3.2.1 Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Trong cách làm việc hiện đại ngày nay, vấn đề đặt ra các chuẩn mực đạo đức trong làm việc, trong kinh doanh thực sự rất quan trọng. Việc xây dựng các chuẩn mực đạo đức tại các đơn vị không chỉ tạo ra một đội ngũ nhân viên với tác phong chuẩn mực, tăng cường tính tuân thủ trong hệ thống KSNB mà còn giúp đơn vị tạo ra giá trị phi vật chất cho chính đơn vị mình, tăng cường uy tín trong mắt các nhà đầu tư, khách hàng... Các quy tắc chuẩn mực đạo đức trong các doanh nghiệp được xây dựng dưới hình thức quy tắc ứng xử, nội quy đơn vị, ...do các đơn vị đặt ra hay cũng có thể tuân thủ theo quy tắc nghề nghiệp. Hiện nay ở Việt Nam từ cơ quan doanh nghiệp xây dựng và áp dụng các loại hình quy tắc trên rất phổ biến. Tuy nhiên theo thự c trạng đã được mô tả ở trên thì những quy tắc ứng xử của công ty vẫn chưa thực hiện được hết chức năng của nó dẫn đến việc trung thực và các gia trị đạo đức tại các đơn vị vẫn còn hạn chế.
Từ đặc điểm kinh doanh, quy mô của từng loại hình doanh nghiệp, nhóm chúng tôi đề xuất xây dựng bộ quy tắc ứng xử báo gồm các nội dung chính sau:
- Xây dựng doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ, công nhân viên có phẩm chất trung thực, tôn trọng các giá trị đạo đức, tạo nên môi trường văn hóa tổ chức lành mạnh.
- Nhà lãnh đạo cần phải thể hiện tư cách đạo đức đúng mực, một nhân phẩm đúng đắn, hành vi ứng xủ đúng với quy dịnh đã ban hành, là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
- Xây dựng các nguyên tắc ứng xử: tôn trọng, tuân thủ, trung thực, công bằng và đạo đức. Doanh nghiệp ban hành những văn bản quy định các quá trình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. - Xây dựng các mối quan hệ theo nhóm giữa: công ty và người lao động, lãnh đạo và nhân viên, nhân viên và nhân viên, nhân viên và khách hàng. Trong mỗi nhóm cần quy định rõ ràng những
quy tắc cần thiết để mọi người đều hiểu và tuân theo. Lãnh đạo thường xuyên trao đổi để giải quyết những thắc mắc và lưu ý khi đưa ra quyết định gây áp lực lên các nhân viên, quản lý thấp hơn.
- Phổ biến, tuyên truyền các quy định được soạn thảo, các văn bản được ký ở từng bộ phân, nội quy, thông báo sao cho nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy, trên website, trong các bộ phận... như một sự nhắc nhở.
- Đề cập đến các quy tắc ứng xử, kinh doanh của công ty khi tuyển nhân sự mới một cách chi tiết trước khi bắt đầu làm việc.
- Tăng cường việc kiểm tra thường xuyên và bất ngờ các công việc của đơn vị có tuân thủ theo các nguyên tắc được đặt ra hay không.
Năng lực đội ngũ nhân viên: hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người vì vậy để hệ thống KSNB có hiệu quả nhất khi đội ngũ nhân viên có kiến thức, tay nghề tốt. Do đó các doanh nghiệp nên:
- Xây dựng các quy chế làm việc, mỗi công việc cần có sự mô tả rõ ràng, gắn trách nhiệm cụ thể đến từng người.
- Thiết lập một chính sách đào tạo cụ thể, trong đó quy định rõ những đối tượng nào cần tham gia đào tạo, nội dung đào tạo đối với từng đối tượng, trách nhiệm của người tham gia đào tạo và được đào tạo,...nhằm đảm bảo nhân viên có kĩ năng và hiểu biết cần thiết về thực hiện nhiệm vụ của mình. Ví dụ một số loại hình đào tạo như: Đào tạo nhân viên mới, đào tạo thông qua các cuộc họp trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên, đào tạo có sự chỉ dẫn của chuyên gia, đào tạo khi có quy định chính sách mới ban hành...
- Tăng cường giám sát,cũng như đánh giá suốt quá trình làm việc của từng cá nhân nhằm bố trí, giao việc đúng năng lực nhân viên,
- Tạo dựng cơ chế khen thưởng cũng như kỷ luật rõ ràng dựa vào hiệu quả hoạt động của công việc.
- Sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý khi không đạt yêu cầu kế hoạch mục tiêu của doanh nghiệp, mạnh dạn thay thế những người không đủ điều kiện về năng lực và phẩm chất đạo đức.
- Các phòng ban quy định chức năng của từng nhân viên thông qua bảng mô tả công việc theo tính chất đặc thù của công việc, theo vị trí công việc.
Hội đồng Quản trị: có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục tiêu của doanh nghiệp. Hiện nay, ở Việt Nam các công ty đều có Ban Kiểm soát. Sự phối hợp của Hội đồng Quản trị và Ban kiểm soát có ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của hệ thống KSNB. Từ từng theo quy mô của doanh nghiệp, chúng tôi kiến nghị một số giải pháp như:
- Tổ chức các cuộc họp định kì để kiểm tra, đánh giá lại các mục tiêu đã làm trong doanh nghiệp. Từ đó xem xét và đề ra các chiến lược, mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp, linh hoạt trong việc thích ứng với thị trường.
- Cần có những văn bản được soạn thảo trước khi tiến hành một cuộc họp định kì cũng như việc ghi chép lại đầy đủ nội dung cuộc họp có sự xác nhận của các thành phần tham gia.
- Người lãnh đạo nên thường xuyên cập nhật các tin tức kinh tế, luật nhà nước trong việc điều hành các doanh nghiệp.
- Nên giảm bớt việc kiêm nhiệm của Hội đồng quản trị để giúp cho việc điều hành quản lý đơn vị được hiệu quả hơn và tăng cường tính độc lập.
- Ban kiểm soát nên bố trí các thành viên có kiến thức về kế toán đề có thể kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý của Ban giám đốc và Hội đồng Quản trị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý phản ánh những giá trị mà doanh nghiệp đang theo đuổi, tác động đến văn hóa, cách thức đơn vị hoạt động. Do đó cần mở rộng đối tượng nhận thức về triết lý từ ban lãnh đạo đến nhân viên bằng cách:
- Các quy định, kế hoạch không chỉ lập thành văn bản mà phải được phổ biến rộng rãi đến từng cá nhân, càng chi tiết đến từng cá nhân, từng bộ phận thì càng tăng cường được hiệu quả công việc cũng như tăng tính hiệu quả của hệ thống KSNB.
- Tổ chức đào tạo toàn bộ nhân viên công ty thông qua đào tạo về chính sách, chiến lược, sản phẩm vừa được công ty ban hành.
- Các nhà quản lý cấp cao nên yêu cầu và có cơ chế giám sát các trưởng bộ phận về việc phải truyền đạt thông tin, trao đổi ý kiến, bàn bạc với nhân viên cấp dưới.
- Tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể, ban lãnh đạo có thể trao dổi trực tiếp đối với từng cá nhân có liên quan.
Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhiệm: Sự phân chia đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong đơn vị góp phần quan trong trong việc thực hiện mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp. Bất cứ bộ phận nào trong doanh nghiệp cũng phải có trách nhiệm tự giám sát lại kết quả mình thực hiện kể cả trường hợp đã có một bộ phận khác chuyên trách về việc giám sát việc thực hiện của bộ phận mình, để giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất do rủi ro tiềm tàng đã được ngăn chặn ngay tại bộ phận thực hiện và rủi ro kiểm soát khi qua bộ phận kiểm soát.
Trong việc cơ cấu tổ chức, phân chia đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong đơn vị có thể thực hiện bằng:
- Xây dựng cơ cấu giữa các phòng ban sao cho phù hợp với quy mô và độ phức tạp của công việc và từng bộ phận.
- Quy định trong quy trình hướng dẫn thực hiện trong các doanh nghiệp, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia. Tự kiểm tra, kiểm soát lại kết quả thực hiện bộ phận mình kể cả đã có một bộ phận khác chuyên trách về việc giám sát việc thực hiện của bộ phận mình. Quy định cụ thể bằng văn bản này sẽ giúp cho mỗi bộ phận tham gia vào quy trình hiểu được nhiệm vụ cụ thể của bộ phận là gì, từng hành động của họ sẽ ảnh hưởng thế nào đến bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu,
- Có các biện pháp chế tài cụ thể (giảm lương thưởng, thuyên chuyển công tác...) và được phổ biến rộng rãi trong toàn doanh nghiệp liên quan đến trách nhiệm tự kiểm tra, kiểm soát lại kết quả thực hiện của bộ phận nhằm nâng cao ý thức thực hiện đúng quy trình của các bộ phận tham gia vào quy trình.
