nhằm đảm bảo những thanh toán khớp với hóa đơn đƣợc xuất ra.
3.4.2. Phương pháp quản lý khoản phải thu
Quản lý phải thu khách hàng là một trong những công việc quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý của DN. Các khoản phải thu khách hàng tăng kéo theo việc tăng chi phí quản lý thu hồi nợ, gia tăng áp lực về trả tiền lãi vay để bù đắp nhu cầu vốn bị thiếu do khách hàng chiếm dụng. Việc tăng các khoản phải thu sẽ làm gia tăng rủi ro trong việc nợ quá hạn khó đòi hoặc không đòi đƣợc do khách hàng phá sản làm mất vốn của DN. Tuy nhiên, nếu có chính sách hợp lý trong việc quản lý các khoản nợ sẽ giúp cho DN thu hút đƣợc khách hàng, gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Dịch vụ Kỹ thuật Việt hiện nay đã áp dụng chính tín dụng thắt chặt để giảm thiểu tối đa các khoản tiền hiện đang bị đối tác chiếm dụng. Tuy nhiên, điều này cũng làm giảm doanh thu do việc lựa chọn đối tác khắt khe và điều kiện cho nợ nâng lên khiến một số đối tác không đáp ứng đƣợc. Để nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý các khoản phải thu, công ty có thể sử dụng một số biện pháp sau:
Xây dựng hệ thống thông tin về tín dụng của khách hàng
Công ty thu thập thông tin tín dụng của khách hàng từ những số liệu của họ tại bộ phận kế toán và kinh doanh. Những thông tin cần thiết phải thu thập để lƣu lại: Thời gian khách hàng giao dịch với công ty, các tiêu chí thể hiện năng lực tài chính của khách hàng (Khả năng thanh toán, tỷ lệ khoản phải trả trong tổng nợ ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận, thông tin về thời hạn trả nợ đúng hạn, quá hạn, doanh số nợ). Hoặc công ty cũng có thể đánh giá tín dụng khách hàng theo năm tiêu chí áp dụng đối với khách hàng của các ngân hàng thƣơng mại nhƣ: năng lực, vốn, thế chấp hay bảo lãnh, điều kiện kinh tế tổng thể và môi trƣờng ảnh hƣởng đến khả năng kinh doanh của khách hàng.
Để đƣa ra quyết định có cấp tín dụng cho khách hàng hay không công ty phải dựa vào tiêu chí thu nhập và tổng hợp lại thông tin của khách hàng. Để thực hiện đƣợc điều này, công ty nên sử dụng phƣơng pháp phân nhóm khách hàng theo mức độ rủi ro, công ty xác định mức điểm tín dụng của khách hàng theo công thức sau:
Điểm tín dụng = 4 x hả năng thanh toán lãi của khách hàng + 11 x hả năng thanh toán nhanh của khách hàng bằng hàng tồn kho + 1 x Số năm hoạt động của
khách hàng
Sau khi có điểm tín dụng, công ty phân loại khách hàng nhƣ sau:
Bảng 3.2: Mô hình điểm tín dụng Điểm tín dụng Nh m rủi ro >47 1 40 - 47 2 32 – 39 3 24 – 31 4 <24 5
(Nguồn: Nguyễn Hải Sản (2012),”Quản trị Tài chính Doanh Nghiệp”, Nhà xuất bản Lao Động, Hà Nội, tr.153)
Sau khi đã thu thập và phân tích thông tin tín dụng của khách hàng nhƣ trên, công ty sẽ căn cứ vào đó để đƣa ra quyết định phù hợp về các khoản tín dụng mà khách hàng đề nghị. Nhóm 1 là nhóm có khả năng thanh khoản cao nhất, khách hàng nhóm này có uy tín cao trong hoạt động tín dụng. Do đó, công ty cần nâng cao mối quan hệ với nhóm đối tƣợng này bằng cách tăng cƣờng hoạt động mua bán chịu. Nhóm 2 có mức tín nhiệm thấp hơn nên công ty có thể xem xét việc cấp tín dụng trong thời gian nhất định và vị thế của các khách hàng này có thể đƣợc xem xét lại mỗi năm hai lần. Hoạt động này đƣợc thực hiện tƣơng tự với các nhóm 3, 4 cùng những điều khoản tín dụng tăng dần. Đặc biệt, nhằm giảm thiểu rủi ro, công ty cần yêu cầu các đối tƣợng
thuộc nhóm rủi ro số 5 thanh toán ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Nếu họ không đáp ứng đƣợc yêu cầu này thì công ty nên xem xét việc chấm dứt các hoạt động giao dịch với nhóm khách hàng này.
Giả định áp dụng phƣơng pháp trên vào một số khách hàng tiêu biểu của công ty:
Bảng 3.3: Danh sách nhóm rủi ro và điểm tín dụng của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Dịch vụ Kỹ thuật Việt
Khách hàng hả năng thanh toán hả năng thanh toán bằng hàng tồn kho Số năm hoạt động Điểm tín dụng Nhóm rủi ro Công ty TNHH Đầu tƣ Xây dựng Vĩnh Hiền 2 3 2 43 Nhóm 2 Công ty TNHH Thế Giới Lốp 3 5 1 68 Nhóm 1 Công ty Cổ phần In Và Đầu tƣ Minh Phát 2 2 3 33 Nhóm 3 Công ty TNHH Thƣơng
mại Nhân Văn 2 2 4 30 Nhóm 4
Công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Sơn Xuyên
2 1 1 20 Nhóm 5
(Nguồn: Nhân viên tài chính – kế toán của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuật Việt)
Sau khi đã phân loại khách hàng theo nhóm rủi ro trên, công ty nên quyết định chấm dứt giao dịch với Công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Sơn Xuyên, do công ty này thuộc nhóm rủi ro 5, lại là công ty mới thành lập, tình hình kinh doanh chƣa đi vào ổn định nên có khả năng không trả đƣợc nợ. Công ty TNHH Thƣơng mại Nhân Văn và Công ty Cổ phần In Và Đầu tƣ Minh Phát tuy thuộc hai nhóm khác nhau (Nhóm 3 và 4) nhƣng nhìn chung điểm tín dụng của hai DN này không có cách biệt quá lớn (33 và 30 điểm) nên nếu muốn tiếp tục giao dịch với hai DN này, công ty cần tăng mức tài sản đảm bảo lên 60% trên tổng giá trị đơn hàng, đồng thời yêu cầu trả tiền trƣớc 30 – 40% giá trị đơn hàng tùy vào thỏa thuận giữa hai bên, nên yêu cầu hai DN này cung cấp báo cáo tài chính hàng năm để theo dõi và phân tích khả năng trả nợ. Làm tƣơng tự với Công ty TNHH Đầu tƣ Xây dựng Vĩnh Hiền thuộc nhóm rủi ro số 2, tuy nhiên, mức tài sản đảm bảo và tiền ứng trƣớc sẽ giảm xuống mức thông thƣờng là 40% và 20%, có thể cho DN này mua chịu trong một khoảng thời gian nhất định (1 đến 2 tháng) mà không cần đặt cọc, tuy nhiên, giá trị đơn hàng cũng sẽ không quá 30
triệu đồng. Công ty TNHH Thế Giới Lốp thuộc nhóm 1, là nhóm khách hàng tin cậy, tuy mới thành lập đƣợc một năm nhƣng các khả năng thanh toán của DN này đều ở mức ổn định, công ty nâng cao mối quan hệ mua bán với nhóm đối tƣợng này, song song với việc bán chịu.
Trên cơ sở thẩm định khả năng thanh toán của khách hàng để có chính sách bán chịu hợp lý: