1.4.1. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
Mục đích cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ là đƣa tài liệu lƣu trữ vào một hệ thống thống nhất nhằm bảo quản sự vẹn toàn và phát huy giá trị của chúng, cụ thể là:
+ Thông qua tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, cán bộ lƣu trữ sẽ nắm chắc đƣợc số liệu cụ thể về khối lƣợng, thành phần tài liệu lƣu trữ hiện đang bảo
quản trong kho, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu đƣợc thực hiễn dễ dàng và chuẩn xác.
+ Tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu lƣu trữ đƣợc thuận lợi, qua việc phát huy phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự thiếu đủ của tài liệu lƣu trữ. Đối với từng loại tài liệu đƣợc phân loại rõ ràng sẽ giúp cơ quan có những biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Tài liệu lƣu trữ đƣợc sắp xếp khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra tài liệu một cách thƣờng xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật tài liệu.
+ Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu lƣu trữ đạt hiệu quả. Thể hiện là công việc tra tìm ở nội bộ và mạng Lan diện rộng có thể phục vụ nhiều độc giả cùng khai thác.
+ Tổ chức khoa học giúp phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ. Mục đích cuối cùng của công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ là sử dụng tài liệu lƣu trữ vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, chính sách an ninh quốc gia. Tài liệu lƣu trữ thu thập đầy đủ thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ đƣợc lập hoàn thiện, chất lƣợng sẽ phục vụ hoạt động quản lý cũng nhƣ các nhu cầu khác một cách hiệu quả. Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu cũng nhƣ ý thức bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy hiệu quả tài liệu lƣu trữ trong công cuộc hiện đại hóa công nghiệp hóa đất nƣớc.
1.4.2. Yêu cầucủa tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
Ba yêu cầu cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ đó là:
- Phải đảm bảo tính khoa học: Cấp độ phân loại tài liệu lƣu trữ phải phù hợp, không đƣợc lẫn lộn giữa bộ tài liệu (hay hồ sơ) với các đơn vị bảo quản.
- Phải đảm bảo tính hệ thống: Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu phải theo nguyên tắc từ chung tới riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dƣới, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hoặc logic của tài liệu lƣu trữ.
- Phải đảm bảo tính hiệu quả: Nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu giúp cho công tác quản lý tài liệu lƣu trữ đƣợc thuận tiện (về số lƣợng, tình trạng vật lý), giúp cho công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ đƣợc dễ dàng và tạo thuận lợi cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ.
Và để đáp ứng 3 yêu cầu trên thì điều kiện đặt ra để tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ là:
+ Cán bộ lƣu trữ cần có trình độ chuyên môn về lƣu trữ học mà còn phải có kiến thức về chuyên ngành mà tài liệu đƣợc hình thành.
+ Cơ quan cũng cần đầu tƣ thêm kinh phí, nhân công, vật tƣ, mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác này.
+ Đặc biệt cần nhanh chóng đƣa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác lƣu trữ nhằm tạo sự chuyển biến tích cực hơn.
Trên cơ sở mục đích, yêu cầu chung nêu trên chúng ta tiếp tục xem xét một cách trực tiếp ý nghĩa tài liệu lƣu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của Viện.
1.5. Tiểu kết Chƣơng 1
Lý luận đi đôi với thực tiễn. Lý luận và thực tiễn luôn đồng hành, bổ trợ lẫn nhau để cùng phát triển. Thực tiễn là cơ sở để xây dựng nên lý luận. Ngƣợc lại, lý luận sau khi đƣợc xây dựng sẽ quay chở lại phục vụ thực tiễn, soi đƣờng, dẫn dắt cho thực tiễn.
Không có lý luận thì trong hoạt động thực tiễn ngƣời ta dễ chỉ dựa vào kinh nghiệm, dễ dẫn tới tuyệt đối hóa kinh nghiệm, cho kinh nghiệm là yếu tố quyết định thành công trong hoạt động thực tiễn. Tuy nhiên, lý luận rồi cũng phải kết hợp chặt chẽ với kinh nghiệm thực tế, liên hệ với thực tiễn nếu không lại mắc phải bệnh lý luận suông.
Không nằm ngoài quy luật đó, muốn tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản buộc cán bộ làm công tác tổ chức phải nắm rõ cơ sở lý luận của nó.
Trong chƣơng 1 này ngoài giới thiệu một cách khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện chúng tôi chủ yếu tập trung giải quyết các vấn đề chính nhƣ: đặc điểm tài tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Viện (nhƣ đặc điểm về thành phần, khối lƣợng, nội dung của tài liệu lƣu trữ, đặc điểm về quá trình hình thành tài liệu, sự đa dạng về thể loại và cách trình bày), ý nghĩa tài liệu lƣu trữ của Viện (về mặt kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội) và lý thuyết về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ từ đó làm tiền đề, cơ sở để khảo sát, đánh giá thực tiễn việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của Viện.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
2.1. Nhận thức và sự chỉ đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, viên chức về công tác lƣu trữ
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, viên chức Viện đóng vai trò quyết định đến chất lƣợng, hiệu quả công tác lƣu trữ. Nếu lãnh đạo, cán bộ và viên chức trong Viện có nhận thức đúng đắn, đầy đủ về tầm quan trọng cũng nhƣ ý nghĩa công tác lƣu trữ thì công tác này có điều kiện thuận lợi để phát triển và từng bƣớc đi vào nề nếp.
