2 PHòNG KIểM TOáN XÂY DựNG (PHòNG 1, )
2.1.4 Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm toán
Về giấy tờ làm việc, Chi nhánh có 4 loại giấy tờ làm việc đ-ợc phân rõ trong các tr-ờng hợp sử dụng để dễ kiểm soát và quản lý:
Working paper khổ A4: dùng cho tổng hợp số liệu…trên phần mềm giấy tờ làm việc.
Working paper khổ A3: th-ờng dùng cho kiểm tra chi tiết chứng từ,
tổng hợp số liệu.
Note of account: dùng để ghi các mô tả, nhận xét của KTV thực hiện về
tài khoản.
Review note: dùng trong phỏng vấn khách hàng hoặc đặt vấn đề cần trả
lời.
Paje : dùng để thực hiện các bút toán điều chỉnh.
Trong quá trình làm việc, giấy tờ làm việc của KTV đ-ợc l-u vào hồ sơ kiểm toán theo đúng trật tự có sẵn trong hồ sơ. Hồ sơ kiểm toán tại Công ty đ-ợc lập, l-u trữ và bảo quản rất khoa học, nghiêm ngặt. Hồ sơ kiểm toán là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán (dựa vào các thông tin sẵn có trong hồ sơ kiểm toán năm tr-ớc). Hồ sơ kiểm toán cũng chứng minh cho một cuộc kiểm toán đ-ợc tiến hành theo đúng chuẩn mực và chế độ hiện hành. Tại Chi nhánh có hai loại hồ sơ kiểm toán là hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin
chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính.
Hồ sơ kiểm toán chung cho một khách hàng đ-ợc sắp xếp theo trình tự sau: Trang tổng hợp; Các thông tin chung; Các tài liệu về pháp luật; Các tài liệu về thuế; Các tài liệu nhân sự; Các tài liệu kế toán; Các tài liệu về hợp đồng và Các thủ tục.
Hồ sơ kiểm toán nói chung và Hồ sơ kiểm toán BCTC nói riêng cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tất cả các tài liệu trong file kiểm toán phải đ-ợc đục lỗ và cho vào trong file.
- Các tài liệu trong file cần đ-ợc sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn theo một trật tự đã đ-ợc qui định.
- Nhóm kiểm toán cần phải lập hồ sơ kiểm toán để đảm bảo cung cấp đầy đủ cơ sở cho KTV đ-a ra ý kiến nhận xét của mình, đảm bảo cho KTV không tham gia kiểm toán và ng-ời soát xét hiểu đ-ợc công việc kiểm toán và có cơ sở đ-a ra ý kiến của mình.
Hồ sơ kiểm toán chung cho biết những thông tin chung nhất về khách hàng, liên quan đến nhiều năm kiểm toán, những sự kiện quan trọng đối với công ty khách hàng, đ-ợc tổ chức và l-u giữ khoa học. KTV có thể tham chiếu một cách dễ dàng khi muốn tìm hiểu, sử dụng thông tin về khách hàng.
Hồ sơ kiểm toán năm: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về
khách hàng chỉ liên quan tới việc kiểm toán một năm tài chính bao gồm: các văn bản về tài chính, kế toán, thuế, báo cáo kiểm toán, hợp đồng kiểm toán…
Hồ sơ kiểm toán năm đ-ợc sắp theo theo thứ tự:
Thông tin chung về cuộc kiểm toán: Nêu các thông tin tổng quát nhất
về khách hàng: tên Công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, e-mail, niên độ kế toán; nhân sự tham gia cuộc kiểm toán bao gồm: Giám đốc/Phó Giám đốc, Tr-ởng phòng/Phó Tr-ởng phòng, KTV và các trợ lý kiểm toán; tổng số file giấy, tổng số file trên máy tính, số đĩa mềm liên quan đến cuộc kiểm toán.
Các vấn đề kiểm toán: bao gồm Báo cáo kiểm toán, th- quản lý; tổng hợp kết quả kiểm toán: đ-ợc lập lần đầu cho toàn bộ các nội dung và các lần tiếp theo đối với các nội dung có sự thay đổi so với lần soát xét tr-ớc; soát xét báo cáo tr-ớc khi phát hành; dự thảo th- quản lý: l-u từ dự thảo lần đầu và tất cả các thay đổi tiếp theo (nếu có); tổng hợp sai sót đề nghị điều chỉnh; nhận xét sau kiểm toán và các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm tr-ớc; những vấn đề ch-a rõ cần đ-ợc giải quyết (đ-ợc ghi trong Bảng tổng hợp các vấn đề); những vấn đề cần l-u ý cho cuộc kiểm toán năm sau; các bản giải trình của doanh nghiệp: là các th- giải trình gửi cho KTV; kế hoạch kiểm toán; các biên bản họp với khách hàng; và các tài liệu khác.
Các phần hành: bao gồm Báo cáo tài chính của khách hàng; tóm tắt hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng: gồm câu hỏi đánh giá hệ thống
KSNB, giấy làm việc thử nghiệm kiểm soát, mô tả thủ tục kiểm soát; các giấy tờ liên quan đến việc kiểm toán từng tài khoản mà đơn vị đ-ợc kiểm toán sử dụng đ-ợc sắp xếp theo thứ tự sau: trang tổng hợp, trang kết luận kiểm toán, ch-ơng trình kiểm toán, giấy làm việc.
Thứ nhất, trang tổng hợp: Số tr-ớc kiểm toán đ-ợc tham chiếu đến trang
KTV thu thập số liệu của khách hàng. Các bút toán điều chỉnh đ-ợc tham chiếu đến bảng Tổng hợp các sai sót đề nghị điều chỉnh lần cuối cùng.
Thứ hai, trang kết luận kiểm toán: Các sai sót đề nghị điều chỉnh và các
vấn đề cần đ-a vào th- quản lý đ-ợc tham chiếu lên bản Tổng hợp kết quả kiểm toán, Tổng hợp sai sót đề nghị điều chỉnh và tham chiếu xuống các trang giấy làm việc đã ghi lại các phát hiện này.
Thứ ba, ch-ơng trình kiểm toán: đ-ợc tham chiếu lên Trang kết luận
kiểm toán và từng thủ tục trong ch-ơng trình đ-ợc tham chiếu xuống các trang giấy làm việc thực hiện thủ tục đó.
L-u ý: Các ký hiệu trang và tham chiếu đ-ợc ghi bằng mực màu đỏ
Thời hạn l-u giữ các báo cáo trong Hồ sơ chung là 3 năm.
L-u kho Hồ sơ năm đ-ợc thực hiện sau 2 năm. Ví dụ Hồ sơ kiểm toán BCTC năm 2008 sẽ đ-ợc l-u kho hồ sơ trong năm 2010.
Tại mỗi phòng nghiệp vụ đều có hai giá đựng File. Những hồ sơ kiểm toán do nhân viên trong phòng thực hiện đều đ-ợc l-u trữ tại đây.