biến cố bất ngờ xảy ra ảnh hƣởng đến hoạt động thu chi bình thƣờng của công ty, chẳng hạn do ảnh hƣởng của yếu tố thời vụ khiến công ty phải chi nhiều cho việc mua hàng dự trữ trong khi tiền thu hàng bán chƣa thu hồi kịp.” (Nguyễn Minh Kiều (2008), “Tài chính Doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội, tr.158-159)
Xác định lƣợng tiền mặt tồn quỹ tối ƣu
Tồn quỹ mục tiêu (tồn quỹ tối ƣu) là tồn quỹ mà công ty hoạch định lƣu giữ dƣới hình thức tiền mặt (theo nghĩa rộng – tức bao gồm tiền cất giữ trong két của DN và tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng). Quyết định tồn quỹ mục tiêu liên quan đến việc đánh đổi giữa chi phí cơ hội do giữ quá nhiều tiền và chi phí giao dịch do giữ quá ít tiền mặt.
Biểu đồ 3.1: Tổng chi phí giữ tiền mặt
(Nguồn: Nguyễn Minh Kiều (2008), “Tài chính Doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội, tr.160)
Chi phí cơ hội là chi phí mất đi do giữ tiền mặt, khiến cho tiền không đầu tƣ đƣợc vào mục đích sinh lợi. Chi phí giao dịch là chi phí chuyển đổi từ tài sản đầu tƣ thành tiền mặt sẵn sàng cho chi tiêu. Nếu công ty giữ quá nhiều tiền mặt thì chi phí giao dịch sẽ nhỏ, ngƣợc lại chi phí cơ hội sẽ lớn. Tổng chi phí cơ hội và chi phí giao dịch chính là chi phí nắm giữ tiền mặt. Nhìn vào Đồ thị 3.1 ở trên, tại điểm C* tổng chi phí nắm
giữ tiền mặt là nhỏ nhất, nên C* chính là điểm tồn quỹ tiền mặt tối ƣu của DN. Công ty có thể sử dụng mô hình Baumol để xác định lƣợng dự trữ tiền mặt tối ƣu cho năm 2014. Mô hình này xác định mức mà tại đó tổng chi phí của việc dự trữ tiền mặt là nhỏ nhất. Giả sử Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Dịch vụ Kỹ thuật Việt bắt đầu tháng đầu tiền với tồn quỹ mỗi tháng là C = 30 triệu đồng và số chi vƣợt quá số thu là 15 triệu đồng một tháng. Nhƣ vậy, tồn quỹ của công ty sẽ bằng 0 sau hai tháng và tồn quỹ trung bình trong thời gian hai tháng là 30 triệu/2 = 15 triệu đồng. Cuối tháng thứ hai, công ty sẽ phải bù đắp số tiền mặt đã chi tiêu bằng cách huy động các nguồn tài trợ, vay vốn ngắn hạn. Do đó, tổng số tiền công ty cần bù đắp trong năm là 15 triệu đồng * 12 tháng = 180 triệu đồng. Với giả định chi phí cơ hội là 10% và chi phí giao dịch là khoảng 600.000 đồng, ta có:
C = 2TF / K= (2x180.000.000x600.000) / 0,1
(Nguồn: Nguyễn Minh Kiều (2008), “Tài chính Doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội, tr.163)
Nhƣ vậy, theo mô hình Baumol ta có số tiền dự trữ tối ƣu của công ty đạt 46.475.800 đồng, xấp xỉ 46,5 triệu đồng/năm.
C* (lƣợng tồn quỹ tối ƣu) Qui mô tiền mặt Chi phí giữ tiền
Kết quả trên chỉ mang tính định hƣớng và còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau nên mang tính tham khảo giúp giám đốc cân nhắc những biện pháp phù hợp nhất với tình hình kinh doanh của công ty.
Hoạch định ngân sách
Hoạch định ngân sách để xác định nhu cầu chi tiêu và nguồn thu ngân quỹ. Kế hoạch này thƣờng đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở từng tháng, từng tuần hoặc từng ngày. Trƣớc hết, cần xác định doanh thu bán hàng trong kỳ, một khi đã dự báo đƣợc doanh thu bán hàng, công ty có thể dự thảo ngân sách tiền mặt bằng cách ƣớc tính thời điểm cụ thể sẽ thu hồi tiền bán hàng và các khoản chi tiêu có liên quan đến mua nguyên vật liệu, linh kiện... và doanh số bán hàng trong tƣơng lai. Việc dự báo này còn dựa trên các yếu tố nhƣ chính sách kinh tế - xã hội, môi trƣờng cạnh tranh, nhu cầu của thị trƣờng về sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty và dựa theo cả những thống kê về doanh số trong các kỳ trƣớc đó.
