Sơ đồ 9: Quy trình quản trị hàng dự trữ tại Công ty
(Nguồn: Bộ phận kho)
2.2.4.1. Công tác đặt hàng
Dự báo nhu cầu tiêu thụ
Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trong năm theo phƣơng pháp định tính. Công ty tiến hành lập dự báo trên cơ sở lấy ý kiến của ban điều hành, lực lƣợng bán hàng và của ngƣời tiêu dùng. Với phƣơng pháp này thì nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tƣơng lai của công ty đƣợc dự báo trên cơ sở số lƣợng sản phẩm đã đƣợc tiêu dùng trong quá khứ. Việc dự báo trƣớc nhu cầu tiêu thụ năm kế hoạch sẽ giúp phòng kế hoạch, phòng nhập chủ động lập dự báo mua hàng và dự báo hàng dự trữ.
Đặt hàng Tiếp nhận hàng vào kho Sắp xếp hàng vào kho Tổ chức quản lý kiểm tra kho hàng Kiểm soát mức dự trữ Lƣu kho
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 72
Công ty đã đầu tƣ, tìm hiểu rõ hơn nhu cầu khách hàng qua các phiếu câu hỏi, bảng điều tra và gửi tới các đại lý nhỏ hơn, điều tra thị trƣờng hỏi qua email, hay phỏng vấn qua điện thoại trên thị trƣờng hiện tại. Vào quý 4 hàng năm thì cán bộ phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ lập dự báo tiêu thụ về các mặt hàng mình quản lý để trình lên trƣởng phòng, sau đó trƣởng phòng trình lên giám đốc để phê duyệt. Giám đốc sau khi tham khảo ý kiến của cán bộ phòng nhập hàng, phòng kế toán tài chính, phòng marketing thì sẽ có phản hồi lại cho phòng kinh doanh.
Ngoài dự báo tiêu thụ cho năm thì với các sản phẩm có lƣợng tiêu thụ thƣờng xuyên thì cuối mỗi tháng, nhân viên phụ trách lƣợng sản phẩm của mình sẽ trình lên cho trƣởng phòng kinh doanh sản phẩm mà mình phụ trách các báo cáo về lƣợng tiêu thụ theo mẫu, dự báo này sẽ cung cấp thông tin về số lƣợng tiêu thụ trong 12 tháng tới.
Mẫu báo cáo dự báo lƣợng tiêu thụ theo sản phẩm
Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt
Báo cáo dự báo lƣợng sản phẩm tiêu thụ
Năm 2011
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 73 Tháng Mã sản phẩm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tên sản phẩm Số lƣợng tiêu thụ Tổng
( Nguồn: Phòng kinh doanh)
Bảng dự báo so sánh với thực tế nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt từ 2007- 2012 với những mặt hàng chính của công ty.
Bảng 8: Dự báo nhu cầu tiêu thụ từ năm 2008- 2011
Năm Ông đồng (Tấn) Gas lạnh (Bình) Xốp bảo ôn (Nghìn cuộn)
Dự báo Thực tế Dự báo Thực tế Dự báo Thực tế
2008 425 430 7750 7691 280 295
2009 450 448,95 8500 8094 325 221
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 74
2011 620 600 10600 9898 500 555
( Nguồn: Phòng kinh doanh )
Công tác dự báo định tính đã có sự kết hợp giữa các phòng ban để đƣa ra kết quả cuối cùng, nhƣng bên cạnh đó vẫn có những hạn chế nhƣ: Việc dự báo của cán bộ phụ trách sản phẩm vẫn mang tính chủ quan khá cao, yếu tố dự báo định lƣợng chƣa đem lại hiệu quả, việc tham khảo ý kiến của khách hàng vẫn còn hạn chế. Ngoài ra với các sản phẩm nhƣ băng keo, vải thủy tinh, keo dán đinh.... thì công ty vẫn chƣa xây dựng mô hình dự báo cụ thể, chƣa có sự quan tâm thích đáng.
Xác định khối lượng đơn đặt hàng: Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng
Đạt sử dụng mô hình EOQ để xác định lƣợng đặt hàng tối ƣu đối với các mặt hàng, có tính toán đến điểm đặt hàng lại ROP cho các sản phẩm.
