Là một DN có tƣ cách pháp nhân, Công ty Cổ Phần Petec Bình Định hoạt động SXKD theo chức năng, nhiệm vụ của mình và đƣợc pháp luật bảo vệ. Công ty thực hiện chức năng vừa là một đơn vị sản xuất, vừa là một đơn vị kinh doanh và phân phối sản phẩm. Công ty cũng có những nhiệm vụ sau:
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chính xác, đúng thời hạn quy định của pháp luật kế toán.
- Chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nƣớc có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Nghiêm chỉnh thực hiện các quy định của Nhà nƣớc về quyền lợi của ngƣời lao động, vệ sinh và an toàn lao động, bảo vệ môi trƣờng...
- Quản lý và sử dụng tốt các nguồn lực nhƣ tài sản, vốn, lao động một cách hợp lý nhằm đảm bảo kinh doanh có lãi, đem lại lợi nhuận ngày càng cao, nâng cao sức cạnh tranh của công ty, đồng thời đảm bảo đƣợc quá trình tái sản xuất mở rộng góp phần vào sự tăng trƣởng kinh tế của tỉnh nhà Bình Định và cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty.
2.1.3. Đặc điểm hoạt động SXKD của Công ty Cổ Phần Petec Bình Định 2.1.3.1. Loại hình và lĩnh vực kinh doanh
Công ty là loại hình DN thƣơng mại đồng thời còn sản xuất một số mặt hàng nhƣ nƣớc uống tinh khiết…
Hiện nay trên thị trƣờng Công ty Petec Bidico có các lĩnh vực kinh doanh chính sau:
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 30
- Kinh doanh xăng dầu, mỡ phụ, hóa chất, khí đốt, các phế phẩm từ dầu mỏ; - Kinh doanh xi măng, vật liệu xây dựng – trang trí nội thất;
- Kinh doanh ô tô, xe tải các loại; - Đầu tƣ tài chính;
- Điện tử - Điện máy;
- Dịch vụ cho thuê mặt bằng, kho bãi; - Trung tâm phân phối hàng tiêu dùng; - Sản xuất và kinh doanh nƣớc tinh khiết; - Dịch vụ du lịch, lữ hành.
Thị trƣờng đầu vào: Để đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho nhu cầu đa dạng và phong phú của khách hàng, công ty đã không ngừng tìm kiếm và đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh, cũng nhƣ tìm kiếm các đối tác, các nhà cung cấp đáng tin cậy.
Hiện tại đầu vào của công ty đang đƣợc đảm bảo cung ứng bởi các nhà cung cấp sau:
Xăng dầu: Công ty Thƣơng mại kỹ thuật và Đầu tƣ Petec thuộc Bộ Công Thƣơng.
Xi măng: Các Công ty xi măng Nghi Sơn, ChinFon Hải Phòng, Hà Tiên 1, Hoàng Mai, Phúc Sơn, Cẩm Phả.
Ô tô: Các Nhà máy Ô tô CUU LONG, VINAXUKI, DAMCO, JRD, Trƣờng Hải – Chu Lai (KIA, THACO, FOTON), SÔNG HỒNG, ISUZU Việt Nam. Hàng tiêu dùng – Công nghệ phẩm: Công ty TNHH Khatoco Khánh Hòa.
Thị trƣờng đầu ra: Với phƣơng châm “Trao niềm tin cùng phát triển” và “Luôn phục vụ kịp thời nhất yêu cầu của khách hàng”, công ty đã xây dựng thành công một mạng lƣới tiêu thụ vững mạnh và phân bố rộng rãi trên các miền, đóng vai trò nhƣ một chiếc cầu nối giữa các thị trƣờng trong nƣớc. Cụ thể:
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 31
- Miền Trung : chủ yếu là các tỉnh Bình Định, Phú Yên và Đà Nẵng - Miền Nam : Tp. Hồ Chí Minh
- Và các tỉnh Tây Nguyên nhƣ Gia Lai, KonTum…
2.1.3.2. Vốn kinh doanh
Công ty sử dụng vốn cổ phần và vốn đi vay. Trong đó vốn điều lệ là 30,6 tỷ đồng. Trong quá trình hoạt động công ty đã huy động thêm đƣợc một số nguồn vốn vay từ bên ngoài và trong nội bộ. Đến cuối năm 2011 tổng vốn của công ty là 114,778 tỷ đồng.
2.1.3.3. Đặc điểm của các nguồn lực chủ yếu
- Đặc điểm nguồn nhân lực: Công ty hiện có số lƣợng cán bộ công nhân viên là khoảng trên 115 ngƣời. Trong đó nhân viên quản lý 23 ngƣời. Đa số đội ngũ nhân viên của công ty đều có trình độ đại học và trên đại học, có nhiều kinh nghiệm và có trách nhiệm nghề nghiệp.
