- Xử lý các khoản lỗ về hoạt động kinh doanh
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ VAØ SẢN XUẤT CÔN SƠN
2.5 Hình giao diện của phần mềm:
Chứng từ gốc Nhập liệu vào nhật ký chứng từ của phần Phần mềm tự động tổng hợp vào Sổ cái Phần mềm tự động tổng hợp vào Báo cáo kế toán Tập hợp vào
Bảng kê
Phần mềm tự động cập nhật vào Sổ chi tiết
Phần mềm tự động cập nhật vào Bảng tổng hợp chi tiết
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 59 Trình bày qui trình nhập liệu:
Khởi động phần mềm kế toán ASC, hiện bảng tùy chọn thì chọn mục cần thực hiện.
Khi chứng từ mua hàng về, chọn tùy chọn ”nhật ký”, chọn Form sử dụng “NX: nhập xuất”. Hiện bảng nhật ký nhập xuất tháng…/…, ở phần 1: chọn loại chứng từ: NZ: nhập khẩu, NH: mua hàng nội địa, NU: nhập khẩu ủy thác, nhập vào số chứng từ, ngày tháng,diễn giải, mã khách hàng, số hợp đồng, tên kho(mua hàng trong nước), số tờ khai hải quan, loại ngoại tệ, tỷ giá (nhập khẩu). Ơû phần 2, phần mềm tự động cập nhật theo phần 1,3. Ơû phần 3 nhập vào tên hàng, số lượng, đơn giá phần mềm tự động cập nhật thành tiền, tổng giá hàng hóa, giá kho (đối với mua hàng trong nước); nhập vào tên hàng, số lượng, đơn giá ngoại tệ, thuế nhập khẩu phần mềm tự động cập nhật phần còn lại (nhập khẩu). Chọn vào phần tổng cộng của tổng giá hàng hóa phần mềm tự động cập nhật vào phần 1. Nhập thuế suất thuế GTGT phần mềm tự động tính ra thuế GTGT và thành tiền tổng cộng, còn nhập khẩu thì thêm phần thuế GTGT tính theo ngoại tệ và thành tiền. Sau đó chọn nút lưu phần mềm tự động chuyển qua phần AZ: xác định thuế GTGT đối với hàng nhập khẩu để kiểm tra xem có sai sót không. Cuối cùng chọn lưu. Đối với bán hàng thì làm tương tự như mua hàng nhưng chọn loại chứng từ XH: xuất hàng, XU: xuất hàng nhập khẩu ủy thác. Sau đó chọn nút lưu phần mềm tự động chuyển qua phần AX: xác định giá vốn hàng bán để kiểm tra xem có sai sót không. Cuối cùng chọn lưu.
Đối với thu chi thì chọn TC:thu chi trong phần Form sử dụng của Nhật ký. Hiện bảng nhật ký thu chi tháng…/… chọn loại chứng từ T: thu tiền mặt, TN: thu qua ngân hàng, C: chi tiền mặt (trả tiền điện, mua văn phòng phẩm…), CN: chuyển khoản (như nộp thuế, mua ngoại tệ, trả nợ gốc, thanh toán TT…).sau đó nhập số liệu vào phần 1, 2 còn phần 3 của bảng nhật ký để trống. Cuối cùng chọn nút lưu.
SVTH: Lại Thị Thu Thủy Trang 60 Đối với phần TH: tổng hợp trong Form sử dụng ở Nhật ký thì thực hiện bút toán phân bổ kết chuyển, điều chỉnh trị giá tồn kho. Hiện bảng nhật ký tổng hợp tháng…/… chọn loại chứng từ AP: kết chuyển 511, 515, 635, 641, 642, 632, 421; NT: nhập điều chỉnh trị giá tồn kho. Số chứng từ kết chuyển nhập từ 1 đến 9 theo thứ tự 511, 515, 635, 641, 642, 632, 421. AP thì nhập số liệu vào phần 1,2 của bảng nhật ký. Còn NT thì nhập số liệu vào cả 3 phần của bảng nhật ký.
Đối với phần KH: khác trong Form sử dụng của Nhật ký thì nhập vào những gì không nhập được ở các phần trên như: kết chuyển thuế GTGT, bù trừ công nợ, trích khấu hao tài sản, kết chuyển chênh lệch tỷ giá khoản vay, trích BHXH, lương nhân viên,…
Cuối tháng tiến hành khóa sổ bằng cách chọn “khóa sổ”. Hay để kiểm tra tháng đã khóa sổ rồi thì chọn “khóa sổ” chọn tiếp “lùi tháng hiện hành”, muốn xem tháng nào thì nhập vào. Còn tùy chọn “in báo cáo” thì dùng để in các báo cáo.