Nhìn chung, qua tiếp xúc và khảo sát cho thấy lãnh đạo và cán bộ, viên chức trong Viện về cơ bản nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ đối với sự phát triển của Viện.
Các cán bộ đã có ý thức đƣợc giá trị và khả năng phản ánh chính xác lịch sử, tính chất là “tƣ liệu gốc” của tài liệu lƣu trữ. Vì thế, mỗi khi cần thu thập thông tin phục vụ cho các mục đích khác nhau, các cán bộ đã có phản ứng tích cực là bắt đầu quá trình tìm kiếm thông tin của mình bằng việc khai thác trong tài liệu lƣu trữ của cơ quan; tuy nhiên hiệu quả và mức độ khai thác tài liệu lƣu trữ có hạn, do nhiều nguyên nhân cả về chủ quan và khách quan, trong đó nguyên nhân tài liệu lƣu trữ không đƣợc lƣu trữ đầy đủ để thỏa mãn ngƣời khai thác sử dụng. Chính vì thế, sau những lần khai thác tài liệu lƣu trữ không hiệu quả, mà thông tin thì không có cách nào tái sản xuất đƣợc, gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng và tiến độ thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo cơ quan càng nhận thức rõ giá trị của tài liệu và sự quan trọng của việc tổ chức lƣu trữ tài liệu một cách đầy đủ, thƣờng xuyên, liên tục.
Song cũng còn không ít ngƣời có nhận thức chƣa đúng về tầm quan trọng của công tác lƣu trữ. Biểu hiện là còn chƣa có sự quan tâm đúng mức tới công tác lƣu trữ, một số ngƣời còn có thái độ coi thƣờng cán bộ làm công tác lƣu trữ, không nhận thức đƣợc giá trị của tài liệu lƣu trữ.
Về mặt kinh tế, cơ quan chƣa đầu tƣ thích đáng cho công tác này, chƣa quan tâm đến cán bộ làm công tác lƣu trữ. Ví dụ: chƣa chi trả chế độ độc hại cho ngƣời làm lƣu trữ, chƣa đầu tƣ hệ thống giá tủ hiện đại phục vụ cho công tác lƣu trữ..
Điều này ảnh hƣởng không nhỏ tới tâm lý của cán bộ lƣu trữ cũng nhƣ hiệu quả công việc. Vì thế mà cán bộ lƣu trữ dù đã rất cố gắng song chất lƣợng và hiệu quả công tác lƣu trữ vẫn chƣa đƣợc cao.
Tổ chức nhân sự làm công tác lƣu trữ
Bên cạnh tài nguyên nhƣ: đất, nƣớc, khoáng sản,…Con ngƣời cũng chính là nguồn lực quan trọng quyết định sự phát triển bền vững của mỗi quốc gia. Vì vậy đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn phải chú trọng đến công tác nhân sự.
Qua khảo sát tình hình cán bộ lƣu trữ tôi thấy: Hiện nay, bộ phận lƣu trữ thuộc phòng Hành chính của Viện có 01 cán bộ làm công tác lƣu trữ, trình độ sơ cấp (học hàm thụ thêm). Với 01 cán bộ nhƣ thế này là vừa thiếu về số lƣợng, vừa yếu về chuyên môn khiến cho công tác chỉ đạo điều hành với hoạt động này gặp khó khăn, tài liệu khó tránh khỏi mất mát, thất lạc. Đây là một số vấn đề đặt ra đòi hỏi lãnh đạo phải xem xét để tổ chức, bố trí thêm nhân sự làm công tác lƣu trữ. Bởi để quản lý và thực hiện công tác lƣu trữ, yêu cầu đầu tiên là phải tổ chức nhân sự để đảm nhận công việc này.
Ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ
Văn bản là phƣơng tiện, công cụ quản lý hữu hiệu nhất để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Do đó, muốn một nhiệm vụ
nào đó đƣợc thực hiện và hoạt động đi vào nề nếp thì trƣớc tiên phải có các văn bản điều chỉnh. Không nằm ngoài quy luật đó, muốn nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ của cơ quan, đơn vị thì cũng cần phải có các văn ản chỉ đạo, hƣớng dẫn của cấp trên và các văn bản quy định chi tiết thi hành do trực tiếp cơ quan đó ban hành.
