2. Triển khai MISA SME.NET 2010 theo mô hình đa chi nhánh
2.2. Quy trình làm việc trên MISA SME.NET 2010 với mô hình công ty đa
đa chi nhánh
2.2.1. Tạo dữ liệu kế toán cho công ty đa chi nhánh
Trường hợp 1: Lựa chọn hạch toán đa chi nhánh khi thực hiện tạo dữ liệu kế toán
NSD thực hiện tạo dữ liệu kế toán (theo hướng dẫn trong sách Hướng dẫn cài đặt). Tuy nhiên, tại Bước 4: Khai báo thông tin về Doanh nghiệp, NSD cần phải tích chọn "Có chi nhánh" (NSD có thể thêm mới chi nhánh ngay tại bước này bằng cách nhấn nút "Thêm" trên hộp hội thoại).
Trường hợp 2: Lựa chọn hạch toán đa chi nhánh sau khi đã tạo xong dữ liệu kế toán
Trong trường hợp tạo dữ liệu kế toán mới mà tại bước 4, NSD không tích vào
"Có chi nhánh", NSD vẫn có thể chuyển từ dữ liệu không có chi nhánh
thành đa chi nhánh. Cách thực hiện như sau: - Đăng nhập vào dữ liệu kế toán vừa tạo.
- Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\2.Tùy chọn chung, tại phần "Chi nhánh", tích chọn "Có nhiều chi nhánh".
- Vào menu Tệp\Đóng dữ liệu kế toán, sau đó mở lại dữ liệu với tham số
chi nhánh là "Tổng công ty".
- Vào Danh mục\Chi nhánh để khai báo các chi nhánh của Công ty.
Nếu đăng nhập vào Chi nhánh "Văn phòng Tổng công ty" thì trong menu Danh mục không có danh mục Chi nhánh.
Trong trường hợp dữ liệu đã có phát sinh mà chuyển từ "Không có chi nhánh" sang "Có nhiều chi nhánh" thì các chứng từ đã phát sinh sẽ ngầm định là của Văn phòng Tổng công ty.
2.2.2. Phân quyền truy nhập
Nội dung:
Thực hiện phân quyền truy nhập nhằm mục đích phân công cho kế toán trong công ty được phép hay không được phép truy cập vào chi nhánh nào để làm việc (Ví dụ: Nhân viên kế toán của Chi nhánh Hà Nội chỉ được truy nhập vào dữ liệu của Chi nhánh Hà Nội)
- Quyền Tổng công ty
- Quyền chi nhánh (Chú ý: Văn phòng Tổng công ty tương đương với một chi nhánh).
Cách thực hiện:
- Mở dữ liệu kế toán với tham số Chi nhánh là Tổng công ty (quyền Tổng công ty), nhập Tên người dùng là ADMIN.
- Vào menu Hệ thống\Quản lý người dùng.
- Nhấn nút "Thêm" trên thanh công cụ để thêm mới người dùng, sau đó nhập các thông tin:
+ Tại trang Thông tin chung: Nhập Tên đăng nhập, Họ và tên, Chức danh và các thông tin khác (nếu có). Tại mục "Cho phép truy cập dữ liệu của", tích chọn vào chi nhánh mà kế toán được phép truy cập.
+ Nhập các thông tin liên hệ tại trang Liên hệ và chọn cơ chế bảo mật tại trang Cơ chế bảo mật.
Trong trường hợp mật khẩu để trống, nếu người sử dụng vào sửa lại thông tin người dùng sẽ thấy các kí tự được mã hóa tại phần Mật khẩu (Đó là kí tự mã hóa mật khẩu trắng).
2.2.3. Đăng nhập vào dữ liệu kế toán để làm việc
- Khi đăng nhập vào dữ liệu kế toán, tại hộp hội thoại Đăng nhập, NSD
chọn "Chi nhánh" mà người dùng có quyền đăng nhập vào:
- Sau đó nhập tên người dùng và mật khẩu của người dùng thuộc chi nhánh vừa chọn:
Để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu, Kế toán viên nên đổi mật khẩu đăng nhập vào dữ liệu kế toán bằng cách vào Hệ thống\Đổi mật khẩu để thay đổi lại mật khẩu mới.