Tiến hành mua hàng: Hàng hóa sau khi nhận đƣợc lệnh mua với các
thông số về kĩ thuật, chủng loại, khối lƣợng mua thì cán bộ phòng nhập sẽ hoàn tất các thủ tục để mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nguồn nhập thích hợp để nhập hàng vào kho công ty. Công ty luôn có sự so sánh, đối chiếu điều kiện giao dịch của các nhà cung ứng để lựa chọn ra nhà cung cấp đáp ứng đƣợc nhiều yêu cầu nhất về giá cả, chất lƣợng sản phẩm và hình thức thanh toán. Sau khi lựa chọn đƣợc nhà cung cấp thì cán bộ phòng nhập hàng của công ty sẽ liên hệ với họ để đặt hàng theo mẫu hóa đơn mua hàng của công ty. Xét về phƣơng tiện vận chuyển thì công ty có 3 xe nhỏ (trọng tải 1,25 tấn) và 1 xe to (trọng tải 3,5 tấn). Sau khi xe xuống tới nơi nhận hàng, kiểm tra hàng
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 75
hóa dựa trên các tiêu chí khi đặt hàng thì có nhân viên của cả công ty, và nhân viên của cả nhà máy hỗ trợ bốc hàng lên xe theo đúng quy chuẩn để đƣa về kho của công ty, hoàn tất quá trình mua hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc đặt mua hàng của công ty về các mặt hàng trong nƣớc nhƣ ống đồng, ống gió mềm, hay phụ kiện ống đồng... thì hầu nhƣ đáp ứng rất tốt về số lƣợng và thời gian giao hàng. Tuy nhiên với các sản phẩm nhƣ gas lạnh, vật liệu bảo ôn, dầu lạnh.... đặt mua từ công ty nƣớc ngoài thì dƣới tác động của nhiều yếu tố, việc mua hàng đôi khi diễn ra không nhƣ theo ý muốn của công ty. Khắc phục tình trạng đó thì công ty cũng đã mở sổ theo dõi kiểm soát quá trình giao dịch mua bán theo hợp đồng đã kí kết của nhà cung cấp với công ty. Khi phát hiện nhà cung cấp vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng thì công ty sẽ báo ngay cho họ để có biện pháp giải quyết tốt nhất.
2.2.4.2. Tổ chức tiếp nhận hàng vào kho
Sơ đồ 10: Quy trình nhập hàng tại Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt
Không tiêu đạt chuẩn Nhận chứng từ Chuẩn bị mặt bằng Kiểm tra hàng hóa Ghi nhận và nhập kho Nhà cung cấp
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 76
(Nguồn: Bộ phận kho) Sau khi nhận chứng từ, đối chiếu hàng hóa về mặt số lƣợng, các tiêu chuẩn kĩ thuật so với đơn hàng yêu cầu thì thủ kho cho phép các nhân viên bốc dỡ hàng từ trên xe xuống đặt vào kho đúng theo chỉ dẫn của thủ kho.
Trƣớc khi đƣa hàng vào kho, hàng đƣợc kiểm tra qua máy quét scanner. Đối với Hoá đơn GTGT thì Phụ trách kho sẽ cùng kế toán hàng hoá kiểm tra về số lƣợng và trị giá của lô hàng (sau đó bàn giao cho phòng kế toán). Khi tiếp nhận hàng vào kho thì thủ kho lập biên bản kiểm nhận hàng thực tế, hàng hóa đƣợc kiểm kê chi tiết, thủ kho phụ trách kiểm đếm hàng hóa nhập về số lƣợng và chất lƣợng, đối chiếu với thông tin ghi trên phiếu xuất rồi ghi lại thông tin về lô hàng vào phiếu kiểm hàng.
Nếu phát hiện sai lệch thì báo lại cho kế toán hàng hóa ghi lại vào biên bản kiểm nhận để phản hồi với nhà cung ứng.
2.2.4.3. Sắp xếp hàng dự trữ vào kho chứa
Các quy định khi sắp xếp hàng hóa vào kho
Hai thủ kho chịu trách nhiệm hƣớng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ, phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ đƣợc sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm đƣợc xếp dỡ. Chỉ có thủ kho mới có quyền đƣa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho bãi.
Trƣớc khi nhập hàng, nhân viên bộ phận kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng. Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 77
chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ hay méo. Không xếp hàng hoá ở ngoài trời (vì có thể sẽ gây ra han rỉ cho các sản phẩm ống đồng, ngấm nƣớc cho các tấm xốp làm giảm chất lƣợng các mặt hàng).
Quy trình sắp xếp hàng dự trữ vào kho
Công ty sử dụng kĩ thuật phân tích ABC để mã hóa, phân loại hàng dự trữ. Tất cả các hàng hóa không nhận diện đƣợc nhƣ không có nhãn của nhà sản xuất, hoặc có nhãn nhƣng không thể đọc bằng tiếng Việt thì đƣợc dán nhãn hàng hóa cho mọi ngƣời nhận biết. Nhãn hàng hóa bao gồm : mã hàng hóa, tên hàng hóa, ngày nhập.
