Hàng hóa sau khi đặt mua, đem về kho là tài sản của công ty, vì thế quá trình kiểm tra kiểm soát hàng là rất quan trọng, ảnh hƣởng tới chất lƣợng công tác quản trị tài sản có của DN. Vì vậy , nhiệm vụ cấp thiết của công ty là hoàn thiện các quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong quá trình lƣu kho hàng
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 99
hóa. Để đạt kết quả cao trong công tác này thì cần kết hợp các giải pháp đồng bộ nhƣ sau:
Thứ nhất: Tăng cường công tác quản lý kho , kiểm tra, kiểm soát hàng dự trữ cả về mặt số lượng và chất lượng
- Thực tế tại công ty đã có nội quy ra vào kho, tuy nhiên nội quy đó chƣa thực sự đƣợc các thành viên trong kho tuân theo, dẫn tới những sai sót trong việc nhận hàng, sắp xếp hàng. Vì thế công ty có thể đặt ra các quy chế, quy trình quản lý hàng dự trữ thống nhất việc thực thi, trách nhiệm và nhiệm vụ của các bộ phận và các cá nhân, trả lời câu hỏi ai thực thi? Thực thi thế nào? Quy trình ra sao? Có quy định xử phạt rõ ràng đối với các thành viên vi phạm nhƣ trừ vào lƣơng, là cơ sở ra chế độ khen thƣởng, để mọi thành viên trong công ty nghiêm chỉnh chấp hành.
- Giải pháp đặt ra để tranh sai sót của nhân viên bốc dỡ khi không có sự kiểm soát của thủ kho là: Đối với các hàng hóa có kích thƣớc nhỏ thì phải có hộp đựng, có khu bảo quản riêng để không bị rơi,mất mát. Hàng dự trữ tại công ty hiện đƣợc phân loại theo ABC, nhƣng với các sản phẩm nhƣ ống đồng, gas, xốp... thì mỗi loại lại có rất nhiều hãng, nhiều chủng loại khác nhau. Mặt khác, các sản phẩm đó lại đƣợc sắp xếp tại các kho riêng, nên đối với mỗi sản phẩm tiêu thụ mạnh, chiếm giá trị lớn trong tổng giá trị hàng dự trữ thì công ty nên có kế hoạch phân loại riêng ABC chi tiết hơn, chú trọng, bảo quản tốt những sản phẩm đó. Đối với các sản phẩm vật tƣ lạnh khác, có
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 100
kích thƣớc nhỏ, sắp xếp vào kho chung với nhau thì cũng cần có sự phân loại theo nguyên tắc giá trị để bảo quản , kiểm soát đƣợc tốt hơn.
- Công tác kiểm kê hàng hóa cần phải đổi mới linh hoạt hơn: Bên cạnh việc tuân thủ nghiêm ngặt hơn nữa về chế độ kiểm tra, ghi nhận kịp thời mọi hỏng hóc, thiếu sót, tránh tình trạng mất mát thì công ty cũng nên có kiểm kê bất chợt để đảm bảo tính khách quan. Hiện tại quá trình kiểm kê hàng hóa tại Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt chủ yếu do thủ kho đảm nhận, muốn nâng cao hiệu quả công tác kiểm kê hàng thì cần thiết phải lập một bảng đánh giá chất lƣợng làm căn cứ đánh giá chính xác hàng dự trữ, quá trình kiểm kê cần có sự tham gia của cán bộ phòng kỹ thuật để việc đánh giá đƣợc chính xác. Ngoài ra cần có sự phối hợp tốt giữa các phòng ban để giải quyết tốt số hàng thừa, thiếu, tìm thị trƣờng tốt để thanh lý hay bù đắp số hàng này.
- Có kế hoạch kiểm tra việc thực thi phƣơng án thanh lý hàng tồn kho: Thực tế hiên nay các nhân viên kinh doanh ở công ty thƣờng có xu hƣớng bán những mặt hàng hot vì nó dễ bán nhƣ: ống đồng, gas lạnh, dầu lạnh....không ai muốn ôm những mặt hàng chậm luân chuyển: bông khoáng, bông gốm, fiter drier.... Nếu không có ngƣời thúc giục phƣơng án thanh lý hàng tồn kho thì việc làm đó sẽ bị trì hoãn, gây ứ đọng vốn. Vì vậy sau khi có phƣơng án xử lý hàng tồn kho đƣợc giám đốc phê duyệt thì công ty cần cử kế toán công nợ- hàng tồn kho đốc thúc thực hiện. Sau khi xem báo cáo tuổi nợ của hàng dự trữ trong kho, sẽ phải có giải trình tại sao hàng dự trữ đó chậm luân chuyển, phƣơng án ra sao, xử lý thế nào, tình hình triển khai phƣơng án đến
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 101
đâu, kế hoạch tuần này và tuần sau sẽ tiến hành làm những gì để thanh lý số hàng chậm luân chuyển đó. Có thể xây dựng một số cách mới để xử lý hàng tồn nhƣ sau:Kế toán lập danh mục hàng dự trữ chậm luân chuyển, sau đó chuyển cho phòng kinh doanh để họ phân loại các mặt hàng bao gồm bán bình thƣờng (có thể bán cao hơn hoặc bằng giá vốn), bán thanh lý (bán thấp hơn giá vốn), hàng hủy hay bán sắt vụn. Việc phân loại này bắt buộc phòng kinh doanh phải thực hiện vì không ai hiểu thị trƣờng bằng họ, họ thƣờng đƣa ra mức giá bán thấp nên kế toán trƣởng hay giám đốc công ty phải kiểm soát vấn đề về giá đối với các mặt hàng này, lập bảng yêu cầu cán bộ phòng kinh doanh điền vào theo mẫu nhƣ sau:
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 102
Mẫu dự tính giá trị các mặt hàng chậm luân chuyển
Mã hàng hóa Tên hàng hóa Giá vốn Số lƣợng Giá bán thấp nhất Giá bán cao nhất Thời gian dự kiến bán hết
( Nguồn: Phòng kinh doanh)
Sau đó sẽ có sự kiểm tra lại của bộ phận kế toán hay giám đốc tài chính, tránh hiện tƣợng suy giảm doanh thu do bán hàng chậm luân chuyển với giá quá thấp.
Thứ hai: Xây dựng hệ thống nội bộ tự kiểm soát lẫn nhau giữa các phòng ban trong quá trình nhập- xuất hàng dự trữ
Để đạt hiệu quả cao trong công tác quản trị hàng dự trữ thì các phòng ban trong công ty phải phối hợp chặt chẽ với nhau. Coi nhiệm vụ quản trị hàng dự trữ là nhiệm vụ của tất cả mọi thành viên trong công ty chứ không riêng của bộ phận nhập, xuất kho, hay thủ kho. Cán bộ phòng marketing phối hợp với cán bộ phòng kinh doanh, phòng nhập hàng. Thủ kho phải ghi chép chính xác, hợp tác với kế toán công ty, ghi nhận lƣợng hàng dự trữ trong công ty một cách chi tiết và đầy đủ, tránh sai sót, khi phân loại hàng hóa theo nguyên tắc ABC thì mã theo dõi hàng dự trữ phải thống nhất giữa thủ kho và kế toán, tránh tình trạng mỗi ngƣời ký hiệu một kiểu. Hệ thống nội bộ tự kiểm
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 103
soát lẫn nhau: hàng nhập và hàng bán sẽ đƣợc sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng và kinh doanh.
Về công tác mua hàng nhập kho: Trƣớc khi gửi đơn đặt hàng, ngƣời lập đơn đặt hàng phải chuyển thông tin cho trƣởng phòng xét duyệt. Cuối kì phải có báo cáo về số đơn hàng không đƣợc chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra, theo dõi. Việc công ty không tổ chức bộ phận nhận hàng có thể dẫn tới gian lận và sai sót. Vì vậy cần có sự tham gia phê duyệt của cả phòng nhập, thủ kho, và ngƣời vận chuyển,ngoài ra cần mở cả tài khoản hàng mua đang đi đƣờng và quy định thời hạn luân chuyển chứng từ nhập kho lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời.
Về xuất kho: phiếu xuất do phòng kinh doanh của công ty lập phải có chứng từ đối chiếu, nếu không sẽ thiếu căn cứ, phát sinh sai sót, dẫn đến trƣờng hợp nhân viên lập phiếu xuất khi sai mã hàng hoặc số lƣợng xuất thì thủ kho sẽ xuất sai theo và kế toán sẽ ghi nhận sai. Việc xuất kho hàng hóa phải đảm bảo nguyên tắc hàng nhập trƣớc xuất trƣớc.