- Khi đăng nhập vào dữ liệu với quyền Chi nhánh thì các danh mục, chứng từ được thêm mới sẽ không có ô chọn Chi nhánh. Khi đó, các danh mục, chứng từ được thêm mới sẽ thuộc chi nhánh đăng nhập vào.
- Khi đăng nhập dữ liệu kế toán với quyền Tổng công ty trên các danh mục, chứng từ sẽ có ô chọn Chi nhánh (là các chi nhánh hạch toán phụ thuộc). Khi đó, NSD sẽ lựa chọn các chi nhánh khi thêm mới các danh mục, chứng từ phát sinh.
2.2.4. Phân biệt quyền Tổng công ty và quyền Chi nhánh
Trường hợp đăng nhập dữ liệu với quyền Tổng công ty
Khi đăng nhập dữ liệu với quyền Tổng công ty (trên hộp hội thoại Đăng nhập, tại ô Chi nhánh chọn chi nhánh là Tổng công ty), thì:
chi nhánh sẽ có ô chọn Chi nhánh, trong đó hiển thị các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
- Trên các hộp thoại in báo cáo sẽ có tham số chọn Chi nhánh trong đó sẽ có tất cả các chi nhánh (cả độc lập và phụ thuộc).
Khi đăng nhập dữ liệu với quyền Tổng công ty thì: - Sẽ không nhìn thấy chứng từ của chi nhánh độc lập.
- Không cho phép làm việc với các chứng từ của chi nhánh hạch toán độc lập (không thể thực hiện chức năng: Thêm, Sửa, Xóa hay In chứng từ). Muốn thực hiện Thêm, Sửa, Xóa hoặc In được chứng từ chi nhánh hạch toán độc lập nào thì phải truy nhập vào chi nhánh đó.
- Cho phép xem và làm việc được với chứng từ của các chi nhánh phụ thuộc (thực hiện chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, In với các chứng từ của chi nhánh hạch toán phụ thuộc theo phân quyền).
- Cho phép In được tất cả các báo cáo của các chi nhánh độc lập và phụ thuộc. Nếu xem báo cáo với tham số chi nhánh là “Tổng công ty” thì sẽ
là số liệu tổng hợp của tất cả các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
- Đối với các sổ chi tiết khi xem cho chi nhánh hạch toán độc lập sẽ không thể truy xuất ngược trở về chứng từ chi tiết và chương trình sẽ xuất hiện cảnh báo về quyền truy nhập của NSD.
Trường hợp đăng nhập dữ liệu với quyền Chi nhánh
Khi đăng nhập dữ liệu với quyền Chi nhánh (trên hộp hội thoại Đăng nhập, tại ô Chi nhánh, chọn chi nhánh như VP Tổng công ty, VP Hà Nội, VP Hồ Chí Minh,...), NSD:
- Chỉ nhìn thấy chứng từ của chính chi nhánh đăng nhập vào mà không thể thấy của các chi nhánh khác.
- Không được phép xem, in số liệu của các chi nhánh khác, của Tổng công ty và các Báo cáo tài chính tổng hợp. Do đó, không hiển thị chi nhánh trên tất cả chứng từ, báo cáo, sổ sách để lựa chọn
2.2.5. Một số chức năng trên phần mềm
- Chức năng “Phân tích tài chính” sẽ lấy số liệu theo từng chi nhánh, cụ thể đăng nhập vào chi nhánh nào sẽ là số liệu chi nhánh đó, đăng nhập với quyền Tổng công ty sẽ là số tiệu tổng hợp của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
- Tự động tính số tồn quỹ, tồn kho theo từng chi nhánh, cụ thể:
+ Khi cảnh báo số tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi trên các chứng từ, phần mềm sẽ cảnh báo theo từng chi nhánh.
