1. Ngân sách
2.2. Mô hình hóa hoạt động kế toán tiền mặt
2.2.1. Thu tiền mặt
2.3. Quy trình thực hiện
2.3.1. Chứng từđầu vào
- Phiếu thu - Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Biên lai thu tiền
- Chứng từ khác có liên quan
2.3.2. Khai báo các danh mục
Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Quỹ, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau:
- Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên
- Danh mục Loại tiền
Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục.
2.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Quỹ
2.3.3.1.Phiếu thu
Nội dung
Cho phép kế toán hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt, lập và in Phiếu thu khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu thu, kích chuột vào biểu tượng
trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Phiếu thu. - Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Người nộp, Lý do
nộp, Số chứng từ kèm theo, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên bán hàng/thu nợ (nếu
cần).
- Tại trang Hạch toán, NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã
thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút
toán định khoản phù hợp, hoặc NSD nhập thông tin chi tiết tại các cột Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, và các cột khác (nếu có), ví dụ: Đối tượng, Hợp đồng, Mã thống kê…
- Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), NSD nhập Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Đối tượng khác (nếu có).
- Thao tác lập và chỉnh sửa Phiếu thu, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Phiếu thu bằng cách di chuột vào biểu tượng Phiếu thu trên sơ đồ quy trình của phân hệ Quỹ, sau đó chọn chức năng tương ứng.
NSD có thể thêm nhanh Đối tượng như Khách hàng, Nhà cung cấp bằng cách tại ô Đối tượng kích chuột vào biểu tượng hoặc nhấn phím F9. Ngoài ra, NSD cũng có thể thêm nhanh các danh mục khác bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.
2.3.3.2.Phiếu chi
Nội dung
Cho phép kế toán hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt, lập và in Phiếu chi khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu chi, kích chuột vào biểu tượng
trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Phiếu chi.
chi, Số chứng từ kèm theo, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng/nhận tiền (nếu
cần).
- Tại trang Hạch toán, NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã
thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút
toán định khoản phù hợp, hoặc NSD nhập thông tin chi tiết tại các cột Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, và các cột khác (nếu có), ví dụ: Đối tượng, Hợp đồng, Mã thống kê…
- Tại trang Thuế (Trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), NSD nhập Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Đối tượng khác (nếu có).
- Thao tác lập và chỉnh sửa Phiếu chi, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Phiếu chi bằng cách di chuột vào biểu tượng Phiếu chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Quỹ, sau đó
chọn chức năng tương ứng.
2.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo
- In các chứng từ liên quan đến phiếu thu, phiếu chi bằng cách: Tại màn hình nhập liệu chứng từ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P và chọn mẫu chứng từ muốn in.
- Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn hình phân hệ Quỹ bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền,…
- NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Quỹ, sau đó chọn mẫu sổ sách cần xem hoặc in.
Tùy theo nghiệp vụ thu, chi tiền mặt mà khi nhập liệu Phiếu thu, Phiếu chi cần nhập các thông tin bắt buộc. Ví dụ: Nếu Phiếu thu, Phiếu chi liên quan
đến đối tượng công nợ phải thu, phải trả hoặc nhân viên thì khi nhập liệu phải chọn đối tượng đó.
Phần mềm đáp ứng được nghiệp vụ một Phiếu thu, Phiếu chi có nhiều bút toán định khoản một Nợ nhiều Có hoặc một Có nhiều Nợ, Ví dụ nghiệp vụ thanh toán tạm ứng và có thu hồi tạm ứng thừa (Định khoản Nợ TK 6427, Nợ TK 1111/Có TK 141)