Xã hội càng phát triển thì lƣợng tài liệu phát ra càng nhiều. Đảng và Nhà nƣớc ta luôn quan tâm tới công tác lƣu trữ, đã ban hành đƣợc nhiều văn bản chỉ đạo nhƣ sau:
- Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001;
- Nghị định số: 111/2004/QĐ - CP quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia;
- Chỉ thị số: 05/2007/CT - TTg của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ;
- Thông tƣ số: 09/2007/TT - BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về việc hƣớng dẫn về kho lƣu trữ chuyên dụng;
- Công văn số: 897/VTLT - NVLTNN - NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thƣ - Lƣu trữ về việc hƣớng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quyết định số: 2345/QĐ - BTNMT ngày 06 tháng 11 năm 2008 về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ - lƣu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng;
- Luật lƣu trữ số:01/2011/QH13 do Quốc Hội ban hành;
- Thông tƣ số: 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên Môi trƣờng về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên môi trƣờng;...
Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức xã hội cũng ngày càng có nhận thức đúng đắn và dành sự quan tâm nhất định đến công tác lƣu trữ. Điều
này đƣợc thể hiện qua các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện công tác lƣu trữ đƣợc ban hành, nguôn kinh phí phục vụ cho công tác lƣu trữ ngày càng đƣợc tăng lên.
Từ trƣớc Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đã tiếp nhận và thực hiện các văn bản chỉ đạo của Nhà nƣớc về công tác Văn thƣ – Lƣu trữ của Đảng, Nhà nƣớc, Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc, Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên Môi trƣờng, gần đây Viện bƣớc đầu ban hành văn bản chỉ đạo riêng của cơ quan nhƣ:
Quy định tiếp nhận, xử lý, ban hành và lƣu trữ văn bản của cơ quan Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản ban hành kèm theo Quyết định số: 185/QĐ-VĐCKS ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Viện trƣởng Viện Khoa học Điạ chất và Khoáng sản.
Có thể nói việc ban hành các văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn còn thiếu và đang là điểm yếu của cơ quan. Viện cần banh hành thêm văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn để tạo nên sự thống nhất, thuận tiện, khoa học và hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu của cơ quan, tạo cơ sở pháp lý quan trọng để Viện thực hiện công tác lƣu trữ một cách có hiệu quả.
Chế độ khen thƣởng, chế tài xử phạt đối với cán bộ làm công tác lƣu trữ
Qua khảo sát tôi thấy rằng các chế độ về thi đua khen thƣởng cũng giống nhƣ đối với các cán bộ nhân viên khác trong cơ quan, không có chế độ khen thƣởng riêng.
Phụ cấp chế độ độc hại dành cho cán bộ lƣu trữ chƣa đƣợc chi trả đúng theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
Chƣa có chế tài xử phạt cán bộ lƣu trữ khi không làm tốt nhiệm vụ để xảy ra mất mát, hƣ hỏng, thất lạc tài liệu.
Việc chƣa có chế độ khen thƣởng, phụ cấp độc hại cũng nhƣ chế tài sử phạt đối với cán bộ làm công tác lƣu trữ là một hạn chế cần khắc phục. Bởi vì, khi đƣợc khen thƣởng, phụ cấp độc hại đƣợc chi trả sẽ là nguồn động viên giúp cán bộ lƣu trữ làm tốt công việc của mình. Ngƣợc lại nếu không đƣợc quan tâm, động viên, khuyến khích thì cán bộ lƣu trữ sẽ không có động lực phấn đấu trong công việc.
Bên cạnh đó việc có chế tài xử phạt cũng rất cần thiết bởi đó là căn cứ để xử lý khi cán bộ mắc sai phạm trong công việc.
2.2. Trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
Cơ sở vật chất, trang thiết bị đƣợc trang bị đầy đủ là điều kiện cần để tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. Không có hoặc thiếu cơ sở vật chất, trang thiết bị thì chất lƣợng của việc tổ chức khoa học tài liệu sẽ bị ảnh hƣởng, thậm trí là không thể tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ đƣợc. Bản thân cán bộ lƣu trữ làm việc trong điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị đầy đủ sẽ cảm thấy thoải mái, năng xuất lao động tăng. Ngƣợc lại, cán bộ lƣu trữ làm việc trong điều kiện cơ sở vật chất thiếu thốn sẽ cảm thấy không thoải mái dẫn đến năng xuất lao động giảm.
Qua khảo sát thực tiễn chúng tôi nhận thấy rằng tình hình đầu tƣ về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ của cơ quan nhƣ sau:
Kho lưu trữ:
Cơ quan bố trí 2 kho để tài liệu lƣu trữ đặt tại tầng 4 nhà C của cơ quan, diện tích hết sức trật hẹp, chƣa đảm bảo các thông số kỹ thuật nhƣ: ánh sáng; vật liệu xây dựng chịu lửa, chịu nhiệt; hệ thống phòng chống cháy nổ, chống mối mọt. Kho cũng chƣa trang bị các dụng cụ để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm.
Trƣớc thực trạng tài liệu lƣu trữ hiện có khoảng 1000m giá thì với điều kiện kho tàng trên là hết sức thiếu, khiến cho tài liệu khó có thể đƣợc tổ chức khoa học và bảo quản an toàn tài liệu, tình trạng tài liệu xếp đống xảy ra cũng