Giả sử Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Dịch vụ Kỹ thuật Việt tiến hành hoạch định ngân sách theo tháng. Theo nhƣ kế hoạch đã đề ra tại Bảng 3.1: Mục tiêu trong sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016, doanh thu năm 2014 của công ty dự tính tăng 20%, đạt 1.433.416.200 đồng/năm, tƣơng đƣơng với doanh thu bình quân là 119.451.350 đồng/tháng.
Sau khi xác định tổng số tiền mặt thu về trong từng tháng, công ty phải xác định tổng chi tiền mặt trong tháng tƣơng ứng bằng cách dự tính các khoản phải chi trả trong tháng đó rồi tổng hợp các khoản chi đó lại. Doanh thu tăng kéo theo GVHB tăng, tạm thời chƣa kể đến việc công ty thƣơng lƣợng với đối tác để giảm giá hàng hóa đầu vào thì GVHB sẽ tăng 20%, đạt 1.129.906.679 đồng/năm, tƣơng đƣơng với 94.158.889 đồng/tháng. Bên cạnh đó, theo kế hoạch đề ra, chi phí quản vẫn giữ nguyên nhƣ mức tại năm 2013, cụ thể: Chi phí điện nƣớc mua ngoài là 800.000 đồng/tháng, chi cho vật dụng văn phòng là 50.000 đồng/tháng, công ty không mất thêm khoản phí thuê mặt bằng hàng tháng do trụ sở công ty đặt tại nhà riêng. Trong khi đó lƣơng nhân viên tăng 15%, đạt 3.800.000 đồng. Vậy tổng chi tiền mặt một tháng của công ty cho công tác quản lý DN (Không tính đến các khoản phí phát sinh bất ngờ khác) là 800.000 + 50.000 + 3.800.000 * 6 (Số lƣợng nhân viên) = 23.650.000 đồng. Tổng chi tiền mặt hàng tháng của công ty là 23.650.000 + 94.158.889 = 117.808.889 đồng.
Tiếp theo, công ty sẽ tính chênh lệch giữa tổng chi và tổng thu, mức chêng lệch là 1.732.461 đồng, rồi cộng số dƣ tiền mặt ở đầu tháng (Số dƣ tiền mặt còn lại từ 31/12/2013 là 178.668.997 đồng/năm, tƣơng ứng với 14.889.083 đồng/tháng ) để ra số dƣ cuối tháng: 14.889.083 + 1.732.461 = 16.621.544 đồng.
So sánh số dƣ này với mức tiền mặt trong quỹ cần duy trì để thấy đƣợc trong tháng đó ngân quỹ của công ty thừa hay thiếu so với mục tiêu để có những biện pháp
sử dụng ngân quỹ phù hợp. Nếu số dƣ tiền mặt cuối tháng âm thì công ty cần sử dụng các biện pháp nhƣ vay ngắn hạn ngân hàng, cá nhân, tổ chức, giảm thiểu các khoản phải thu tồn đọng lâu dài, bán bớt hàng trong kho để bù đắp thiếu hụt, đảm bảo khả năng thanh toán của công ty. Nếu số dƣ này dƣơng nhƣng nhỏ hơn mức tiền mặt cần dự trữ thì công ty có thể không cần tìm các nguồn tài trợ.
Theo nhƣ tính toán tại mục Xác định lƣợng tiền mặt tồn quỹ tối ƣu, công ty
cần dự trữ xấp xỉ 46,5 triệu đồng/năm, tƣơng đƣơng với xấp xỉ 3,9 triệu đồng/tháng. Trong khi đó, theo dự tính ở trên thì số tiền dự trữ đầu tháng của công ty đạt xấp xỉ 16,6 triệu đồng, nhiều hơn so với mức cần dự trữ là 12,7 triệu đồng. Với số dƣ này công ty có thể đầu tƣ mua thêm hàng hóa hoặc gửi vào tài khoản tiết kiệm lấy lãi định kỳ.
Do các khoản tiền nhập, xuất quỹ còn mang tính thời điểm nên việc đầu tƣ vay hay mƣợn phải do công ty xử lý tùy tình hình. Nếu kế hoạch ngân quỹ đƣợc hoạch định cụ thể, chi tiết thì càng tạo lợi nhuận cho việc sử dụng ngân quỹ một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch sử dụng tiền hợp lý