v. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.2.2.1. Chứng từ kế toán
Theo khảo sát thực tế các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội (Câu II.10, II.11, II.12 Phụ lục 4), hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm các chứng từ được lập theo mẫu quy định như hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi,… và các chứng từ liên quan hàng tồn kho như hợp đồng mua hàng hóa, bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê nhập xuất tồn…Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán được xây dựng và tập hợp đầy đủ, phần lớn kế toán công ty đã lưu trữ chứng từ khoa học theo từng tháng, từng năm và từng bộ phận. Tuy nhiên một số chứng từ ở một số công ty không hợp lệ: hóa đơn ghi thiếu, sai nội dung, chứng từ sai mẫu biểu, thiếu chữ ký, thiếu con dấu hợp lệ của các pháp nhân liên quan…Qua nghiên cứu cho thấy thực tế ở các doanh nghiệp thương mại Việt Nam chỉ thực tốt vận dụng chứng từ kê toán bắt buộc mà chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành quy định còn hệ thống chứng từ hướng dẫn các doanh nghiệp vận dụng rất ít, vận dụng chưa có hiệu quả.
Tại các doanh nghiệp mọi biến động về hàng hóa tồn kho đều được phản ánh một cách dầy đủ vào các chứng từ nhập xuất hàng hóa và những chứng từ khác có liên quan. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều được lập theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, phản ánh đầy đủ thông tin chi tiết về hàng tồn kho, về tình trạng nhập xuất, về các bên liên quan. Những thông tin về nhiệm vụ nhập xuất hàng hóa đều được ghi chép đầy đủ chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế và trên sổ sách.
Thực tế hiện nay ở các doanh nghiệp có tình trạng hàng mua về bán ngay không qua kho. Vì vậy cần lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để nắm được tổng khối lượng hàng hóa. Hiện tượng này xảy ra ở nhiều công ty đặc biệt là công ty xuất nhập
khẩu, trong đề tài nghiên cứu này có công ty TNHH thương mại và dịch vụ Lâm Anh là có hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ Malaysia, việc nhập khẩu lô hàng lớn khi hàng về cảng thì trao tay cho khách hàng đòi hỏi công ty phải có nghiệp vụ chứng từ kho để theo dõi nắm bắt về số lượng, giá trị và kết chuyển công nợ phải thu khách hàng.
Tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Lâm Anh có sơ đồ luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập mua hàng hóa tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Lâm Anh
Sơ đồ 2.4 : Quy trình luân chuyển xuất bán hàng hóa tại công ty TNHH thương mại và
Bộ phận cung ứng
Người giao hàng
Ban kiểm nhận hàng
Nhân viên cung ứng
Thủ kho Kế toán Phòng đề nghị mua Đề nghị hập kho Phiếu kiểm nhận hàng Lập phiếu nhập kho Kiểm tra và nhập kho Ghi sổ và lưu chứng từ
dịch vụ Lâm Anh. . Khách hàng Bộ phận bán hàng Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ kho Kế toán Đơn đặt hàng HĐ bán hàng và phiếu xuất kho
Phê duyệt hóa đơn
Thu tiền hoặc theo dõi nợ
Xuất kho
Ghi sổ và lưu chứng từ
Tại công ty TNHH công nghệ và thiết bị hàn bố trí nhân viên kế toán thực hiện thu thập, phân loại và kiểm tra chứng từ hàng hóa cũng như việc thực hiện ghi chép chi tiết hàng ngày sự biến động hàng hóa về mặt số lượng và giá trị. Do nghiệp vụ nhập xuất của công ty tương đối nhiều vì vậy để thuận tiện cho việc ghi chép sổ kế toán, hàng ngày kế toán viên lập bảng kê hàng hóa mua vào, nhập kho cũng như sổ theo dõi bán hàng ngày.
Tại công ty cổ phần Thương mại và phát triển công nghệ Hà Nội mới DHP, trình tự luận chuyển chứng từ được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.5 : Trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty cổ phần Thương mại và phát triển công nghệ Hà Nội mới DHP
Phòng kinh doanh
Phòng cung ứng
Đơn vị sản xuất và
phân phối Bộ phận kho