5. Kế toán Bán hàng
5.2. Mô hình hóa hoạt động bán hàng
5.3. Quy trình thực hiện
5.3.1. Chứng từđầu vào
- Đơn đặt hàng của khách hàng - Hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập hàng bán trả lại - Phiếu thu
- Giấy báo Có - …
5.3.2. Khai báo các danh mục
Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Bán hàng, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau:
- Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên
- Danh mục Kho
- Danh mục Vật tư, hàng hóa
Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục.
5.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Bán hàng
5.3.3.1.Báo giá
Nội dung
Cho phép NSD lập và in báo giá gửi cho khách hàng. Đồng thời, phần mềm cho phép chuyển các thông tin trên báo giá đã lập lên đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng nhằm giảm bớt các thao tác nhập số liệu.
Cách thực hiện
trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Báo giá.
- Nhập các thông tin chung như Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Số báo giá, Ngày báo giá,…
- Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Nhân viên bán hàng (nếu có),…
- Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng,
Diễn giải, Số lượng, Đơn giá,… (Tại ô Mã hàng hoặc ô Kho, NSD có thể nhấn phím F9 để thêm nhanh danh mục VTHH hoặc danh mục Kho) - NSD chọn Thuế suất trong trang Thuế và nhập các thông tin khác trong
trang Thống kê theo nhu cầu quản lý như: Hợp đồng, Mã thống kê,...
- Thao tác lập và chỉnh sửa Báo giá, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Báo giá bằng cách di chuột vào biểu tượng Báo giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.2. Đơn đặt hàng
Nội dung
Cho phép NSD lập đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới. NSD có thể lập đơn đặt hàng dựa hoặc không dựa trên báo giá có sẵn. Nội dung của đơn đặt hàng có thể làm căn cứ thực hiện việc bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Đơn đặt hàng, kích chuột vào biểu
tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Đơn đặt hàng.
- Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Ngày đơn hàng, Số đơn hàng, Ngày giao hàng,…
- Nếu lập đơn đặt hàng dựa trên một báo giá có sẵn, NSD chọn Báo giá, lập tức toàn bộ thông tin về báo giá đã chọn sẽ được tự động điền vào đơn đặt
hàng. NSD có thể chỉnh sửa thông tin cho phù hợp (nếu cần).
- Nếu lập đơn đặt hàng không dựa trên báo giá nào, NSD chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Nhân viên bán hàng (nếu có),… NSD chọn Thuế suất trong trang Thuế và nhập các thông tin khác trong trang Thống kê theo nhu cầu quản lý như: Hợp đồng, Mã thống kê...
- Thao tác lập và chỉnh sửa Đơn đặt hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Đơn đặt hàng bằng cách di chuột vào biểu tượng Đơn đặt hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.3.Bán hàng chưa thu tiền
Nội dung
Cho phép NSD lập hóa đơn bán hàng trong trường hợp bán hàng chưa thu tiền, đồng thời, lập được phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán tương ứng với từng hóa đơn bán hàng đã lập hoặc lập hóa đơn bán hàng từ những phiếu xuất kho chưa lập hóa đơn.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Bán hàng chưa thu tiền, kích chuột
vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn
Thêm để thêm mới chứng từ Bán hàng chưa thu tiền.
- NSD có thể tích chọn ô Kiêm phiếu xuất hoặc Không kiêm phiếu xuất. - Trường hợp tích Kiêm phiếu xuất, trên màn hình nhập liệu, phần Hóa
đơn, NSD nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ; chọn Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ, Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên bán hàng (nếu có). NSD có thể thực hiện việc lập chứng từ bán hàng chưa thu tiền từ các báo giá hoặc đơn đặt hàng đã được lập trước đó bằng cách chọn Số báo giá tại cột
+ Nếu chọn từ báo giá hoặc đơn đặt hàng đã lập trước đó thì phần mềm tự động điền thông tin của báo giá hoặc đơn đặt hàng vào phần chi tiết hàng hóa, NSD có thể bỏ một số dòng chi tiết bằng cách kích chuột phải vào dòng cần bỏ, chọn Xóa dòng chứng từ.
