bạc Nhà nước huyện Quảng Ninh, tỉnh Quảng Bình giai đoạn 2010-2013.
Số lƣợng đơn vị sử dụng kinh phí chịu sự kiểm soát chi thƣờng xuyên qua KBNN huyện Quảng Ninh là 125 đơn vị.
3.2.1.1. Phân loại các đơn vị sử dụng ngân sách
Tùy theo tiêu thức phân loại, các ĐVSDNS đƣợc phân thành các đối tƣợng nhƣ sau:
a. Phân loại theo cấp ngân sách
Theo quy định của Luật NSNN, NSNN phân ra: Ngân sách trung ƣơng và ngân sách địa phƣơng. Trong ngân sách địa phƣơng có ngân sách tỉnh, ngân sách huyện và ngân sách xã, thị trấn. Vì vậy, các ĐVSDNS đƣợc phân thành[18]:
+ Ngân sách Trung ƣơng: 07 đơn vị + Ngân sách địa phƣơng: 118 đơn vị Trong đó: Ngân sách tỉnh: 09 đơn vị Ngân sách Huyện: 94 đơn vị Ngân sách xã, thị trấn: 15 đơn vị
40
b. Phân loại tính chất nguồn kinh phí ngân sách
Theo quy định của Bộ Tài chính có hai loại kinh phí: kinh phí thƣờng xuyên không khoán hay kinh phí không tự chủ và kinh phí thƣờng xuyên khoán hay kinh phí tự chủ. Trong kinh phí khoán, kinh phí tự chủ phân ra làm ba loại: Kinh phí khoán theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP; kinh phí khoán theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP; kinh phí khoán một số đơn vị đặc thù. Do vậy, các ĐVSDNS cũng đƣợc phân chia tƣơng ứng với nguồn kinh phí nhƣ sau[18]:
+ Đơn vị không khoán: 27 đơn vị + Đơn vị khoán theo Nghị định 130: 91 đơn vị. + Đơn vị khoán theo Nghị định 43: 05 đơn vị. + Đơn vị khoán đặc thù: 02 đơn vị.
3.2.1.2. Đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác kiểm soát chi
Theo quy định, công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên do Tổ kế toán thực hiện. Tổng số cán bộ thực hiện công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên tại KBNN Quảng Ninh gồm 08 cán bộ, trong đó 5 cán bộ thuộc Tổ kế toán trực tiếp thực hiện KSC, 2 cán bộ kho quỹ, 1 lãnh đạo phụ trách công tác KSC thƣờng xuyên. Về trình độ chuyên môn: 6 đồng chí có trình độ đại học, 2 đồng chí có trình độ trung cấp. Tuy nhiên, trong các cán bộ KSC có trình độ đại học thì có 5 cán bộ là đại học tại chức, trình độ năng lực còn hạn chế nhất là trình độ tin học, ngoại ngữ. Với đội ngũ cán bộ có trình độ nhƣ trên, công tác KSC NSNN qua KBNN Quảng Ninh chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ. Cán bộ KSC chƣa nắm hết đƣợc các văn bản chế độ, quy trình nghiệp vụ, không thành thạo trong sử dụng máy tính, ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác KSC.
41
3.2.1.3. Tình hình chi thường xuyên qua KBNN huyê ̣n Quảng Ninh
KBNN huyê ̣n Quảng Ninh KSC đối với 125 ĐVSDNS trên địa bàn, tình hình KSC NSNN qua KBNN huyện Quảng Ninh giai đoạn 2010 - 2013 đƣợc thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 3.2. Tình hình chi thƣờng xuyên NSNN qua KBNN huyện Quảng Ninh giai đoạn 2010 – 2013
Đơn vị tính: triệu đồng
Cấp NS
Tổng chi
Trong đó
NS TW
Ngân sách địa phƣơng
Năm Tổng số Trong đó NS tỉnh NS huyện NS xã 2010 218.556 52.150 166.406 19.072 114.262 33.072 2011 276.194 59.122 217.702 24.780 152.469 39.823 2012 382.474 69.659 312.815 32.249 229.777 50.789 2013 419.330 86.564 332.766 35.141 233.693 63.932
(Nguồn: Báo cáo KBNN huyện Quảng Ninh)
Qua số liệu chi thƣờng xuyên NSNN trên, cho thấy chi thƣờng xuyên NSNN trên địa bàn huyện Quảng Ninh năm sau cao hơn năm trƣớc, năm 2010 tổng chi thƣờng xuyên NSNN chỉ 218,556 tỷ đồng thì đến năm 2013 tổng chi NSNN đạt 419,33 tỷ đồng. Mặc dù doanh số chi thƣờng xuyên ngân sách nhà nƣớc tăng rất lớn, làm tăng khối lƣợng công việc của Kho bạc nhƣng công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nƣớc vẫn đảm bảo chặt chẽ đúng chế độ quy định.
