3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng dự trữ tại Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt cơ điện lạnh Hoàng Đạt
Các quyết đinh trong quản trị dự trữ nhằm đảm bảo duy trì một tỉ lệ dự trữ hợp lý cho doanh nghiệp, để hợp lý hóa dự trữ cần có những giải pháp đồng bộ nhƣ sau.
3.2.1. Xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ các bước thực hiện trong khâu đặt hàng
3.2.1.1. Nâng cao chất lượng công tác dự báo hàng tiêu thụ
Các mô hình quản trị hàng dự trữ đều dựa trên giả thiết là nhu cầu tiêu thụ là biết trƣớc, muốn sử dụng tốt các mô hình dự trữ thì điều quan trọng là công tác dự báo nhu cầu tiêu thụ của công ty phải làm chính xác.
- Khi dự báo định tính lấy ý kiến của khách hàng, hay cán bộ kinh doanh thì phải đảm bảo tính khách quan hơn nữa. Để thực hiện tốt công việc này thì công ty cần giao trách nhiệm rõ ràng cho cán bộ phụ trách từng mặt hàng, có trách nhiệm giải trình con số dự báo khi đƣợc ban lãnh đạo yêu cầu.
- Về dự báo định lƣợng: Công ty cần áp dụng phƣơng pháp dự báo nhu cầu theo mùa để phù hợp với tình hình tiêu thụ, sử dụng các phần mềm vào phục vụ công tác dự báo. Coi công tác dự báo theo tháng với các sản phẩm
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 92
tiêu thụ thƣờng xuyên, có giá trị lớn nhƣ các mặt hàng nhóm A là công việc bắt buộc. Mặt khác, với các mặt hàng nhóm C (băng keo, măng xông, co, cút...), chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng giá trị hàng dự trữ thì công ty cũng không đƣợc bỏ qua công tác dự báo lƣợng hàng tiêu thụ. Phải có kế hoạch dự báo tiêu thụ các mặt hàng theo năm, hoặc theo quý tùy thuộc vào mức tiêu thụ và lƣợng nhập,xuất,không gian chứa hàng của mặt hàng đó.
Thực hiện dự báo theo quy trình này sẽ khắc phục đƣợc tính chủ quan, đem lại kết quả dự báo chính xác hơn phục vụ tốt cho việc đặt hàng theo các mô hình quản trị hàng dự trữ giúp công ty giảm bớt đƣợc lƣợng hàng tồn kho khi mua quá nhiều và hạn chế đƣợc thiệt hại về doanh số khi không có hàng cung cấp cho khách.
3.2.1.2. Chủ động hơn trong việc thu mua hàng dự trữ
Nâng cao hiệu quả kinh doanh luôn gắn liền với việc đáp ứng tối đa các nhu cầu của khách hàng, điều này đòi hỏi sản phẩm cung ứng phải có sự ổn định, chủ động về số lƣợng, cơ cấu, chất lƣợng và thời gian. Giải pháp này nhằm đảm bảo duy trì quy mô hàng đáp ứng nhu cầu tiêu thụ cho bán hàng, không bị ứ đọng sản phẩm do bị trả lại vì không đáp ứng chất lƣợng, không làm tăng dự trữ bảo hiểm vì nhập hàng không chính xác về thời gian. Việc chủ động trong công tác mua hàng gắn liền với hai nhiệm vụ:
Thứ 1: Sử dụng triệt để kết quả phân tích ABC để xác định nhóm hàng ưu tiên dành nhiều nguồn lực: Công ty nên đầu tƣ vốn cho các sản
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 93
phẩm đƣợc tiêu thụ mạnh, chiếm tỉ trọng giá trị lớn trong tổng nguồn thu. Bên cạnh đó cần nâng cao chất lƣợng công tác của phòng Marketing, nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, nghiên cứu xu hƣớng, thị hiếu tiêu dùng sản phẩm, các dòng sản phẩm mới ra đời. Tránh tình trạng nhập quá nhiều sản phẩm đã cũ, lỗi thời, không đƣợc khách hàng ƣa thích, nhƣ thế sẽ làm hàng dự trữ trong công ty tăng lên, vốn ứ đọng nhiều, giảm hiệu quả kinh doanh.
Thứ 2: Phải đa dạng hóa số lượng nhà cung cấp: Hoàn thiện công tác
đánh giá lựa chọn nhà cung ứng là một trong nhiều nội dung quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản trị hàng dự trữ tại Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt. Công ty cần đầu tƣ kinh phí để tổ chức nghiên cứu thị trƣờng đầu vào ; tìm hiểu, thu thập các kênh thông tin về nhà cung cấp. Hoạt động mua hàng góp phần làm tăng giá trị trong các đơn hàng mà công ty bán ra, thể hiện sự phát triển lớn mạnh trong xu thế hội nhập, mở cửa.