+ Nếu chứng từ bán hàng không được lập từ đơn đặt hàng hoặc báo giá đã lập thì NSD nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã
hàng, Kho, TK Nợ, TK Có, Số lượng, Đơn giá, Tỷ lệ CK (nếu có). Nếu hàng bán có theo dõi mã quy cách, để chọn mã quy cách cho vật tư, hàng hóa... NSD gõ số lượng vật tư, hàng hóa cần nhập sau đó nhấn phím F6 hoặc kích chuột phải chọn Chọn mã quy cách và tích chọn
các mã quy cách cần bán.
+ NSD chọn Thuế suất, TK kho trong trang Thuế, giá vốn và nhập các
thông tin khác trong trang Thống kê theo nhu cầu quản lý như: Hợp
đồng, Mã thống kê,...
+ Tích sang trang Phiếu xuất, NSD cần nhập các thông tin chi tiết như:
Lý do xuất, Số chứng từ của Phiếu xuất. Sau đó nhấn nút <<Cất>>.
- Trường hợp tích Không kiêm phiếu xuất, NSD chọn Đối tượng sau đó
nhấn nút <<Chọn từ phiếu xuất>>; chọn khoảng thời gian sinh phiếu
xuất và nhấn nút <<Lấy số liệu>>; tích chọn vào các phiếu xuất cho lần
lập hóa đơn này, nhấn nút <<Đồng ý>>; nhập thông tin về Hóa đơn và
một số thông tin cần thiết khác trong trang Hàng tiền, Thuế, giá vốn, Thống kê như: Tỷ lệ CK, Thuế suất, Hợp đồng, Mã thống kê…
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Bán hàng chưa thu tiền, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Bán hàng chưa thu tiền
bằng cách di chuột vào biểu tượng Bán hàng chưa thu tiền trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
Nếu NSD đã chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất khi tạo dữ liệu kế toán thì phần mềm luôn ngầm định trên hóa đơn bán hàng là Kiêm phiếu xuất và ngược lại.
5.3.3.4.Bán hàng thu tiền ngay
Nội dung
Cho phép NSD lập Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho (trường hợp lập Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất), lập Phiếu thu, Giấy báo Có khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi. Đồng thời, cho phép lập Hóa đơn bán hàng từ các phiếu xuất kho đã lập trước đó.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Bán hàng thu tiền ngay, kích chuột vào
biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm
để thêm mới chứng từ Bán hàng thu tiền ngay.
- Trường hợp bán hàng kiêm phiếu xuất, NSD tích Kiêm phiếu xuất.
+ NSD chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. + Trong phần Hóa đơn, NSD nhập các thông tin chung như Đối tượng,
Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ; nhập thông tin hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Ký hiệu HĐ, chọn Báo giá (trường hợp lập Hóa đơn bán hàng từ Báo giá), chọn Đơn đặt hàng (trường hợp lập HĐ bán hàng từ Đơn đặt hàng), chọn Loại tiền, Tỷ giá, NV bán hàng (nếu có).
+ NSD nhập các thông tin chi tiết trong trang Hàng tiền, Thuế, giá vốn
như: Mã hàng, Kho, SL, ĐG, TK Nợ, TK Có, Tỷ lệ CK (nếu có), Thuế suất… Nếu hàng hóa có theo dõi mã quy cách, sau khi nhập số lượng, NSD nhấn phím F6 hoặc kích chuột phải chọn Chọn mã quy cách, tích
chọn các mã quy cách cần bán.