+ Cảnh báo số tồn kho và hiển thị số tồn trên từng chứng từ khi bán hàng, xuất kho, chuyển kho nội bộ…. theo từng chi nhánh.
- Thực hiện tính giá xuất kho (theo phương pháp Bình quân cuối kỳ) cho toàn bộ các kho (bao gồm cả kho công ty và kho chi nhánh).
- Đối với các phương pháp tính giá xuất kho khác (theo phương pháp Đích danh, Nhập trước xuất trước, Bình quân tức thời), việc tính giá xuất sẽ được tính riêng cho từng chi nhánh.
- Việc thực hiện Bảo trì dữ liệu sẽ không theo chi nhánh, nghĩa là sẽ bảo trì cho toàn bộ dữ liệu của cả tổng công ty (trong đó có các chi nhánh hạch toán phụ thuộc).
- Thực hiện kết chuyển lãi lỗ theo từng chi nhánh.
- Cho phép kiểm kê, điều chỉnh tồn kho theo từng chi nhánh. - Cho phép đánh lại số chứng từ, cụ thể:
+ Cho phép đánh lại số chứng từ theo từng chi nhánh.
+ Đồng thời vẫn cho phép đánh lại theo cả công ty (những chi nhánh phụ thuộc)
- Khóa sổ kỳ kế toán gồm có 2 mức:
+ Mức 1 - Khóa từng chi nhánh phụ thuộc: Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc tự khóa sổ. Khi đó, các chi nhánh sẽ không được phép sửa chứng từ nhưng Tổng công ty vẫn được phép sửa.
+ Mức 2 - Khóa toàn công ty: Tổng công ty thực hiện khóa sổ cho tất cả các chi nhánh. Sau khi khóa sổ không chi nhánh nào kể cả tổng công ty có thể sửa được chứng từ, và các chi nhánh không thực hiện bỏ khóa sổ được.
- Đối với Phân hệ Thuế:
+ Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc sẽ không có quyền thực hiện trên phân hệ này.
+ Chỉ khi đăng nhập vào dữ liệu với quyền Tổng công ty hoặc chi nhánh hạch toán độc lập, NSD mới thực hiện được các chức năng trên phân hệ thuế.
+ Khi đăng nhập vào dữ liệu với quyền Tổng công ty, NSD sẽ:
o Lập bảng kê và tờ khai thuế, bảng giải trình khai bổ sung điều chỉnh với chi nhánh ngầm định là Văn phòng Tổng công ty. Tuy nhiên, các hóa đơn, chứng từ lấy lên bảng kê và số liệu lấy lên tờ khai, bảng giải trình sẽ là của tất cả các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
o Khi thực hiện khấu trừ thuế và nộp thuế thì sẽ hạch toán cho Văn phòng Tổng công ty.
- Một số danh mục sẽ không có lựa chọn Chi nhánh mặc dù đăng nhập vào với quyền Tổng công ty, đó là những danh mục dùng chung cho tất cả các chi nhánh. Ví dụ: Hệ thống tài khoản; Vật tư, hàng hóa; Công cụ dung cụ; Khách hàng, nhà cung cấp,…
- Chỉ có các danh mục sau là dùng riêng cho từng chi nhánh: Phòng ban, Nhân viên, Tài sản cố định, Hợp đồng.
Đối với các chi nhánh hạch toán độc lập thì các chức năng trên hoàn toàn độc lập.
2.2.6. Báo cáo tài chính tổng hợp
Nội dung
hợp cuối quý, cuối năm. Chức năng tổng hợp báo cáo tài chính trên MISA SME.NET 2010 sẽ giúp cho công tác tổng hợp báo cáo của kế toán được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Cách thực hiện
- Đăng nhập vào dữ liệu kế toán với quyền Tổng công ty
- Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn mục Tổng hợp báo cáo tài chính, chọn báo cáo tổng hợp (gồm 6 báo cáo).
Dữ liệu có chi nhánh hạch toán độc lập thì mới xuất hiện nhóm Tổng hợp báo cáo tài chính.