Các chứng từ có được đánh số liên tục trước khi sử dụng để kiểm soát,
tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết không? 74/88 Có kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách, phần mềm
không? 75/88
Chứng từ có được lập ngay khi nghiệp vụ xảy ra không? 68/88 Doanh nghiệp có quy định trình tự luân chuyển chứng từ rõ ràng không? 69/88 Tất cả các dữ liệu (đã được duyệt hợp lệ) có được ghi chép chính xác
không? 71/88
Các chứng từ có được tổ chức lưu trữ, bảo quản an toàn, đúng quy định và
dễ dàng truy cập khi cần thiết không? 71/88
Nguồn: Theo kết quả khảo sát ở phụ lục C Các doanh nghiệp có phân chia trách nhiệm đầy đủ cho từng thành viên ( không một thành viên nào được giải quyết mọi nghiệp vụ từ bắt đầu đến khi kết thúc) (52/88 doanh nghiệp trả lời “Có”) Chỉ một số ít doanh nghiệp có phân chia chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán (14/88 doanh nghiệp trả lời “Có”), phân chia chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản (18/88 doanh nghiệp trả lời “Có”) và phân chia chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán (16/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Đa số các doanh nghiệp không có xây dựng chính sách kiểm soát, thủ tục kiểm soát cho từng bộ phận (các phòng ban chức năng, các chi nhánh, các cửa hàng, hà máy…) từng hoạt động (hoạt
động xuất nhập khẩu, hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính…) khác nhau (71/88 doanh nghiệp trả lời “Không”)
Tại nhiều doanh nghiệp, hệ thống không có các biện pháp hạn chế quyền truy cập (khai báo tên người, sử dụng mật khẩu…), phân quyền ( quyền xem, thêm, sửa, xóa) cho từng cá nhân (49/88 doanh nghiệp trả lời “Không”). Tuy nhiên cũng có nhiều doanh nghiệp có các biện pháp bảo vệ dữ liệu trên hệ thống ( các thiết bị lưu trữ, sao lưu dự phòng, các chương trình ngăn chặn virus tự động…) (57/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Các chứng từ có được đánh số liên tục trước khi sử dụng để kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết ( 74/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Có kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách, phần mềm (75/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Chứng từ có được lập ngay khi nghiệp vụ xảy ra (68/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Doanh nghiệp có quy định trình tự luân chuyển chứng từ ro ràng (69/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Tất cả các dữ liệu (đã được duyệt hợp lệ) có được ghi chép chính xác (71/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Các chứng từ có được tổ chức lưu trữ, bảo quản an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết (71/88 doanh nghiệp trả lời “Có”)
Tùy theo từng loại doanh nghiệp mà có những chu trình hoạt động chủ yếu gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp khác nhau. Việc kiểm soát ở các chu trình này tập trung những rủi ro trọng yếu vẫn còn đang tồn tại trong đơn vị. Ví dụ: loại hình thương mại_ dịch vụ: chu trình mua hàng, bán hàng, thu tiền… Loại hình sản xuất thì có chu trình sản xuất, chu trình mua hàng…
Các hoạt động kiểm soát của hệ thống KSNB được thực hiện nhưng hiệu quả không đạt hiệu suất cao vì rất khó kiểm soát do doanh nghiệp hoạt đông trên nhiều lĩnh vực. Và các thủ tục kiểm soát không được diễn ra thường xuyên và liện tục dễ gây ra những sai xót.
Hoạt động kiểm soát nội bộ thường chỉ chú ý tới công tác phát hiện những sai phạm đã xảy ra rồi, bảo vệ tài sản mà chưa làm tột công tác ngăn ngừa có thể xảy ra trong tương lai.