XII Tiền lương bỡnh quõn Tr.VND Phõn tớch đỏnh giỏ và kiến nghị:
2.2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toỏn
Hệ thống chứng từ kế toỏn
Hệ thống chứng từ kế toỏn của Cụng ty ỏp dụng theo mẫu quy định của Bộ tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toỏn cho doanh nghiệp. Cụng ty cũng đề ra một số quy định trong tổ chức chứng từ kế toỏn. Cỏc chứng từ cần phải thể hiện được nghiệp vụ phỏt sinh, cú đầy đủ cỏc chứng từ kốm theo theo quy định của phỏp luật và quy trỡnh của Cụng ty. Kế toỏn viờn chịu trỏch nhiệm kiểm soỏt chứng từ kế toỏn về cỏc yếu tố, tớnh cú thực, tớnh phỏp lý, độ chớnh xỏc của của thụng tin phản ỏnh trờn chứng từ; phõn loại sắp xếp và ghi sổ kế toỏn; lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn theo quy định. Theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh của chứng từ, diễn giải nghiệp vụ phỏt sinh một cỏch chi tiết, đầy đủ để cho phộp phõn loại đỳng đắn cỏc nghiệp vụ. Cỏc chứng từ phải được đỏnh số liờn tục, dễ dàng truy cập khi cần thiết và được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc sớm nhất cú thể. Do cụng ty bố trớ hai bộ phận kế toỏn ở Hà nội và ở Tam Đảo nờn cụng ty bố trớ sắp xếp và luõn chuyển chứng từ kịp thời. Đối với chứng từ thu cỏc dịch vụ của khỏch hàng sử dụng dịch vụ thỡ muộn nhất ngày hụm sau chứng từ phải được tập hợp đầy đủ chuyển cho Kế toỏn trưởng. Đối với cỏc chứng từ chi và chứng từ nội bộ, kế toỏn viờn được phõn cụng quản lý phải xử lý nhanh chúng khụng quỏ 3 ngày làm việc để chuyển đến bộ phận tiếp theo.
Chứng từ của Cụng ty được phõn loại thành cỏc nhúm để kiểm soỏt theo từng loại hỡnh dịch vụ vớ dụ: chứng từ dịch vụ cỏc phớ golf; chứng từ cỏc dịch vụ ăn uống, chứng từ cỏc dịch vụ khỏc như buồng phũng, thuờ mua dụng cụ golf... để cú thể so sỏnh và phõn tớch được chi tiết hiệu quả kinh doanh do từng loại dịch vụ mang lại.
Sơ đồ 2.2 Thủ tục tập hợp chứng từ thu dịch vụ
Cỏc nghiệp vụ thu tiền được kiểm soỏt kỹ lưỡng bởi kế toỏn doanh thu. Sau mỗi một ngày dịch vụ, kế toỏn doanh thu cú nhiệm vụ tập hợp cỏc hoỏ đơn lưu trờn phần mềm quản lý cỏc dịch vụ do thu ngõn in ra và đối chiếu với cỏc húa đơn gốc cú chữ ký xỏc nhận của khỏch hàng từ cỏc bộ phận tập hợp về để làm cơ sở lập phiếu thu. Kế toỏn căn cứ vào chứng từ, hoỏ đơn đó được kiểm tra xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dự liệu vào phần mềm kế toỏn.
Khỏch hàng trả tiền Thu ngõn, thủ quỹ Kế toỏn doanh thu In Chứng từ, hoỏ đơn dịch vụ tổng hợp Kiểm tra tập hợp chứng từ hoỏ đơn gốc từ cỏc bộ phận Kiểm tra chứng từ, ký KTT, TGĐ lưu trữ bảo quản chứng từ Nghiệp vụ thu tiền Chứng từ Golf fee (Bộ phận điều hành golf) Chứng từ thu dịch vụ khỏc (Bộ phận điều hành cõu lạc bộ) Chứng từ dịch vụ ăn uống (Bộ phận nhà hàng) Chừng từ dịch vụ buồng phũng (Bộ phận điều hành cõu lạc bộ)
Cỏc thụng tin được nhập vào mỏy tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (sổ cỏi) và cỏc sổ chi tiết cú liờn quan.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn bảo đảm chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Kế toỏn tổng hợp cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy. Cuối kỳ kế toỏn, sổ kế toỏn được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn.