42
Bảng 3.3. Cơ cấu chi thƣờng xuyên NSNN đƣợc KSC qua KBNN huyện Quảng Ninh
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Nhóm
mục
Số tiền Tỷ
trọng
%
Số tiền Tỷ
trọng
%
Số tiền Tỷ
trọng
%
Số tiền Tỷ
trọng
%
Nhóm mục 1 121.736 55,7 150.250 54,4 214.568 56,1 258.727 61,7
Nhóm mục 2 47.427 21,7 55.791 20.2 85.674 22,4 59.126 14,1
Nhóm mục 3 25.790 11,8 25.410 9,2 31.363 8,2 31.869 7,6
Nhóm mục 4 23.683 10,8 44.743 16,2 50.487 13,2 69.609 16,6
Tổng cộng 218.556 276.194 382.474 419.330
(Nguồn: Báo cáo KBNN huyện Quảng Ninh)
Nhìn vào cơ cấu chi thƣờng xuyên NSNN theo 4 nhóm mục chi của mục lục NSNN ta thấy.
- Nhóm mục 01: Chi thanh toán cá nhân (Chi lƣơng, học bổng, sinh hoạt phí, tiền công) NSNN chi cho nhóm mu ̣c này thƣờng chiếm tỷ tro ̣ng tƣ̀ 55% đến 62% trong tổng chi thƣờng xuyên , thể hiê ̣n sƣ̣ quan tâm của Đảng và Nhà nƣớc đến đời sống cán bô ̣ , công chƣ́c. Mặc dù nhóm chi cho con ngƣời chiếm tỷ trọng cao nhƣ thế nhƣng hiện nay đời sống của cán bộ làm công ăn lƣơng vẫn gặp nhiều khó khăn.
- Nhóm mục 02: Chi nghiệp vụ chuyên môn
Đây là các khoản chi đảm bảo cho hoạt động của toàn bộ bộ máy của các cơ quan nhà nƣớc. Với cơ cấu chi xấp xĩ 20% tổng chi thƣờng xuyên NSNN. Với cơ cấu chi này trong điều kiện hiện nay có thể cho là phù hợp. Tuy vậy chúng ta cần phải có cơ chế khoán mạnh hơn, cụ thể hơn cho các cơ quan nhà nƣớc: Nhƣ khoán tới các phòng, tổ chuyên môn về sử dụng văn phòng phẩm, điện, nƣớc, điện thoại…
43
- Nhóm mục 03: Chi mua sắm , sửa chữa. Cơ cấu nhóm chi này chiếm từ trên 7,6 % đến trên 11,8 % hàng năm. Nhóm mục này có xu hƣớng giảm tỷ trọng trong tổng chi thƣờng xuyên do chúng ta thực hiện các chính sách ổ n đi ̣nh đi ̣nh kinh tế vĩ mô, tiết kiê ̣m chi mua sắm sƣ̉a chƣ̉a.
- Nhóm mục 04: Chi khác. Cơ cấu chi nhóm mục này chiếm từ trên 13,2% đến 16,6% chi thƣờng xuyên NSNN . Tỷ trọng nhóm mục chi khác trong tổng chi thƣờng xuyên là tƣơng đối cao. Do chúng ta chƣa có hệ thống định mức tiêu chuẩn đầy đủ nên các đơn vi ̣ thƣờng vâ ̣n du ̣ng vào nhóm mu ̣c chi này. Chúng ta cần xây dƣ̣ng hê ̣ thống đi ̣nh mƣ́c tiêu chuẩn đầy đủ để kiểm soát chă ̣t chẽ nhóm mục này hạn chế chi tiêu lãng phí ngân sách Nhà nƣớc.