+ NSD có thể nhập thêm các thông tin trong trang Thống kê phục vụ nhu
cầu quản lý như: Đối tượng, Mục chi, Hợp đồng, Mã thống kê,… + Trong phần Phiếu thu (trường hợp thu tiền bán hàng bằng tiền mặt),
NSD nhập Người nộp tiền, Lý do nộp, ngày và số của Phiếu thu hoặc phần Giấy báo Có (trường hợp thu tiền bằng tiền gửi), NSD chọn TK ngân hàng khách hàng trả vào, nhập ngày chứng từ, số chứng từ.
+ Trong phần Phiếu xuất, NSD nhập Người nhận, Lý do xuất, ngày, số Phiếu
xuất và kiểm tra lại TK Kho và TK giá vốn trong trang Thuế, giá vốn.
- Trường hợp bán hàng không kiêm Phiếu xuất, NSD tích Không kiêm
phiếu xuất.
+ NSD chọn phương thức thanh toán, chọn Đối tượng sau đó nhấn nút
<<Chọn từ phiếu xuất>>, chọn khoảng thời gian phát sinh phiếu xuất
và nhấn nút <<Lấy số liệu>>, tích chọn các phiếu xuất cho lần lập hóa
đơn này, nhấn nút <<Đồng ý>>.
+ NSD không cần khai báo VTHH trong trang Hàng tiền nữa, NSD nhập
các thông tin chung về Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ ở các phần Hóa đơn, Phiếu thu, Giấy báo Có và các thông tin về Hóa đơn. Đồng thời nhập thêm các thông tin trong phần chi tiết hàng hóa như Tỷ lệ CK, Thuế suất, Hợp đồng, Mã thống kê (nếu có),…
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ bán hàng thu tiền ngay, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Nếu NSD lập Hóa đơn bán hàng từ Đơn đặt hàng hoặc Báo giá thì các thông tin về hàng hóa trên Báo giá, Đơn đặt hàng sẽ được hiển thị trong trang
Hàng tiền và trang Thuế, giá vốn.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Bán hàng thu tiền ngay bằng cách di chuột vào biểu tượng Bán hàng thu tiền ngay trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.5.Hàng bán trả lại, giảm giá
Nội dung
Cho phép NSD lập và in Hóa đơn hàng bán trả lại, Chứng từ giảm giá hàng bán khi khách hàng trả lại hàng hoặc doanh nghiệp thực hiện giảm giá cho lô hàng đã bán do kém phẩm chất, sai quy cách,…
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Hàng bán trả lại, giảm giá, kích chuột
phải chọn Thêm để lựa chọn thêm mới chứng từ Hàng bán trả lại hoặc
Giảm giá hàng bán.
- NSD có thể chọn trả lại, giảm giá cho chứng từ nào bằng cách nhấn nút
<<Chọn chứng từ>>, chọn Đối tượng khách hàng trả lại, giảm giá tất cả
các chứng từ bán hàng phát sinh đến đối tượng đó sẽ được lấy lên. NSD chọn chứng từ bán hàng cần trả lại, giảm giá, chọn mặt hàng trả lại, giảm giá và nhấn nút , để chọn toàn bộ mặt hàng trong từng hóa đơn, NSD nhấn nút và nhấn nút <<Đồng ý>>, các thông tin về VTHH đã chọn
sẽ được lấy lên trang Hàng tiền và trang Thuế, giá vốn. Phần mềm cho
phép trả lại cho nhiều Hóa đơn bán hàng của cùng một đối tượng. NSD nhập thông tin về Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ và các thông tin về Hóa đơn hàng bán trả lại, Hóa đơn giảm giá. Thay đổi một số thông tin trên trang Hàng Tiền như: số lượng, Đơn giá (nếu là giảm giá hàng bán thì nhập đơn giá là số giảm),… Nếu không chọn từ chứng từ bán hàng, NSD có thể nhập trực tiếp thông tin về hàng trả lại, giảm giá trên màn hình nhập liệu.
