thông tin
Sau khi tài liệu lƣu trữ tại Viện đã đƣợc thu thập đầy đủ, phân loại chính xác, khoa học, tài liệu đƣợc lập bộ tài liệu (hoặc hồ sơ)đầy đủ, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, bƣớc cuối cùng trong tổ chức khoa học tài liệu này đó là xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.
Công cụ tra cứu khoa học là một dạng thông tin rút gọn, khái quát của thông tin tài liệu sau khi chúng đƣợc xử lý, phân tích và tổng hợp. Do đó, công cụ tra cứu khoa học thuộc loại thông tin cấp II, nghĩa là thông tin về thông tin. Nó giúp cho việc tìm tin trong tài liệu lƣu trữ đƣợc dễ dàng và nhanh chóng.
Đối với tình hình thực tiễn của Viện thì việc lập Sổ đăng ký các bộ tài liệu (đối với tài liệu chuyên môn), Sổ đăng ký các hồ sơ (đối với tài liệu hành chính), mục lục thống kê các đơn vị bảo quản và dán nhãn cho hộp đựng tài liệu là cần thiết. Nó là cơ sở để xây dựng các loại công cụ tra cứu khác nhƣ các bộ thẻ, sách sơ yếu tài liệu lƣu trữ, sách hƣớng dẫn các kho lƣu trữ và các loại phiếu tra tìm khác.
Sổ đăng ký các bộ tài liệu có thể hiểu là bảng kê có hệ thống tên các bộ tài liệu và những thông tin khác nhƣ: số lƣu trữ của bộ tài liệu, năm kết thúc của bộ tài liệu, số lƣợng đơn vị bảo quản, ghi chú. Đối với tài liệu hành chính thì lập sổ đăng ký hồ sơ là bảng kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác nhƣ: số lƣu trữ của hồ sơ, năm kết thúc của hồ sơ, số lƣợng đơn vị bảo quản, ghi chú.
Mẫu sổ đăng ký các bộ tài liệu (hoặc hồ sơ):
Số thứ tự bộ tài liệu (hồ sơ) Tên gọi Bộ tài liệu (hồ sơ) Năm kết thúc Số lƣợng đơn vị bảo quản Ghi chú 1 2 3 4 5 K2 – S10
(Bộ tài liệu KaoLin số 10, lĩnh vực không kim loại)
- Sổ đăng ký tên các bộ tài liệu/ hồ sơ có ba chức năng sau đây:
+ Thống kê tên các bộ tài liệu;
+ Cố định trật tự bộ tài liệu đã đƣợc hệ thống hoá theo phƣơng án phân loại tài liệu trong phông lƣu trữ;
+ Dùng để tra tìm các bộ tài liệu khi cần thiết.
+ Tên gọi các Bộ tài liệu: Thống kê tất cả tên các bộ tài liệu theo thứ tự lƣu rữ.
+ Số thứ tự của đơn vị bảo quản: Đƣợc đánh thứ tự liên tục từ đơn vị bảo quản 01 đến đơn vị bảo quản cuối cùng.
+ Số và ký hiệu đơn vị bảo quản Địa chất: Đ
- Kiến tạo - Địa mạo: Đ1
+ Kiến tạo: Đ1 - KT(các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,... ) - Số ĐVBQ. + Địa mạo: Đ2 – ĐM(các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,... ) - Số ĐVBQ. - Cổ sinh - Địa tầng: Đ2
+ Cổ sinh: Đ2 – CS (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,... ) - Số ĐVBQ. + Địa tầng: Đ2- ĐT (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,... ) - Số ĐVBQ. - Thạch luận – Trầm tích luận: Đ3
+ Thạch luận: Đ3 - TL (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,... ) - Số ĐVBQ. + Trầm tích luận: Đ3-TL (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
- Địa hoá: Đ4
+ Nguyên tố hoá học trong đất: Đ4 - Đ (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
+ Nguyên tố hoá học trong nƣớc: Đ4 - N (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,... ) - Số ĐVBQ.
+ Nguyên tố hoá học trong không khí: Đ4 - K (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,... ) - Số ĐVBQ.
- Kinh tế địa chất: Đ5 (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ. + Dự toán về thuỷ văn: Đ5-TV (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
+ Dự toán về công trình: Đ5 - CT (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) -Số ĐVBQ.
+ Dự toán khảo sát địa chất: Đ5 - KS (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ.
+ Đơn giá phân tích: Đ5-PT (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
- Địa vật lý: Đ6
+ Trọng trƣờng - Điện từ trƣờng: Đ6-T (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
+ Địa chấn: Đ6 - Đ (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ. + Rađa: Đ6 – R (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ. + Giếng khoan: Đ6 – R (1,2,3...) - Số ĐVBQ.
+ Hàng không: Đ6 - H (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Biển: Đ6 – B (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. - Khoáng vật - Địa chất đồng vị: Đ7
+ Khoáng vật: Đ7 - K (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Địa chất đồng vị: Đ7-Đ (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
- Địa chất thủy văn – địa chất công trình: Đ8
+ Địa chất thủy văn: Đ8-TV (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
+ Địa chất công trình: Đ8-CT (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
Khoáng sản: K - Kim loại: K1
+ Vàng: K1 - Au (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Bạc: K1 – Ag (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Đồng: K1 – Cu (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ.
+ Sắt: K1 – Fe (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ.
+ Magnesit: K1 – Mg (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ.
+ Mangan: K1 – Mn (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Molipđen: K1 - Mo (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ.
