Biên mục tài liệu lưu trứ:
Biên mục hồ sơ là giới thiệu lên bìa hồ sơ và tờ mục lục thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ cũng những thông tin cần thiết khác để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi (Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ - Nhà xuất bản Đại học Giáo dục Chuyên nghiệp). Đây là điều kiện cần thiết trƣớc khi xây dựng công cụ tra cứu về nội dung tài liệu. Chính vì vậy biên mục đƣợc xem là một bộ phận của hoạt động thông tin khoa học trong kho lƣu trữ.
Công tác biên mục tài liệu lƣu trữ tại Viện chƣa đƣợc tiến hành do tài liệu của Viện chƣa đƣợc phân loại khoa học.
Thống kê tài liệu lưu trữ:
Thống kê tài liệu lƣu trữ là sử dụng những phƣơng pháp, phƣơng tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lƣợng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng, kho lƣu trữ.
Công tác thống kê, có 3 loại: Thống kê tài liệu lƣu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học, thống kê phƣơng tiện bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Công tác này vẫn thƣờng xuyên đƣợc cán bộ lƣu trữ của Viện tiến hành thƣờng xuyên hàng năm. Chủ yếu công tác thống kê ở đây là thống kê tài liệu lƣu trữ. Công cụ dùng để thống kê ở đây gồm có: phiếu giao nhận tài liệu (Viện không có sổ nhập tài liệu) - Phụ lục 02; sổ cho mƣợn tài liệu .
Cấu tạo sổ cho mƣợn tài liệu:
Số TT
Ngày mƣợn
Tên ngƣời
mƣợn Tên tài liệu
Ký mƣợn Ký trả 1 2
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ là những phƣơng tiện tìm tin của phòng, kho lƣu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lƣu trữ cho các cơ quan và cá nhân (theo lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ - Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp).
Tổ chức công cụ tra cứu khoa học là một trong những công tác quan trọng của các phòng, kho lƣu trữ nhằm xây dựng đƣợc các loại công cụ tra cứu khác nhau, theo những nguyên tắc và phƣơng pháp khoa học, đảm bảo giới thiệu đầy đủ và toàn diện về thành phần, nội dung cũng nhƣ ký hiệu tra tìm tài liệu lƣu trữ.
Công cụ tra cứu khoa học giúp cho cơ quan quản lý chặt chẽ tài liệu trong các kho lƣu trữ. Thông qua công cụ tra cứu có thể thống kê chính xác đƣợc thành phần tài liệu trong các phòng, kho lƣu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là Sổ đăng ký các khối tài liệu. Sổ đăng ký đƣợc xây dựng dƣới dạng:
Tài liệu lƣu trữ địa chất: + 2009
+ 2011…
Tài liệu lƣu trữ khoáng sản + 2009
+ 2010 + 2011…
Cơ quan chƣa xây dựng đƣợc mục lục văn bản, tài liệu; sổ thống kê các bộ tài liệu; sổ thống kê đơn vị bảo quản.
Số ký hiệu lƣu trữ: của tài liệu lƣu trữ địa chất ký hiệu Đ, từ Đ1, Đ2,… đến hiện tại; tài liệu lƣu trữ về khoáng sản đƣợc ký hiệu là KS từ KS1, KS2,… đến hiện tại.
Mục lục tài liệu lƣu trữ nhƣ thế này là rất khó khi tìm kiếm. Vì khi muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó ta phải rà soát tỉ mỉ từng tên tài liệu lƣu trữ một.
Ví dụ: Muốn tìm tài liệu A về lĩnh vực thạch luận thì cán bộ lƣu trữ phải tìm kiếm trong khối tài liệu về địa chất, trong đó lẫn lộn giữa tài liệu về địa hoá, địa chất thuỷ văn, kiến tạo,…