Hiện đại hoá công nghệ KBNN là một trong những điều kiện hết sức quan trọng để năng cao chất lƣợng hoạt động của KBNN nói chung và của công tác kiểm soát chi nói riêng. Từ đó vấn đề trọng tâm và có ý nghĩa cấp bách là phải xây dựng đƣợc hệ thống thông tin nhanh nhạy, ổn định từ trung ƣơng đến địa phƣơng để đủ sức truyền tải và cập nhật mọi thông tin cần thiết phục vụ kịp thời cho công tác quản lý và điều hành của các cấp chính quyền. Chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh đạo các cấp là của các phòng, ban chức năng trong tổ chức KBNN ở tất cả các
98
cấp. Thông tin cung cấp cho lãnh đạo là các thông tin rất đa dạng, có tính chất phân tích, tổng hợp cao, yêu cầu đáp ứng theo định kỳ hoặc bất thƣờng khi lãnh đạo có yêu cầu.
Trong thời gian tới, để công tác tin học hỗ trợ đắc lực hơn cho công tác chi ngân sách và kiểm soát chi, cần tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin theo hƣớng sau:
- Hoàn thiện các chƣơng trình ứng dụng phục vụ quản lý điều hành NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN. Riêng lĩnh vực kiểm soát chi thƣờng xuyên, cần phát triển các chƣơng trình ứng dụng sau:
+ Chƣơng trình hỗ trợ quản lý dự toán chi. Chƣơng trình đƣợc thiết kế theo hƣớng cho phép nhập tổng mức dự toán do cơ quan có thẩm quyền (Quốc hội, hội đồng nhân dân các cấp) quyết định. Trên cơ sở tổng mức dự toán đƣợc quyết định, tiến hành phân khai và phân bổ dự toán dần từ đơn vị dự toán cấp I đến đơn vị dự toán cấp II... cho đến đơn vị sử dụng ngân sách cuối cùng. Qua chƣơng trình sẽ quản lý chặt chẽ quá trình phân bổ dự toán từ cơ quan trung ƣơng đến đơn vị cơ sở tại các huyện, đảm bảo tổng dự toán phân bổ cho các đơn vị dự toán cấp dƣới không vƣợt tổng mức dự toán đã nhận. Phần mềm TABMIS cho phép nhập dự toán theo nguồn kinh phí, không nhập theo nhóm mục nên chƣơng trình phần mềm cần hỗ trợ để kiểm soát theo nhóm mục.
+ Chƣơng trình hỗ trợ quản lý tồn quỹ ngân sách huyện, xã. Trong điều kiện là một huyện nghèo, tồn quỹ ngân sách huyện Quảng Ninh thƣờng ở mức thấp. Vì vậy khi chi ngân sách huyện rất có khả năng xảy ra tình trạng vƣợt mức tồn quỹ ngân sách. Hiện nay, phần mềm TABMIS, cán bộ kiểm soát chi không thể xác định đƣợc mức tồn quỹ ngân sách huyện, xã tại thời điểm đó. Để quản lý đƣợc tồn quỹ ngân sách huyện, xã chúng ta cần phải xây dựng một phần mềm hỗ trợ để cung cấp thông tin tức thời về tồn quỹ ngân sách phục vụ cho công tác quản lý, điều hành ngân sách và cung cấp số liệu
99
phục vụ công tác kiểm soát chi, khống chế không để xảy ra tình trạng chi vƣợt tồn quỹ ngân sách.
+ Đối với lĩnh vực kiểm soát vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản : KBNN cần sớm xây dựng chƣơng trình quản lý kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản, vốn CTMTQG qua KBNN thống nhất trên toàn quốc đồng thời tích hợp đƣợc với TABMIS. Yêu cầu chƣơng trình phải tổng hợp đƣợc số liệu từ TW đến tỉnh, thành phố và các quận, huyện, thị xã; kết xuất đƣợc số liệu bao gồm năm trƣớc, năm kế hoạch theo đúng biểu mẫu quy định. Có nhƣ vậy mới thuận lợi trong công tác tổng hợp toàn quốc cũng nhƣ phục vụ kịp thời số liệu cho các Ban Chỉ đạo CTMTQG các cấp.
- Xây dƣ̣ng phần mềm tin ho ̣c quản lý giao nhâ ̣n hồ sơ kiểm soát chi ngân sách qua Kho ba ̣c Nhà nƣớc Quảng Ninh.
Việc giao nhận hồ sơ KSC NSNN qua KBNN Quảng Ninh đƣợc theo dõi bằng thủ công, theo quy trình KSC hiện hành quy định mẫu “Phiếu giao nhận hồ sơ chi thƣờng xuyên” (02/PHS-CTX) và yêu cầu phải lập phiếu, ký nhận hồ sơ trong các trƣờng hợp không thể giải quyết trong ngày. Trong quy trình KSC NSNN qua KBNN Quảng Ninh việc theo dõi, kiểm tra kết quả xử lý hồ sơ đúng hạn hay không vẫn chƣa thực hiện đƣợc . Ngay cả khi cán bộ KSC nhận hồ sơ của khách hàng để xử lý sang các ngày sau đó nhƣng không lập Phiếu giao nhận hồ sơ lãnh đa ̣o không có cơ sở để kiểm tra . Theo sự quan sát của tác giả thì việc theo dõi thời gian kiểm soát, thanh toán các khoản chi tại KBNN Quảng Ninh không đƣợc thực hiện, dẫn đến tình trạng thanh toán các khoản chi NSNN chậm, gây bức xúc cho khách hàng giao dịch.
Để giải quyết những hạn chế trên, KBNN Quảng Ninh cần xây dựng một chƣơng trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” trên máy tính. Chƣơng trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” này phải đƣợc cài đặt trên máy tính đặt tại quầy giao dịch (máy ki ốt thông tin - tại KBNN Quảng Ninh, khách
100
hàng sử dụng máy này để tra cứu quy trình nghiệp vụ). Khách hàng tự lập phiếu giao nhận hồ sơ trên máy vi tính, chỉ cần nhập mã ĐVSDNS, toàn bộ các thông tin tƣơng ứng nhƣ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại sẽ đƣợc hiện lên, tiếp theo nhập số bộ chứng từ. Sau khi khách hàng nhập xong, cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ chứng từ giấy, đối chiếu với trên máy vi tính, có thể sửa chữa cho đúng nếu cần. Cán bộ KSC in “Phiếu giao nhận hồ sơ chi thƣờng xuyên” trong chƣơng trình, sau khi kiểm soát, thanh toán hồ sơ chứng từ KSC trên, cán bộ KSC vào chƣơng trình nhập thông tin đã kiểm soát thanh toán. Hàng ngày Kế toán trƣởng sẽ vào chƣơng trình in báo cáo kết quả KSC để theo dõi, kiểm tra các hồ sơ KSC chƣa đƣợc giải quyết, xử lý, những hồ sơ đã quá hạn xử lý, đồng thời nhắc nhở cán bộ KSC thực hiện việc kiểm soát, thanh toán đúng quy định.