+ Chì: K1 – Pb (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Kẽm: K1 – Zn (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Thiếc: K1 – Sn (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Titan: K1 – Ti (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Quặng: K1 - Q (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. - Không kim loại: K2
+ Apatit photphorit: K2 - Ap (các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ
+ Sét Kaolin: K2 - S (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Vecmiculit: K2 -Vec (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
+ Đá quý: K2 – ĐQ (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. + Năng lƣợng: K2 – Nl (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) - Số ĐVBQ.
+ Địa nhiệt: K2 – ĐN (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ.
+ Than: K2 – T (số các bộ tài liệu theo thứ tự 1,2,3,...) – Số ĐVBQ. Các tiêu đề bộ tài liệu đƣợc hệ thống hoá theo phƣơng án phân loại tài liệu của cơ quan.
Ví dụ: K 2 - T 2 - 01 đƣợc giải mã là nhƣ sau:
K2: Khoáng sản không kim loại; T2: Bộ tài liệu thứ 2 của Than; 01: Đơn vị bảo quản số 01.
Dãy ký hiệu trên đƣợc hiểu là: Đơn vị bảo quản số 01 thuộc bộ tài liệu số 02 của Than, thuộc lĩnh vực khoáng sản không kim loại.
Mục lục thống kê các đơn vị bảo quản trong bộ tài liệu
Là bản kê các quyển/ tập tài liệu, văn bản có trong từng đơn vị bảo quản; có thể để rời trên các tấm thẻ, hoặc có thể viết trên các tờ giấy có các cột, mục hoặc không có cột mục. Trong thực tế, dùng hình thức viết trên các tờ giấy có cột mục dễ sử dụng hơn. Song thống kê trên các tấm thẻ cũng có ƣu điểm là có thể tiết kiệm lao động khi làm thẻ tra tìm.
Mẫu mục lục thống kê các đơn vị bảo quản
Số Lƣu trữ Tên gọi đơn vị
bảo quản Năm Số lƣợng tập tài liệu trong đơn vị bảo quản
Ghi chú
Ví dụ: K2-S10-01
Đơn vị bảo quản số 01, bộ tài liệu Sét Kaolin 10, lĩnh vực không kim loại.
Dán nhãn hộp đựng tài liệu
Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn đƣợc in sẵn, có thể in trực tiếp lên gáy hộp hoặc in riêng theo kích thƣớc phù hợp với gáy của hộp (cặp) đƣợc dùng để đựng tài liệu.
Mẫu nhãn hộp đựng tài liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TÊN KHO LƢU TRỮ HỘP (CẶP) SỐ
Từ đơn vị bảo quản:... Đên đơn vị bảo quản:...
Ngoài ra, sau khi các bộ tài liệu đã lên giá/ tủ cơ quan nên làm sơ đồ chỉ dẫn kho trên đó ghi rõ: Kho lƣu trữ có mấy tủ đựng tài liệu? Từ giá... này tới giá này... để tài liệu ...? Từ giá này... tới giá này... để tài liệu...?
Ứng dụng công nghệ thông tin:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại những lợi ích rõ rệt trong công tác lƣu trữ nhƣ:
- Khi áp dụng công nghệ thông tin việc tra cứu thông tin theo đặc trƣng nội dung và theo các đặc trƣng khác của tài liệu không chỉ đƣợc rút ngắn về thời gian mà còn đơn giản về thủ tục. Việc thực hiện các thao tác có tính chất tác nghiệp so với việc tra cứu thông tin tài liệu giấy cũng nhẹ nhàng hơn. Thật vậy, việc tra cứu tài liệu giấy gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong trƣờng hợp không có khung phân loại thông tin và khung phân loại tài liệu, hồ sơ, thậm chí việc tra tìm vẫn gặp khó khăn ngay cả khi đã có khung phân phân loại nhƣng khung phân loại đó xây dựng chƣa khoa học. Trong khi đó tra tìm văn bản điện tử vừa nhanh, đơn giản và vừa tiện ích.
Ví dụ: Tra tìm một văn bản điện tử không chỉ tìm đƣợc văn bản đó mà còn có thể tìm đƣợc hàng loạt các văn bản khác có liên quan về mặt nội dung, hình thức; văn bản điện tử không cần thiết nhân bản, in sao văn bản mỗi khi cần khai thác, sử dụng cho các mục đích khác nhau cùng một lúc.
- Lập bản sao tài liệu lƣu trữ đƣợc thực hiện dễ dàng, nhanh hơn so với sao từ tài liệu giấy, không ảnh hƣởng đến độ bền của tài liệu điện tử gốc.
Tuy nhiên, cũng có những hạn chế cần nghiên cứu khắc phục nhƣ:
- Đòi hỏi phải có sự tƣơng thích về chƣơng trình phần mềm cũng nhƣ các phƣơng tiện kỹ thuật để có thể tiếp nhận thông tin;
- Hạn chế trong thể hiện giá trị pháp lý (chữ ký, con dấu điện tử);
- Hạn chế trong an toàn bảo quản, bảo mật tài liệu. Bị virút xâm nhập, phá hoại, có thể bị đánh cắp, sửa đổi, xoá thông tin nếu không có những kỹ thuật phòng ngừa kèm theo một chế độ bảo vệ, bảo mật nghiêm ngặt.
Song việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ vẫn rất là cần thiết, Ban lãnh đạo cần sớm đầu tƣ trang thiết bị hệ thống phần mềm tin học để quản lý thống nhất công tác này, có nhƣ vậy mới giúp cho việc tra tìm tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao.
Đây là một lĩnh vực chuyên sâu, đòi hỏi phải tập chung nhiều thời gian nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài của mình tôi chỉ đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ mà không đi sâu vào cụ thể vấn đề.