- Xử lý các khoản lỗ về hoạt động kinh doanh
VỤ VAØ SẢN XUẤT CÔN SƠN
3.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Hoạt động tạo doanh thu tại xí nghiệp:
Thị trường bán hàng: xí nghiệp chủ yếu tiêu thụ trong các thành phố lớn ở cả 3
miền Bắc, Trung, Nam. Các khách hàng thường xuyên của xí nghiệp là các công ty Bách Lâm (Hà Nội), công ty Đại Hoàng Gia (Hà Nội), Công ty Việt Hàn (Hà Nội), công ty điện lạnh Hoàng (Đà Nẵng), công ty Việt Tuấn (Huế), siêu thị điện máy Nguyễn Kim (TP. HCM), siêu thị Tự Do (TP. HCM), công ty Việt Hà (TP. HCM),...
Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: xí nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng
khi khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán tiền hàng.
Hoạt động tạo doanh thu ở xí nghiệp:
Chủ yếu bán hàng với số lượng lớn để thu lợi nhuận từ những hàng đã mua
trong nước hoặc nhập khẩu trực tiếp từ các nước có mối làm ăn lâu dài cho những công ty quen thuộc trong nước hay có đơn đặt hàng;
thực hiện dịch vụ nhập khẩu ủy thác cho khách hàng nhằm thu hoa hồng;
nhận làm đại lý thu cước cho công ty viễn thông Viettel và bán các mặt hàng
có liên quan đến việc sử dụng điện thoại chẳng hạn như pin, thẻ cào…
Giá cả hàng bán: là giá được ghi trên hóa đơn hay hợp đồng mua bán và đã
được thỏa thuận giữa bên bán với bên mua. Nguyên tắc xác định giá bán là phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, chi phí đã bỏ ra đồng thời bảo đảm cho xí nghiệp có một khoản lợi nhuận định mức.
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 84 Theo nguyên tắc này, xí nghiệp xác định giá bán theo công thức trên với thặng dư thương mại dùng để bù đắp chi phí, hình thành lợi nhuận và thường được tính bằng 5% (tương đương 0,05 lần) giá mua thực tế của hàng hóa tiêu thụ nhưng đôi khi có thể cao hơn nhiều lần như máy nén lạnh với thặng dư thương mại bằng 0,35 lần đơn giá của giá mua thực tế.
Ví dụ: giá bán máy nén lạnh LX125LATM = (1.472.146 + 1.472.146 x 0,35) x 500 = 995.000.000
Các phương thức bán hàng:
Bán buôn: phần lớn xí nghiệp áp dụng hình thức bán buôn với các mặt hàng điện tử, điện lạnh, đồng hồ. Bán buôn là hình thức bán hàng trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với khối lượng mua lớn và giá được tính theo giá bán buôn. Vì vậy, xí nghiệp không có chính sách chiết khấu thương mại. Xí nghiệp bán buôn hàng hoá theo các phương thức sau:
Bán buôn qua kho theo hình thức nhận hàng: khách hàng cử người mang giấy uỷ
nhiệm đến kho xí nghiệp trực tiếp nhận hàng và tải hàng về. Sau khi giao nhận hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng của xí nghiệp và ký nhận nợ.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: xí nghiệp sẽ chuyển hàng hoá
đến kho người mua hoặc đến địa điểm do bên mua quy định để giao hàng. Bán lẻ: Vì nhà cung cấp đồng hồ CITIZEN WATCHES yêu cầu xí nghiệp phải trưng bày sản phẩm của họ nên xí nghiệp có 1 cửa hàng đồng hồ nhưng ít khi bán lẻ được mặt hàng này nên xí nghiệp tận dụng mặt bằng này nhận làm đại lý thu cước điện thoạiù cho Công ty bưu chính viễn thông Viettel và bán thêm các mặt
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 85 hàng có liên quan như sim điện thoại, thẻ cào điện thoại, pin điện thoại, dây đeo điện thoại... áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Cuối ngày kiểm kê hàng hoá tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong ngày lập báo cáo hàng bán, giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. Hoạt động bán hàng của xí nghiệp chủ yếu là bán buôn nhưng khi có khách hàng mua lẻ thì xí nghiệp vẫn bán, thường gặp là các dụng cụ làm vườn như khung cuốn ống nước, súng phun nước, co nối, bình tưới nước
Phương thức thanh toán:
Hiện nay, xí nghiệp sử dụng hai phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trả sau (đối với bán buôn) và phương thức thanh toán trực tiếp (đối với bán lẻ). Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và xí nghiệp sẽ không bán hàng nếu số dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó. Tuy bán lẻ thu tiền trực tiếp nhưng xí nghiệp vẫn hạch toán Nợ TK 131/Có TK 511,Có TK 333 sau đó mới thực hiện bút toán Nợ TK 111/Có TK 131. Nguyên nhân vì phần mềm kế toán tự động ghi nhận TK 131 để theo dõi công nợ khách hàng khi kế toán tạo một danh mục khách hàng. Vì vậy, xí nghiệp tạo riêng danh mục khách hàng vãng lai đối với các khách hàng mua lẻ thanh toán tiền trực tiếp.
Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Hợp đồng mua bán: do 2 bên mua và bán thoả thuận, ký kết.
Lệnh xuất hàng: Bộ phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng của các khách hàng
qua điện thoại và lập yêu cầu xuất hàng chuyển qua phòng kế toán. Kế toán hàng hóa xem xét và đối chiếu lệnh xuất hàng chuyển qua kho.
Phiếu xuất kho: được lập khi hàng xuất ra kho theo lệnh xuất hàng hay xuất ra
cửa hàng (ghi giảm hàng ở kho, ghi tăng hàng hóa ở cửa hàng không ghi giảm hàng tồn kho)
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 86
Hoá đơn thuế GTGT: khi xuất hàng kế toán lập hoá đơn giao cho người mua.
Lập thành 3 liên:
Liên 1 (màu tím): lưu ở phòng kế toán
Liên 2 (màu đỏ): giao cho người mua
Liên 3 (màu xanh): lưu chuyển nội bộ
Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng: kế toán lập phiếu thu hay nhận giấy báo có
của ngân hàng khi khách hàng thanh toán theo phương thức trả sau.
Đối với bán lẻ, thẻ quầy hàng: do nhân viên bán hàng lập.
Định kỳ, nhân viên bán hàng lập báo cáo hàng bán và giấy nộp tiền, nộp tiền
cho thủ quỹ, báo cáo nộp cho kế toán. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng”
Tài khoản 5111 “doanh thu bán hàng hóa” Tài khoản 5112 “doanh thu chi hộ”
Tài khoản 5114 “doanh thu điện thoại Viettel”
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan như: Tài khoản 131 “phải thu khách hàng”
Tài khoản 1111 “tiền Việt Nam”
Tài khoản 1121 “tiền VND gửi ngân hàng” Tài khoản 3331 “thuế GTGT hàng nhập khẩu” Sổ sách sử dụng:
Sổ chi tiết tài khoản 5111 (phụ lục 18 ), 5112, 5114 Sổ tổng hợp tài khoản 511
Phương pháp kế toán
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 87 Căn cứ vào hợp đồng bán hàng số HĐ 23/09/HĐMB-CS-VN (phụ lục 17), Xí nghiệp sẽ làm căn cứ để xác định thời gian giao hàng và phương thức bán hàng. Đến hạn giao hàng, tiến hành giao hàng và ngày 22/12/2009, căn cứ vào hóa đơn GTGT 0019253 (phụ lục 19) về máy nén lạnh kế toán ghi :
Nợ TK 131: 6.023.010.000
Có TK 511 (5111): 5.736.200.000
Có TK 333 (3331): 5.736.200.000 x 5% = 286.810.000
Ngày 26/12/2009, căn cứ vào hóa đơn 0019310 (phụ lục 20) về thiết bị lọc, ghi: Nợ TK 131: 966.000.000
Có TK 511 (5111): 920.000.000
Có TK 333 (3331): 5.736.200.000 x 5% = 46.000.000 Khi khách hàng thanh toán và nhận được tiền, kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 112: 6.023.010.000 Có TK 131: 6.023.010.000 Nợ TK 111, 112: 966.000.000
Có TK 131: 966.000.000
Khi nhập khẩu ủy thác, kế toán ghi nhận khoản hoa hồng
Ngày 3/3/2010, căn cứ vào hóa đơn 0018481 (phụ lục 16), phí ủy thác kế toán ghi: Nợ TK 131: 1.498.185
Có TK 5112: 1.361.986
Có TK 3331: 1.361.986 x 10% = 136.199
Khi khách hàng thanh toán các khoản phí liên quan, phí hoa hồng ủy thác, phải trả người bán, thuế nộp Nhà nước, kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 112,111: 273.496.038
Có TK 131: 289.530.014 + 1.498.185 + 10.042.126 – 27.574.287= 273.496.038 Cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản 911, kế toán ghi:
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 88 Căn cứ vào chứng từ số 22, loại A:
Nợ TK 511: 24.690.702.838 Có TK 911: 24.690.702.838 Qui trình nhập liệu:
Đối với bán hàng máy nén lạnh, chọn tùy chọn “Nhật ký”, chọn Form sử dụng “NX: nhập xuất”, hiện bảng Nhật ký nhập xuất tháng 12/2009. Ơû phần 1: chọn loại chứng từ: “XH: xuất hàng”, số chứng từ: 216, ngày 22/12/2009,diễn giải: bán hàng máy nén lạnh, mã khách hàng: VIET NHAT, số sêri HĐ: HĐ 23/09/HĐMB- CS-VN, số hóa đơn: 0019253, ngày 22/12/2009, kho: PHU LAM. Ơû phần 3: nhập vào
Còn giá kho phần mềm tự động cập nhật theo phương pháp thực tế đích danh; thành tiền, tổng giá HH phần mềm tự động cập nhật. Chọn phẩn tổng cộng của tổng giá HH, phần mềm tự động cập nhật TK và số tiền vào phần 2. Ơû phần 4: nhập thuế suất thuế GTGT: 10%, phần mềm tự động tính ra số tiền thuế GTGT và thành tiền. Cuối
cùng chọn nút lưu .
Đối với bán hàng thiết bị lọc, qui trình nhập liệu cũng giống như máy nén lạnh chỉ khác tên hàng, số liệu:
Đối với giao hàng nhập khẩu ủy thác, chọn tùy chọn” Nhật ký”, Form sử dụng: “NX: nhập xuất”, hiện bảng Nhật ký nhập xuất tháng 12/2009. Ơû phần 1: chọn loại
Mã vật tư/hàng SL Đơn giá
SD162H-L1U2 4652 900.000 SK182H-L2U2 120 1.170.000
SK190H-L2U 300 1.380.000 LX125LATM 500 1.990.000
Mã vật tư/hàng SL Đơn giá
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 89 chứng từ: “XH: xuất hàng”, số chứng từ: 6, ngày: 07/12/2009, diễn giải: doanh thu hoa hồng nhập khẩu ủy thác, mã khách hàng: THANG VIET, số sêri HĐ: 11/09 TV-CS. Ơû phần 2: phần mềm tự động cập nhật phát sinh nợ TK 131, phát sinh có TK 5112, 3331. Còn số tiền kế toán nhập vào phát sinh nợ ở TK 5112, 3331, phần mềm tự động cập
nhật phát sinh có theo. Cuối cùng chọn nút lưu .
Khi khách hàng thanh toán, chọn Form sử dụng:”TC: thu chi”, hiện bảng Nhật ký thu chi tháng 12/2009. ở phần 1: chọn loại chứng từ: T:tiền mặt hay TN: tiền gửi ngân hàng”, số chứng từ, ngày, diễn giải: thu tiền hàng máy nén lạnh, mã khách hàng: VIET NHAT, số sêri HĐ: HĐ 23/09/HĐMB- CS-VN, số hóa đơn: 0019253. ở phẩn 2: phần mềm tự động hiện danh sách các TK tiền VND gửi ngân hàng, chọn TK phù hợp theo hợp đồng cho phát sinh nợ, còn phát sinh có phần mềm tự động cập nhật TK 131.
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 90
3.2.3Các khoản giảm trừ doanh thu
Mỗi khách hàng đều được xí nghiệp cho một hạn mức tín dụng nên xí nghiệp sẽ không cho nợ quá hạn mức này. Vì thế, xí nghiệp không có thực hiện chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán.
Tại xí nghiệp có rất ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm trừ doanh thu, vì đa số hàng hóa nhập kho đều đạt chất lượng, tiêu chuẩn nên hàng bán bị trả lại hầu như không có và việc giảm giá hàng bán cho các mặt hàng bị giảm chất lượng do tồn kho lâu ngày nhập về kho không bán được cũng rất ít phát sinh.
3.2.4Kế toán giá vốn hàng bán
Khái niệm: giá vốn hàng bán bao gồm giá thực tế xuất kho và chi phí thu mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ.
Xí nghiệp nhập hàng hóa theo từng lô, hàng hóa xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá nhập của lô hàng đó để tính giá vốn hàng bán. Giá trị hàng tồn kho được
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 91 phản ánh thep đúng giá trị thực tế của nó. Vì xí nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh nên giá vốn được theo dõi một cách cụ thể, rõ ràng.
Giá xuất kho: khi tiến hành xuất hàng hóa ra để bán thì phần mềm kế toán tự động tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh.
Chứng từ sử dụng: căn cứ vào biên bản giao nhận, kế toán lập:
Thẻ kho
Phiếu nhập kho: khi hàng hóa về nhập kho
Phiếu xuất kho: khi xuất hàng hóa bán hay ra cửa hàng
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 632 “giá vốn hàng bán”
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: Tài khoản 156 “ hàng hóa”
Tài khoản 1561 “hàng hóa công ty” Tài khoản 1562 “chi phí mua hàng” Sổ sách sử dụng:
Sổ chi tiết tài khoản 6321 (phụ lục 21) Sổ tổng hợp tài khoản 632
Phương pháp kế toán
Nghiệp vụ kinh tế:
Đối với máy nén lạnh:
Nợ TK 632 (6321): 4.236.620.752đ Có TK 156 (1561): 4.236.620.752đ Đối với thiết bị lọc:
Nợ TK 632 (6321): 371.378.700đ Có TK 156 (1561): 371.378.700đ
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 92 Nợ TK 632 (6321): 77.322.097 đ
Có TK 156 (1562):77.322.097 đ
Cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản 911, kế toán ghi: Căn cứ vào chứng từ số 25, loại A:
Nợ TK 911: 20.533.763.768 Có TK 632: 20.533.763.768 Qui trình nhập liệu:
Khi tiến hành xuất kho hàng hóa ghi nhận doanh thu thì phần mềm tự động chuyển qua bảng Nhật ký nhập xuất tháng 12/2009 với phần 1 chọn loại chứng từ: “AX: xác định giá vốn hàng bán”. Ơû phần 2: phần mềm tự động cập nhật TK và số tiền. Phần
3,4: để trống. Cuối cùng chọn nút lưu .
Đối với phân bổ chi phí thu mua hàng hóa bán ra trong tháng,thì chọn tùy chọn “Nhật ký”, chọn Form sử dụng: “NX: nhập xuất”, hiện bảng Nhật ký nhập xuất tháng 12/2009. Ơû phần 1: chọn loại chứng từ: “AX: xác định giá vốn hàng bán”, số chứng từ, ngày: 31/12/2009, diễn giải: phân bổ chi phí thu mua hàng hóa. Ơû phần 2: phần mềm tự động cập nhật phát sinh nợ chọn TK 632, phát sinh có chọn TK 1562 và kế
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 93
3.2.5Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Khái niệm
Chi phí bán hàng: là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá
như:
chi phí ngân hàng
chí phí hoa hồng, giới thiệu khách dịch vụ Viettel
chi phí thuê kho
chi phí khấu hao TSCĐ
chi phí điện thoại
chi phí dịch vụ mua ngoài
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 94 Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp như:
chi phí nhân viên
chi phí đồ dùng cho văn phòng
chi phí khấu hao TSCĐ
chi phí dịch vụ mua ngoài
chi phí bằng tiền khác …
Chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng:
Chứng từ sử dụng: phiếu chi, giấy báo nợ, hóa đơn tiền điện, tiền nước, hóa đơn
điện thoại, bảng phân bổ lương công nhân viên, trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định,…
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 641 “chi phí bán hàng” Tài khoản 6411 “chi phí ngân hàng”
Tài khoản 6412 “chi phí hoa hồng, giới thiệu khách dịch vụ Viettel” Tài khoản 6413 “thuê kho”
Tài khoản 6414 “chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản 6415 “chi phí điện thoại”
Tài khoản 6417 “chi phí dịch vụ mua ngoài “ Tài khoản 6418 “ chi phí bằng tiền khác” Tài khoản 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”
Tài khoản 6421 “chi phí nhân viên”
Tài khoản 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” Tài khoản 6424 “chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản 6428 “chi phí bằng tiền khác”
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 95 Sổ sách sử dụng:
Sổ chi tiết tài khoản 6411 (phụ lục 22), 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418 Sổ chi tiết tài khoản 6421(phụ lục 22), 6423, 6424, 6427, 6428
Sổ tổng hợp tài khoản 641, 642 Phương pháp kế toán
Nghiệp vụ kinh tế
Ngày 3/12/2009, căn cứ vào chứng từ số 71, loại C ghi khoản chi phí ngân hàng: Nợ TK 641 (6411): 568.020
Nợ TK 133 (1331): 568.020 x 10% = 56.802 Có TK 1121EAB: 624.822