Để đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng một cách chính xác hơn, công ty có thể thực hiện một nghiên cứu thăm dò về các nhà cung ứng thông qua việc phân tích các dữ liệu thứ cấp và qua thực tế nhà cung ứng thực hiện các đơn đặt hàng của công ty (nếu có). Dữ liệu thứ cấp đƣợc huy động từ các nguồn: Từ các phòng ban của công ty có lƣu trữ tài liệu về nhà cung ứng,từ các hiệp hội mà nhà cung ứng là thành viên,từ các cơ quan quản lý hành chính,từ các phƣơng tiện thông tin đại chúng: báo, internet,...,từ các đối tác khác có quan hệ với nhà cung ứng.
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 94
Thông qua khảo sát các nguồn dữ liệu thứ cấp, công ty tiến hành xây dựng phiếu đánh giá nhà cung ứng bằng cách xác định các tiêu chuẩn và cơ sở để đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng. Các tiêu chuẩn phải phù hợp và phục vụ cho mục đích lựa chọn các nhà cung ứng đáp ứng đƣợc yêu cầu của công ty trong việc cung cấp các sản phẩm bán ra cho khách hàng, đảm bảo cho hệ thống quản lý hàng dự trữ hoạt động một cách hiệu quả. Hoàn thiện công tác đánh giá, lựa chọn, đa dạng hóa nhà cung cấp sẽ giúp công ty giảm chi phí dự trữ hàng hóa, có mối quan hệ tin cậy với nhà cung ứng, nâng cao hiệu quả quản trị dự trữ.
Hiện nay nguồn hàng trong nƣớc chủ yếu là từ nhà máy Văn Lâm- Hƣng Yên của công ty CP ống đồng Toàn Phát. Công ty có thể mở rộng ra tìm các đối tác mới trong nƣớc nhƣ Công ty CP dây và ống đồng Trần Phú, có nhà máy đặt tại khu công nghiệp Đình Trám- Bắc Giang với dây chuyền thiết bị của hãng Schugmag (Anh), công suất 3000 tấn/ năm với các sản phẩm đặt tiêu chuẩn quốc tế.
Với nguồn hàng nƣớc ngoài thì hầu hết nhập khẩu từ các nƣớc Trung Quốc, Malaysia, Mỹ, Nhật... các nƣớc này có tình hình sản xuất ổn định, tuy nhiên nhập khẩu từ Mỹ,Pháp... thì chi phí giao dịch, vận chuyển tốn kém hơn. Công ty nên mở rộng tìm kiếm nhà cung cấp các sản phẩm có chất lƣợng tốt mà lại có vị trí địa lý gần hơn để tối thiểu hóa chi phí.
3.2.2. Mở rộng, linh hoạt trong việc áp dụng các mô hình quản trị hàng dự trữ với các thành phần hàng dự trữ khác nhau trữ với các thành phần hàng dự trữ khác nhau
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 95
Chủng loại sản phẩm kinh doanh tại công ty là rất đa dạng, phong phú ; đặc điểm về cách bảo quản, lƣu trữ, tình hình tiêu thụ, nguồn nhập , chi phí thu mua là khác nhau. Việc áp dụng đồng bộ mô hình EOQ trong quản trị hàng dự trữ tại công ty hiện nay chƣa đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công tác quản trị hàng dự trữ, nó không tính đến chiết khấu khi mua với số lƣợng lớn, không tính đến những trƣờng hợp xấu khi nhà cung cấp không cung ứng hàng với thời gian đã định. Vì thế công ty cần đa dạng hóa mô hình dự trữ, sử dụng sao cho phù hợp đối với từng mặt hàng, tối thiểu hóa chi phí dự trữ, cụ thể nhƣ sau:
- Với các mặt hàng nhóm A thì nên sử dụng mô hình khấu trừ theo số lƣợng (QDM). Xét về mức tiêu thụ thì các sản phẩm nhóm A nhƣ nhóm sản phẩm gas lạnh, nhóm sản phẩm vật liệu bảo ôn đƣợc tiêu thụ khá mạnh, tốc độ luân chuyển hàng hóa của các sản phẩm này khá nhanh, hàng ở lại trong kho với khoảng thời gian là ngắn; Khi mua với số lƣợng lớn thì nhà cung cấp các sản phẩm này có chính sách chiết khấu thƣơng mại, giảm giá vốn hàng mua vào, kho hàng của công ty thì khá rộng rãi. Khi đó công ty phải đặt hàng với số lƣợng lớn hơn để không xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa. Nhƣng việc đặt hàng với khối lƣợng lớn lại gây khó khăn cho DN trong viêc lƣu kho, sắp xếp hàng hóa dẫn đến tăng chi phí dự trữ hàng hóa.Theo nguyên tắc thì khi lƣợng đặt hàng tăng, chi phí đặt hàng tính trên một đơn vị sẽ giảm, bài toán tối ƣu của công ty trong trƣờng hợp này là tính toán một con số về khối
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 96
lƣợng của đơn hàng hiệu quả cho DN. Trong trƣờng hợp này, việc sử dụng mô hình EOQ là không hợp lý, không đem lại hiệu quả, vì thế với các sản phẩm có đặc điểm nhƣ trên thì Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt nên chuyển từ mô hình dự trữ EOQ sang mô hình dự trữ khấu trừ theo số lƣợng QDM để đƣợc hƣởng lợi từ việc giảm giá, chiết khấu, tính toán mức đặt hàng sao cho vừa đƣợc chiết khấu, vừa đảm bảo chi phí dự trữ ở mức thấp nhất.