Bảng 3.4. Cơ cấu chi NSNN qua KBNN trên địa bàn huyện Quảng Ninh
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu
Tổng chi
NSNN trên địa bàn
Trong đó
Chi t.xuyên Chi đầu tƣ Chi khác Năm
2010 502.575 218.556 48.234 235.785
2011 629.857 276.194 57.038 296.625
2012 828.275 382.474 81.389 364.412
2013 880.660 419.330 81.119 380.211
(Nguồn: Báo cáo Kế toán tổng hợp hàng năm của KBNN huyện Quảng Ninh)
Các khoản chi NSNN trên địa bàn chủ yếu là chi thƣờng xuyên, chiếm tỷ trọng lớn (trên 40% hàng năm) vì là một huyện nghèo, cơ sở hạ tầng còn thấp kém. Thu Ngân sách địa phƣơng còn mới chỉ bù đắp một phần nhỏ cho chi NSNN. Vì vậy dễ hiểu khi tỷ lệ vốn chi cho đầu tƣ phát triển còn chiếm tỷ trọng thấp trong tổng chi NSNN.
44
3.2.1.4. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước huyện Quảng Ninh
a. Nguyên tắc thực hiện quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại KBNN Quảng Bình
Để nhằm hoàn thiện Quy trình KSC thƣờng xuyên, Bộ Tài chính, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình để kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đảm bảo đúng nội dung, đối tƣợng, chế độ, định mức của Nhà nƣớc quy định. Đồng thời quy trình KSC đáp ứng đƣợc yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trình phải đƣợc công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho ĐVSDNS giao dịch với KBNN.
Quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thƣờng xuyên NSNN tại KBNN phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thƣờng xuyên phải đảm bảo các nguyên tắc: Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ; giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng; Công khai các hồ sơ, thủ tục, quy trình chi ngân sách; trách nhiệm của cán bộ KBNN; thời hạn giải quyết công việc; Nhận hồ sơ chi NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, không yêu cầu khách hàng phải liên hệ với nhiều bộ phận; đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nghiệp vụ và cán bộ liên quan trong kiểm soát chi ngân sách nhà nƣớc.
b. Trách nhiệm của cán bộ KBNN Quảng Ninh trong việc thực hiện Quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN
Cán bộ KBNN huyện Quảng Ninh có trách nhiệm trong việc thực hiện Quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thƣờng xuyên NSNN nhƣ sau:
- Đối với cán bộ kế toán quản lý tài khoản chi ngân sách của khách ha(gọi là ̀ ng
cán bộ KSC): cán bộ KSC có trách nhiệm hƣớng dẫn khách hàng nộp hồ sơ KSC;
45
xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ; thực hiện việc kiểm soát hồ sơ, đảm bảo việc KSC thƣờng xuyên đúng pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nƣớc; thực hiện luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo đúng quy trình này và quy định cụ thể của lãnh đạo KBNN huyện Quảng Ninh; sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, cán bộ KSC thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng.
- Đối với Kế toán trưởng: Kế toán trƣởng KBNN có trách nhiệm kiểm tra
lại toàn bộ hồ sơ KSC mà cán bộ KSC trình, nếu hợp lệ, hợp pháp, đúng quy định thì tiến hành ký trên các hồ sơ chứng từ. Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra cán bộ KSC trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ, tinh thần thái độ phục vụ khách hàng, đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ chứng từ KSC.
- Đối với Giám đốc: Giám đốc có trách nhiệm toàn diện về việc triển khai
thực hiện giao dịch “một cửa” trong KSC thƣờng xuyên NSNN; Quy định cụ thể việc luân chuyển, giao nhận hồ sơ trong nội bộ đơn vị, thời gian giải quyết công việc của các bộ phận nghiệp vụ bảo đảm kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đúng thời hạn quy định, không gây phiền hà cho khách giao dịch; Niêm yết công khai tại trụ sở KBNN về các quy định, thủ tục hành chính, hồ sơ và thời hạn giải quyết công việc.
