3. Kế toán Ngân hàng
3.2. Mô hình hóa hoạt động tiền gửi
3.2.1. Thu tiền gửi
3.3. Quy trình thực hiện
3.3.1. Chứng từđầu vào
- Giấy báo Nợ - Giấy báo Có
- Séc tiền mặt, Séc chuyển khoản - Ủy nhiệm chi
- Ủy nhiệm thu
- Chứng từ khác liên quan
3.3.2. Khai báo các danh mục
Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Ngân hàng, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau:
- Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên
- Danh mục Ngân hàng
- Danh mục Tài khoản ngân hàng
Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục.
3.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Ngân hàng
3.3.3.1.Tiền đang chuyển
Nội dung
Cho phép NSD lập và in các chứng từ kế toán trong các trường hợp: Khách hàng thông báo đã trả tiền qua Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng (Tiền chuyển đến); lập UNC, Séc để chuyển tiền trả nợ cho nhà cung cấp nhưng nhà cung cấp chưa nhận được tiền (Tiền chuyển đi).
Cách thực hiện
biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm,
để thêm mới chứng từ Tiền đang chuyển.
- Tích chọn Tiền chuyển đi hoặc Tiền chuyển đến và nhập các thông tin
chung về Đơn vị trả tiền, Đối tượng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ...
- Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên chuyển tiền.
- NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp
hoặc nhập các thông tin chi tiết như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng,…
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Tiền đang chuyển, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
3.3.3.2.Nộp tiền vào tài khoản
Nội dung
Cho phép NSD hạch toán các nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng và in Giấy báo Có, cho phép quản lý việc thu tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản ngân hàng mà không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Nộp tiền vào tài khoản, kích chuột
vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn
Thêm để thêm mới chứng từ Nộp tiền vào tài khoản.
- Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Nộp vào TK, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ...
- Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên bán hàng/thu nợ (nếu có).
- Tại trang Hạch toán: NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã
thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút
toán định khoản phù hợp hoặc nhập vào các thông tin như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng,…
- Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ,...
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Nộp tiền vào tài khoản, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Nộp tiền vào tài khoản bằng cách di chuột vào biểu tượng Nộp tiền vào tài khoản trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
3.3.3.3.Ngân hàng trực tuyến
Nội dung
Cho phép NSD kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến như xem số dư, in sao kê, chuyển khoản thanh toán... Chức năng này chỉ thực hiện được đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Ngân hàng trực tuyến.
- Trên hộp hội thoại Ngân hàng trực tuyến, NSD chọn Tài khoản ngân hàng, nhập Mã số truy cập và mật khẩu, nhập Số CIF (số CIF là mã số của chủ tài khoản do ngân hàng quản lý, mỗi chủ tài khoản sẽ được cấp một mã số duy nhất), sau đó nhấn nút <<Đăng nhập>> để thực hiện chức
năng cần thiết như: Xem số dư, in bảng sao kê...
- Thao tác thực hiện việc tra cứu Ngân hàng trực tuyến, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thực hiện chức năng Ngân hàng trực tuyến bằng cách kích chuột vào biểu tượng Ngân hàng trực tuyến trên sơ đồ quy trình của phân hệ
Ngân hàng.
3.3.3.4.Séc/Ủy nhiệm chi
Nội dung
nhiệm chi...; cho phép quản lý việc chi tiêu tiền gửi theo từng tài khoản ngân hàng mà không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Séc/Ủy nhiệm chi, kích chuột vào biểu
tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi.
- Tích chọn chứng từ cần lập là Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản hoặc Séc tiền mặt.
- NSD nhập các thông tin chung về Đơn vị trả tiền, Đối tượng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ...
- Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng (nếu có). - Tại trang Hạch toán, NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã
thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút
toán định khoản phù hợp hoặc nhập các thông tin như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng, Mục chi,…
- Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ,...
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi
trong kỳ bằng cách di chuột vào biểu tượng Séc/Ủy nhiệm chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
3.3.3.5.Thẻ tín dụng
Nội dung
Cho phép NSD hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ chi tiền bằng Thẻ tín dụng.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Thẻ tín dụng, kích chuột vào biểu
thêm mới chứng từ thanh toán bằng Thẻ tín dụng.
- NSD nhập các thông tin chung về Thẻ tín dụng, Đối tượng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ...
- Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng (nếu có). - Tại trang Hạch toán nhập các thông tin như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có,
Số tiền, Đối tượng, Mục chi,… Phần mềm đã ngầm định TK Có là 311 - Vay ngắn hạn.
- Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ,...
- Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ thanh toán bằng Thẻ tín dụng trong kỳ bằng cách di chuột vào biểu tượng Thẻ tín dụng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
3.3.3.6.Chuyển tiền nội bộ
Nội dung
Cho phép NSD lập và in các chứng từ chuyển tiền nội bộ từ Tài khoản ngân hàng này sang Tài khoản ngân hàng khác, cho phép hạch toán số phí chuyển tiền nội bộ.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Chuyển tiền nội bộ, kích chuột vào biểu tượng hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Chuyển tiền nội bộ.
- NSD nhập các thông tin chung như: Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
- Tại trang Hạch toán nhập các thông tin như: Từ TK ngân hàng, Đến TK
ngân hàng, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Mục chi,… Phần mềm cho phép nhập trên nhiều dòng: Dòng thể hiện số tiền chuyển nội bộ, dòng thể hiện số
phí chuyển tiền…
- Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT) nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ,...
- Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
3.3.3.7. Đối chiếu với ngân hàng
Nội dung
Cho phép NSD thực hiện đối chiếu giữa số dư của ngân hàng và các chứng từ thu, chi tiền gửi trên sổ kế toán của doanh nghiệp để kịp phát hiện chênh lệch và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch. Nguyên nhân chênh lệch có thể do: Có những phát sinh đã được kế toán ghi sổ nhưng ngân hàng vẫn chưa thực hiện, hoặc ngược lại ngân hàng đã thực hiện nhưng kế toán chưa ghi chép, hoặc do sai số trên chứng từ. Nếu sai sót từ phía doanh nghiệp thì kế toán cần điều chỉnh lại. Nếu là do sai sót từ phía ngân hàng so với chứng từ gốc thì doanh nghiệp báo với ngân hàng để ngân hàng kiểm tra và điều chỉnh.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Đối chiếu ngân hàng.
- Tại màn hình Đối chiếu với ngân hàng, NSD chọn TK ngân hàng cần đối chiếu, nhập Ngày đối chiếu, chọn Loại tiền, nhập Số dư tại ngân hàng (là số dư trên Sổ phụ ngân hàng tính đến ngày đối chiếu).
- Sau đó, NSD nhấn nút <<Lấy số liệu>>, phần mềm sẽ hiển thị lên tất cả
các chứng từ thu tiền gửi, chi tiền gửi tại TK ngân hàng đã chọn. NSD tiến hành đối chiếu các chứng từ phát sinh này với các chứng từ phát sinh trên Sổ phụ ngân hàng, lần lượt đánh dấu vào các Chứng từ đã đối chiếu (chứng từ được đánh dấu phải có trên Sổ kế toán và Sổ phụ ngân hàng). - Sau khi đánh dấu các chứng từ đã đối chiếu, NSD nhấn nút <<Thực hiện
đối chiếu>>, phần mềm sẽ tính ra Số dư TK ngân hàng trên Sổ kế toán tại
thời điểm đối chiếu, so sánh với Số dư tại ngân hàng đã nhập ở trên và tính toán ra số chênh lệch (nếu có).
- Trên màn hình Đối chiếu với ngân hàng, NSD có thể kiểm tra các chứng từ đã thực hiện đối chiếu bằng cách nhấn nút <<Xem chứng từ đã đối chiếu>> hoặc bỏ đối chiếu để thực hiện đối chiếu lại bằng cách nhấn nút <<Bỏđối chiếu>>.
- Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thực hiện chức năng Đối chiếu với ngân hàng bằng cách kích chuột vào biểu tượng Đối chiếu trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng.
3.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách
- In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ Tiền đang chuyển, Séc/Ủy nhiệm chi, Nộp tiền vào tài khoản... bằng cách: Tại màn hình chứng từ chi tiết, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P và chọn mẫu chứng từ muốn in.
- Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn phân hệ Ngân hàng bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ...
- NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Ngân hàng, sau đó
chọn mẫu sổ sách cần xem hoặc in.
Để xử lý bút toán trùng: Khi xuất tiền mặt nộp vào ngân hàng (Nợ TK 112/Có TK 111), kế toán thực hiện nghiệp vụ này trong phân hệ Quỹ để có thể in được phiếu chi.