- Riêng đối với mặt hàng ống đồng thì công ty có thể tiến hành quản trị hàng dự trữ theo mô hình JIT. Nhà cung cấp chính là Công ty CP ống đồng Toàn Phát có năng lực sản xuất rất tốt, thành lập từ tháng 4/2006, nằm trong tam giác kinh tế; Hà Nội-Hải Phòng- Quảng Ninh với mạng lƣới giao thông thuận tiện. Nhà máy sản xuất của công ty đƣợc trang bị dây chuyền sản xuất với công nghệ tiên tiến và hiện đại đã sản xuất đƣợc sản phẩm có chất lƣợng cao, ổn định và đồng đều. Khoảng cách địa lý từ nhà máy Văn Lâm- Hƣng Yên tới kho của Công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt là không quá xa, vì thế công ty cũng có thể sử dụng chính kho của nhà sản xuất để dự trữ, đặt hàng khi có đơn hàng của khách, duy trì rất ít và hầu nhƣ không duy trì lƣợng hàng dự trữ trong kho.
- Với các mặt hàng nhóm B nhƣ nhóm sản phẩm dầu lạnh, phụ kiện ống đồng, ống gió mềm: Số lƣợng nhà cung cấp các mặt hàng này là khá lớn, công ty có thể lấy đƣợc hàng từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt khi đơn hàng đƣợc thực hiện đúng. Hầu hết các sản phẩm nhóm B có nhu cầu tiêu thụ biết trƣớc, không đổi, khi kí kết hợp đồng mua
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 97 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bán với nhà cung ứng thì thời gian chờ hàng luôn là yếu tố đƣợc quy định rất rõ ràng đƣợc nhà cung ứng tuân thủ. Những đặc điểm trên của các mặt hàng nhóm B rất phù hợp khi DN áp dụng mô hình quản trị hàng dự trữ EOQ. Vì vậy , công ty cần tạo điều kiện tốt hơn nữa để việc áp dụng mô hình EOQ đạt hiệu quả cao hơn.
- Với các mặt hàng nhóm C nhƣ máy nén khí, linh kiện điện lạnh, băng keo các loại, bông cách nhiệt, vải thủy tinh...mang đặc điểm nổi bật là có tốc độ phát triển nhanh, liên tục, ngày càng có nhiều mặt hàng mới xuất hiện với tính năng, công dụng tiên tiến hơn. Khi có những sản phẩm mới ra đời thỏa mãn nhu cầu của nhiều ngƣời hơn thì doanh thu tiêu thụ những mặt hàng mới này tăng cao, trong khi những sản phẩm cũ sẽ gặp nhiều khó khăn trong vấn đề tiêu thụ. Với các mặt hàng này mà công ty áp dụng EOQ thì có thể không đem lại hiệu quả cao sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho lâu hơn,làm tăng chi phí lƣu kho, tăng chi phí dự trữ và gây ứ đọng hàng hóa. Giải pháp đặt ra cho các mặt hàng nhóm C là công ty phải luôn chủ động trong công tác cập nhật thông tin về sản phẩm mới , dự trù trƣớc việc giảm số lƣợng hàng dự trữ, tránh rủi ro không bán đƣợc hàng, đồng thời giảm chi phí dự trữ. Để tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ của công ty trong việc quản trị hàng nhóm C thì công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt nên xem xét đến việc sử dụng mô hình dự trữ thiếu BOQ thay vì mô hình EOQ.
- Tuy nhiên, với các loại sản phẩm nhƣ: Xốp tấm PE+OPP có phủ ba ̣c có dán hoặc không dán . Xốp tấm các loa ̣i dùng làm giƣ̃ nhiê ̣t cho ống gió ,Zoăng
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 98
dán bích ống gió , những sản phẩm nhƣ trên mà có kích cỡ, độ dày mỏng khác thƣờng, thì tùy theo yêu cầu của khách hàng, công ty có thể nhận đơn đặt hàng của khách hàng trƣớc, khách hàng có thể yêu cầu bất kỳ kích cỡ nào, đặt hàng, đặt cọc tiền trƣớc, và công ty sẽ gửi đơn hàng đó tới nhà sản xuất, nhà cung ứng của mình. Sau một khoảng thời gian nhất định thì khách hàng sẽ nhận đƣợc sản phẩm nhƣ mình mong muốn, công ty CP cơ điện lạnh Hoàng Đạt cũng sẽ vẫn bán đƣợc hàng, mà chi phí tồn kho lại đƣợc giảm thiểu ở mức tối đa. Mô hình quản trị hàng tồn kho JIT đối với các sản phẩm đặc biệt nhƣ thế đáp ứng đƣợc nhu cầu khách hàng về mẫu mã, chủng loại sản phẩm, nhƣng khách hàng lại phải chờ sau khi đặt hàng mới có. Thông thƣờng những sản phẩm có kích cỡ khác thƣờng thì khách hàng ít tiêu dùng hơn, mô hình JIT chỉ hạn chế sử dụng để quản trị dự trữ cho những sản phẩm đặc biệt này. Còn với các sản phẩm thông dụng thì công ty có thể duy trì mô hình EOQ hay mô hình chiết khấu theo số lƣợng QDM , mô hình dự trữ thiếu BOQ nhƣ đã nói ở trên để đáp ứng nhu cầu tối đa cho khách hàng mà vẫn đạt mục tiêu tối thiểu hóa chi phí dự trữ.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức và hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Hàng hóa sau khi đặt mua, đem về kho là tài sản của công ty, vì thế quá trình kiểm tra kiểm soát hàng là rất quan trọng, ảnh hƣởng tới chất lƣợng công tác quản trị tài sản có của DN. Vì vậy , nhiệm vụ cấp thiết của công ty là hoàn thiện các quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong quá trình lƣu kho hàng
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 99
hóa. Để đạt kết quả cao trong công tác này thì cần kết hợp các giải pháp đồng bộ nhƣ sau:
Thứ nhất: Tăng cường công tác quản lý kho , kiểm tra, kiểm soát hàng dự trữ cả về mặt số lượng và chất lượng
- Thực tế tại công ty đã có nội quy ra vào kho, tuy nhiên nội quy đó chƣa thực sự đƣợc các thành viên trong kho tuân theo, dẫn tới những sai sót trong việc nhận hàng, sắp xếp hàng. Vì thế công ty có thể đặt ra các quy chế, quy trình quản lý hàng dự trữ thống nhất việc thực thi, trách nhiệm và nhiệm vụ của các bộ phận và các cá nhân, trả lời câu hỏi ai thực thi? Thực thi thế nào? Quy trình ra sao? Có quy định xử phạt rõ ràng đối với các thành viên vi phạm nhƣ trừ vào lƣơng, là cơ sở ra chế độ khen thƣởng, để mọi thành viên trong công ty nghiêm chỉnh chấp hành.
- Giải pháp đặt ra để tranh sai sót của nhân viên bốc dỡ khi không có sự kiểm soát của thủ kho là: Đối với các hàng hóa có kích thƣớc nhỏ thì phải có hộp đựng, có khu bảo quản riêng để không bị rơi,mất mát. Hàng dự trữ tại công ty hiện đƣợc phân loại theo ABC, nhƣng với các sản phẩm nhƣ ống đồng, gas, xốp... thì mỗi loại lại có rất nhiều hãng, nhiều chủng loại khác nhau. Mặt khác, các sản phẩm đó lại đƣợc sắp xếp tại các kho riêng, nên đối với mỗi sản phẩm tiêu thụ mạnh, chiếm giá trị lớn trong tổng giá trị hàng dự trữ thì công ty nên có kế hoạch phân loại riêng ABC chi tiết hơn, chú trọng, bảo quản tốt những sản phẩm đó. Đối với các sản phẩm vật tƣ lạnh khác, có
www.thuvienluanvan.org Tư vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận