7. Cấu trúc của Luận văn
1.2.1.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó.
Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu công việc của mình, là cơ sở để thực hiện các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp thực hiện và điều hòa các hoạt động nguồn nhân lực của mình.
Mặt khác, hoạt động hoạch định nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với việc xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó chiến lược sản xuất kinh doanh là căn cứ để tổ chức, doanh nghiệp thực hiện hoạt động hoạch định nguồn nhân lực. Ngược lại, hoạt động hoạch định nguồn nhân lực ảnh hưởng trực tiếp đến thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện qua bảy bước sau:
- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạch định nguồn nhân lực: Khi xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến công tác hoạch định nguồn nhân lực, người ta thường xem xét hai nhóm nhân tố chính là nhóm nhân tố thuộc về môi trường vĩ mô (các yếu tố kinh tế, điều kiện tự nhiên, sự phát triển của khoa học kỹ
thuật, các yếu tố chính trị, các yếu tố xã hội) và các nhân tố bên trong (nguồn nhân lực thực tế của doanh nghiệp, năng lực sản xuất, khả năng tài chính, khả năng nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp, yếu tố marketing).
- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực: Đó là việc xem xét đặc điểm nguồn nhân lực dựa trên số lượng, cơ cấu, giới tính, trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm... của nguồn nhân lực, xem xét về cơ cấu tổ chức và các chính sách nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp.
- Dự báo khối lượng công việc: Xem xét khối lượng của doanh nghiệp trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực dựa vào khối lược công việc: Từ khối lượng công việc dự báo, doanh nghiệp tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực theo các cấp dự báo (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và sử dụng các phương pháp dự báo để tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực.
- Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực: Các nhân tố được đưa ra phân tích ở đây là phân tích mức cung nội bộ, phân tích mức cung từ bên ngoài, phân tích quá trình phát triển dự kiến, xác định nhu cầu tương lai về công việc, xem xét sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai.
- Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình về nguồn nhân lực: Là quá trình triển khai các hoạt động thực thi của hoạch định nguồn nhân lực.
- Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công tác hoạch định nguồn nhân lực: Quá trình kiểm tra, đánh giá được dựa trên nhiều nhóm tiêu chí mà bản chất chính là xem xét hiệu quả của các hoạt động quản trị nhân sự qua quá trình hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp như: Kiểm tra, đánh giá công tác tuyển dụng và bố trí, sử dụng nhân lực, công tác đào tạo, công tác tiển lương, tiền thưởng...
1.2.1.2. Tuyển dụng nhân sự
Trong quá trình hoạt động của tổ chức sẽ luôn tồn tại hai vấn đề, dư thừa nhân lực hoặc thiếu hụt nhân lực tại một thời điểm nào đó, hoặc có thể xảy ra trong dài hạn nếu tổ chức đó không có chiến lược và quy hoạch nhân lực hiệu quả. Khi thiếu hụt nhân lực, tổ chức có thể giải quyết theo nhiều phương án: Cho nhân viên làm thêm giờ, thuê dịch vụ ngoài, đổi mới công nghệ, thuê nhân viên tạm thời hoặc tuyển dụng nhân viên mới.
Như vậy, tuyển dụng nhân sự là một nội dung quan trọng của quản trị nhân sự. Đó là quá trình thu hut hút các ứng viên về phía tổ chức và sàng lọc, lựa chọn những người có đủ điều kiện vào làm việc ở một vị trí nào đó trong tổ chức.
Vai trò của tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng nhân sự được xem là hoạt động trọng tâm cho sự thắng lợi của tổ chức vì góp phần đảm bảo nguyên tắc đúng người, đúng việc, đúng thời điểm cần. Tuyển được nhân sự tốt là bước khởi đầu và nền tảng cho sự thành công trong tương lai của tổ chức; việc tuyển dụng được đúng người, đặt đúng vị trí công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp phát huy được hiệu quả hoạt động tốt nhất, tránh được sự lãng phí về thời gian của tổ chức; hoạt động tuyển dụng được thực hiện tốt là tiền để để các hoạt động quản trị nhân sự khác có hiệu quả như đào tạo, phân tích công việc, hoạch định và phát triển nguồn nhân lực...
Hoạt động tuyển dụng nhân sự có thể được chia thành hai hoạt động chính là: Hoạt động tuyển mộ nhân lực và hoạt động tuyển chọn nhân lực. Trong đó:
- Hoạt động tuyển mộ: Là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ thị trường lao động hoặc lực lượng lao động bên trong tổ chức. Tuyển mộ nhân sự gồm có các hoạt động sau:
+ Xác định nhu cầu tuyển dụng: Để bắt đầu hoạt động tuyển mộ, trước tiên những nhà quản trị nhân sự trong tổ chức và ban lãnh đạo tổ chức phải xác định được nhu cầu tuyển dụng của tổ chức. Nhu cầu tuyển dụng gắn liền với nhu cầu nhân lực của tổ chức, vì vậy tổ chức cần làm rõ nhu cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm hiện tại, trong tương lai ngắn hạn và dài hạn cụ thể.
- Xác định nguồn tuyển dụng: Để tuyển dụng được người lao động có chất lượng và đủ người, tổ chức cần cân nhắc lựa chọn xem những vị trí công việc nào sẽ lấy từ nguồn nội bộ tổ chức, vị trí công việc nào nên tuyển dụng từ bên ngoài. Như vậy, có hai nguồn tuyển dụng tổ chức có thể lựa chọn:
+ Nguồn bên trong tổ chức: Bao gồm những người làm việc trong nội bộ tổ chức, đã có kinh nghiệm, sự hiểu biết đối với công việc và các hoạt động của tổ chức.
+ Nguồn bên ngoài tổ chức: Là những người lao động tổ chức tìm kiếm từ thị trường lao động như sinh viên tốt nghiệp các trường đại học, những người đã có kinh nghiệm đang tìm việc hoặc những người đang làm việc ở các tổ chức khác muốn thay đổi môi trường làm việc.
+ Tổ chức thực hiện tuyển dụng: Phòng Nhân sự của một tổ chức hay phòng Tổ chức - Hành chính của một doanh nghiệp là bộ phận tham mưu và chịu trách nhiệm trực tiếp trong quá trình tuyển dụng của một tổ chức, doaanh nghiệp. Trong quá trình đó, tùy từng tổ chức, có thể có sự tham gia của lãnh đạo tổ chức hoặc các nhà quản lý chức năng.
- Hoạt động tuyển chọn: Là việc đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ. Các yêu cầu đối với mỗi công việc sẽ thực hiện tuyển chọn
được chi tiết hóa trong bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc.
Quá trình tuyển chọn giúp cho các tổ chức có được nhân lực làm việc có kỹ năng, trình độ phù hợp với sự phát triển của tổ chức, giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại. Để tuyển chọn đạt kết quả cao thì tổ chức cần triển khai các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập và đánh giá thông tin một cách chính xác và khoa học. Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước như một quá trình sàng lọc, loại bỏ các ứng viên không phù hợp. Ứng viên cuối cùng được lựa chọn sẽ là người vượt qua tất cả các bước của quá trình tuyển chọn, thể hiện mình là người phù hợp nhất với vị trí công việc mà tổ chức cần so với tất cả các ứng viên tham gia quá trình tuyển chọn. Quá trình tuyển chọn gồm chín bước: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ; sàng lọc qua đơn xin việc; trắc nghiệm nhân sự; phỏng vấn tuyển chọn; khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên; phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp; thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn; tham quan công việc; ra quyết định tuyển dụng.