Nhƣ vậy, trong Quy trình giao dịch “một cửa” KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN huyện Quảng Ninh đã phân công trách nhiệm rõ ràng và cụ thể cho từng thành viên tham gia vào quy trình, việc phân công trách nhiệm nhƣ trên có ý nghĩa quan trọng trong việc theo dõi, giám sát thực hiện đúng quy trình giải quyết công việc, nó là căn cứ cơ sở pháp lý để xử lý, quy trách nhiệm cho từng cá nhân khi khách hàng khiếu nại, tố cáo cán bộ KBNN trong thực hiện nhiệm vụ KSC.
c. Sơ đồ quy trình kiểm soát chi thường xuyên“một cửa” tại KBNN Quảng Ninh
46
Sơ đồ 3.1. Quy trình KSC thƣờng xuyên “một cửa” NSNN qua KBNN huyện Quảng Ninh
(Nguồn: Kho bạc nhà nước huyện Quảng Ninh)
Ghi chú:
Hƣớng đi của hồ sơ, chứng từ KSC Hƣớng đi của chứng từ thanh toán
Theo sơ đồ hình vẽ, Quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN huyện Quảng Ninh thực hiện qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1 : Tiếp nhận, kiểm soát sơ bộ và phân loại hồ sơ chứng từ. Bƣớc 2 : Cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ.
Bƣớc 3 : Kế toán trƣởng kiểm soát và ký chứng từ. Bƣớc 4 : Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký. Bƣớc 5 : Thực hiện thanh toán.
Bƣớc 6 : Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng. Bƣớc 7 : Chi tiền mặt tại quỹ.
Quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Quảng Ninh đƣợc thực hiện 7 bƣớc nhƣ sau: 5 4 Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trƣởng
Thủ quỹ Thanh toán viên Giám đốc Trung tâm thanh toán 1 2 7 3 6 5
47
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi KBNN. Tùy theo từng phƣơng thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, ĐVSDNS cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp nhƣ sau:
* Hồ sơ tạm ứng: Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi ngân sách nhà nƣớc
cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc trong trƣờng hợp khoản chi ngân sách nhà nƣớc của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc chƣa có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định do công việc chƣa hoàn thành. Nếu ĐVSDNS có nhu cầu tạm ứng kinh phí thì gửi đến KBNN huyện Quảng Ninh các hồ sơ, chứng từ sau:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt (chi hành chính; chi mua hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc trƣờng hợp đƣợc thanh toán bằng tiền mặt...): Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ theo dõi khi thanh toán.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trƣờng hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): ĐVSDNS gửi KBNN huyện Quảng Ninh một trong các chứng từ sau: thông báo thu tiền của đơn vị cung cấp dịch vụ; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
* Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển khoản tạm ứng sang thanh toán khi
khoản chi đủ điều kiện thanh toán.
- Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi Kho bạc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
48
+ Thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi nhƣ trƣờng hợp thanh toán trực tiếp. Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi khác).
Nhƣ vậy, khi thanh toán tạm ứng bằng tiền mặt thì ĐVSDNS chỉ kê chứng từ thanh toán, không kèm chứng từ gốc kèm theo, còn khi thanh toán chuyển khoản thì ĐVSDNS phải trình đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo yêu cầu từng khoản chi trừ các khoản chi khác.
* Hồ sơ thanh toán trực tiếp:
Thanh toán trực tiếp là phƣơng thức chi trả ngân sách khi các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định. Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán
- Tuỳ theo từng nội dung, nhóm mục chi mà ĐVSDNS gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ liên quan theo quy định (đƣợc thể hiện ở mục KSC).
* Cán bộ kiểm soát sơ bộ hồ sơ:
Sau khi nhận đƣợc hồ sơ, tài liệu cán bộ KSC kiểm soát sơ bộ các loại hồ sơ nhƣ sau:
+ Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. + Về hình thức của hồ sơ: Kiểm tra, kiểm soát các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định; kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của Chủ tài khoản, Kế toán trƣởng của ĐVSDNS ký trực tiếp trên tất cả các liên chứng từ; kiểm tra các tài liệu nhƣ dự toán, hợp đồng, hoá đơn thanh toán phải là bản chính, các tài liệu, chứng từ khác là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
* Cán bộ KSC phân loại hồ sơ và xử lý:
49
- Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm: đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lƣơng, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính; các khoản chi từ tài khoản tiền gửi mà theo quy định, KBNN không