Thủ kho lập sẵn sơ đồ kho, dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hóa mới hoặc thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho cập nhật sơ đồ kho. Các kệ trong kho đƣợc ký hiệu A1, A2, A3,...., B1, B2 ,B3...., C1, C2, C3,.... vị trí của từng ô trong kệ có mũi tên chỉ vị trí tƣơng ứng để hƣớng dẫn nhân viên sắp xếp hàng vào đúng các vị trí đƣợc phân loại. Hàng hóa trong kho khi nhập về đều xếp sao cho khoa học,tận dụng tối đa diện tích kho hàng, với các sản phẩm nhƣ ống đồng, cồng kềnh thì xếp đống là chủ yếu, còn với các sản phẩm dễ nhầm lẫn, có giá trị, nhiều chủng loại nhƣ gas lạnh, dầu lạnh, máy nén khí, tấm xốp... thì đƣợc sắp xếp trên các ngăn riêng theo quy định trƣớc đó, hạn chế mất mát, nhân viên kho xuất nhầm hàng cho khách.
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 78
Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt có kế hoạch kiểm tra tình trạng hàng hóa và số lƣợng hàng trong kho nhiều lần trong tuần để kiểm tra so sánh số liệu báo cáo với số lƣợng hàng hóa thực tế hàng hóa trong kho. Thƣờng với hàng hóa thuộc nhóm A thì Công ty có kế hoạch kiểm tra thƣờng xuyên, có thể kiểm tra theo ngày, các hàng hóa nhóm B thì một tuần có thể kiểm tra 1-2 lần, hàng hóa nhóm C thì chu kỳ kiểm tra ít hơn, có thể kiểm tra theo tuần, hay theo tháng. Trong trƣờng hợp phát hiện có sự khác biệt thì công ty sẽ kịp thời xử lý, tìm hiểu rõ nguyên nhân và thông báo ngay.
Ngoài ra thì hệ thống kho của công ty còn có nhiều điểm thuận lợi cho công tác quản lý, kiểm tra kho nhƣ: Hệ thống kho đạt tiêu chuẩn, an ninh nghiêm ngặt đƣợc trang bị hệ thống báo cháy và chữa cháy đầy đủ, có hệ thống giám sát camera, có thiết kế thông gió và hệ thống chiếu sáng, có nội quy ra vào kho hàng. Các nhân viên trong công ty đƣợc trang bị đầy đủ sổ sách, máy tính, phần mềm. Thủ kho kiểm kê lƣợng nhập, xuất theo chứng từ, có ghi chép chính xác theo từng ngày, từng nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo khớp đúng giữa lƣợng hàng hóa trong kho và lƣợng hàng hóa nhập xuất trên chứng từ. Các dữ liệu ghi chép đó đƣợc cất giữ nghiêm ngặt, tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
Tùy theo từng loại hàng hóa mà công ty có kì hạn kiểm kê theo kì tình trạng bảo quản, dự trữ hàng hóa đó tại kho, có biên bảm kiểm kê, cách thức xử lý thích hợp với hàng hóa dƣ thừa, thiếu hụt, lỗi thời, hỏng hóc...
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 79
Với việc lƣu trữ hàng hóa tại kho nhƣ trên đảm bảo cho việc cung cấp hàng hóa một cách nhanh chóng, kịp thời đến tay ngƣời tiêu dùng, tránh hƣ hỏng , thất thoát, mất mát. Hàng hóa đƣợc bảo vệ chống trộm, thời tiết xấu, ẩm mốc, và không ảnh hƣởng đến chất lƣợng các thiết bị bằng những phƣơng tiện kỹ thuật phù hợp.
2.2.4.5. Kiểm soát mức dự trữ
Các thủ tục kiểm soát hàng dự trữ tại công ty gồm: Bộ phận kho độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán. Định kì bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho.
Mọi vật tƣ, hàng hóa nhập đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc. Căn cứ vào lƣợng hàng hóa nhập kho, lƣợng tiêu thụ và báo cáo tồn kho thì công ty sẽ nắm đƣợc tình hình hàng hóa dự trữ trong kho về số lƣợng và chủng loại, là cơ sở đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng. Xem xét mức độ phù hợp giữa lƣợng hàng hóa dự trữ trong kho và số lƣợng tiêu thụ để đánh giá công tác quản trị hàng dự trữ, xem xét mặt hàng nào đƣợc tiêu thụ lớn để có những quyết định nên tập trung kinh doanh vào mặt hàng nào. Công ty sử dụng các báo cáo để theo dõi đánh giá tình hình các mặt hàng dự trữ của công ty, qua các báo cáo công ty biết đƣợc chất lƣợng của công tác dự trữ hàng hóa.