Chính sách nhân sự: Nhân sự là nguồn lực lớn nhất của đơn vị, góp phần tạo ra giá trị đơn vị, là nhân tố quyết định sự thành công các hoạt động kinh tề, thực hiện các chiến lược. Do đó chính sách nhân sự phải được xem trọng.
- Doanh nghiệp nên xem xét việc đào tạo nhân lực, xây dựng chính sách nhân sự, chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên nhằm đào tạo đội ngũ kế thừa.
- Doanh nghiệp phải thiết lập được một hệ thống văn bản quy định về kênh tuyển dụng nhân sự, cơ sở lựa chọn nhân sự, chế độ đãi ngộ và lương thường phải cạnh tranh, rõ ràng tương xứng với mức sống với khả năng, cống hiến của người lao động, chính sách đào tạo và phát triển phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp xem trọng việc tìm kiếm, thu hút nhân tài và còn tạo cơ hội phát triển, thăng tiến. - Công bằng, minh bạch trong quan hệ công việc.
- Phân công, nhiệm vụ hợp lý theo kinh nghiệm, năng lực chuyên môn. - Môi trường làm việc luôn được quan tâm, cải thiện.
3.2.2 Thiết lập mục tiêu
Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải xác định những mục tiêu, kế hoạch dài hạn. Việc xây dựng các mục tiêu, kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp có được những chuẩn bị cần thiết để tạo sự ổn định trong tương lai. Mặt khác, khi xác định được các mục tiêu dài hạn, sẽ tạo ra cơ sở để doanh nghiệp xây dựng cách thực hoạt động chuyên nghiệp, xóa bỏ được những tư duy kinh doanh theo kiểu cá thể, chụp giật. Điều này sẽ tạo uy tín cho doanh nghiệp đối với các đối tác, mặt khác doanh nghiệp cũng xác định được những ưu tiên trong việc phân bố các nguồn lực cũng như trong giao dịch với các đối tác của mình.
Đứng trên góc độ quản lý rủi ro, khi đơn vị xác định được những mục tiêu dài hạn của mình, sẽ xem xét các rủi ro tác động một cách toàn diện và khách quan hơn. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ nhận dạng được hết các loại rủi ro sẽ tác động cũng mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro đến việc đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Mặt khác, khi chưa xác định được các mục
tiêu dài hạn, đơn vị sẽ có cơ sở để xây dựng các kế hoạch dài hạn trong việc đối phó hiệu quả với các loại rủi ro.
Trong việc xây dựng các mục tiêu, kế hoạch dài hạn cần thực hiện các nội dung sau: - Xác định sứ mạng của doanh nghiệp là gì?: là việc xác định mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến, qua đó xác định được cách thức mà đơn vị làm tăng giá trị cho các chủ doanh nghiệp. Việc xác định sứ mạng giúp định hướng phạm vi hoạt động cũng như xác định các mực tiêu quan trọng và các chiến lược thực hiện phù hợp với đích đến cuối cùng mà đơn vị hướng đến.
- Xác định các mục tiêu chiến lược và cách thức thực hiện cho từng giai đoan, từng dự án. Trên cơ sở các nguồn lực sẵn có và các điều kiện bên ngoài, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu chiến lược và cách thức thực thiện phú hợp với sứ mạng đã đề ra của mình. Căn cứ vào các mục tiêu chiến lược và các chiến lược sẽ và đang thực hiện, doanh nghiệp cần xây dựng các mục tiêu lien quan ở những múc độ thấp hơn cho từng mảng hoạt động, từng thời kỳ khác nhau trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Việc xây dựng các mục tiêu liên quan giúp doanh nghiệp hoạt động và phát triển có định hướng, hỗ trợ cho việc thực hiện sứ mạng đã đề ra. Mặt khác nó cũng giúp doanh nghiệp nhận diện đầy đủ và chính xác các rủi ro trên cơ sở kế hoạch, chiến lược với rủi ro đã được xây dựng từ trước.