 312/2009 10. Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, Tạp chí địa chất số: 325/2011 11. Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, Tạp chí địa chất số: 333/2011 12. Cục Lƣu trữ nhà nƣớc, Từ điển lƣu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992;
13. Hoàng Minh Cƣờng và Nguyễn Đăng Hải (1993), về việc xây dựng phương án hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, phông lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4;
14. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản đại học và Giáo dục chuyên nghiệp;
15. Đào Xuân Chúc (2002), “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh” - Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 01 (2- 2002), tr 40 – 48;
16. Nguyễn Cảnh Đƣơng (2000), Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại tài liệu lưu trữ, Đề tài nghiên cứu khoa học, mã số 98-98- 054, tƣ liệu Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc;
17. Bùi Thị Thu Hà (2008), Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ - Luận văn thạc sĩ khoa học, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội;
18. Phạm Thị Bích Hải (2004), Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III, Luận văn thạc sĩ khoa học, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội;
19. Vũ Trần Diễm Hạnh (2007), Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội, khoá 2003 – 2007, LV238, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội;
20. Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành lƣu trữ, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
21. Lê Tuấn Hùng (2004), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa
học và Công nghệ, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành lƣu trữ, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội;
22. Nguyễn Liên Hƣơng (2006), Tổ chức Quản lý tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, Đề tài khoa học cấp Trƣờng đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
23. Nguyễn Mai Hƣơng (2008), Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng Bộ Xây dựng, luận văn thạc sĩ khoa học Lƣu trữ, Tƣ liệu thƣ viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
24. Trịnh Thị Hƣơng (2009), Tổ chức Khoa học tài liệu phông Đảng uỷ khối trực thuộc trung ương tại kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn thạc sĩ khoa học Lƣu trữ, tƣ liệu thƣ viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
25. Thiên Hƣơng (2007), Một số kinh nghiệm khi đánh số hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, (số 12), tr 28 – 29;
26. Dƣơng Văn Khảm (2007), Nguyên tắc xuất xứ và lý thuyết về phân loại tài liệu, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, (số 6), tr 2-4;
27. Dƣơng Văn Khảm (1998), Lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội;
28. Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng lần thứ 3 (Kỷ niệm 10 năm thành lập khoa và 40 năm đào tạo cán bộ lƣu trữ ở Việt Nam), Hà Nội
29. Nguyễn Thị Hải Linh (2008), “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối dân chính đảng cấp tỉnh Nam Định”;
30. Lê Thị Hải Nam (2008), Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam thực trạng và giải pháp, luận văn thạc sĩ khoa học, tƣ liệu thƣ viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
31. Trịnh Thị Năm (2009), Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, luận văn thạc sĩ khoa học, tƣ liệu thƣ viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
32. Vũ Thị Phụng (2011), Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu lịch sử ở Việt Nam - Khảo sát bước đầu và khuyến nghị. Tạp chí Văn thƣ – Lƣu trữ Việt Nam, (số 5);
33. Vũ Thị Phụng (2010), Xây dựng mô hình liên kết, hợp tác giữa các cơ quan lưu trữ với các nhà khoa học. Tạp chí Văn thƣ – Lƣu trữ Việt Nam, (số 5);
34. Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ lƣu trữ cơ bản (Chủ biên), Nhà xuất bản Hà Nội;
35. Nguyễn Minh Phƣơng (chủ biên) (2005), Tập bài giảng lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng.
36. Vƣơng Đình Quyền (1968), Ý nghĩa, mục đích công tác xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lí. Công tác lƣu trữ, (số 4);
37. Vƣơng Đình Quyền (1982), Trao đổi ý kiến về thuật ngữ phân loại tài liệu và hệ thống hoá tài liệu. Tạp chí Lƣu trữ, (số 01);
38. Nguyễn Minh Sơn (2003), “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III – Thực trạng và giải pháp”, luận văn thạc sĩ khoa học, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
39. Thủ tƣớng Chính phủ, Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 về việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ.
40. Thủ tƣớng Chính phủ, Quyết định số: 1238/QĐ - TTg ngày 18 tháng 9 năm 2006, Viện đổi tên là Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản;
41. Hồ Anh Tú (2008), “Tổ chức Khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành lƣu trữ, tƣ liệu
khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
42. Nguyễn Phú Thành (2008), Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện hành, Luận văn thạc sĩ, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
43. Vũ Ngọc Thúy (2008), “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ tổng bí thư tại kho lưu trữ trung ương Đảng”, luận văn thạc sĩ chuyên ngành lƣu trữ, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
44. Quản Tố Trinh (2001), Tổ chức khoa học tài liệu địa chính ở trung tâm thông tin tư liệu địa chính Tổng cục Địa chính, khóa 1998 – 2001, LV 77, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
45. Nguyễn Công Trọng (2004), Tổ chức khoa học tài liệu tại trung tâm công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, khoá 2000 – 2004, LV 158, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
46. Nguyễn Thị Út Trang (2008), Tổ chức khoa học và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban kiểm tra Trung Ương Đảng cộng sản Việt Nam, luận văn thạc sĩ khoa học, tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
47. Quốc hội: Luật lƣu trữ số: 01/2011/QH13;
48. Ủy ban Thƣờng vụ Quốc Hội, Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL – UBTVQH ban hành ngày 04 tháng 04 năm 2001;
49. http://www.archives.gov.vn;
PHỤ LỤC
1. Phiếu giao nhận tài liệu số 01; 2. Phiếu giao nhận tài liệu số 02; 3. Phiếu khảo sát số 1;
4. Phiếu khảo sát số 2; 5. Phiếu khảo sát số 3;
6. Thông tƣ số: 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên Môi trƣờng về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu