2 PHòNG KIểM TOáN XÂY DựNG (PHòNG 1, )
2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức công tác kiểm toán
Chi nhánh Hà Nội thực hiện kiểm toán theo quy trình bao gồm các b-ớc:
Sơ đồ 5 : Quy trình kiểm toán tại Công ty và Chi nhánh Hà Nội
B-ớc 1: Khảo sát và chấp nhận khách hàng
Trong tổ chức kiểm toán của Công ty và Chi nhánh Hà Nội, đây là b-ớc quan trọng để đánh giá tổng quan và lên kế hoạch kiểm toán tổng quát.
Khi nhận đ-ợc yêu cầu từ phía khách hàng Công ty sẽ cử cán bộ là ng-ời thuộc Ban lãnh đạo Công ty hoặc KTV đến gặp trực tiếp khách hàng để tìm hiểu sơ bộ về khách hàng nh-: ngành nghề kinh doanh, doanh thu các năm, kết quả kiểm toán các năm tr-ớc (nếu có)… Quá trình thu thập thông tin ban đầu sẽ đ-ợc tiến hành một cách nhanh chóng và cán bộ đ-ợc cử đi sẽ phải
Khảo sát và chấp nhận khách hàng
Lập kế hoạch kiểm toán
Chứng kiến kiểm kê (nếu có)
Thực hiện kiểm toán tại khách hàng hàng
lập báo cáo theo mẫu của công ty, hoàn thành các thủ tục đảm bảo việc hạn chế rủi ro, để báo cáo lại tình hình cho ng-ời phụ trách. Cũng trên cơ sở báo cáo khảo sát đã lập, ng-ời đi khảo sát cũng phải tính toán và đề xuất mức phí để trình lên Giám đốc duyệt. Việc để ng-ời khảo sát lập các báo cáo, đề xuất và tính toán mức phí sẽ tiết kiệm đ-ợc công sức và tính toán sát thực hơn bởi vì ng-ời đi khảo sát chính là ng-ời hiểu hơn cả về tình hình tổng quan của khách hàng.
Báo cáo tổng quan đ-ợc trình lên Giám đốc trong đó bao gồm cả mức phí dự tính. Nếu Giám đốc xét thấy mức phí là phù hợp và quá trình tìm hiểu tổng quan là t-ơng đối phù hợp, chính xác thì sẽ phê duyệt quyết định đồng ý thực hiện kiểm toán và chuyển qua Phòng Quản trị Tổng hợp. Phòng Quản trị Tổng hợp sẽ tiếp nhận và lập th- báo phí gửi khách hàng. Sau khi đ-ợc sự chấp thuận của khách hàng với mức phí đ-a ra Phòng Quản trị Tổng hợp sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng và thực hiện kí kết hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng sau khi ký kết đ-ợc Giám đốc phân về các phòng nghiệp vụ phù hợp và các tr-ởng phòng sẽ chịu trách nhiệm phân công các KTV thực hiện kiểm toán khách hàng đã ký hợp đồng với Công ty.
B-ớc 2: Lập kế hoạch kiểm toán
Các KTV sau khi đ-ợc phân công sẽ liên hệ với khách hàng để tìm hiểu kĩ hơn về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đồng thời các KTV sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ kiểm toán bao gồm hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm, lựa chọn đội ngũ trợ lý, thực hiện các thủ tục phân tích, đánh giá trọng yếu rủi ro, thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ… từ đó triển khai kế hoạch cũng nh- ch-ơng trình kiểm toán cụ thể cho khách hàng.
Kế hoạch kiểm toán đ-ợc lập ngay sau khi Chi nhánh A&C tại Hà Nội tổ chức cuộc họp ký kết hợp đồng với khách hàng. Kế hoạch kiểm toán bao gồm các vấn đề sau:
- Thời gian thực hiện cuộc kiểm toán: bao gồm thời gian kiểm toán tại khách hàng, thời gian tổng hợp và thời gian phát hành báo cáo chính thức;
- Chi phí kiểm toán và ph-ơng tiện làm việc: là những nhận định ban đầu về chi phí kiểm toán và ph-ơng tiện làm việc cần có;
- Thu thập thông tin cơ sở liên quan đến khách hàng; - Thực hiện thủ tục phân tích;
- Đánh giá trọng yếu, rủi ro kiểm toán;
- Xem xét sự giúp đỡ của các chuyên gia (trong tre-ờng hợp lĩnh vực kinh doanh của khách hàng đòi hỏi phải có đánh giá, nhận định của chuyên gia).
- Xem xét tính liên tục hoạt động của khách hàng; - Lập ch-ơng trình kiểm toán.
Trong đó ch-ơng trình kiểm toán cụ thể cho từng phần hành đ-ợc công ty xây dựng gồm bốn b-ớc:
Kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với
các khoản mục đang kiểm toán là b-ớc thứ nhất. Trong nội dung này Công ty th-ờng xem xét việc thực hiện các chính sách, các quy chế quản lý với các khoản mục, ghi chép kế toán có tuân thủ các chế độ kế toán và các quy định của Nhà n-ớc hay không? Các kiểm toán viên cũng phải điền đầy đủ thông tin theo mẫu trong quy trình kiểm toán và để có thể đ-a ra kết luận về hệ thống KSNB của khách hàng về mỗi phần hành.
Phân tích soát xét: Kiểm toán viên thực hiện so sánh số d- của các
khoản mục trong các năm tài chính khác nhau, xem xét những chênh lệch bất th-ờng, để có những đánh giá cho b-ớc công việc sắp tới. Thực hiện việc tính toán và so sánh các tỷ suất tài chính giữa các năm và so sánh với số liệu chung của ngành, b-ớc đầu đ-a ra đánh giá tổng quan về tình hình tài chính của khách hàng.
Kiểm tra chi tiết: Trong giai đoạn này kiểm toán viên cần tiến hành
là công việc chủ yếu trong một cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các số liệu trên các sổ sách kế toán của khách hàng với nhau để kiểm tra hoặc KTV cũng có thể thực hiện chọn mẫu để kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và tính hợp lý của việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Việc chọn mẫu kiểm tra chi tiết gắn liền với mức độ trọng yếu mà Công ty quy định. Mức trọng yếu của công ty đ-ợc xây dựng dựa trên doanh thu, tài sản hoặc lợi nhuận sau thuế. Kiểm toán viên sẽ lựa chọn và tính ra mức trọng yếu sao cho phù hợp với từng khách hàng, và đối t-ợng chủ yếu sử dụng BCTC. Khi thực hiện kiểm tra chi tiết kiểm toán viên th-ờng yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho công việc của mình. Trong quá trình kiểm tra chi tiết, mọi phát hiện của kiểm toán viên đều đ-ợc ghi chép đầy đủ trên giấy tờ làm việc.
Kết luận: Trên cơ sở các thủ tục đã tiến hành, kiểm toán viên đ-a ra các
kết luận của mình về phần hành mà mình đã kiểm toán: trung thực và hợp lý, còn sai sót, về hạch toán có tuân thủ chế độ của Nhà n-ớc và các chính sách của Công ty hay không? Đồng thời đ-a ra bút toán điều chỉnh (nếu có).
Tuy ch-ơng trình kiểm toán đ-ợc xây dựng chung cho tất cả các khách hàng nh-ng tùy thuộc vào thực tế tại từng doanh nghiệp mà kiểm toán viên sẽ lựa chọn phần hành trọng yếu khác nhau vì vậy cách thức tiến hành kiểm toán cũng khác nhau.
Kế hoạch kiểm toán đã đ-ợc thực hiện xong thì KTV sẽ liên hệ với khách hàng về thời gian kiểm kê, thời gian thực hiện kiểm toán đồng thời cũng phải gửi th- tr-ớc cho khách hàng danh sách các tài liệu cần cung cấp để khách hàng chuẩn bị tr-ớc nhằm giảm thiểu thời gian và công sức cho các kiểm toán viên thực hiện cũng từ đó giảm thiểu chi phí kiểm toán.
Đối với khách hàng truyền thống thì công việc này có thể đ-ợc giảm nhẹ hơn rất nhiều và KTV chỉ phải thu thập các thông tin mới liên quan tới năm kiểm toán hiện tại.
Lập kế hoạch kiểm toán là b-ớc quan trọng và đ-ợc thực hiện theo quy trình trong phần mềm giấy tờ làm việc của Công ty. Việc lập kế hoạch này do KTV có kinh nghiệm thực hiện, chủ yếu là các Tr-ởng, Phó phòng nghiệp vụ và kiểm toán viên chính. Đối với những khách hàng mà Công ty có tổ chức thực hiện soát xét 9 tháng, thì b-ớc lập kế hoạch kiểm toán đ-ợc thực hiện chi tiết và cụ thể hơn, đặc biệt là kế hoạch kiểm toán rất sát với thực tế tình hình hoạt động của khách hàng.
B-ớc 3: Chứng kiến kiểm kê (nếu có)
Chứng kiến kiểm kê là công việc đ-ợc thực hiện tr-ớc khi chính thức kiểm toán, công việc này đ-ợc thực hiện khi KTV nhận thấy cần tiến hành kiểm kê đối với một số phần hành cần thiết để bổ sung cho bằng chứng kiểm toán. Quá trình chứng kiến kiểm kê đ-ợc thực hiện thông qua nhiều b-ớc nhằm bảo đảm việc chứng kiến kiểm kê là tin cậy và khách quan nhất. Có 3 b-ớc cơ bản khi thực hiện mọi cuộc kiểm kê:
Chuẩn bị kiểm kê: KTV phải thu thập về kế hoạch kiểm kê, ph-ơng
thức kiểm kê của khách hàng, yêu cầu khách hàng chuẩn bị các tài liệu cần thiết nh- sổ cái tài khoản liên quan, danh mục hàng hoá, tài sản (đối với kiểm kê HTK và TSCĐ hữu hình) và chuẩn bị chứng từ khi cần thiết.
Chứng kiến kiểm kê: để chứng kiến kiểm kê đảm bảo khách quan, KTV
phải để khách hàng kiểm kê, KTV chỉ đóng vai trò là ng-ời quan sát xem quá trình kiểm kê có chính xác hay không, đặc biệt là trong kiểm kê tiền mặt tồn quỹ. Đối với kiểm kê HTK, TSCĐ KTV có thể chọn mẫu để khách hàng kiểm kê.
Kết thúc và lập báo cáo kiểm kê: KTV phải lập báo cáo về cuộc kiểm
kê của khách hàng, xem kết quả kiểm kê có đáng tin cậy hay không, nêu ý kiến của mình về cuộc kiểm kê, thu thập các tài liệu liên quan để l-u hồ sơ kiểm toán.
Việc kiểm kê nhằm đánh giá độ tin cậy, tính có thật, hiện hữu của tài sản vật chất, cũng nh- có sự đánh giá về hệ thống KSNB đối với phần hành đó. Nh-ng có khi việc kiểm kê này chỉ mang tính thủ tục, ch-a thật sự đáng tin cậy khi khách hàng không thực sự hợp tác. Hoặc việc kiểm kê tốn kém chi phí, KTV cũng cần cân nhắc và có các thủ tục kiểm tra khác cho thích hợp.
B-ớc 4: Thực hiện kiểm toán tại khách hàng
Họp triển khai: Tr-ớc khi tiến hành kiểm toán tại khách hàng, nhóm
kiểm toán cùng Ban Giám đốc, phòng kế toán và đại diện các phòng ban chức năng của đơn vị đ-ợc kiểm toán tiến hành họp để thông qua mục tiêu, nội dung kiểm toán, trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến cuộc kiểm toán. Cuộc họp này đ-ợc tổ chức giúp cho Ban Giám đốc của khách hàng nắm đ-ợc tình hình một cách sát sao hơn.
Thực hiện kiểm toán: Việc thực hiện kiểm toán ở Công ty đ-ợc chia
theo từng phần hành. Theo đó nhóm tr-ởng sẽ phân công công việc cho các thành viên trong nhóm kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán là quá trình KTV áp dụng các ph-ơng pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ để thu thập bằng chứng kiểm toán tin cậy để giúp KTV đ-a ra kết luận về tính trung thực hợp lý của thông tin trình bày trên BCTC của khách hàng. Mỗi KTV đ-ợc phân công sẽ thực hiện kiểm toán phần hành mà mình thực hiện bên cạnh đó cũng sẽ liên hệ với các KTV khác cùng đối chiếu và kiểm tra các phần hành có liên quan với nhau.
Các công việc mà KTV tiến hành:
Tổng hợp số liệu trên sổ cái, BCTC của đơn vị.
Thu thập các tài liệu liên quan: sổ sách, chứng từ, hợp đồng,…
Kiểm tra chi tiết, đối chiếu số liệu, phát hiện những chênh lệch, sai sót.
Kiểm tra chứng từ gốc nhằm xác minh lại tính phát sinh, có thật của nghiệp vụ đ-ợc ghi nhận.
Phỏng vấn khách hàng .
Thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết khác nh-: gửi th- xác nhận, quan sát, bút toán điều chỉnh ….
Mỗi thành viên của nhóm kiểm toán sau khi thực hiện xong phần hành của mình đều phải chuyển lại cho nhóm tr-ởng kiểm tra, soát xét và nếu cần sẽ phải thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán cần thiết để hoàn thiện theo yêu cầu của nhóm tr-ởng.
Vào ngày cuối cùng của đợt kiểm toán, KTV điều hành (nếu có) sẽ xuống làm việc cùng nhóm kiểm toán để tổng hợp lại các nội dung tồn tại, các bút toán điều chỉnh đồng thời soát xét lại toàn bộ kết quả kiểm toán tr-ớc khi báo cáo kết quả kiểm toán với khách hàng.
Họp kết thúc: Cuối mỗi cuộc kiểm toán, nhóm kiểm toán và cả KTV
điều hành (nếu có) sẽ họp công bố kết quả cuộc kiểm toán với khách hàng. Thông th-ờng thì chính các tr-ởng nhóm kiểm toán sẽ tổng hợp tất cả những vấn đề còn tồn tại của đơn vị, tập hợp vào biên bản kiểm toán và th- quản lý và đ-a ra trong cuộc họp với đơn vị. Cuộc họp có mặt Ban Giám đốc, bộ phận kế toán và đại diện các phòng ban của khách hàng. Cuộc họp nhằm mục đích báo cáo kết quả kiểm toán, nêu lên những vấn đề tồn tại, đề xuất cách xử lý, các điều chỉnh cũng nh- các biện pháp hoàn thiện hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ… của khách hàng. Nhóm kiểm toán phải thống nhất đ-ợc với khách hàng về các bút toán điều chỉnh để có thể đ-a ra ý kiến trên Báo cáo kiểm toán. Đây là b-ớc công việc khá hữu ích trong quy trình kiểm toán, biên bản kiểm toán thể hiện những vấn đề chung mà nhóm kiểm toán phát hiện ra dựa trên những bằng chứng thu thập đ-ợc, ở đây đ-a ra những bút toán điều chỉnh và cần có sự đồng thuận của khách hàng, tạo đ-ợc ý kiến chung trong việc điều chỉnh những khoản mục trên BCTC. Bên cạnh biên bản kiểm toán,
KTV cũng sẽ có kèm theo th- quản lý, đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện về hệ thống kế toán, HT KSNB của đơn vị.
B-ớc 5: Tổng hợp và lập Báo cáo kiểm toán
B-ớc cuối cùng này đ-ợc thực hiện hoàn toàn tại văn phòng Công ty và Chi nhánh. Nhóm tr-ởng nhóm kiểm toán sẽ là ng-ời đọc lại hồ sơ kiểm toán, ghi nhận các vấn đề tồn tại và h-ớng xử lý. Nhóm tr-ởng cũng sẽ chính là ng-ời lập Báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán và Báo cáo kiểm toán sau khi lập sẽ đ-ợc KTV điều hành (Tr-ởng phòng nghiệp vụ) soát xét lại. Nếu phát hiện thấy vấn đề còn tồn tại, KTV điều hành sẽ thảo luận với nhóm tr-ởng nhóm kiểm toán để trả lời và hoàn thiện, nếu không còn vấn đề tồn tại nào nữa thì Báo cáo kiểm toán sẽ đ-ợc chuyển sang cho bộ phận kiểm soát chất l-ợng tiến hành soát xét.
Nếu bộ phận kiểm soát chất l-ợng xét thấy Báo cáo kiểm toán ch-a hoàn thiện, còn vấn đề tồn tại thì tiếp tục gửi trả lại cho tr-ởng nhóm kiểm toán hoàn thiện, nếu không còn tồn tại Báo cáo kiểm toán sẽ tiếp tục đ-ợc gửi lên Ban Giám đốc xét duyệt lần cuối tr-ớc khi gửi cho khách hàng.
Sau khi đã nhận đ-ợc sự đồng ý của Ban Giám đốc, nhóm tr-ởng sẽ lập phiếu lấy ý kiến khách hàng và gửi cho khách hàng kèm theo Báo cáo kiểm toán đã phê duyệt.
Khi nhận đ-ợc sự phản hồi từ phía khách hàng, nếu có ý kiến của khách hàng về việc sửa đổi Báo cáo kiểm toán nhóm tr-ởng sẽ phải đệ trình lên KTV điều hành và Ban Giám đốc xem xét và cho ý kiến. Còn tr-ờng hợp khách hàng đồng ý phát hành báo cáo, nhóm tr-ởng sẽ phải lập Phiếu yêu cầu phát hành trình Giám đốc ký duyệt và sau đó chuyển sang cho Phòng Quản trị Tổng hợp để phát hành báo cáo kiểm toán.