- Tài sản cố định: Với thế mạnh bán buôn, bán lẻ, công ty đã có hơn 40 đại lý và cửa hàng xăng dầu, có cả một hệ thống kho chứa và Trạm trung chuyển xăng dầu 1600 tấn tại cảng Quy Nhơn. Có 3 showroom kinh doanh ô tô tại Quy Nhơn, và nhiều điểm bán hàng tại các tỉnh Tây Nguyên. Công ty còn sở hữu trên 20 ngàn mét vuông diện tích mặt bằng tại Quy Nhơn,… nâng tổng giá trị TSCĐ của công ty lên trên 28tỷ đồng.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 32
Ghi chú: : Quan hệ giám sát
: Quan hệ chỉ đạo
Trong đó
- Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kinh doanh Tổng hợp Phòng Kinh doanh Xăng Dầu Trung Tâm Kinh doanh Ô tô Chi Nhánh Tp.Hồ Chí Minh Trung tâm phân phối hàng tiêu dùng Trung tâm Điện tử Điện máy Xí nghiệp chế biến thực phẩm Phòng Tài chính kế toán Phó TGĐ (Kinh doanh) Phó TGĐ (Tài chính) TỔNG GIÁM ĐỐC
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT Kế toán trƣởng Phòng kế hoạch đầu tƣ
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 33
- Hội đồng quản trị (HĐQT): HĐQT là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch SXKD mang tính chiến lƣợc tổng quát và đảm bảo các kế hoạch đƣợc thực hiện thông qua Ban Tổng Giám Đốc.
- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát cũng là một cơ quan quản trị với nhiệm vụ thay mặt ĐHĐCĐ kiểm tra, giám sát, theo dõi mọi hoạt động của HĐQT và ban điều hành cũng nhƣ báo cáo và chịu trách nhiệm trƣớc ĐHĐCĐ và pháp luật.
- Ban Tổng Giám Đốc: Là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty theo mục tiêu định hƣớng kế hoạch mà HĐQT, ĐHĐCĐ đã thông qua. Trong đó:
Tổng giám đốc (TGĐ) là ngƣời đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt động điều hành SXKD hàng ngày của công ty, và chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao, giúp việc cho TGD là các Phó TGĐ.
Phó TGĐ: Có nhiệm vụ tham mƣu cho giám đốc về chiến lƣợc kinh doanh, phụ trách những mãng kinh doanh dịch vụ do giám đốc phân công và giám sát việc thi hành của các phòng ban thay thế khi giám đốc đi vắng.
- Phòng kinh doanh tổng hợp: Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về việc tham mƣu trong hoạt động kinh doanh, trong hoạt động XDCB và sữa chữa lớn (nếu có). Đến kỳ (tuần, tháng, quý, năm) phòng có nhiệm vụ tổng hợp các kết quả cụ thể thông qua phòng kế toán gửi lên giám đốc nhằm có sự điều chỉnh chiến lƣợc kinh doanh phù hợp.
- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi và thực hiện các công tác tài chính của công ty. Tham mƣu cho lãnh đạo của công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính – kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nƣớc.
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 34
- Phòng tổ chức hành chính: Quản lý về nhân sự - con ngƣời, tổ chức tham mƣu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức lao động một cách hợp lý và hiệu quả, tuyển chọn công nhân, đào tạo trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, thực hiện tốt các chế độ cho ngƣời lao động, khen thƣởng kịp thời để động viên ngƣời lao động làm tốt trách nhiệm của mình.
- Phòng kinh doanh xăng dầu: Có chức năng giống phòng kinh doanh tổng hợp nhƣng ở một phạm vi nhất định đó là kinh doanh xăng dầu. Phòng này trực tiếp điều hành các trạm xăng dầu, cửa hàng xăng dầu mà công ty kinh doanh.
- Phòng kế hoạch đầu tƣ: Xây dựng lên những kế hoạch phƣơng hƣớng kinh doanh trong tƣơng lai từ kết quả năm hiện tại của công ty. Đầu tƣ xây dựng cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất để phục vụ cho việc kinh doanh của công ty.
- Trung tâm ô tô Bidico: kinh doanh ngành hàng chủ yếu là các loại ô tô. - Trung tâm điện máy Bidico: kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện máy, điện dụng gia đình.
- Xí nghiệp chế biến thực phẩm Quy Nhơn: Là đơn vị trực thuộc. Xí nghiệp đang sản xuất mặt hàng truyền thống là: mì ăn liền, bột canh và đồ hộp. Thời gian vừa qua xí nghiệp đã mở rộng sản xuất thêm mặt hàng: nƣớc tinh khiết và đậu phụng da cá, đó là hai mặt hàng đang đƣợc thị trƣờng chấp nhận và ngày càng phát triển hơn.
- Chi nhánh công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh: Cũng là đơn vị trực thuộc hạch toán báo số. Kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán trong công ty 2.1.5.1. Mô hình tổ chức kế toán: 2.1.5.1. Mô hình tổ chức kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán là việc lựa chọn kiểu bộ máy kế toán cho phù hợp với thực tế của đơn vị. Đó là một nội dung quan trọng hàng đầu trong việc tổ chức công tác kế toán tại DN. Là công ty cổ phần, có đầy đủ tƣ cách pháp nhân, và là một trong các DN lớn nhƣng không có sự phân tán quyền lực quản lý kinh doanh cũng
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 35
nhƣ tài chính, Công ty Cổ Phần Petec Bình Định đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, đơn vị kế toán chỉ mở một sổ kế toán, tổ chức một bộ sổ kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công việc của công tác kế toán từ việc lập, thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo của đơn vị.
2.1.5.2. Bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Ghi Chú :
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ công việc
Kế toán kho hàng bán buôn, dịchvụ, công nợ, ngành hàng xăng dầu Kế toán thanh toán Ngân hàng Kế toán quỹ tiền mặt và kế toán Bảo hiểm xã hội Kế toán kho hàng bán buôn, dịch vụ, công nợ, ngành hàng tổng hợp
Các đơn vị kế toán trực thuộc có liên quan Thủ quỹ Kế toán Tổng hợp (Phó phòng Kế toán) Trƣởng Phòng Tài chính – kế toán
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 36
- Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán:
Kế toán trƣởng: Có nhiệm vụ phụ trách, điều hành mọi hoạt động, công tác kế toán của phòng kế toán, lập kế hoạch tài chính, là tham mƣu đắc lực của ban giám đốc trong công tác kinh doanh. Kiểm tra, ký duyệt báo cáo kế toán, chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT, Ban TGĐ và các cơ quan có chức năng trong công ty về toàn bộ hoạt động tài chính của công ty.
Kế toán tổng hợp: Ngoài việc đƣợc phân công kiểm tra, theo dõi TSCĐ, cơ cấu lao động, công nợ, thống kê. Kế toán tổng hợp còn là ngƣời tham mƣu trực tiếp cho kế toán trƣởng, có nhiệm vụ tổng hợp số liệu quyết toán các bộ phận gửi lên, kiểm tra công tác hạch toán từng bộ phận, lập báo cáo tài chính đƣa ra lãi, lỗ và có trách nhiệm chỉ đạo công việc khi kế toán trƣởng đi vắng. Ngoài ra, theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ, theo dõi các khoản diễn biến công nợ tài khoản 1388, 3388 và thống kê.
Kế toán tiền mặt: Theo dõi thu, chi, tồn quỹ tiền mặt từng ngày, từng tháng; đặc biệt theo dõi các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng trong tháng của nhân viên; theo dõi tiền lƣơng và BHXH.
Kế toán thanh toán ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của tiền gửi ngân hàng, vay tiền chuyển trả mua hàng cho công ty bằng ủy nhiệm chi, chuyển khoản khi đầy đủ các thủ tục. Cuối tháng rút số dƣ, đối chiếu ngân hàng, tính trả lãi vay cho ngân hàng về số tiền vay trong tháng.
Kế toán kho hàng bán buôn, dịch vụ, công nợ, ngành hàng tổng hợp: Phản
ánh tình hình mua, bán, tồn kho, công nợ tài khoản 131 trong phƣơng thức bán buôn các mặt hàng xi măng, công nghệ thực phẩm tổng hợp và thực phẩm công nghệ.
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 37
Kế toán kho hàng bán buôn, dịch vụ, công nợ, ngành hàng xăng dầu: Phản ánh tình hình mua, bán, tồn kho, công nợ tài khoản 131 trong phƣơng thức bán buôn, bán lẻ mặt hàng xăng, dầu, nhớt.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ngân phiếu tại công ty: thu, chi khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ của kế toán quỹ phát ra.
2.1.5.3. Hình thức kế toán đang áp dụng trong công ty
Do đặc điểm kinh doanh của công ty cùng với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, nhằm giúp Ban Giám đốc quản lý chặt chẽ về tài sản, vật tƣ, hàng hóa, tiền vốn, các khoản chi phí... nên công ty đã chọn và áp dụng hình thức Nhật ký- Chứng từ. Cụ thể trình tự ghi sổ nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đƣợc, kế toán từng bộ phận ghi vào bảng kê và Nhật ký – Chứng từ, tờ kê chi tiết có liên quan. Đối với các nghiệp
THẺ, SỐ TK CHI TIẾT NHẬT KÝ CHỨNG TỪ BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 38
vụ có liên quan đến đối tƣợng cần hạch toán chi tiết (chƣa đƣợc phản ánh ở các sổ trên) từ chứng từ gốc còn ghi vào các sổ liên quan.
Đối với trƣờng hợp ghi vào tờ kê chi tiết, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu ở các tờ kê chi tiết ghi vào Nhật ký – Chứng từ hoặc bảng kê liên quan, phần lớn bảng kê tổng hợp cũng ghi vào Nhật ký – Chứng từ liên quan.
Cuối tháng, từ Nhật ký – Chứng từ Kế toán tổng hợp tiến hành ghi vào Sổ Cái, từ các sổ chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tƣơng ứng trên Sổ Cái. Cuối cùng từ số liệu ở Sổ Cái, bảng tổng hợp chi tiết, Nhật ký - Chứng từ, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.
2.1.5.4. Chính sách tài chính kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam, ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ). - Hạch toán HTKtheo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Tính giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp Nhập trƣớc – Xuất trƣớc.