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Hàng bán trả lại hoặc Giảm giá hàng bán, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Hàng bán trả lại, giảm giá
bằng cách di chuột vào biểu tượng Hàng trả lại, giảm giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
Đối với đơn giá vốn của hàng trả lại, tùy từng phương pháp NSD có thể có 2 hoặc 3 lựa chọn: Áp đơn giá bằng đơn giá bình quân cuối kỳ; Lấy từ giá xuất bán hoặc Nhập đơn giá bằng tay:
+ Nếu chọn Lấy đơn giá bằng đơn giá bình quân cuối kỳ thì đơn giá vốn nhập kho của hàng trả lại sẽ được lấy bằng với đơn giá bình quân cuối kỳ của mặt hàng đó (Chỉ có trong phương pháp bình quân cuối kỳ).
+ Nếu chọn Lấy từ giá xuất bán thì đơn giá vốn hàng trả lại sẽ được lấy bằng với đơn giá xuất kho của các mặt hàng đó khi xuất bán.
Đơn giá vốn của trang Thuế, giá vốn.
5.3.3.6.Thu tiền khách hàng
Nội dung
Cho phép thực hiện chức năng thu tiền khách hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Đồng thời, cho phép in các chứng từ thu tiền như Phiếu thu, Giấy báo Có.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Thu tiền khách hàng, kích đúp chuột
vào khách hàng cần thực hiện thu tiền.
- Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Chuyển khoản; nhập các
thông tin chung như Người nộp, Lý do nộp (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc chọn Nộp vào TK ngân hàng (nếu thu bằng tiền gửi); nhập Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ; chọn Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên (nếu có),… Khách hàng trả tiền cho hóa đơn nào thì tích chọn vào hóa đơn đó, NSD có thể sửa lại số thu lần này, nhập chiết khấu thanh toán trong trường hợp khách hàng được hưởng do thanh toán trước thời hạn. Kiểm tra lại thông tin trên trang Hạch toán như: TK Nợ, TK Có, Số tiền,… Sau
đó nhấn nút <<Thực hiện>>, phần mềm sẽ có thông báo cho phép NSD
xem chứng từ sinh ra là Phiếu thu hoặc Chứng từ nộp tiền vào tài khoản, NSD có thể in được Phiếu thu hoặc Giấy báo Có nếu cần.
- Thao tác thực hiện Thu tiền khách hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thực hiện thu tiền khách hàng bằng cách di chuột đến Thu tiền khách hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.7. Đối trừ chứng từ
Nội dung
Cho phép thực hiện việc đối trừ giữa số tiền đã thu được của khách hàng bằng Phiếu thu trong phân hệ Quỹ (hay Nộp tiền vào tài khoản trên phân hệ Ngân hàng) hoặc công nợ đã ghi giảm trên chứng từ hàng bán trả lại, giảm
giá (chưa xác định cho hóa đơn bán hàng nào),… với công nợ trên các hóa đơn bán hàng chưa thanh toán. Chức năng này nhằm mục đích theo dõi, quản lý công nợ theo tuổi và theo từng hóa đơn bán hàng.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Đối trừ chứng từ, chọn Nhà cung cấp cần thực hiện đối trừ.
- Thao tác thực hiện Đối trừ chứng từ, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Chức năng này chỉ thực hiện việc bù trừ đối với các chứng từ đã thanh toán hoặc đã ghi giảm công nợ của khách hàng nhưng chưa biết thanh toán hay ghi giảm cho hóa đơn bán hàng nào.
5.3.3.8.Tính lãi nợ quá hạn
Nội dung
Cho phép NSD thực hiện việc tính lãi nợ cho các hóa đơn bán hàng đã quá hạn thanh toán. Việc tính lãi nợ sẽ căn cứ vào khoảng thời gian nợ quá hạn, số tiền nợ và lãi suất nợ. Số tiền lãi này sẽ được ghi nhận trên một chứng từ làm căn cứ để gửi cho khách hàng. Để tính lãi được thì trên mỗi hóa đơn phải