Cơ sở vật chất, trang thiết bị đƣợc trang bị đầy đủ là điều kiện cần để tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. Không có hoặc thiếu cơ sở vật chất, trang thiết bị thì chất lƣợng của việc tổ chức khoa học tài liệu sẽ bị ảnh hƣởng, thậm trí là không thể tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ đƣợc. Bản thân cán bộ lƣu trữ làm việc trong điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị đầy đủ sẽ cảm thấy thoải mái, năng xuất lao động tăng. Ngƣợc lại, cán bộ lƣu trữ làm việc trong điều kiện cơ sở vật chất thiếu thốn sẽ cảm thấy không thoải mái dẫn đến năng xuất lao động giảm.
Qua khảo sát thực tiễn chúng tôi nhận thấy rằng tình hình đầu tƣ về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ của cơ quan nhƣ sau:
Kho lưu trữ:
Cơ quan bố trí 2 kho để tài liệu lƣu trữ đặt tại tầng 4 nhà C của cơ quan, diện tích hết sức trật hẹp, chƣa đảm bảo các thông số kỹ thuật nhƣ: ánh sáng; vật liệu xây dựng chịu lửa, chịu nhiệt; hệ thống phòng chống cháy nổ, chống mối mọt. Kho cũng chƣa trang bị các dụng cụ để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm.
Trƣớc thực trạng tài liệu lƣu trữ hiện có khoảng 1000m giá thì với điều kiện kho tàng trên là hết sức thiếu, khiến cho tài liệu khó có thể đƣợc tổ chức khoa học và bảo quản an toàn tài liệu, tình trạng tài liệu xếp đống xảy ra cũng là dễ hiểu.
Một hạn chế nữa về cơ sở vật chất đó là chƣa có phòng đọc tài liệu. Ngƣời đến khai thác tài liệu phải đọc ngay trong kho lƣu trữ. Nếu với một số lƣợng lớn độc giả đến đọc cùng một lúc thì đây thực sự là một vấn đề.
Tuy nhiên, Viện đang xây mới phòng làm việc, tƣơng lai hy vọng hạn chế về kho lƣu trữ có thể sớm đƣợc khắc phục.
Trang thiết bị:
Cơ quan đã trang bị về cơ bản các trang thiết bị phục vụ cho công tác lƣu lƣu trữ nhƣ: máy điều hòa, quạt thông gió, máy tính, máy in, giá - tủ để tài liệu, cặp hộp, đèn chiếu sáng, bàn, ghế, trang thiết bị văn phòng phẩm. Điều đó đƣợc thể hiện qua bảng thống kê các trang thiết bị sau:
Bảng thống kê các trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ
Trang thiết bị Số lƣợng
Đơn vị
tính Hiệu Tính năng
Giá tủ để tài liệu 6 Chiếc Hòa phát Để tài liệu
Bàn 3 chiếc Hòa phát Để làm việc
Ghế 6 chiếc Hòa phát Để ngồi làm việc
Máy tính 1 Cái Dell Soạn thảo văn bản,
đánh mục lục văn bản
Máy in 2 Cái Dell In văn bản
Máy photocopy 0 Cái In sao văn bản
Điều hòa 1 Cái Sanyo Cho khồng khí thoáng
Quạt thông gió 2 Cái Đảm bảo cho kho
thông thông thoáng
Máy sƣởi 2 Cái Làm khô không khí
Qua bảng thống kê trên chúng ta có thể thấy cơ quan bƣớc đầu đã có sự quan tâm đầu tƣ trang thiết bị cho công tác lƣu trữ cơ quan. Song cơ quan cần trang bị thêm một số trang thiết bị nhƣ : máy photocopy để có thể in, sao văn bản khi cần thiết; giá tủ để tài liệu đã cũ chƣa có giá tủ tài liệu chuyên dụng mà có thể để đƣợc những tài liệu riêng biệt (nhƣ bản đồ, bản vẽ A0, đĩa CD), bàn ghế làm việc với số lƣợng nhƣ trên còn ít nên đƣợc trang bị thêm..