Từ BẢNG 2.6. CƠ CẤU VỐN TỒN KHO NĂM 2011 – 2012 và HÌNH 2.8. BIẾN ĐỘNG CƠ CẤU HÀNG TỒN KHO GIAI ĐOẠN 2009 – 2012, nhận thấy nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng trên 50% và có xu hướng tăng dần qua các năm, điểm đáng chú ý là trong năm 2012 chi phí sản xuất dở dang tăng mạnh 925%, khiến cơ cấu hàng tồn kho có nhiều biến động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp chưa có kế hoạch lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không chỉ trong giai đoạn 2011 – 2012 mà kể cả từ khi bắt đầu hoạt động. Để có những đánh giá chính xác hơn, ta cần tìm hiểu cụ thể từng thành phần hàng tồn kho của công ty.
• Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tồn kho của Công ty được chia làm ba loại chủ yếu: - Nguyên vật liệu chính
- Vật liệu phụ - Các khoản khác
+ Nguyên vật liệu chính: Đây là bộ phận quan trọng và phức tạp nhất trong quản trị tồn kho tại công ty Sao Thái Dương. Với đặc điểm sản xuất dược – mỹ phẩm Đông y và có nguồn gốc thiên nhiên, các nguyên vật liệu chính được nhập từ rất nhiều nguồn, trong đó: Đông dược thu mua từ các cơ sở kinh doanh tại Bắc Ninh, chợ dược liệu Ninh Hiệp (Gia Lâm, Hà Nội), Nghĩa Trai (Hưng Yên); hóa chất và tinh dầu đặt hàng tai các công ty hóa chất Tp. Hồ Chí Minh, Vĩnh Long…
tháng, thường vào đầu tháng 3, tháng 7, tháng 11 hàng năm. Lượng nguyên vật liệu chính được nhập có thể không bằng nhau giữa các đơn hàng. Nguyên nhân là do công ty nhập hàng dựa trên kế hoạch sản xuất của mình.
HÌNH 2.9. TÌNH HÌNH NHẬP VÀ XUẤT DÙNG NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH TẠI CTCP SAO THÁI DƯƠNG NĂM 2012
Từ biểu đồ trên có thể thấy rằng, ở hầu hết các lần nhập nguyên vật liệu chính, lượng giá trị đặt mua luôn cao hơn lượng đưa vào sản xuất. Có hai cách lý giải cho điều này: Một là lượng nguyên vật liệu chính tồn kho sẽ đáp ứng những nhu cầu sản xuất đột ngột trong trường hợp có đơn hàng tiềm năng hoặc mức tiêu thụ sản phẩm tăng đột biến. Hai là chi phí các loại nguyên vật liệu chính, đặc biệt là dược liệu luôn biến động thất thường, việc dự trữ tránh tình trạng tăng giá hàng là một kế hoạch hiệu quả giúp giảm tổn thất cho doanh nghiệp.
+ Vật liệu phụ: Bao gồm tuýp, hộp nhựa, thùng cartoon, hộp và toa, tem laser, màng co sản phẩm. Nguồn cung cho các vật liệu này là từ Từ Liêm – Hà Nội (thùng cartoon), Hạ Long – Nam Định (tem laser), Ninh Bình (vỏ hộp)… Tỷ trọng vật liệu phụ thường chỉ chiếm 10 – 15% giá trị thành phẩm sản xuất ra. Loại nguyên vật liệu này được đặt hàng và nhập ngay trước khi lô hàng được sản xuất, thường ứng dụng mô hình Just in time để quản lý nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn trữ nên lượng tồn kho thường không lớn. Tại thời điểm cuối năm 2012, giá trị vật liệu phụ tồn kho chiếm 14,37% trong thành phần nguyên vật liệu là do vào thời điểm đó, hàng loạt các lô thành phẩm của công ty đang trong quá trình hoàn tất các công đoạn, chuẩn bị đóng gói và dán nhãn sản phẩm, vật liệu phụ được dự trữ để đảm bảo các quá trình này được thông suốt.
+ Các loại khác: nhiên liệu, công cụ dụng cụ, vật liệu xây dựng cơ bản, vật liệu khác. Nhìn chung, Sao Thái Dương là một doanh nghiệp có quy trình sản xuất khá dài và phức tạp. Việc vận hành cùng lúc nhiều tổ sản xuất chuyên biệt cho từng nhóm sản phẩm và tổ phụ trợ như tổ lò hơi, tổ nước đã tiêu tốn một lượng lớn chi phí nhiên liệu, công cụ dụng cụ. Tuy nhiên, trong công tác quản lý các loại nguyên vật liệu khác, chủ trương của Ban lãnh đạo là giảm thiểu tối đa nhiên liệu, công cụ
động, có thể được mua về và tiêu dùng ngay cho sản xuất nên trên cơ cấu hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng rất nhỏ hoặc bằng 0.
• Chi phí sản xuất dở dang
Chi phí sản xuất dở dang tại Công ty cổ phần Sao Thái Dương bao gồm những khoản mục sau:
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các công đoạn của dây chuyền sản xuất: sơ chế, sấy, chiết dầu, bán thành phẩm… Hàng tháng, các tổ sản xuất sẽ gửi báo cáo lên phòng tài chính kế toán bao gồm hàng tồn kho thực tế (các thành phần) tại từng dây chuyền vào thời điểm cuối tháng (thường là ngày 28). Sau đó, kế toán giá thành sẽ tính toán tổng hợp vào chi phí sản xuất dở dang.
