• Kế hoạch dự trữ hàng tồn kho:
Trước tiên, để có thể nắm bắt những hoạt động chính liên quan đến việc sử dụng vốn tồn kho, chúng ta cần biết được kế hoạch và chu trình dự trữ hàng tồn kho của Công ty cổ phần Sao Thái Dương. Kế hoạch dự trữ hàng tồn kho được dựa trên kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy trình sản xuất được thực hiện dựa trên kế hoạch của Ban giám đốc công ty vào đầu mỗi năm tài chính và được điều chỉnh thích hợp để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ thực tế. Theo đó, Ban giám đốc quyết định kế hoạch sản xuất trong cả năm dựa trên các báo cáo và kế hoạch sản xuất của Phòng kinh doanh kết hợp với các chứng từ, sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho của Phòng tài chính kế toán.
Mỗi mặt hàng sẽ có kế hoạch sản xuất riêng, với đặc thù sản phẩm và nguồn thu mua nguyên vật liệu, quy trình công nghệ, bảo quản khác nhau nhưng tất cả đều có một điểm chung là sản phẩm của công ty được sản xuất theo lô hàng. Số lượng các lô hàng ở mỗi quý xác định tùy thuộc vào tình hình tiêu thụ các quý tương đương của năm trước đó và dự báo tình hình tiêu thụ tương lai, số sản phẩm được sản xuất trong mỗi lô thường là cố định.
Qua BẢNG 2.5. KẾ HOẠCH SẢN XUẤT VÀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NĂM 2012, dễ dàng nhận thấy kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2012 được lập khá sát và phù hợp với tình hình thực tế, tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động trong quản trị vốn tồn kho.
Nhìn một cách tổng thể, số lượng dòng sản phẩm của công ty nhiều và đa dạng về nguồn nguyên liệu, nhưng thực tế các sản phẩm có thành phần và nguồn nguyên liệu tương đối giống nhau được phân vào cùng một nhóm. Đây là điểm mấu chốt cho việc phân loại sản xuất và kế hoạch tồn trữ nguyên vật liệu. Thông thường mỗi nhóm sản phẩm sẽ có một dòng sản phẩm chủ lực đem lại doanh thu lớn nhất.
Nhập kho NVL Trả tiền Nhập kho TP Bán hàng Thu tiền
t0 t1 t2 t3 t4
Phải trả Phải thu
Chu trình hàng tồn kho
Kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu và các công cụ dụng cụ, nhiên liệu được lập dựa theo hai nhân tố: nhóm sản phẩm và số lượng lô cần sản xuất. Đồng nghĩa với việc các thành phần nguyên liệu cần thiết cho mỗi nhóm sản phẩm sẽ được mua theo chu kỳ hoặc trước khi sản xuất lô hàng tùy thuộc theo điều kiện - đặc tính nguyên vật liệu và khả năng tài chính của công ty thời điểm đó.
• Chu trình dự trữ hàng tồn kho: Dựa theo kế hoạch sản xuất đã được thông qua,
một chu trình hàng tồn kho được bắt đầu với sự phối hợp của tất cả các phòng ban trong Công ty:
Nguồn: Phòng Vật tư CTCP Sao Thái Dương
HÌNH 2.7. CHU TRÌNH DỰ TRỮ HÀNG TỒN KHO
- Mua nguyên vật liệu: tại Công ty cổ phần Sao Thái Dương, bộ phận thực hiện chức năng tìm kiếm thị trường đầu vào và mua hàng là phòng vật tư. Tuy nhiên, quyền quyết định mua hàng hoàn toàn là Ban giám đốc.
- Nhận nguyên vật liệu và lưu kho: Để đảm bảo tách biệt trong quản lý, vật tư mua về sẽ được giao cho phòng nhận hàng kiểm tra. Tuy nhiên tại công ty cổ phần Sao Thái Dương chưa có hẳn một phòng ban riêng, mà chỉ có một bộ phận chuyên kiểm hàng. Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các phần lỗi hỏng sau đó cho nhập kho dược liệu hoặc kho nguyên vật liệu chính khác hoặc kho vật liệu phụ tại Đồng Văn, Hà Nam.
- Sản xuất: Việc sản xuất được kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất. Điều này là rất cần thiết, đặc biệt với những doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm như Sao Thái Dương. Toàn bộ dây chuyền sản xuất của công ty được đặt tại Hà Nam. Kể từ khi nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các
sản phẩm được hoàn thành và chuyển vào kho thành phẩm thì giám đốc sản xuất sẽ kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình của quá trình sản xuất.
- Kiểm nghiệm: Trước khi nhập kho thành phẩm hoặc chuyển đi tiêu thụ, công tác kiểm nghiệm chất lượng được thực hiện nghiêm ngặt tại bộ phận kiểm nghiệm tại Hà Nội. Mỗi lô thành phẩm sản xuất ra sẽ được chọn ngẫu nhiên một số lượng nhất định các sản phẩm (thường là 1/25 số lượng lô hàng) để kiểm tra nhằm đảm bảo sản phẩm đủ tiêu chuẩn, phát hiện kịp thời các vấn đề sai sót.
- Nhập kho thành phẩm: Lô sản phầm hoàn thành kiểm nghiệm sẽ được nhập vào các kho thành phẩm chờ xuất bán. Phòng Kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm đầu ra và thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm. Lượng tồn kho thành phẩm chịu ảnh hưởng lớn bởi công tác tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.