Sơ đồ 2.3:Quy trỡnh ghi chộp kế toỏn
Cỏc chứng từ kế toỏn được đảm bảo phờ chuẩn đầy đủ đỳng quy trỡnh theo đỳng cỏc chức năng nhiệm vụ cho phộp. Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều cú quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thỡ sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Cụng ty cũng xõy dựng riờng cho mỡnh một quy chế quản lý tài chớnh được phờ duyệt bởi Hội đồng quản trị trong đú cũng quy định rất rừ phõn loại từng cấp quản lý.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ nhật ký chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cõn đối tài khoản
Bỏo cỏo kế toỏn
Ghi vào hang ngày (định kỳ)
Ghi vào cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
Cụng ty ban hành và hướng dẫn chi tiết quy trỡnh mua sắm tài sản, mua sắm hàng hoỏ phục vụ cho Cụng ty và Ban điều hành. Trong cỏc quy trỡnh đú cũng quy định chi tiết cỏc mức phõn cấp tương xứng với tớnh chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Chẳng hạn đối với tài sản cố định cú giỏ trị từ 300 triệu trở xuống thỡ phũng dự ỏn đầu tư chịu trỏch nhiệm lập và chuẩn bị cỏc thủ tục đầu tư thiết bị, mỏy múc theo đỳng quy định quản lý đầu tư của Nhà nước, lập phương ỏn đầu tư so sỏnh hiệu suất đầu tư trỡnh Tổng giỏm đốc, đối với tài sản cú giỏ trị từ 300 triệu trở lờn thỡ trỡnh Hội đồng quản trị phờ duyệt. Nhõn viờn phụ trỏch căn cứ trờn chớnh sỏch đú để thực hiện cỏc nghiệp vụ trong giới hạn của mỡnh. Đối với một số cỏc trường hợp nghiệp vụ riờng biệt việc phờ chuẩn sẽ do lónh đạo quản lý quyết định.
Sơ đồ chứng từ kế toỏn hiện đang được cụng ty ỏp dụng theo hỡnh thức Nhật ký chung.
Hệ thống sổ kế toỏn:
Theo hỡnh thức này, cụng tỏc kế toỏn tại Phũng tài chớnh kế toỏn mở cỏc sổ: Sổ cỏi; Sổ nhật ký chung; Bảng Cõn đối phỏt sinh; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngõn hàng; Sổ theo dừi tiền mặt và tiền gửi bằng ngoại tệ; Sổ chi tiết nguyờn vật liệu, vật liệu, cụng cụ dụng cụ hàng hoỏ; Sổ tài sản cố định và CCDC tại nơi sử dụng; Sổ chi tiết cỏc tài khoản; Sổ theo dừi tạm ứng.
Cuối mỗi quý, kế toỏn kiểm tra chứng từ vào phần mềm và thực hiện cỏc bỳt toỏn khoỏ sổ để in ra cỏc loại sổ quy định trờn.
Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn
Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty trỡnh bày tổng thể tỡnh hỡnh tài sản và nguồn vốn của cụng ty. Đối với khõu lập bỏo cỏo tài chớnh hàng quý: Cứ hết một quý đến ngày 20 của thỏng kế tiếp, phũng tài chớnh kế toỏn cú trỏch nhiệm lập và nộp bỏo cỏo tài chớnh lờn Tổng cụng ty theo đỳng phỏp lệnh kế toỏn thống kờ, chế độ hạch toỏn kế toỏn. Trong bỏo cỏo tài chớnh gồm: bảng cõn đối kế toỏn, cõn đối phỏt sinh, bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ, Bỏo cỏo tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh chi tiết. Cỏc bỏo cỏo trờn sẽ được đến Ban kiểm soỏt và Hội đồng quản trị.
Ngoài hệ thống mẫu biểu bỏo cỏo núi trờn, để phục vụ cho cụng tỏc quản lý tỏi chớnh của cụng ty, hàng thỏng kế toỏn tổng hợp cỏc số liệu bỏo cỏo nhanh về tỡnh hỡnh tạm ứng, thanh toỏn tạm ứng, nguồn thu và chi của cụng ty để cõn đối nguồn tiền hợp lý.
Do đặc thự về quản lý cỏc dịch vụ golf nờn cụng ty đó sử dụng hai phần mềm riờng biệt: một phần mềm chuyờn quản lý golf và phần mềm kế toỏn. Kết thỳc mỗi ngày nhõn viờn tin học phải khớp nối số liệu giữa hai phần mềm để cú số liệu hợp nhất bỏo cỏo.
Một số bỏo cỏo của Cụng ty cổ phần đầu tư Tam Đảo xem tại phụ lục 1.