- Thành phẩm chưa được kiểm nghiệm chất lượng: Đây là những sản phẩm đã hoàn thành quy trình sản xuất nhưng chưa hoặc đang trong quy trình kiểm nghiệm chất lượng để đáp ứng các tiêu chuẩn quy định.
Chi phí sản xuất dở dang là thành phần khó quản lý của hàng tồn kho, cũng như đa phần các doanh nghiệp khác, Sao Thái Dương kiểm soát chi phí sản xuất dở dang chưa hiệu quả vì chưa có phương pháp đúng cũng như chưa có kế hoạch, chiến lược tập trung quản lý loại hàng tồn kho này.
Trong giai đoạn 2009 – 2012, chi phí sản xuất dở dang biến động không đều, đặc biệt là cuối năm 2012, tăng đột biến đến hơn 10 lần.
Dựa vào BẢNG 2.7. CƠ CẤU CHI PHÍ SẢN XUẤT DỞ DANG CUỐI NĂM 2012, nhận thấy chi phí sản xuất dở dang chủ yếu nằm ở các thành phẩm chưa hoàn thành. Điều này do 2 nguyên nhân:
- Thứ nhất, vào thời điểm cuối năm, các phân xưởng trong nhà máy hoạt động liên tục để có thể đưa ra thị trường lô hàng mới phục vụ nhu cầu dự trữ thuốc và tiêu dùng mỹ phẩm tăng mạnh trước Tết nguyên đán của người tiêu dùng.
- Thứ hai, từ năm 2012 các công đoạn kiểm nghiệm thành phẩm trở nên nghiêm ngặt và phức tạp hơn, tuy nhiên số lượng dược sĩ thuộc bộ phận kiểm nghiệm không thay đổi nhiều so với các năm trước, dẫn đến quy trình kiểm nghiệm mỗi sản phẩm kéo dài, lượng sản phẩm tồn trữ chưa được nhập kho thành phẩm tăng mạnh. Thêm vào đó, dây chuyền sản xuất đặt tại khu công nghiệp Đồng Văn, Hà Nam nhưng phòng kiểm nghiệm lại đặt tại Lĩnh Nam, Hà Nội do đó mất thời gian và chi phí vận chuyển hàng đi kiểm nghiệm, làm kéo dài chu trình hàng tồn kho, chậm thu hồi vốn
để tiếp tục chu kỳ sản xuất mới.
• Thànhphẩm
Thành phẩm không phải loại hàng tồn kho thu hút nhiều sự chú ý của các nhà quản trị tại công ty cổ phần Sao Thái Dương. Tuy nhiên, lượng thành phẩm cũng như chất lượng thành phẩm cũng là vấn đề cần được quan tâm trong hoạt động quản lý hàng tồn kho. Lượng thành phẩm liên quan đến chi phí lưu kho, bến bãi khá lớn. Chất lượng thành phẩm liên quan đến khả năng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận và dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Thành phẩm tồn kho có xu hướng tăng qua các năm từ mức 5229 triệu đồng năm 2009 lên mức 10094 triệu đồng năm 2012 (theo Hình 2.8), tuy nhiên tỷ trọng thành phẩm tồn kho trên tổng giá trị hàng tồn kho lại giảm vào giai đoạn 2011 – 2012. Nguyên nhân là do công ty mở rộng địa bàn tiêu thụ và các đại lý ủy quyền khiến cho lượng thành phẩm lưu kho tại kho thành phẩm chính giảm. Bên cạnh đó, việc tăng ngân quỹ quý 3, quý 4 cho hoạt động quảng cáo trên các kênh truyền hình (VTV, các đài truyền hình địa phương: Hà Nội, Hà Tây, Nam Định, Bắc Giang…) và bước đầu tài trợ cho một số chương trình về sức khỏe và y dược trên VTV2 đã thu được kết quả khi số lượng sản phẩm một số mặt hàng tăng đột biến, khiến lượng thành phẩm tồn kho cuối năm giảm.
Nhìn chung, trong hai năm 2011 – 2012, nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn và có xu hướng tăng dần trong cơ cấu hàng tồn kho, đặc biệt nguyên vật liệu chính. Điều này nhằm làm giảm rủi ro biến động giá cả và đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục, tuy nhiên khiến chi phí tồn trữ tăng cao – cho thấy Công ty Sao Thái Dương có xu hướng quản lý hàng tồn kho khá an toàn, lấy chi phí tồn trữ bù cho rủi ro biến động giá cả. Điểm đáng chú ý là trong năm 2012 chi phí sản xuất dở dang tăng mạnh do nhu cầu sản xuất phục vụ tết Nguyên đán cùng cơ chế quản lý các công đoạn sản xuất chưa thật hiệu quả, quy trình kiểm nghiệm thay đổi. Tỷ trọng thành phẩm tồn kho giảm mạnh do hiệu quả hoạt động xúc tiến bán hàng và mở rộng thị trường cho sản phẩm. Tuy nhiên, doanh nghiệp chưa có kế hoạch lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phòng trừ các rủi ro có thể xảy ra.
Thái Dương
Về cơ bản, Sao Thái Dương đã có chính sách quản lý vốn tồn kho khá cụ thể với đầy đủ các bước lập kế hoạch và chu trình dự trữ, xem xét tình hình thực tế để tồn trữ hàng và áp dụng các mô hình EOQ, Just in time vào quản trị nhằm tối thiểu hóa chi phí. Để phân tích rõ hơn hiệu quả công tác quản lý vốn tồn kho tại doanh nghiệp, ta tiến hành xem xét qua các tiêu chí sau: